Documentation KSIDol > Modules KSIDol > Location (DoliLocation)
Notice du module Location (DoliLocation)
Guide d'utilisation non technique : comment préparer votre parc, réserver, sortir, rendre, facturer et suivre vos locations au quotidien, sans jamais quitter Dolibarr.
10 métierspréréglages prêts à l'emploi
18 capacitésactivables une par une
45 écranset 8 onglets greffés
365 € HToffre unique, connecteurs compris
1. Présentation du module
DoliLocation transforme votre Dolibarr en logiciel de location : vous décrivez ce que vous louez, et le module suit la disponibilité, calcule les prix, édite les documents et vous dit à tout instant où se trouve chaque matériel.
- Il s'adresse à tout loueur qui travaille avec des périodes : à l'heure, à la journée, à la semaine ou au mois.
- Dix métiers préréglés et dix-huit capacités activables une par une : vous ne voyez à l'écran que ce que vous utilisez réellement.
- Il ne remplace rien : vos clients, vos devis, commandes, expéditions et projets restent les pièces habituelles de Dolibarr.
- Version 1.0.1, éditée par KSI 30 sous licence GPL v3, compatible Dolibarr 18.0.6 à 24.0.2 et éprouvée palier par palier sur 18.0.6, 19.0.4, 20.0.4, 21.0.4, 22.0.5, 23.0.4 et 24.0.2, avec PHP 8.1 à 8.3 et une base MariaDB 10.11.
- 45 écrans, 10 droits et 5 langues, avec 725 clés de traduction par langue : vos équipes travaillent dans leur langue.
- Achat sur https://www.ksidol.io, assistance sur https://www.ksidol.io/contact.
2. Choisir son métier, et ce que ce choix règle tout seul
À la première ouverture, vous désignez votre métier et le module se règle de lui-même sur vos usages.
- Dix métiers préréglés : engins et matériel de chantier, événementiel et réception, véhicules, audiovisuel son et lumière, mobilité douce (vélos, trottinettes), salles et espaces, remorques et utilitaires légers, matériel médical et paramédical, informatique et bureautique, textile vaisselle et réception légère.
- Le choix pose d'un seul geste les capacités utiles au métier : compteurs et carburant pour les véhicules, permis et habilitations pour les engins, nettoyage et hygiène pour le textile et la vaisselle.
- Les dix-huit capacités restent ajustables une par une : devis préalable, dossier de chantier ou d'événement, livraison et enlèvement, tournées, unités identifiées, compteurs, états des lieux, caution, dommages, assurance, franchise, carburant et consommables, nettoyage, permis, sous-location, caisse comptoir, mini-site public, canaux boutique.
- Vous revenez sur ce réglage quand vous voulez : désactiver une capacité masque tout ce qui s'y rapporte.
3. Le tableau de bord
Le tableau de bord est votre page du matin : il montre ce qui part, ce qui rentre et ce qui demande une décision.
- Les départs du jour et les retours attendus, avec le client et le matériel concernés.
- Les dossiers en préparation et ceux déclarés prêts, pour organiser le travail du dépôt.
- Les matériels immobilisés et donc indisponibles, et les options temporaires proches de l'expiration.
- Les cautions encore ouvertes, à restituer ou à solder après contrôle.
4. Rendre un article louable
Un article de votre catalogue devient louable en quelques réglages sur sa propre fiche, sans créer de doublon.
- Vous indiquez son unité de temps : l'heure, le jour, la semaine ou le mois.
- Vous fixez une durée minimale de location, pour éviter les sorties qui coûtent plus cher qu'elles ne rapportent.
- Vous précisez la quantité louable, c'est-à-dire ce que vous acceptez d'engager en même temps.
- Vous donnez un délai de préparation avant le départ et un délai de remise en état après le retour.
- L'historique des locations de cet article s'affiche directement sur sa fiche : vous voyez ce qui tourne et ce qui dort.
5. Le parc : unités, identifiants, états
Au-dessus des articles, vous déclarez les unités physiques réellement présentes dans vos dépôts, celles que vous remettez en main.
- Chaque unité porte son numéro de série, qui s'appuie sur les lots et séries natifs de Dolibarr : pas de registre parallèle.
- Une même unité peut avoir plusieurs identifiants, dont un code-barres : vous retrouvez le matériel par l'étiquette que vous avez sous la main.
- Chaque unité a un état et un dépôt de rattachement : vous savez ce qui est où.
- Une unité s'immobilise pour maintenance, réparation, contrôle, usage interne ou mise hors service, avec le motif.
- Une unité immobilisée sort aussitôt du calcul de disponibilité : elle ne peut plus être promise à un client.
6. Comment le module décide qu'un matériel est disponible
La disponibilité se calcule de telle façon qu'un retour et un départ peuvent tomber le même jour.
- Une période qui se termine libère la capacité pour celle qui commence le même jour : vous ne perdez plus une journée de location.
