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Modulanleitung: ComptaPortal

Nicht-technische Bedienungsanleitung: wofür das Modul dient, wie man es nutzt und wie es mit Dolibarr zusammenspielt.

ZielgruppeSteuerberater und Kanzleien

Bereitgestellte DokumenteValidierte Kunden- und Lieferantenrechnungen

ZugriffssicherheitNamentliches Konto + OTP-Code per E-Mail

AbrufkanälePortal, Download, ZIP per E-Mail, API

1. Moduluberblick

ComptaPortal ist ein sicheres Extranet, das Dolibarr ergänzt, damit Ihr Steuerberater (oder seine Kanzlei) Ihre Buchhaltungsbelege eigenständig abrufen kann, ohne ihm Zugang zu Ihrer Verwaltungssoftware zu gewähren. Das Unternehmen lädt den Steuerberater namentlich ein und legt genau fest, was er sehen darf; der Steuerberater meldet sich anschließend an einem eigenen Portal an, um die Rechnungen einzusehen, herunterzuladen, zu exportieren oder per E-Mail zu erhalten — oder um sie über eine Schnittstelle (API) automatisch aus seiner eigenen Buchhaltungssoftware abzurufen. Das Modul stützt sich vollständig auf die nativen Daten von Dolibarr (Geschäftspartner, Kunden- und Lieferantenrechnungen, bereits erzeugte PDF-Dokumente): Es muss nichts erneut erfasst werden. Es stellt lediglich die validierten Rechnungen schreibgeschützt und nachvollziehbar bereit. Es ersetzt keine zugelassene Plattform für elektronische Rechnungsstellung.

Ein eigener Zugang für den Steuerberater, ohne Dolibarr-Konto und ohne Zugriff auf Ihr internes System.
Rechte im Einzelfall festgelegt: Verkäufe, Einkäufe, Download, E-Mail-Versand, API.
Erhöhte Sicherheit: namentliches Konto, starkes Passwort, Einmalcode (OTP) per E-Mail, Audit-Protokoll.
Vier Möglichkeiten, Dokumente abzurufen: Online-Ansicht, Download, per E-Mail erhaltenes ZIP-Archiv oder automatischer Abruf per API.
Unterstützung sowohl klassischer Rechnungen als auch von Factur-X-Rechnungen (PDF mit eingebettetem XML).
Ein in das Menü Buchhaltung integriertes Modul, mandantenfähig und DSGVO-konform.

2. Dashboard und Steuerung (Unternehmensseite)

In Dolibarr steuert das Unternehmen das Portal über das Menü Buchhaltung > ComptaPortal. Die Startseite bietet einen Überblick auf einen Blick.

Drei unmittelbare Kennzahlen: Anzahl aktiver Steuerberater-Konten, ausstehende Einladungen, Übertragungen der letzten 30 Tage.
Eine Schaltfläche zum Erstellen einer neuen Einladung.
Eine Schaltfläche, um das öffentliche Portal in einem neuen Tab zu öffnen und zu sehen, was der Steuerberater sehen wird.
Ein klarer Hinweis: Das Portal gewährt kontrollierten Zugriff auf die Belege, ohne die Dolibarr-Oberfläche zu öffnen, und ersetzt keine zugelassene Plattform für elektronische Rechnungsstellung.

3. Ihren Steuerberater einladen

Alles beginnt mit einer namentlichen Einladung. Das Unternehmen entscheidet, wer auf das Portal zugreift und worauf.

Eine Einladung erstellen, indem Sie E-Mail, Kanzlei, Vorname, Nachname und Anzeigesprache des Steuerberaters eingeben.
Genau die gewährten Rechte ankreuzen: Kundenrechnungen, Lieferantenrechnungen, Download, E-Mail-Versand, API-Zugriff.
Die Einladung per E-Mail versenden (Schaltfläche „Mein Konto erstellen“) oder den sicheren Link kopieren, um ihn selbst weiterzugeben.
Empfänger in Kopie (CC) hinzufügen und bei Bedarf eine Lesebestätigung anfordern.
Den Status jeder Einladung verfolgen: ausstehend, verwendet oder abgelaufen (konfigurierbare Gültigkeitsdauer).
Eine nicht mehr benötigte Einladung löschen.

