Facturation électronique 2026 : le guide pratique pour préparer, émettre et suivre vos factures

La réforme distingue la réception et l’émission des factures. Même une petite entreprise qui n’émettra ses factures électroniquement qu’en 2027 doit être prête à en recevoir dès le 1er septembre 2026.

• 1er septembre 2026 — Réception : toutes les entreprises doivent pouvoir recevoir leurs factures électroniques. Émission et e-reporting pour les grandes entreprises et les ETI.
• 1er septembre 2027 — Émission et e-reporting pour les PME, TPE et micro-entreprises (la réception, elle, est déjà obligatoire pour tous).

Le circuit dépend surtout de la nature du client et du pays de l’opération. Avant de créer une facture, vérifiez la fiche tiers : une mauvaise qualification peut envoyer la facture dans le mauvais circuit ou provoquer un rejet.

• B2B — client entreprise ou professionnel établi en France : la facture est transmise au client par une plateforme agréée.
• B2C — client particulier : le client reçoit son document par le canal habituel ; les données de transaction et, selon le cas, d’encaissement relèvent de l’e-reporting.
• B2G — administration, collectivité ou entité publique : la facture suit le circuit public, avec les identifiants et références demandés par Chorus Pro.
• International — client hors de France : la facture suit le canal adapté au client ; les données peuvent relever de l’e-reporting.
• À retenir : un micro-entrepreneur qui achète pour son activité reste un professionnel (circuit B2B), et non un particulier.

Client particulier (B2C)

La fiche tiers doit clairement indiquer « Particulier ». Ne saisissez jamais un SIREN, un SIRET ou un numéro de TVA inventé pour faire disparaître un avertissement : corrigez la nature du tiers à la place.

Client professionnel (B2B)

Contrôlez la raison sociale (nom légal), le pays réel, le SIREN (9 chiffres) ou le SIRET (14 chiffres), le numéro de TVA intracommunautaire lorsqu’il s’applique, et une adresse complète et cohérente. Une donnée incorrecte peut provoquer un rejet ou une mauvaise correspondance.

Client public (B2G)

Demandez le SIRET exact de la structure, le code service si l’organisation l’exige, et le numéro d’engagement ou de commande. Une facture peut être rejetée même si les montants sont corrects lorsque ces références sont absentes.

1. Créer la facture : bon tiers, produits ou services, quantités, prix, remises, taxes et références.
2. Relire avant validation : une fois transmise, la facture ne doit plus être modifiée.
3. Valider : la validation fixe la référence et lance la préparation du document électronique.
4. Contrôler les avertissements : corrigez les données du tiers, l’IBAN, les références ou les lignes signalées.
5. Vérifier la destination : le client doit être joignable dans l’annuaire et l’adresse de routage correcte.
6. Transmettre : si l’envoi n’est pas automatique, lancez-le une seule fois.
7. Suivre le statut : attendez le retour de la plateforme ; ne renvoyez pas la même facture pour accélérer le traitement.

Les libellés varient selon la plateforme, mais l’action attendue reste la même. Le statut est votre source de vérité : un courriel du client ne remplace pas le statut affiché dans le circuit électronique.

• Préparation (non généré) : compléter ou corriger la facture et les données du tiers.
• Prêt à envoyer : contrôler puis transmettre si l’envoi n’est pas automatique.
• En cours (envoyé, en attente d’accusé) : patienter et éviter tout double envoi.
• Acheminé (déposé, reçu, pris en charge) : la facture est dans le circuit, suivez les retours du client.
• Accepté (approuvé) : poursuivez le suivi du règlement.
• À traiter (contesté, suspendu) : lire le motif, contacter le client et fournir les éléments demandés.
• Refus ou erreur (rejeté, erreur de routage) : corriger selon le motif ; ne pas modifier une facture déjà transmise, utiliser un avoir puis une nouvelle facture.
• Paiement (transmis, payé) : vérifier que les règlements correspondent à la réalité bancaire.

Dès qu’une facture a été transmise, elle est liée à un flux électronique et ne doit plus être modifiée, régénérée ou renvoyée comme si elle était nouvelle. La bonne méthode : identifier l’erreur, créer un avoir qui référence la facture d’origine, puis créer et transmettre la facture correcte. Ne supprimez jamais un document pour masquer une erreur et ne renvoyez pas plusieurs fois la même facture.

Les factures reçues sont récupérées depuis la plateforme et présentées dans votre environnement. Le rapprochement utilise en priorité les identifiants structurés (SIREN, SIRET ou TVA) : si le nom diffère légèrement mais que l’identifiant correspond, le document peut être rattaché. Contrôlez la devise, les totaux HT, TVA et TTC, puis approuvez, contestez ou refusez la facture avec un motif clair avant de la passer en comptabilité.

• Client sans adresse de facturation électronique : vérifier la nature B2B ou B2C, le SIREN, la TVA et l’adresse de routage du tiers.
• Destinataire introuvable ou non actif : contrôler l’annuaire ; demander au client sa plateforme et son adresse de réception active.
• SIREN, SIRET ou TVA invalide : corriger l’identifiant officiel, sans espaces ni numéro inventé.
• IBAN manquant : sélectionner un compte bancaire valide lorsque le paiement est prévu par virement.
• Avoir sans facture source : créer ou relier l’avoir depuis la facture d’origine.
• Facture déjà transmise : ne pas modifier ni renvoyer ; créer un avoir puis une facture corrigée.

Dolibarr gère nativement le format Factur-X, qui combine un PDF lisible et des données structurées. Pour aller plus loin : la page Dolibarr et la facture électronique 2026, le détail du format Factur-X, ou l’hébergement Dolibarr géré et sauvegardé par KSIDol.

Ce guide décrit le fonctionnement utilisateur dans un environnement Dolibarr hébergé par KSIDol. Il ne remplace pas un avis juridique, comptable ou fiscal : vérifiez toujours votre situation avec votre expert-comptable ou l’administration compétente. Références officielles : Ministère de l’Économie, DGFiP — facturation électronique, Communauté Chorus Pro.