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Manuale del modulo Noleggio (DoliLocation)

Guida d'uso non tecnica: come un'azienda di noleggio prepara il proprio parco, controlla le disponibilità, prenota, consegna, riprende il materiale, gestisce le cauzioni e stampa i documenti da far firmare, restando dentro Dolibarr.

10 mestieripreimpostati, pronti all'uso

18 capacitàattivabili una per una

45 schermatee 10 diritti d'accesso

365 €IVA esclusa, connettori compresi

1. Presentazione del modulo

DoliLocation trasforma Dolibarr in uno strumento di noleggio completo, in cui un unico fascicolo segue il materiale dalla prima richiesta del cliente fino alla restituzione della cauzione.

Versione 1.0.1, pubblicata da KSI 30, licenza GPL v3: il modulo si installa nel suo Dolibarr e non richiede nessun servizio esterno.
Compatibile con Dolibarr dalla 18.0.6 alla 24.0.2, con PHP dalla 8.1 alla 8.3 e con la base MariaDB 10.11, collaudato passo per passo sulle versioni 18.0.6, 19.0.4, 20.0.4, 21.0.4, 22.0.5, 23.0.4 e 24.0.2.
45 schermate, 10 diritti, 5 lingue e 725 chiavi di traduzione per lingua: ogni collaboratore lavora nella propria lingua.
10 mestieri preimpostati e 18 capacità regolabili: Lei non configura un software generico, parte dal proprio mestiere e affina in seguito.
Offerta unica a 365 € IVA esclusa, connettori compresi. Acquisto su https://www.ksidol.io, assistenza su https://www.ksidol.io/contact.

2. Scegliere il proprio mestiere, e ciò che questa scelta regola da sola

Alla prima apertura Lei sceglie il mestiere che pratica, e il modulo si presenta già impostato per quel modo di lavorare.

Dieci mestieri preimpostati: macchine e materiale da cantiere, eventi e ricevimenti, veicoli, audiovisivo con suono e luci, mobilità leggera con biciclette e monopattini, sale e spazi, rimorchi e veicoli commerciali leggeri, materiale medico e paramedico, informatica e ufficio, tessile, stoviglie e ricevimento leggero.
La scelta del mestiere posiziona da sola le 18 capacità: un noleggiatore di sale non vede i contatori chilometrici, un noleggiatore di veicoli sì.
Ogni capacità resta modificabile una per una: preventivo preliminare, fascicolo di cantiere o di evento, consegna e ritiro, giri di consegna, unità identificate, contatori a chilometri od ore, verbali di consegna e riconsegna, cauzione o deposito di garanzia, danni e trattenute, assicurazione, franchigia, carburante e materiali di consumo, pulizia e igiene, patenti e abilitazioni, subnoleggio, cassa al banco, mini-sito pubblico, canali negozio.
Nessuna scelta è definitiva: Lei può accendere una capacità il giorno in cui il suo servizio evolve, senza rifare l'impostazione.

3. La bacheca

La bacheca è la pagina da cui si comincia la giornata: riunisce in un colpo d'occhio ciò che il modulo sa già dei suoi noleggi in corso.

Le partenze e le riconsegne attese, in modo che il banco sappia cosa preparare e cosa aspettare.
Le opzioni temporanee che stanno per scadere, prima che una capacità venga liberata senza che nessuno se ne accorga.
Le cauzioni ancora aperte, da chiudere con o senza trattenuta.
Le unità immobilizzate, che non devono essere promesse a un cliente.
L'accesso alla bacheca è un diritto a sé: Lei può aprirla a chi sorveglia l'attività senza aprirgli il resto.

4. Rendere un articolo noleggiabile

Un articolo del suo catalogo diventa noleggiabile direttamente dalla sua scheda, senza doppio inserimento e senza catalogo parallelo.

