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Bedienungsanleitung des Moduls Vermietung (DoliLocation)
Nicht technischer Leitfaden: Sie erfahren hier, was Sie als Vermieter im Tagesgeschäft tun, in welcher Reihenfolge, und was das Modul allein erledigt.
10voreingestellte Branchen
18einzeln zuschaltbare Fähigkeiten
6Dokumente zum Ausdrucken
365 €netto, Konnektoren inklusive
1. Vorstellung des Moduls
DoliLocation verwandelt Ihr Dolibarr in eine vollständige Vermietungsverwaltung: Sie behalten Ihre Kunden, Ihre Artikel und Ihre Belege und gewinnen alles hinzu, was eine Vermietung von einem Verkauf unterscheidet, nämlich Zeiträume, Einheiten, Rückgaben und Kautionen.
- Herausgegeben von KSI 30 in der Version 1.0.1 unter der Lizenz GPL v3, mit 45 Arbeitsbildschirmen und 725 Übersetzungsschlüsseln je Sprache in fünf Sprachen.
- Lauffähig mit Dolibarr 18.0.6 bis 24.0.2, Stufe für Stufe geprüft auf 18.0.6, 19.0.4, 20.0.4, 21.0.4, 22.0.5, 23.0.4 und 24.0.2, mit PHP 8.1 bis 8.3 und MariaDB 10.11.
- Zehn voreingestellte Branchen und achtzehn Fähigkeiten, die Sie gemeinsam über Ihre Branche setzen und danach einzeln nachjustieren.
- Alles bleibt in Dolibarr: Ihre Mietakten hängen an denselben Kunden, Angeboten, Aufträgen, Lagern und Projekten wie heute.
- Ein Preis, ein Angebot: 365 € netto, die beiden Shop-Konnektoren eingeschlossen. Kauf über https://www.ksidol.io, Unterstützung über https://www.ksidol.io/contact.
2. Ihre Branche wählen, und was diese Wahl von allein regelt
Bei der Einrichtung wählen Sie Ihre Branche, und das Modul schaltet daraufhin jene Fähigkeiten ein, die in diesem Geschäft gebraucht werden.
- Zehn Branchen stehen bereit: Baumaschinen und Baustellengerät, Veranstaltung und Empfang, Fahrzeuge, Audio- und Videotechnik, Ton und Licht, sanfte Mobilität mit Fahrrädern und Tretrollern, Räume und Flächen, Anhänger und leichte Nutzfahrzeuge, medizinisches und paramedizinisches Gerät, IT und Bürotechnik sowie Textil, Geschirr und leichter Empfangsbedarf.
- Die achtzehn Fähigkeiten umfassen vorgeschaltetes Angebot, Baustellen- oder Veranstaltungsakte, Lieferung und Abholung, Lieferrunden, gekennzeichnete Einheiten, Zähler für Kilometer und Stunden, Übergabeprotokolle bei Abgang und Rückgabe, Kaution, Schäden und Einbehalte, Versicherung, Selbstbehalt, Kraftstoff und Verbrauchsmaterial, Reinigung und Hygiene, Führerscheine und Befähigungen, Untervermietung, Thekenkasse, öffentliche Mini-Website und Shop-Kanäle.
- Keine Wahl ist endgültig: Sie schalten jede Fähigkeit einzeln ein oder aus.
- Was Sie ausschalten, verschwindet aus den Bildschirmen: Ihre Mitarbeiter sehen nur Felder, die bei Ihnen wirklich ausgefüllt werden.
3. Die Übersichtstafel
Die Übersichtstafel ist Ihr Morgenblick: sie zeigt, was heute hinausgeht, was zurückkommt und was feststeckt.
- Die Abgänge des Tages und die erwarteten Rückgaben stehen nebeneinander, damit Sie Theke und Werkstatt danach planen.
- Akten in Vorbereitung und bereitstehende Akten sind getrennt sichtbar, damit niemand ein Gerät zweimal rüstet.
- Die stillgelegten Einheiten erscheinen mit ihrem Grund, damit Sie wissen, welcher Teil Ihres Parks gerade kein Geld verdient.
- Die noch offenen Kautionen bleiben im Blick, damit keine Rückgabe eines Hinterlegungsbetrags vergessen wird.
4. Einen Artikel vermietbar machen
Ein Artikel wird nicht neu angelegt, sondern vermietbar erklärt, und zwar auf der gewohnten Artikelkarte.
- Sie legen die Zeiteinheit fest, in der dieser Artikel abgerechnet wird, also etwa nach Stunde, Tag, Woche oder Monat.
