Documentación KSIDol > Módulos KSIDol > Alquiler (DoliLocation)
Manual del módulo Alquiler (DoliLocation)
Guía de uso no técnica: cómo preparar su parque, reservar, entregar, recuperar y cobrar sus alquileres desde Dolibarr, sin salir de las pantallas que ya conoce.
10oficios preconfigurados
18capacidades activables una por una
45pantallas de trabajo
18.0.6 a 24.0.2versiones de Dolibarr admitidas
1. Presentación del módulo
DoliLocation añade a su Dolibarr todo el ciclo del alquiler, del presupuesto a la devolución del material y al cierre de la fianza, con el vocabulario de su oficio.
- Versión 1.0.1, editada por KSI 30 bajo licencia GPL v3, compatible con Dolibarr 18.0.6 a 24.0.2 y probada tramo por tramo en 18.0.6, 19.0.4, 20.0.4, 21.0.4, 22.0.5, 23.0.4 y 24.0.2.
- 45 pantallas de trabajo, 10 derechos de acceso, 725 claves de traducción por idioma y 5 idiomas disponibles de serie.
- 10 oficios preconfigurados y 18 capacidades que usted activa o desactiva una por una, para que el módulo se parezca a su actividad y no a la del vecino.
- Precio único de 365 € sin IVA, conectores de tienda incluidos: compra en https://www.ksidol.io y soporte en https://www.ksidol.io/contact.
2. Elegir su oficio, y lo que esa elección ajusta sola
La primera pregunta de la configuración es su oficio, y la respuesta coloca por usted las capacidades que ese sector utiliza a diario.
- Diez oficios preconfigurados: maquinaria y material de obra, eventos y recepciones, vehículos, audiovisual (sonido e iluminación), movilidad ligera (bicicletas, patinetes), salas y espacios, remolques y vehículos ligeros, material médico y sanitario, informática y oficina, y textil, menaje y recepción ligera.
- Las dieciocho capacidades son: presupuesto previo, expediente de obra o de evento, entrega y recogida, rutas de reparto, unidades identificadas, contadores (kilómetros, horas), partes de estado de salida y de devolución, fianza o depósito de garantía, daños y retenciones, seguro y franquicia.
- Y también: carburante y consumibles, limpieza e higiene, permisos y habilitaciones, subarriendo, caja de mostrador, mini-sitio público y canales de tienda.
- Nada queda bloqueado: usted puede desactivar una capacidad que le propone su sector, o activar otra que no venía marcada.
3. El cuadro de mando
El cuadro de mando es su punto de partida de cada mañana y está protegido por un derecho propio, para que solo lo vea quien debe verlo.
- Reúne en una sola pantalla los accesos al planning, a los expedientes de alquiler, al mostrador, a las fianzas y a las rutas de reparto.
- Le sirve para saber de un vistazo lo que sale hoy, lo que vuelve y lo que sigue fuera de casa.
- Es el buen sitio para empezar cuando varias personas comparten el mismo parque y hay que repartirse el trabajo del día.
4. Hacer que un artículo sea alquilable
Un artículo de su catálogo se vuelve alquilable desde su propia ficha, sin tener que mantener un segundo catálogo en paralelo.
- En la ficha del artículo indica que es alquilable y elige su unidad de tiempo, por ejemplo el día, la media jornada o la semana.
- Fija la duración mínima de alquiler, para no acabar prestando por dos horas un material que solo rinde por semanas.
- Indica la cantidad que puede alquilarse a la vez, es decir lo que su parque es capaz de servir en paralelo.
- Declara el plazo de preparación antes de la salida y el plazo de puesta a punto después de la devolución.
5. El parque: unidades, identificadores, estados
Cuando su oficio necesita saber qué ejemplar exacto ha salido, el módulo gestiona unidades físicas identificadas una a una.
- Cada unidad tiene su número de serie, apoyado en los lotes y series nativos de Dolibarr, sin inventar una numeración paralela.
- Una misma unidad admite varios identificadores, entre ellos un código de barras, de modo que se reconozca con el lector del mostrador.
- Cada unidad lleva su estado y su almacén: usted sabe dónde está y en qué condiciones se encuentra.
- Puede inmovilizar una unidad por mantenimiento, reparación, control, uso interno o baja definitiva, y entonces deja de entrar en el cálculo de disponibilidad.
6. Cómo decide el módulo que un material está disponible
La disponibilidad no se calcula a ojo: el módulo razona sobre periodos y sobre sus propios plazos de taller.
- El día en que termina un alquiler queda libre para el siguiente, así que una devolución y una salida pueden sucederse el mismo día sin estorbarse.