Si indica l'unità di tempo del noleggio: il giorno, la mezza giornata, la settimana, l'ora, secondo come fattura il suo mestiere.
Si fissa la durata minima, al di sotto della quale un noleggio non ha senso per la sua attività.
Si dichiara la quantità noleggiabile, che non è obbligatoriamente tutto ciò che possiede.
Si dichiarano il tempo di preparazione prima della partenza e il tempo di rimessa in ordine dopo la riconsegna: sono tempi di lavoro reali, e il modulo ne terrà conto.
La stessa scheda mostra lo storico dei noleggi dell'articolo: si vede subito ciò che gira e ciò che resta a magazzino.

5. Il parco: unità, identificativi, stati

Oltre all'articolo noleggiabile, Lei può descrivere le unità fisiche una per una, quando sapere quale esemplare è partito fa parte del mestiere.

Ogni unità porta il proprio numero di serie, appoggiato ai lotti e numeri di serie nativi di Dolibarr: nessuna numerazione inventata accanto a quella del gestionale.
Un'unità accetta più identificativi, fra cui un codice a barre: l'etichetta del costruttore e la sua convivono.
Ogni unità ha il proprio stato e il proprio deposito di appartenenza: Lei sa sempre dove dovrebbe trovarsi un materiale.
Un'unità può essere immobilizzata per manutenzione, riparazione, controllo, uso interno o messa fuori servizio: finché lo è, non viene più proposta a un cliente.

6. Come il modulo decide che un materiale è disponibile

La disponibilità non è una casella da spuntare a mano: il modulo la calcola, e la calcola in modo da non perdere giornate di noleggio.

Il giorno di una riconsegna può essere anche il giorno di una nuova partenza: un materiale che rientra la mattina può ripartire il pomeriggio, e quel giorno non viene perso.
Il tempo di preparazione e il tempo di rimessa in ordine entrano nel calcolo: il modulo non promette un materiale che sarà ancora in officina.
Le opzioni temporanee scadono da sole: una capacità trattenuta e mai confermata torna disponibile senza intervento.
La conferma è protetta: se due persone confermano nello stesso istante, soltanto la prima ottiene il materiale e la stessa capacità non può essere prenotata due volte.

7. Le tariffe: durate, scaglioni, stagioni

Lei descrive la propria politica tariffaria una volta, con le sue degressività e le sue stagioni, e il modulo la applica senza che nessuno debba ricalcolare a mano.

Griglie per durata a scaglioni: il giorno isolato, il fine settimana, la settimana, il mese non si pagano allo stesso prezzo.
Griglie per stagione: l'alta stagione e la bassa stagione convivono nello stesso listino.
Un ordine di priorità fra le regole, perché due regole possono riguardare lo stesso periodo.
Un simulatore mostra quale regola si applica e soprattutto perché le altre sono state scartate: Lei può spiegare un prezzo al cliente al telefono.
Al momento dell'impegno la tariffa viene congelata sul fascicolo: un aumento di listino deciso in seguito non tocca più un noleggio già impegnato.

8. Prenotare: l'opzione temporanea, poi il fascicolo

Fra la telefonata del cliente e il suo impegno definitivo c'è un passaggio intermedio, ed è proprio quello che evita le promesse doppie.

L'opzione temporanea trattiene la capacità per il tempo della decisione: il materiale non viene promesso a nessun altro.
Se il cliente non conferma, l'opzione scade da sé e la capacità rientra nel giro, senza pulizia manuale.
Se il cliente conferma, l'opzione diventa un fascicolo di noleggio e la tariffa viene congelata.
La conferma è protetta: due conferme simultanee non possono sovraprenotare la stessa capacità.

9. Il fascicolo di noleggio nella quotidianità

Il fascicolo è il luogo unico in cui vive un noleggio, e il suo stato dice a tutti dove si trova la pratica.

Gli stati seguono il lavoro reale: bozza, preventivato, confermato, in preparazione, pronto, uscito, rientrato, chiuso.
Il fascicolo porta le righe valorizzate, il cliente, le date, il deposito di partenza e, se serve, il progetto di cantiere o di evento.
Gli operatori assegnati sono indicati sul fascicolo: ciascuno sa di cosa ha la responsabilità.
Tutto ciò che accade al materiale, dalla partenza alla riconsegna, si attacca a questo fascicolo e non a un foglio di calcolo a parte.

