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Modulanleitung: DMS QR Mobil
Nicht-technische Anleitung: wofür das Modul dient, wie man es benutzt und wie es mit Dolibarr zusammenspielt.
KompatibilitätDolibarr 18 bis 24
Mobiler ZugriffSicherer QR + PIN
ZielDMS/ECM (manuelle Ordner)
PDF-AusgabeZusammengeführtes PDF (optional)
1. Moduluberblick
DMS QR Mobil verwandelt Ihr Telefon in einen Scanner für das DMS (Dokumentenmanagementsystem) von Dolibarr. Von einem Dolibarr-Arbeitsplatz aus erstellen Sie eine „Scan-Sitzung", die einen QR-Code erzeugt. Fotografiert die Person ihn mit einem Smartphone, öffnet sich eine sichere mobile Seite; sie fotografiert ihre Dokumente (Lieferschein, Papierrechnung, unterschriebener Vertrag, Baustellennachweis …), benennt sie und sendet sie ab. Die Bilder landen dann direkt im gewählten DMS-Ordner von Dolibarr – ohne Kabel, ohne E-Mail und ohne zu installierende App.
Das Modul stützt sich vollständig auf das native DMS/ECM von Dolibarr: Es legt keinen separaten Speicherbereich an, sondern legt die Dokumente in den manuellen DMS-Verzeichnissen ab, die Sie bereits verwenden. Es verändert keine Datei des Dolibarr-Kerns und funktioniert auf einem Einzelarbeitsplatz ebenso wie auf einer Mehrmandanten-Plattform.
- Ein QR-Code = eine mobile Dokumentenablage, ohne Installation einer App auf dem Telefon
- Die Fotos werden automatisch in einem DMS-Ordner von Dolibarr abgelegt
- Zugang geschützt durch einen Link mit signiertem Token, ein Ablaufdatum und einen optionalen PIN-Code
- Live-Vorschau der eingehenden Bilder auf der Dolibarr-Seite
- Optionale Erzeugung eines einzigen PDF, das alle Bilder einer Sitzung zusammenfasst
- Keine Änderung am Dolibarr-Kern, Beachtung der Berechtigungen und Mandanten (Entitäten)
2. Eine Scan-Sitzung erstellen und den QR-Code generieren
Alles beginnt mit einer Sitzung, die von Dolibarr aus im Menü DMS/ECM > Scan QRCode erstellt wird. Die Sitzung legt fest, wohin die Dokumente gelangen sollen, und erzeugt den QR-Code, der dem Telefon vorgelegt wird.
- Einen vorhandenen manuellen DMS-Ordner als Ziel für die Bilder auswählen
- Oder spontan einen neuen Ordner anlegen, indem man einen Pfad eingibt (z. B. manual/Kunden/2026)
- Der Sitzung eine Bezeichnung geben, um sie leicht wiederzufinden (andernfalls wird eine Referenz GQRM-… vergeben)
- Das Modul zeigt sofort den QR-Code, den öffentlichen Link und, wenn die Option aktiv ist, einen 4-stelligen PIN-Code an
- Link, PIN und QR sind nur für Benutzer sichtbar, die berechtigt sind zu erstellen/verwalten (ein Nur-Lese-Profil sieht sie nicht)
3. Dokumente vom Mobilgerät erfassen und senden
Die Person vor Ort scannt den QR-Code (oder öffnet den Link): Eine schlichte mobile Seite öffnet sich, ohne Dolibarr-Menü und ohne einzugebendes Konto. Dies ist der Bildschirm zum Ablegen der Fotos.
- Den PIN-Code eingeben, falls dieser für die Sitzung verlangt wird
- Bilder hinzufügen, indem man die Kamera direkt auslöst oder aus der Galerie auswählt
- Mehrere Bilder nacheinander in derselben Sitzung aufnehmen (Anzahl durch die Konfiguration begrenzt)
- Jedes Bild vor dem Senden umbenennen (Scan-Name)
- Die Bilder werden vor dem Senden automatisch auf dem Telefon verkleinert, um die Verbindung zu schonen
- Die Bilder in einen Pufferbereich senden und dann mit „Abschließen und senden" die Ablage ausdrücklich bestätigen
4. In Echtzeit verfolgen und im DMS abschließen
Während das Mobilgerät sendet, zeigt der Dolibarr-Arbeitsplatz den Fortschritt an. Das Abschließen legt die Dateien endgültig im DMS ab.
- Echtzeit-Vorschau auf der Dolibarr-Seite: Miniaturansichten, Name, Status und Größe jedes empfangenen Bildes
- Beim Abschließen wird jedes Bild vom Pufferbereich in den Ziel-DMS-Ordner verschoben
- Jede Datei wird im DMS von Dolibarr mit einer Beschreibung und Schlagwörtern (qr, mobile, scan) gespeichert
- Doppelte Dateinamen werden automatisch behandelt (Suffix -1, -2 …)
- Das Abschließen ist eine bewusste und zuverlässige Aktion: Sie hängt nicht vom Schließen des Tabs ab
5. Ein zusammengeführtes PDF erzeugen (Option)
Um ein einziges Dokument statt einer Reihe von Bildern zu erhalten, kann das Modul alle Fotos einer Sitzung zu einem einzigen PDF zusammenfügen.