- Los plazos de preparación y de puesta a punto entran en el cálculo: el módulo no promete un material que todavía está en el taller.
- Las opciones temporales caducan por sí solas y devuelven la capacidad al parque, sin que nadie tenga que acordarse de liberarlas.
- Si dos personas confirman a la vez, el módulo solo acepta una de las dos confirmaciones: la misma cantidad no puede reservarse dos veces.
7. Las tarifas: duraciones, tramos, temporadas
Sus precios se describen una vez, con tramos y temporadas, y el módulo le explica después qué regla ha aplicado.
- Rejillas por duración con tramos: el día suelto, la semana o el mes, cada uno con su precio.
- Rejillas por temporada, para los meses fuertes y los meses tranquilos de su actividad.
- Un orden de prioridad entre las reglas evita las discusiones cuando varias podrían aplicarse al mismo alquiler.
- Un simulador le dice qué regla se aplica y, sobre todo, por qué las demás han quedado descartadas.
- Al comprometer el expediente la tarifa queda congelada: si usted sube sus precios mañana, un expediente ya comprometido no se mueve.
8. Reservar: la opción temporal, y después el expediente
Una reserva se hace en dos tiempos, para que una promesa por teléfono no bloquee el parque indefinidamente.
- Primero la opción temporal: reserva la capacidad durante un tiempo limitado sin comprometer a nadie.
- Si el cliente no confirma, la opción caduca sola y el material vuelve a estar ofertable.
- Cuando el cliente dice sí, la confirmación convierte la opción en expediente de alquiler y congela la tarifa aplicada.
- Si su oficio trabaja con presupuesto previo, el recorrido empieza por ahí y el expediente recoge después lo acordado.
9. El expediente de alquiler en el día a día
El expediente es la pieza central: reúne el cliente, las fechas, las líneas valoradas y el estado exacto del alquiler.
- Avanza por estados legibles: borrador, presupuestado, confirmado, en preparación, listo, salido, devuelto y cerrado.
- Lleva su cliente, sus fechas, sus líneas valoradas, su almacén de salida y, cuando hace falta, el proyecto de obra o de evento.
- Puede asignar a los intervinientes encargados, de modo que cada uno sepa de qué expedientes responde.
- El módulo crea por usted los documentos nativos de Dolibarr: presupuesto, pedido, proyecto y expedición, esta última en borrador para no mover existencias sin que usted lo valide.
10. El mostrador y el escaneo
En el mostrador se trabaja con el lector en la mano, no buscando referencias en una lista interminable.
- Usted escanea un código de barras o teclea un número de serie, y el módulo reconoce el artículo o la unidad exacta.
- El material reconocido se añade al carrito del mostrador y las opciones correspondientes quedan colocadas.
- La caja de mostrador es una de las dieciocho capacidades: si usted no atiende en ventanilla, no la activa y no la ve.
11. Las salidas y las devoluciones: los partes de estado
El parte de estado deja escrito lo que salió, en qué estado salió y en qué estado volvió.
- Se rellena en la salida y otra vez en la devolución, con el estado constatado, la lectura del contador, el nivel de carburante, los accesorios y un comentario.
- Un único modelo sirve para los dos momentos, así que la comparación entre la salida y la devolución es inmediata.
- Las devoluciones parciales están previstas: no todo tiene que volver el mismo día ni en el mismo viaje.
- Los contadores de kilómetros o de horas solo aparecen si su oficio los utiliza.
12. La fianza
La fianza se registra, pero no se cobra: el módulo guarda el compromiso sin tocar su contabilidad por iniciativa propia.
- Usted registra el importe de la fianza o del depósito de garantía en el expediente, como dato de seguimiento.
- No se produce ningún asiento contable mientras no haya una retención motivada.
- La devolución consiste en cerrar la fianza, con retención o sin ella, de forma que quede claro qué pasó con el dinero.
- Puede entregar al cliente un certificado de fianza, que forma parte de los documentos imprimibles del módulo.
13. Los daños y las retenciones
Cuando un material vuelve tocado, lo constatado se escribe en su sitio y queda unido al alquiler que lo originó.
- Usted abre un parte de daño con su tipo, su descripción, la responsabilidad atribuida y un importe estimado.
- El parte queda vinculado al expediente de alquiler y a la unidad concreta afectada, no a una referencia genérica.
- Ese parte es la base de la retención sobre la fianza, en lugar de una cifra decidida de memoria.
14. Los documentos para imprimir y hacer firmar
Seis documentos cubren el recorrido completo, del contrato a la hoja del conductor, listos para imprimir y firmar.