10. Il banco e la scansione

Al banco si lavora con un lettore in mano, perché davanti al cliente il tempo di digitare un riferimento non c'è.

Si scansiona un codice, codice a barre o numero di serie, e il modulo riconosce l'articolo o l'unità precisa.
La scansione alimenta direttamente le opzioni del carrello: il noleggio si compone mentre il cliente parla.
La capacità cassa al banco si attiva solo per i mestieri che ricevono il pubblico allo sportello.
L'uso del banco è un diritto a sé: lo si concede a chi sta allo sportello, non a tutta l'azienda.

11. Le partenze e le riconsegne: i verbali di consegna e riconsegna

Alla partenza e al ritorno si constata lo stato del materiale insieme al cliente, e la constatazione resta scritta.

Il verbale registra lo stato constatato, la lettura del contatore a chilometri od ore, il livello di carburante, gli accessori presenti e un commento libero.
Lo stesso modello di verbale serve alla partenza e alla riconsegna: il confronto fra i due momenti è immediato.
Le riconsegne parziali sono previste: non tutto torna necessariamente nello stesso giorno, e il fascicolo lo sa.
Ciò che il verbale rileva alimenta, se necessario, la constatazione di danno e la trattenuta sulla cauzione.

12. La cauzione

La cauzione è registrata e non incassata: il modulo la sorveglia come un impegno, non come un incasso.

Nessuna scrittura contabile viene prodotta finché non esiste una trattenuta motivata: una cauzione normale non sporca la contabilità.
La restituzione avviene chiudendo la cauzione, con o senza trattenuta, in un gesto esplicito e datato.
Il cliente può ricevere un'attestazione di cauzione, utile quando chi paga non è chi ritira.
La gestione delle cauzioni è un diritto a sé: la si riserva a chi ha la responsabilità del denaro.

13. I danni e le trattenute

Quando un materiale torna danneggiato, Lei redige una constatazione invece di discutere a memoria.

La constatazione porta il tipo di danno, la descrizione di ciò che si vede, la responsabilità attribuita e un importo stimato.
È collegata al fascicolo di noleggio e all'unità interessata: si sa quale esemplare e quale noleggio.
Serve come base alla trattenuta sulla cauzione, che resta una decisione sua e motivata.

14. I documenti da stampare e far firmare

Sei documenti coprono la vita del noleggio, dalla firma del contratto al giro di consegna.

Il contratto di noleggio, il buono di uscita e di riconsegna, il verbale di consegna e riconsegna in un unico modello usato alla partenza e al ritorno.
La constatazione di danno, l'attestazione di cauzione e il foglio di viaggio del giro di consegna.
Sul preventivo Lei può usare la firma elettronica del cuore di Dolibarr, con marca temporale e archiviata, invece di inseguire una carta firmata.
I documenti riprendono le informazioni già presenti nel fascicolo: nessuna ridigitazione, nessun rischio di scarto fra la carta e il gestionale.

15. Il modulo vive dentro Dolibarr: le otto schede integrate

DoliLocation non è un'isola: aggiunge una propria scheda alle pagine che Lei apre già ogni giorno.

Sulla scheda articolo rende l'articolo noleggiabile, con la sua unità di tempo, la durata minima e lo storico; sulla scheda cliente raduna tutti i suoi fascicoli.
Sul preventivo mostra i periodi riga per riga e accoglie la firma elettronica del cuore di Dolibarr, con marca temporale e archiviata; sull'ordine mostra il fascicolo appoggiato all'ordine nativo.
Sulla spedizione segue la consegna e il ritiro; sul deposito mostra ciò che il magazzino contiene e ciò che ne è uscito.
Sulla scheda dell'operatore mostra ciò di cui ha la carica; sul progetto raduna i fascicoli legati al cantiere o all'evento.
Il modulo crea documenti nativi di Dolibarr: preventivo, ordine, progetto, e la spedizione in bozza, così nessun movimento di magazzino parte per sbaglio.