4. Zugangskonten verwalten

Sobald ein Steuerberater sein Konto über die Einladung erstellt hat, behält das Unternehmen die Kontrolle über diesen Zugang.

Liste der bestehenden Konten: Name, Kanzlei, Sprache, gewährte Rechte, Datum der letzten Anmeldung und Status.
Einen Zugang jederzeit aktivieren oder deaktivieren, ohne ihn zu löschen.
Einen Zugang endgültig löschen, wenn die Zusammenarbeit endet (die zugehörigen Anmeldecodes werden ebenfalls bereinigt).

5. Übertragungen verfolgen

Jedes an den Steuerberater übermittelte Dokument wird protokolliert, unabhängig vom verwendeten Kanal.

Detaillierter Verlauf: Datum, Empfängerkonto, Herkunft (Kunde oder Lieferant), Dokumentkennung, Kanal (Download, E-Mail oder API), Dateiname, Export-Los und Status.
Ermöglicht es, genau zu wissen, wer welches Dokument wann abgerufen hat.
Bildschirm, der Benutzern mit dem Leserecht für das Audit vorbehalten ist.

6. Sicherheitsprotokoll (Audit)

Eine Registerkarte Protokoll / Audit erfasst alle sicherheitsrelevanten Ereignisse des Portals, im Sinne der Konformität.

Protokoll der Anmeldungen, OTP-Codes, Downloads, API-Aufrufe, Erstellungen und Widerrufe von Token sowie Sperren.
Vier zusammenfassende Kennzahlen: Gesamtzahl der Ereignisse, Fehlschläge und Sperren, betroffene Konten, letztes Ereignis.
Filter nach Ereignistyp und nach Ergebnis (Erfolg, Fehlschlag, Sperre).
IP-Adressen und Browser werden gehasht gespeichert (nicht umkehrbar), um die DSGVO einzuhalten.

7. Das Portal aus Sicht des Steuerberaters

Auf seiner Seite verfügt der Steuerberater über ein einfaches und sicheres Portal, das vollständig von Dolibarr getrennt ist.

Kontoerstellung über den Einladungslink: Der Steuerberater wählt selbst sein Passwort (mindestens 12 Zeichen) und erhält anschließend eine Bestätigungs-E-Mail.
Anmeldung mit E-Mail und Passwort, verstärkt durch einen bei jeder Anmeldung per E-Mail versendeten Einmalcode (OTP) (Option, die das Unternehmen aktivieren kann oder nicht).
Startseiten-Dashboard mit anklickbaren Kacheln: aktuelle Dokumente, Kundenrechnungen, Lieferantenrechnungen, noch nie übermittelte Dokumente.
Der Steuerberater sieht niemals das Innere von Dolibarr: nur die Dokumente, deren Einsicht das Unternehmen ihm erlaubt hat.

8. Dokumente suchen, herunterladen und exportieren

Das Herzstück des Portals: die richtigen Rechnungen finden und im erwarteten Format abrufen.

Gefilterte Suche: Zeitraum (Start- und Enddatum), Verkäufe oder Einkäufe, Typ (Rechnung, Gutschrift, Anzahlung, Teilabrechnung), Geschäftspartner, Übertragungsstatus (nie übermittelt / bereits übermittelt).
Tabelle der Rechnungen mit Referenz, Geschäftspartner, Netto-, MwSt.- und Bruttobeträgen, Dateiformat (PDF oder Factur-X) und Datum der letzten Übertragung.
Herunterladen einer einzelnen Rechnung.
Mehrere Dokumente auswählen und als ZIP-Archiv exportieren, begleitet von einem zusammenfassenden Manifest und einer Liesmich-Datei.
Das Archiv per E-Mail erhalten — aus Sicherheitsgründen immer an die Adresse des angemeldeten Kontos, niemals an eine frei eingegebene Adresse.
Nur validierte Rechnungen, die bereits über ihr PDF verfügen, werden angeboten; die anderen erscheinen als „Warten auf Validierung“ und sind nicht herunterladbar.

9. Automatischer Abruf per API (Buchhaltungssoftware)

Für Kanzleien mit Buchhaltungssoftware können die Rechnungen ohne manuelle Anmeldung am Portal abgerufen werden.

