Confidentialite et protection des donnees | KSIDol

1. Responsable de traitement pour le site et la relation commerciale

Pour les traitements lies au site public, aux demandes de contact, aux demandes de demonstration, aux commandes, a la facturation, a la gestion contractuelle, aux preuves d acceptation et au support commercial, KSIDol agit en qualite de responsable de traitement.

Les coordonnees de contact de KSIDol figurent sur le site, dans les pages de contact, les documents contractuels et les communications relatives au service.

2. Distinction des roles pour les donnees hebergees dans l instance client

Pour les donnees personnelles que le client saisit, importe, stocke ou traite dans son instance Dolibarr hebergee, le client agit en principe comme responsable de traitement pour ses propres finalites metier et KSIDol agit, sauf cas particulier contraire, comme sous-traitant ou hebergeur technique au sens du RGPD.

Le client demeure seul responsable de la definition des finalites, de la base legale, de l information des personnes concernees, des parametres metier, du contenu importe et, plus generalement, de la conformite des traitements qu il effectue dans son propre environnement.

3. Categories de donnees traitees

Selon les services utilises, KSIDol peut traiter des donnees d identification, de contact, de fonction, de societe, de facturation, de paiement, de correspondance, de suivi commercial, de support, des journaux techniques, des metadonnees de connexion, des traces contractuelles et, lorsqu un client utilise le service heberge, les donnees qu il confie a son instance.

Les champs obligatoires sont limites a ce qui est necessaire pour instruire une demande, preparer une demonstration, executer un contrat, securiser les acces, fournir le support, tenir la comptabilite et gerer la preuve.

4. Finalites et bases legales

Les traitements realises par KSIDol peuvent notamment poursuivre les finalites suivantes : repondre aux prises de contact, planifier des demonstrations, executer les commandes, ouvrir les services, assurer le support, gerer la facturation, prevenir la fraude, proteger la plateforme, conserver la preuve contractuelle et respecter les obligations legales.

Les bases legales mobilisees sont, selon les cas, l execution de mesures precontractuelles a votre demande, l execution du contrat, le respect d obligations legales, ainsi que l interet legitime de KSIDol a assurer la securite, la defense de ses droits, la prevention des abus et la bonne organisation de ses services.

5. Destinataires et sous-traitants

Les donnees sont accessibles, dans la limite de leurs besoins respectifs, aux personnes habilitees chez KSIDol ainsi qu aux prestataires impliques dans l execution du service, tels que l hebergement, l infrastructure, le paiement, la messagerie, la supervision, la maintenance, le support ou les outils strictement necessaires a la relation contractuelle.

KSIDol selectionne ses prestataires avec un niveau de diligence raisonnable et s attache a encadrer contractuellement les traitements qui leur sont confies lorsque cela est requis.

6. Transferts hors Union europeenne

Lorsque certains prestataires impliquent un acces, un hebergement ou un traitement de donnees en dehors de l Union europeenne ou de l Espace economique europeen, KSIDol s appuie, lorsque cela est requis, sur les mecanismes juridiques appropries disponibles chez ces prestataires, tels que des clauses contractuelles adequates, une decision d adequation ou tout autre fondement valide.

Lorsque le client utilise des outils tiers de son propre choix ou impose certains prestataires, il lui appartient egalement de verifier la licéité des transferts lies a ces choix.

7. Durees de conservation

Les donnees de prospection, de contact, de demonstration et de relation commerciale sont conservees pendant la duree utile a la gestion de la demande puis, le cas echeant, pendant la duree necessaire a la defense des droits de KSIDol et au respect de ses obligations legales.

Les donnees contractuelles, de facturation, de preuve, de journalisation et de securite peuvent etre conservees pendant les durees de prescription applicables, les durees legales imposées ou la duree strictement necessaire a la prevention, a la detection et au traitement des incidents.

Les donnees hebergees dans les environnements clients sont conservees selon la duree du contrat, les instructions du client, les contraintes techniques, les politiques internes de purge et les obligations legales applicables.

A defaut de parametrage specifique demande par le client, ces donnees hebergees font l objet d une regle de conservation par defaut : elles sont anonymisees apres trois annees consecutives sans aucune activite constatee depuis le logiciel du client, puis supprimees apres dix annees consecutives sans activite. Un parametrage different de cette conservation par defaut n est pas accessible en libre-service depuis l instance ; il doit faire l objet d une demande du client auprès de KSIDol, qui reste seul responsable de la definition des finalites et des durees applicables a ses propres traitements.