- Sie bestimmen die Mindestdauer, unterhalb der Sie nicht vermieten, und die Menge, die Sie gleichzeitig hinausgeben können.
- Sie geben Vorbereitungszeit und Instandsetzungszeit an, also die Spannen vor dem Abgang und nach der Rückgabe.
- Die Karte zeigt zugleich den Verlauf dieses Artikels: wer ihn gemietet hat, wann, und in welchem Zustand er zurückkam.
5. Der Mietpark: Einheiten, Kennungen, Zustände
Wenn Sie Ihre Geräte einzeln verfolgen müssen, führt das Modul neben dem vermietbaren Artikel jedes körperliche Stück als eigene Einheit.
- Jede Einheit trägt ihre Seriennummer, ihren Zustand und ihr Lager, damit Sie wissen, welches Stück wo steht.
- Mehrere Kennungen sind je Einheit möglich, darunter ein Barcode, denn ein Gerät trägt oft die Nummer des Herstellers und Ihre eigene Markierung.
- Die Seriennummern stützen sich auf die Chargen und Seriennummern, die Dolibarr von sich aus führt.
- Eine Einheit lässt sich stilllegen, für Wartung, Reparatur, Prüfung, Eigenbedarf oder endgültige Ausmusterung; sie ist dann gesperrt und wird nicht mehr verplant.
6. Wie das Modul entscheidet, ob ein Gerät frei ist
Die Verfügbarkeit wird gerechnet, nicht geschätzt, und zwar nach Regeln, die Sie im Alltag wiedererkennen.
- Der Tag der Rückgabe darf zugleich der Tag des nächsten Abgangs sein: ein Gerät, das morgens zurückkommt, geht am selben Tag wieder hinaus, Sie verlieren also keinen Miettag.
- Vorbereitungszeit und Instandsetzungszeit gehen in die Rechnung ein, sodass ein Gerät erst wieder angeboten wird, wenn es bereit sein kann.
- Temporäre Optionen laufen von selbst ab: eine nicht bestätigte Reservierung blockiert Ihren Park nicht auf Dauer.
- Die Bestätigung ist unteilbar: zwei gleichzeitige Bestätigungen können dieselbe Kapazität nicht überbuchen.
7. Die Preise: Dauern, Stufen, Saisons
Ihre Preisgestaltung wird einmal hinterlegt und danach bei jeder Anfrage nachvollziehbar angewandt.
- Sie hinterlegen Preistafeln nach Dauer, also Stufen, bei denen die Woche günstiger ist als sieben Einzeltage.
- Sie hinterlegen Preise nach Saison, damit Hoch- und Nebensaison sich unterscheiden, ohne dass jemand von Hand umrechnet.
- Eine Rangfolge legt fest, welche Regel gewinnt, wenn mehrere gleichzeitig zutreffen.
- Ein Rechenassistent zeigt, welche Regel angewandt wurde und warum die anderen ausgeschieden sind.
- Mit der Verbindlichkeit wird ein eingefrorener Preisstand an der Mietakte festgehalten: eine spätere Preisänderung berührt eine verbindliche Akte nicht mehr.
8. Reservieren: erst die temporäre Option, dann die Mietakte
Zwischen der Anfrage und der festen Buchung liegt ein Zwischenschritt, der Ihnen Luft verschafft, ohne Ihren Park zu verstopfen.
- Die temporäre Option hält die Ware für einen Interessenten zurück, solange er überlegt, und erlischt danach von selbst.
- Wird die Option bestätigt, entsteht daraus die Mietakte mit ihren Zeiträumen, Mengen und ihrem Preisstand.
- Wo Sie vorab ein Angebot brauchen, geht die Akte über den Zustand angeboten, bevor sie verbindlich wird.
- Nichts geht doppelt hinaus: die Bestätigung prüft die Kapazität im selben Atemzug, in dem sie sie belegt.
9. Die Mietakte im Alltag
Die Mietakte ist Ihr Arbeitsblatt von der ersten Anfrage bis zum Abschluss und zeigt jederzeit, wo ein Geschäft steht.
- Sie durchläuft die Zustände Entwurf, angeboten, bestätigt, in Vorbereitung, bereit, hinausgegeben, zurück und abgeschlossen.
- Sie trägt ihre bepreisten Zeilen, ihren Kunden, ihre Zeiträume und ihr Ausgangslager.
- Sie lässt sich einem Projekt zuordnen, wenn die Vermietung zu einer Baustelle oder Veranstaltung gehört.