- Les délais de préparation et de remise en état entrent dans le calcul : la promesse faite au client tient compte du temps du dépôt.
- Les options temporaires expirent d'elles-mêmes et rendent la capacité au parc, sans intervention.
- La confirmation se fait d'un seul bloc indivisible : elle est enregistrée entièrement ou pas du tout, de sorte que deux confirmations lancées en même temps ne peuvent pas engager deux fois le même matériel.
- Le planning, le comptoir et le mini-site public lisent la même disponibilité : une seule vérité, partout.
7. Les tarifs : durées, paliers, saisons
Vos prix se décrivent par grilles, et le module vous explique toujours quelle règle il a retenue.
- Des grilles par durée, avec des paliers : la semaine coûte moins que sept jours, le mois moins que quatre semaines.
- Des grilles par saison, pour la haute et la basse saison, les vacances ou les périodes de forte demande.
- Un ordre de priorité entre les règles, que vous maîtrisez : vous décidez laquelle gagne quand plusieurs pourraient s'appliquer.
- Un simulateur affiche le prix, la règle appliquée et surtout pourquoi les autres ont été écartées : plus de prix inexpliqué devant le client.
- Au moment de l'engagement, un instantané tarifaire est figé sur le dossier : une évolution ultérieure de vos tarifs ne modifie plus un dossier déjà engagé.
8. Réserver : l'option temporaire, puis le dossier
Une demande commence par une simple option, qui devient un dossier le jour où le client confirme.
- L'option réserve la capacité pour une durée limitée : le matériel est tenu, mais rien n'est engagé.
- Si la demande n'aboutit pas, l'option expire seule et libère le matériel : votre parc ne reste pas bloqué par des demandes mortes.
- Un devis préalable peut précéder l'engagement, avec les périodes portées par les lignes.
- La confirmation crée le dossier de location, ou complète celui déjà commencé.
- C'est à cet instant que les prix sont figés : ce qui est signé est ce qui sera facturé.
9. Le dossier de location au quotidien
Le dossier de location est la pièce où tout se joue, du brouillon jusqu'à la clôture.
- Il avance par étapes claires : brouillon, devisé, confirmé, en préparation, prêt, sorti, rentré, puis clos.
- Il porte ses lignes chiffrées, son client, ses dates, son dépôt de départ, et le cas échéant un projet de chantier ou d'événement.
- Vous y affectez les intervenants : chacun sait de quoi il a la charge.
- Depuis le dossier, vous créez les pièces habituelles de Dolibarr : devis, commande, projet, et expédition.
- L'expédition est créée en brouillon : aucun mouvement de stock involontaire ne part dans votre dos.
10. Le comptoir et le scan
Au comptoir, vous scannez et le module reconnaît tout seul ce que vous avez en main.
- Vous scannez un code-barres ou saisissez un numéro de série.
- Le module identifie l'article louable ou, mieux, l'unité physique précise que vous tenez.
- Il pose les options du panier au fil des scans : la préparation d'une sortie se fait matériel par matériel, sans ressaisie.
- Un droit dédié ouvre le comptoir : votre équipe d'accueil travaille sans avoir accès au reste du module.
11. Les départs et les retours : les états des lieux
Chaque sortie et chaque retour se constatent par un état des lieux, rempli avec le client.
- Vous notez l'état constaté, le relevé de compteur (kilomètres ou heures), le niveau de carburant, les accessoires remis et un commentaire libre.
- Le même modèle sert au départ et au retour : la comparaison se fait ligne à ligne, sans discussion.
- Les retours partiels sont gérés : tout ne revient pas forcément en même temps, et c'est normal.
- Ce qui n'est pas rentré reste considéré comme sorti et remonte au tableau de bord jusqu'à son retour.
12. La caution
La caution est enregistrée sur le dossier, elle n'est pas encaissée par le module.
- Vous notez le montant et le moyen remis par le client : le dossier garde la trace de l'engagement.
- Aucune écriture comptable n'est produite sans retenue motivée : une caution simplement prise ne crée rien dans vos comptes.
- La restitution se fait en clôturant la caution, avec ou sans retenue, après contrôle du matériel.
- Une attestation de caution s'imprime pour le client, à la prise comme à la restitution.
13. Les dommages et les retenues
Un dommage se constate, se chiffre et se rattache au bon dossier et à la bonne unité.
- Vous renseignez le type de dommage, sa description, la responsabilité retenue et un montant estimé.
- Le constat est rattaché au dossier et à l'unité concernée : l'historique du matériel se construit tout seul.
- Il sert de base à une retenue sur caution, justifiée et explicable au client.
- Si vous avez activé l'assurance et la franchise, elles se renseignent au même endroit, dans le même geste.
14. Les documents à imprimer et à faire signer
Six documents couvrent la vie d'une location, de l'engagement jusqu'au retour du matériel.