- Ein PDF, das alle Bilder der Sitzung zusammenfasst, wird beim Abschließen erstellt
- Das PDF wird im selben DMS-Ordner wie die Bilder abgelegt, neben den Originalen
- Funktion, die in der Modulkonfiguration aktiviert oder deaktiviert werden kann
- Das PDF wird mit der in Dolibarr integrierten PDF-Engine erzeugt (kein externes Werkzeug zu installieren)
6. Den Sitzungsverlauf einsehen
Eine eigene Seite fasst die Scan-Sitzungen und ihren Status zusammen – zur Nachverfolgung und Kontrolle.
- Liste der letzten Sitzungen mit Kennung, Referenz und Bezeichnung
- Status jeder Sitzung (Entwurf, geöffnet, wird gesendet, abgeschlossen, abgelaufen …)
- Erstellungs- und letztes Aktivitätsdatum
- Anzahl der jeder Sitzung zugeordneten Bilder
- Zugriff mit einem Klick auf die Details einer Sitzung
7. Sicherheit und Lebenszyklus der Sitzungen
Der mobile Zugriff ist ohne Dolibarr-Konto möglich: Das Modul regelt daher streng, wer ablegen darf und wie lange.
- Öffentlicher Link, geschützt durch ein signiertes Token, das für jede Sitzung eindeutig ist
- Begrenzte Gültigkeitsdauer (der QR läuft nach der konfigurierten Frist automatisch ab)
- Optionaler PIN-Code, der auf dem Mobilgerät vor jeder Ablage abgefragt wird
- Token und PIN in der Datenbank verschlüsselt; die Prüfungen erfolgen per Prüfsumme (Hash), nie im Klartext
- Sobald die Sitzung abgeschlossen ist, wird der öffentliche Zugriff standardmäßig wieder geschlossen
- Erfassung der IP-Adresse und des Browsers beim Öffnen der mobilen Seite (Nachvollziehbarkeit)
8. Das Modul konfigurieren
Eine Einstellungsseite (Konfiguration > Module > DMS QR Mobil) ermöglicht es, das Verhalten an Ihre Organisation anzupassen.
- Gültigkeitsdauer des QR-Codes (in Sekunden)
- Maximal zulässige Größe pro Bild (in MB)
- Maximale Anzahl an Bildern pro Sitzung
- Ob ein öffentlicher PIN-Code verlangt wird oder nicht
- Ob das zusammengeführte PDF beim Abschließen erzeugt wird oder nicht
- Ob der öffentliche Zugriff auf eine bereits abgeschlossene Sitzung erlaubt wird oder nicht (standardmäßig deaktiviert)
- Maximale Bildgröße vor der Komprimierung auf dem Mobilgerät (in Pixeln)
- Aufbewahrungsdauer der temporären Dateien abgeschlossener Sitzungen (in Tagen)
9. Bereinigung, Aufbewahrung und Wartung
Das Modul räumt temporäre Daten auf, um den Server nicht zu überladen, und bietet punktuelle Wartungsaktionen an.
- Automatische Bereinigung abgelaufener Sitzungen und temporärer Dateien, ausgelöst beim Öffnen der Seite Scan QRCode
- Schaltfläche „Bereinigung starten" in der Konfiguration für eine sofortige manuelle Bereinigung
- Löschung der temporären Dateien abgeschlossener Sitzungen nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist
- Aktion „Bestehende Geheimnisse migrieren", um alte, noch im Klartext gespeicherte Token/PINs zu verschlüsseln (Sicherheits-Upgrade)
10. Verknupfungen mit Dolibarr
Das Modul arbeitet nicht isoliert: Es ist mit den nativen Bausteinen von Dolibarr verzahnt.
- DMS/ECM (Dokumente) : Dies ist das Herzstück des Moduls und seine einzige zwingende Abhängigkeit: Die manuellen DMS-Verzeichnisse dienen als Ziel, und jedes Bild (sowie das zusammengeführte PDF) wird als echtes DMS-Dokument von Dolibarr gespeichert – mit Beschreibung, Schlagwörtern und Verweis auf die ursprüngliche Sitzung. Die Dateien lassen sich anschließend wie jedes andere Dolibarr-Dokument einsehen und herunterladen.
- Manuelle DMS-Ordner : Das Modul liest die Baumstruktur der vorhandenen manuellen Ordner, um das Ziel vorzuschlagen, und kann spontan einen neuen Ordner (und dessen Unterordner) anlegen, falls er noch nicht existiert, unter Beachtung der Standardstruktur des DMS.
- Benutzer und Berechtigungen (ACL) : Der Zugriff auf die internen Seiten wird durch die modulspezifischen Dolibarr-Berechtigungen geregelt: Sitzungen lesen, erstellen, abschließen, verwalten. Die DMS-Ordner und -Dateien werden im Namen des angemeldeten Dolibarr-Benutzers erstellt.
- Dolibarr-Menüs : Das Modul fügt sich mit zwei Einträgen in das native DMS/ECM-Menü ein: „Scan QRCode" und „Sitzungsverlauf", ohne separate Seite oder separates Menü.
- PDF-Engine von Dolibarr : Das Zusammenführen der Bilder zu einem einzigen PDF nutzt die in Dolibarr eingebettete PDF-Engine (TCPDF), ohne externe Abhängigkeit.
- Mandantenfähigkeit (Entitäten) : Sitzungen, Ordner und Dokumente sind der aktuellen Entität zugeordnet: Bei einer Mehrmandanten-Installation sieht jedes Unternehmen nur seine eigenen Sitzungen und Ablagen.