- El contrato de alquiler y el albarán de salida y de devolución, que acompañan el material cuando se marcha.
- El parte de estado, con un solo modelo empleado tanto en la salida como en la devolución.
- El parte de daño y el certificado de fianza, para las situaciones que hay que dejar por escrito.
- La hoja de ruta de reparto, que el conductor se lleva en la furgoneta.
- En el presupuesto puede recoger el acuerdo del cliente con la firma electrónica del núcleo de Dolibarr, con sello de tiempo y archivada.
15. El módulo vive dentro de Dolibarr: las ocho pestañas integradas
Nada de una isla aparte: el alquiler aparece como una pestaña más en las fichas que usted ya utiliza.
- En la ficha de artículo: la hace alquilable, con su unidad de tiempo, su duración mínima y su historial.
- En la ficha de cliente: todos sus expedientes. En la ficha de usuario: aquello de lo que se encarga ese interviniente.
- En el presupuesto: los periodos indicados en las líneas, con la firma electrónica del núcleo de Dolibarr, con sello de tiempo y archivada. En el pedido: el expediente adosado al pedido nativo.
- En la expedición: la entrega y la recogida. En el almacén: lo que el depósito contiene y lo que ha salido de él.
- En el proyecto: los expedientes vinculados a esa obra o a ese evento, reunidos en un solo sitio.
16. La logística y las rutas de reparto
Cuando usted entrega y recoge, el módulo organiza esos viajes en rutas de reparto en lugar de dejarlos sueltos.
- Las entregas y las recogidas se agrupan en rutas, por zona o por vehículo, según le convenga.
- Cada ruta tiene su hoja de ruta imprimible, que el conductor se lleva con las paradas previstas.
- Las expediciones se crean en borrador, de modo que ningún movimiento de existencias ocurra antes de que usted lo valide.
17. El mini-sitio público y los canales de tienda
Sus clientes pueden reservar sin tener una cuenta en su Dolibarr, y su tienda en línea puede alimentar el mismo parque.
- El mini-sitio público es un espacio de reserva abierto a sus clientes, sin cuenta de usuario ni acceso a su gestión.
- Los canales de tienda conectan el módulo con una tienda en línea, para que las reservas lleguen solas.
- Dos conectores acompañantes se entregan con el módulo, para WooCommerce y para PrestaShop 8, incluidos en el precio.
18. Lo que funciona solo: las tres tareas programadas
Tres tareas trabajan en segundo plano para que usted no tenga que vigilar lo que puede hacerse sin mirar.
- La primera libera las opciones temporales caducadas y devuelve la capacidad al parque.
- La segunda reintenta las entregas de canal que han fallado, por ejemplo cuando su tienda en línea no respondía.
- La tercera controla la integridad del diario de alquileres, para que usted sepa que el historial sigue completo.
19. Quién tiene derecho a hacer qué
Diez derechos reparten el módulo entre sus equipos, para que cada puesto vea lo suyo y nada más.
- Consultar los alquileres, crearlos y modificarlos, y eliminarlos: tres derechos distintos, porque borrar no es editar.
- Configurar el módulo, reservado a quien decide las reglas de la casa.
- Usar el mostrador y gestionar el planning, para el personal que atiende y reparte las fechas.
- Gestionar la logística, las fianzas y los canales de tienda, cada uno con su derecho propio.
- Consultar el cuadro de mando, que puede abrirse a un responsable sin darle acceso a todo lo demás.
20. Preguntas frecuentes
Las dudas que vuelven más a menudo antes de poner el módulo en marcha, respondidas sin rodeos.
- ¿Tengo que crear un catálogo aparte para el alquiler? No: un artículo se vuelve alquilable desde su propia ficha, y sigue sirviendo para lo demás.
- ¿Y si no necesito seguir cada ejemplar? Trabaje solo con cantidades alquilables; las unidades identificadas y los contadores son capacidades que se pueden dejar apagadas.
- ¿La fianza se cobra al cliente? No: se registra y no se cobra, y no se produce ningún asiento contable sin una retención motivada.
- ¿Una subida de precios afecta a un alquiler ya acordado? No: al comprometer el expediente la tarifa queda congelada.
- ¿Con qué versiones funciona y cuánto cuesta? Dolibarr 18.0.6 a 24.0.2, con PHP 8.1 a 8.3 y MariaDB 10.11; precio único de 365 € sin IVA con los conectores incluidos, compra en https://www.ksidol.io y soporte en https://www.ksidol.io/contact.