- Le contrat de location, ainsi que le bon de sortie et de retour remis au dépôt.
- L'état des lieux : un seul modèle, employé au départ et au retour, pour comparer à l'identique.
- Le constat de dommage et l'attestation de caution.
- La feuille de route de tournée, pour la personne qui livre et qui reprend.
- Sur un devis, les périodes figurent sur les lignes et la validation du client s'obtient par la signature électronique du cœur de Dolibarr, horodatée et archivée.
15. Le module vit dans Dolibarr : les huit onglets greffés
Le module ne vit pas à côté de votre Dolibarr : il ajoute huit onglets sur les fiches que vous ouvrez déjà.
- Sur la fiche produit : l'article devient louable, avec son unité de temps, sa durée minimale et son historique. Sur la fiche tiers : tous les dossiers du client.
- Sur le devis : les périodes portées par les lignes, avec la signature électronique du cœur de Dolibarr, horodatée et archivée. Sur la commande : le dossier adossé à la commande native.
- Sur l'expédition : la livraison et l'enlèvement. Sur l'entrepôt : ce que le dépôt contient et ce qui en est sorti.
- Sur la fiche utilisateur : ce dont l'intervenant a la charge. Sur le projet : les dossiers rattachés au chantier ou à l'événement.
- Vos équipes gardent leurs habitudes : on part du client, de la commande ou du projet, et la location est là.
16. La logistique et les tournées
Quand vous livrez et reprenez vous-même, le module organise le travail de la route.
- Les livraisons et les enlèvements se planifient à partir des dossiers de location.
- Ils se regroupent en tournées, par journée et par secteur, pour limiter les kilomètres.
- Chaque tournée sort sa feuille de route : les arrêts, les clients, le matériel à déposer et à reprendre.
- Les expéditions liées sont créées en brouillon : rien ne bouge en stock avant votre validation.
17. Le mini-site public et les canaux boutique
Vos clients peuvent réserver eux-mêmes, depuis un espace public ou depuis votre boutique en ligne.
- Le mini-site public est un espace de réservation pour vos clients, sans compte Dolibarr à créer.
- Il lit la disponibilité et les tarifs dans le même moteur que votre comptoir : pas de double promesse.
- Les canaux boutique relient le module à une boutique en ligne et y poussent vos articles louables.
- Deux connecteurs compagnons sont fournis, pour WooCommerce et pour PrestaShop 8, et ils sont compris dans le prix.
- Une livraison de canal en échec est reprise automatiquement : un incident réseau ne vous fait pas perdre une réservation.
18. Ce qui tourne tout seul : les trois tâches planifiées
Trois travaux s'exécutent seuls, en arrière-plan, pour que rien ne traîne derrière vous.
- Libérer les options expirées, afin que le matériel non confirmé retourne à la disponibilité.
- Reprendre les livraisons de canal restées en échec, sans que vous ayez à y penser.
- Contrôler l'intégrité du journal des locations, pour que l'historique reste cohérent dans le temps.
- Vous n'avez rien à lancer : le passage de chaque tâche se vérifie depuis Dolibarr.
19. Qui a le droit de faire quoi
Dix droits découpent le module pour que chacun n'ouvre que la part qui le concerne.
- Consulter les locations, créer et modifier, supprimer : les trois niveaux de base.
- Configurer le module, que l'on réserve en général à l'administration.
- Utiliser le comptoir et gérer le planning : les deux droits du travail quotidien.
- Gérer la logistique, gérer les cautions, gérer les canaux : trois responsabilités que l'on confie séparément.
- Consulter le tableau de bord, que vous pouvez ouvrir largement ou garder pour l'encadrement.
20. Questions fréquentes
Les questions que posent le plus souvent les loueurs avant de se lancer.
- Faut-il dupliquer mes articles pour les louer ? Non : un article de votre catalogue devient louable sur sa propre fiche, et il reste le même article pour la vente.
- Un retour et un départ peuvent-ils tomber le même jour ? Oui : une période qui se termine libère la capacité pour celle qui commence le même jour, et les délais de préparation et de remise en état sont pris en compte.
- Deux personnes peuvent-elles confirmer en même temps le même matériel ? Non : la confirmation se fait d'un seul bloc indivisible, enregistrée entièrement ou pas du tout, et le même matériel ne peut donc pas être engagé deux fois.
- La caution est-elle encaissée par le module ? Non : elle est enregistrée, et aucune écriture comptable n'est produite sans retenue motivée. La restitution se fait en clôturant la caution.
- Si je change mes tarifs, mes dossiers en cours bougent-ils ? Non : un instantané tarifaire est figé au moment de l'engagement, et il ne suit pas vos évolutions de grilles.
- Les connecteurs boutique sont-ils facturés en plus ? Non : l'offre est unique, à 365 € HT, connecteurs compris. Achat sur https://www.ksidol.io, assistance sur https://www.ksidol.io/contact.