Der Steuerberater erstellt einen oder mehrere Zugriffstoken (Name, Gültigkeitsdauer) und kann sie jederzeit widerrufen.
Der Token wird in der Buchhaltungssoftware eingetragen: Er ersetzt ein Passwort und wird im Authentifizierungs-Header jedes Aufrufs gesendet.
Zwei verfügbare Vorgänge: Rechnungen auflisten (mit Beträgen, Format und Download-Link) und ein Dokument herunterladen.
Schreibgeschützter Zugriff, begrenzt auf eine Anzahl von Aufrufen pro Stunde und vollständig protokolliert.
Die Integrationsdokumentation (Basis-URL und Aufrufbeispiele) wird direkt im Portal angezeigt.

10. Modulkonfiguration

Eine einzige Konfigurationsseite ermöglicht es, das Portal an Ihre Organisation anzupassen. Die meisten Werte sind sinnvoll vorausgefüllt.

Das öffentliche Portal aktivieren oder deaktivieren, seine Adresse (URL) und seinen angezeigten Titel festlegen.
Die Standardsprache des Portals wählen (Französisch, Englisch, Deutsch, Spanisch, Italienisch).
Die Gültigkeitsdauer der Einladungen und die Inaktivitätsdauer bis zur automatischen Abmeldung einstellen.
Den OTP-Code per E-Mail aktivieren und seine Gültigkeitsdauer festlegen.
Die Exportgrenzen (maximale Anzahl von Dokumenten und maximale Größe in MB) und das Limit für API-Aufrufe pro Stunde festlegen.
Die Absender-E-Mail-Adresse definieren (vorausgefüllt mit der des Unternehmens).
Die Nachricht der an den Steuerberater gesendeten E-Mail über einen Rich-Text-Editor anpassen; die Signatur KSIDol.io wird automatisch hinzugefügt.

11. Verknupfungen mit Dolibarr

Das Modul arbeitet nicht isoliert: Es ist mit den nativen Bausteinen von Dolibarr verzahnt.

Geschäftspartner (Kunden und Lieferanten) : Die angebotenen Rechnungen sind mit den Dolibarr-Geschäftspartnern verknüpft; der Steuerberater kann nach Geschäftspartner filtern, und die rechtlichen Angaben Ihres Unternehmens (SIREN, SIRET, USt-IdNr., Adresse) werden nach der Anmeldung angezeigt.
Kundenrechnungen : Validierte Verkaufsrechnungen (Rechnungen, Gutschriften, Anzahlungen, Teilabrechnungen) werden schreibgeschützt mit ihren Netto-, MwSt.- und Bruttobeträgen bereitgestellt.
Lieferantenrechnungen : Validierte Einkaufsrechnungen werden auf die gleiche Weise bereitgestellt, jedoch nur, wenn dem Steuerberater das entsprechende Recht gewährt wurde.
PDF- und Factur-X-Dokumente : Das Modul verteilt das von Dolibarr für jede Rechnung bereits erzeugte PDF und erkennt automatisch Factur-X-/ZUGFeRD-Varianten (eingebettetes XML), um diese vorrangig bereitzustellen.
E-Mail-Engine von Dolibarr : Einladungen, Bestätigungs-E-Mails, OTP-Codes und Archivversände nutzen das native E-Mail-System von Dolibarr und die Absenderadresse des Unternehmens.
Trigger auf Rechnungen : Das Modul überwacht die Lebenszyklus-Ereignisse der Kunden- und Lieferantenrechnungen (Validierung, Änderung, Stornierung, Löschung), um sein Nachverfolgungsprotokoll zu speisen.
Menü Buchhaltung und Benutzerrechte : Das Modul wird im Menü Buchhaltung von Dolibarr installiert; jeder Bildschirm ist durch ein eigenes Recht geschützt (Einsicht, Zugangsverwaltung, Audit, Konfiguration).
Mehrfirmenfähigkeit (Entitäten) : Alle Daten sind nach Entität getrennt: Auf einer Mehrfirmen-Installation sieht jedes Unternehmen nur seine eigenen Rechnungen und Konten.