16. La logistica e i giri di consegna

Quando Lei consegna e ritira il materiale, la giornata dell'autista si prepara nel modulo come il resto.

Lei compone giri di consegna e di ritiro raggruppando i fascicoli che vanno nella stessa direzione.
Ogni giro ha il proprio foglio di viaggio da stampare e portare in cabina.
La capacità consegna e ritiro si attiva solo se il suo mestiere la pratica: chi fa solo ritiro al banco non la vede.
La gestione della logistica è un diritto a sé: il responsabile dei mezzi lavora senza toccare le tariffe.

17. Il mini-sito pubblico e i canali negozio

I suoi clienti possono prenotare da soli, senza che Lei debba creare loro un accesso al gestionale.

Il mini-sito pubblico è uno spazio di prenotazione per i suoi clienti, senza account Dolibarr.
Le richieste che arrivano dal mini-sito rientrano nello stesso circuito: opzione temporanea, poi fascicolo.
I canali negozio collegano il modulo a una vendita online: i connettori per WooCommerce e per PrestaShop 8 sono forniti come moduli complementari, compresi nel prezzo.
La gestione dei canali è un diritto a sé: chi tiene il sito non ha bisogno di entrare nelle cauzioni.

18. Ciò che gira da solo: le tre operazioni pianificate

Tre lavori ricorrenti sono presi in carico dal modulo, perché nessuno deve ricordarsene a fine giornata.

La liberazione delle opzioni scadute: una capacità trattenuta e non confermata torna a disposizione da sola.
La ripresa delle consegne di canale non andate a buon fine: un invio verso la boutique che fallisce viene ritentato, non perso.
Il controllo dell'integrità del registro dei noleggi: il modulo verifica da sé che la propria cronologia sia intatta.
Lei non ha nulla da avviare a mano: queste tre operazioni si eseguono secondo la pianificazione del suo Dolibarr.

19. Chi ha il diritto di fare che cosa

Dieci diritti permettono di dare a ciascuno esattamente il suo mestiere, né più né meno.

Consultare i noleggi, crearli e modificarli, eliminarli: tre livelli distinti, perché vedere non è cancellare.
Configurare il modulo, riservato a chi decide le regole della casa.
Usare il banco, gestire il planning, gestire la logistica: i tre mestieri del campo, separati.
Gestire le cauzioni e gestire i canali: due responsabilità sensibili, concesse a parte.
Consultare la bacheca, per chi segue l'attività senza intervenire sui fascicoli.

20. Domande frequenti

Le domande che ci vengono poste più spesso dai noleggiatori prima di adottare il modulo.

La cauzione viene incassata? No. È registrata e non incassata, e nessuna scrittura contabile nasce senza una trattenuta motivata. La restituzione è la chiusura della cauzione, con o senza trattenuta.
Un aumento di listino tocca un noleggio già confermato? No. Al momento dell'impegno la tariffa viene congelata sul fascicolo; le evoluzioni successive riguardano solo i noleggi futuri.
Due persone possono prenotare lo stesso materiale nello stesso istante? No. La conferma è protetta: se due persone confermano nello stesso momento, soltanto la prima ottiene il materiale e la stessa capacità non può essere prenotata due volte.
Perdo un giorno quando un materiale torna la mattina e riparte il pomeriggio? No. Il giorno di una riconsegna può essere anche il giorno di una nuova partenza, quindi quel giorno resta noleggiabile; il tempo di rimessa in ordine, se lo ha dichiarato, viene però rispettato.
Di quali versioni ho bisogno? Un Dolibarr dalla 18.0.6 alla 24.0.2, PHP dalla 8.1 alla 8.3 e la base MariaDB 10.11: nessun altro servizio è richiesto.
Il mio cliente deve avere un account Dolibarr per prenotare online? No. Il mini-sito pubblico è uno spazio di prenotazione senza account, e i connettori per WooCommerce e PrestaShop 8 sono compresi nell'offerta a 365 € IVA esclusa.
Dove acquistare e a chi chiedere aiuto? L'acquisto si effettua su https://www.ksidol.io e l'assistenza si richiede su https://www.ksidol.io/contact.