8. Securite et confidentialite

KSIDol met en oeuvre des mesures techniques et organisationnelles raisonnables destinees a proteger les donnees contre la destruction, la perte, l alteration, la divulgation non autorisee ou l acces non autorise. Ces mesures peuvent inclure le controle d acces, la journalisation, la segmentation, les correctifs, les sauvegardes, la supervision et la gestion des habilitations.

Aucune mesure de securite ne pouvant garantir une protection absolue, le client et les utilisateurs doivent egalement prendre toutes precautions utiles, notamment la protection de leurs identifiants, le cloisonnement des acces, la revue des droits attribues et le signalement rapide de tout incident suspect.

9. Droits des personnes concernees

Sous reserve des limites prevues par les textes applicables, les personnes concernees disposent de droits d acces, de rectification, d effacement, d opposition, de limitation et, lorsque cela est applicable, de portabilite ou de retrait du consentement lorsque le traitement repose sur celui-ci.

Ces droits peuvent etre exerces aupres de KSIDol via les coordonnees de contact disponibles sur le site. En cas de doute raisonnable sur l identite du demandeur, une verification d identite peut etre exigee pour securiser la reponse.

Lorsqu une demande concerne des donnees traitees dans une instance client pour le compte de ce client, KSIDol pourra rediriger la demande vers le client responsable de traitement ou cooperer avec lui selon son role effectif.

10. Cookies, traceurs et journaux techniques

Le site KSIDol utilise des cookies strictement necessaires au panier, a la connexion, au paiement, a la securite et a la gestion de session. Ils ne sont actives que lorsque la fonction concernee en a besoin.

Le traceur interne de mesure d audience ksi_vid n est cree et aucune visite n est enregistree tant que l utilisateur n a pas donne son consentement explicite. Le refus n empeche ni la navigation, ni la commande, ni la prise de contact. Le choix et le cookie d audience ont une duree maximale de cent quatre-vingts jours.

Lorsqu elle est acceptee, la mesure d audience sert uniquement a comprendre les pages consultees et l origine generale des visites. L adresse IP n est pas conservee en clair dans ce journal : elle est reduite au prefixe reseau /24 en IPv4 ou /48 en IPv6. Les traces d audience sont destinees a etre conservees au plus treize mois.

Des journaux techniques et traces de securite peuvent egalement etre produits lors de la navigation, de la commande, de la connexion, de l acceptation des documents contractuels ou de l utilisation des services afin d assurer l exploitation, la preuve, la prevention de la fraude et la securite.

11. Engagements de KSIDol lorsqu il agit en sous-traitant

Lorsque KSIDol agit comme sous-traitant pour les donnees hebergees dans l environnement d un client, KSIDol traite en principe ces donnees sur instruction documentee du client, dans la limite des fonctionnalites disponibles, des necessites techniques, des obligations legales et des mesures de securite mises en place.

Lorsqu une demande de support, de telemaintenance, de sauvegarde, de restauration ou de mise a jour implique un acces aux donnees hebergees dans l instance du client, cet acces est realise dans la stricte mesure necessaire au traitement de la demande, par des personnes habilitees, tracees et soumises a une obligation de confidentialite appropriee. KSIDol s efforce de limiter l acces aux seules donnees pertinentes pour l operation de support concernee.

Selon l option de support souscrite, les canaux de contact, la plage horaire de prise en charge et le niveau de priorisation peuvent varier. Ces options modifient l organisation de la relation de support, mais ne modifient ni la qualification des roles au regard du RGPD, ni la finalite du traitement, ni le principe selon lequel KSIDol n accede aux donnees hebergees que pour executer le service, respecter ses obligations legales, securiser la plateforme ou traiter une demande valide du client.

KSIDol veille a ce que les personnes autorisees a traiter ces donnees soient soumises a une obligation de confidentialite appropriee, prend des mesures de securite adaptees, assiste raisonnablement le client pour les demandes relatives aux droits, aux incidents et aux obligations du RGPD dans la mesure du role effectivement assume, et permet la restitution ou la suppression des donnees selon les conditions contractuelles et techniques applicables.

Le client s engage a ne pas utiliser le service pour des traitements illicites ou disproportionnes, ni pour des categories particulieres de donnees ou des traitements a haut risque sans avoir verifie au prealable que le service, ses garanties contractuelles et ses mesures techniques sont adaptes a cet usage.

12. Reclamation, mise a jour et contact

Toute personne concernee peut, si elle l estime necessaire, introduire une reclamation aupres de l autorite de controle competente, en France la CNIL, sans prejudice de tout autre recours administratif ou juridictionnel.

La presente politique peut etre modifiee pour tenir compte d evolutions legales, techniques, organisationnelles ou contractuelles. La version publiee sur le site vaut information generale, sous reserve des documents contractuels ou preuves d acceptation specifiques a une commande.