- Sie hält die zugeteilten Mitarbeiter fest: wer rüstet, liefert und zurücknimmt.
10. Die Theke und der Scan
An der Theke arbeiten Sie mit dem Lesestift, nicht mit der Suchmaske.
- Sie scannen einen Code, also einen Barcode oder eine Seriennummer, und das Modul erkennt daran den Artikel oder die genaue Einheit.
- Das Erkannte wandert unmittelbar in den Warenkorb, mitsamt den passenden Optionen, sodass die Aufnahme am Schalter Sekunden dauert.
- Die Thekenkasse ist ein eigenes Recht: Sie können sie Aushilfen geben, ohne ihnen die Einrichtung zu öffnen.
11. Abgänge und Rückgaben: die Übergabeprotokolle
Jedes Gerät wird beim Hinausgehen und beim Zurückkommen aufgenommen, und zwar nach demselben Raster.
- Festgehalten werden der vorgefundene Zustand, der Zählerstand, der Kraftstoffstand, das Zubehör und eine freie Bemerkung.
- Weil beide dasselbe Raster nutzen, ist jede Abweichung sofort sichtbar.
- Teilrückgaben sind vorgesehen: es kommt nicht alles am selben Tag zurück, und die Akte bleibt dabei stimmig.
- Was beim Abgang nicht aufgeschrieben wird, lässt sich bei der Rückgabe nicht belegen.
12. Die Kaution
Die Kaution wird erfasst und nicht eingezogen, und dieser Unterschied ist bewusst so gebaut.
- Sie halten den hinterlegten Betrag an der Mietakte fest, ohne dass daraus eine Buchung entsteht.
- Ohne begründeten Einbehalt wird überhaupt keine buchhalterische Bewegung erzeugt.
- Die Rückgabe erfolgt durch das Abschließen der Kaution, mit oder ohne Einbehalt, sodass der Vorgang immer ein Ende hat.
- Die Kautionsverwaltung ist ein eigenes Recht und bleibt damit in wenigen Händen.
13. Schäden und Einbehalte
Ein Schaden wird als eigener Befund aufgenommen, damit die spätere Abrechnung nicht auf Erinnerung beruht.
- Jeder Befund trägt seine Art, seine Beschreibung, die festgestellte Verantwortlichkeit und einen geschätzten Betrag.
- Der Befund hängt an der Mietakte und an der betroffenen Einheit, Sie sehen also die Geschichte eines Geräts auf einen Blick.
- Erst der begründete Einbehalt führt zu einer Bewegung auf der Kaution, nie der bloße Verdacht.
14. Die Dokumente zum Ausdrucken und Unterschreiben
Sechs Druckstücke begleiten den ganzen Ablauf, von der Vertragsunterschrift bis zur Lieferrunde.
- Der Mietvertrag, der Ausgabe- und Rücknahmeschein und das Übergabeprotokoll, das in einem einzigen Muster beim Abgang und bei der Rückgabe benutzt wird.
- Der Schadensbefund, die Kautionsbescheinigung und der Fahrplan der Lieferrunde.
- Alle sechs tragen die Angaben der Akte, Sie schreiben also nichts zweimal ab.
- In Ihren Angeboten steht zusätzlich die elektronische Signatur des Dolibarr-Kerns zur Verfügung, mit Zeitstempel und Archivierung.
15. Das Modul lebt in Dolibarr: die acht eingefügten Reiter
Statt einer abgetrennten Insel setzt das Modul acht Reiter auf die Karten, die Sie ohnehin täglich öffnen.
- Auf der Artikelkarte machen Sie den Artikel vermietbar und lesen seinen Verlauf; auf der Kundenkarte sehen Sie alle Mietakten dieses Kunden.
- Im Angebot stehen die Zeiträume auf den Zeilen, zusammen mit der elektronischen Signatur des Dolibarr-Kerns, mit Zeitstempel und Archivierung; im Auftrag hängt die Mietakte am Auftrag.
- In der Lieferung finden Sie Auslieferung und Abholung, im Lager sehen Sie, was dort steht und was hinausgegangen ist.
- Auf der Mitarbeiterkarte steht, wofür dieser Mitarbeiter einsteht, im Projekt stehen die Mietakten der Baustelle oder Veranstaltung.
- Belege erzeugt das Modul in den gewohnten Formen, also Angebot, Auftrag, Projekt und Lieferung, letztere als Entwurf, damit keine unbeabsichtigte Lagerbewegung entsteht.
16. Die Logistik und die Lieferrunden
Wenn Sie ausliefern und wieder abholen, fassen Lieferrunden die Fahrten eines Tages zusammen.
- Eine Lieferrunde bündelt Auslieferungen und Abholungen, statt jede Fahrt einzeln zu verwalten.
- Zu jeder Lieferrunde gehört ihr Fahrplan, den der Fahrer mitnimmt und unterschreiben lässt.
- Die Logistik ist ein eigenes Recht, damit der Lagerbereich seine Fahrten selbst ordnen kann.
- Die Fahrten hängen an den Mietakten: an der Akte sehen Sie, ob geliefert wurde.
17. Die öffentliche Mini-Website und die Shop-Kanäle
Ihre Kunden können selbst reservieren, ohne ein Benutzerkonto in Ihrem Dolibarr zu besitzen.
- Die Mini-Website ist ein öffentlicher Reservierungsbereich, der denselben Park und dieselbe Verfügbarkeitsrechnung nutzt wie die Theke.
- Die Shop-Kanäle verbinden das Modul mit einem Online-Shop, damit Verfügbarkeiten und Buchungen zusammenlaufen.
- Je ein Begleitkonnektor für WooCommerce und für PrestaShop 8 wird mitgeliefert und ist im Preis enthalten.
- Die Kanalverwaltung ist ein eigenes Recht, denn sie entscheidet darüber, was öffentlich angeboten wird.
18. Was von selbst läuft: die drei geplanten Aufgaben
Drei Aufgaben arbeiten im Hintergrund, damit niemand morgens aufräumen muss.
- Die erste gibt abgelaufene Optionen frei, sodass unentschlossene Anfragen Ihren Park nicht dauerhaft blockieren.
- Die zweite nimmt fehlgeschlagene Kanalübertragungen wieder auf, damit eine Buchung aus dem Shop nicht wegen einer Störung verloren geht.
- Die dritte prüft die Unversehrtheit des Vermietungsjournals, damit Sie sich auf den Verlauf Ihrer Akten verlassen können.
- Alle drei melden ihr Ergebnis, sodass Sie erkennen, wenn etwas nicht gelaufen ist.
19. Wer darf was
Zehn Rechte teilen die Arbeit so auf, wie Ihr Haus wirklich organisiert ist.
- Mietakten einsehen, anlegen und ändern sowie löschen sind drei getrennte Rechte, weil Lesen und Verwerfen nicht dasselbe sind.
- Das Modul einrichten bleibt bei der Leitung, denn diese Wahl wirkt auf alle Bildschirme.
- Thekenkasse bedienen, Belegungsplan führen und Logistik führen verteilen das Tagesgeschäft auf Schalter, Disposition und Lager.
- Kautionen führen und Kanäle führen betreffen Geld und Öffentlichkeit und gehören in wenige Hände.
- Die Übersichtstafel einsehen ist das zehnte Recht, denn nicht jeder, der vermietet, soll Ihre Kennzahlen sehen.
20. Häufige Fragen
Die Fragen, die Vermieter vor der Einführung am häufigsten stellen, mit der kurzen Antwort.
- Muss ich meine Artikel neu anlegen? Nein. Sie erklären Ihre vorhandenen Artikel für vermietbar und ergänzen Zeiteinheit, Mindestdauer, Vorbereitungszeit und Instandsetzungszeit.
- Verliere ich einen Miettag, oder kann ein Gerät zweimal vergeben werden? Nein: der Tag der Rückgabe darf zugleich der Tag des nächsten Abgangs sein, und die Bestätigung belegt die Kapazität unteilbar.
- Wird die Kaution von meinem Kunden abgebucht? Nein, sie wird nur erfasst; ohne begründeten Einbehalt entsteht keine buchhalterische Bewegung, und das Abschließen beendet den Vorgang.
- Was passiert mit einer laufenden Akte, wenn ich meine Preise erhöhe? Der eingefrorene Preisstand hält eine verbindliche Akte unverändert, eine spätere Preisänderung berührt sie nicht mehr.
- Muss die gesamte Ausrüstung am selben Tag zurückkommen? Nein. Teilrückgaben sind vorgesehen, und die Akte bleibt dabei stimmig.
- Brauchen meine Kunden ein Benutzerkonto in meinem Dolibarr? Nein. Der öffentliche Reservierungsbereich kommt ohne Konto aus, und ein Online-Shop wird über die mitgelieferten Konnektoren angebunden.
- Was kostet das Modul? 365 € netto, die beiden Shop-Konnektoren eingeschlossen; Kauf über https://www.ksidol.io, Unterstützung über https://www.ksidol.io/contact.
