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Guia del modulo: ComptaPortal

Guía de uso no técnica: para qué sirve el módulo, cómo utilizarlo y cómo se integra con Dolibarr.

Público destinatarioAsesores contables y despachos

Documentos expuestosFacturas de clientes y proveedores validadas

Seguridad de accesoCuenta nominativa + código OTP por correo electrónico

Canales de recuperaciónPortal, descarga, ZIP por correo, API

1. Descripcion del modulo

ComptaPortal es una extranet segura que se añade a Dolibarr para permitir que su asesor contable (o su despacho) recupere sus documentos contables de forma autónoma, sin darle acceso a su software de gestión. La empresa invita al asesor de forma nominativa y elige con precisión lo que puede ver; el asesor se conecta después a un portal dedicado para consultar, descargar, exportar o recibir por correo electrónico las facturas, o recuperarlas automáticamente desde su propio software contable mediante una interfaz (API). El módulo se apoya por completo en los datos nativos de Dolibarr (terceros, facturas de clientes y proveedores, documentos PDF ya generados): no hay que reintroducir nada. Se limita a exponer, en modo de solo lectura y de forma trazada, las facturas validadas. No sustituye a una plataforma homologada de facturación electrónica.

Un acceso dedicado para el asesor contable, sin cuenta de Dolibarr ni acceso a su sistema interno.
Derechos configurados caso por caso: ventas, compras, descarga, envío por correo, API.
Seguridad reforzada: cuenta nominativa, contraseña robusta, código de un solo uso (OTP) por correo electrónico, registro de auditoría.
Cuatro maneras de recuperar los documentos: consulta en línea, descarga, archivo ZIP recibido por correo electrónico o recuperación automática por API.
Compatibilidad con las facturas clásicas y con las facturas Factur-X (PDF con XML incrustado).
Un módulo integrado en el menú Contabilidad, compatible con multiempresa y respetuoso con el RGPD.

2. Panel de control y gestión (lado empresa)

En Dolibarr, la empresa gestiona el portal desde el menú Contabilidad > ComptaPortal. La página de inicio ofrece una visión de conjunto de un vistazo.

Tres indicadores inmediatos: número de cuentas de asesor contable activas, invitaciones pendientes, transmisiones de los últimos 30 días.
Un botón para crear una nueva invitación.
Un botón para abrir el portal público en una nueva pestaña y ver lo que verá el asesor contable.
Un recordatorio claro: el portal ofrece un acceso controlado a los documentos sin abrir la interfaz de Dolibarr, y no sustituye a una plataforma homologada de facturación electrónica.

3. Invitar a su asesor contable

Todo comienza con una invitación nominativa. Es la empresa quien decide quién accede al portal y a qué.

Crear una invitación indicando el correo electrónico, el despacho, el nombre, los apellidos y el idioma de visualización del asesor contable.
Marcar con precisión los derechos concedidos: facturas de clientes, facturas de proveedores, descarga, envío por correo electrónico, acceso API.
Enviar la invitación por correo electrónico (botón «Crear mi cuenta») o copiar el enlace seguro para transmitirlo uno mismo.
Añadir destinatarios en copia (CC) y, si es necesario, solicitar un acuse de recibo.
Seguir el estado de cada invitación: pendiente, utilizada o caducada (duración de validez configurable).
Eliminar una invitación que ya no sea necesaria.

4. Gestionar las cuentas de acceso

Una vez que un asesor contable ha creado su cuenta desde la invitación, la empresa conserva el control sobre ese acceso.

Lista de las cuentas existentes: nombre, despacho, idioma, derechos concedidos, fecha de última conexión y estado.
Activar o desactivar un acceso en cualquier momento, sin eliminarlo.
Eliminar definitivamente un acceso cuando finaliza la colaboración (los códigos de conexión asociados también se purgan).

5. Seguir las transmisiones

Cada documento entregado al asesor contable queda registrado, sea cual sea el canal utilizado.

Historial detallado: fecha, cuenta destinataria, origen (cliente o proveedor), identificador del documento, canal (descarga, correo electrónico o API), nombre del archivo, lote de exportación y estado.
Permite saber con precisión quién ha recuperado qué documento y en qué momento.
Pantalla reservada a los usuarios que disponen del derecho de lectura de la auditoría.

6. Registro de seguridad (auditoría)

Una pestaña Registro / Auditoría rastrea todos los eventos sensibles del portal, con un enfoque de conformidad.

Registro de las conexiones, códigos OTP, descargas, llamadas API, creaciones y revocaciones de tokens, y bloqueos.
Cuatro indicadores de síntesis: total de eventos, fallos y bloqueos, cuentas afectadas, último evento.
Filtros por tipo de evento y por resultado (éxito, fallo, bloqueo).
Direcciones IP y navegadores almacenados en forma de hash (no reversible) para respetar el RGPD.

7. El portal visto por el asesor contable

Por su parte, el asesor contable dispone de un portal sencillo y seguro, totalmente separado de Dolibarr.

Creación de la cuenta desde el enlace de invitación: el asesor contable elige él mismo su contraseña (al menos 12 caracteres) y luego recibe un correo electrónico de confirmación.
Conexión por correo electrónico y contraseña, reforzada por un código de un solo uso (OTP) enviado por correo electrónico en cada conexión (opción que la empresa puede activar o no).
Panel de inicio con miniaturas en las que se puede hacer clic: documentos recientes, facturas de clientes, facturas de proveedores, documentos aún no transmitidos.
El asesor contable nunca ve el interior de Dolibarr: únicamente los documentos que la empresa le ha autorizado a consultar.

8. Buscar, descargar y exportar los documentos

El núcleo del portal: encontrar las facturas correctas y recuperarlas en el formato esperado.

Búsqueda filtrada: periodo (fechas de inicio y de fin), ventas o compras, tipo (factura, abono, anticipo, certificación), tercero, estado de transmisión (nunca transmitida / ya transmitida).
Tabla de facturas con referencia, tercero, importes base imponible, IVA y total, formato del archivo (PDF o Factur-X) y fecha de última transmisión.
Descarga de una factura de forma individual.
Selección de varios documentos y exportación en archivo ZIP, acompañado de un manifiesto resumen y de un archivo léeme.
Recepción del archivo por correo electrónico — por seguridad, siempre a la dirección de la cuenta conectada, nunca a una dirección introducida libremente.
Solo se proponen las facturas validadas y que ya disponen de su PDF; las demás aparecen como «Pendiente de validación» y no se pueden descargar.

9. Recuperación automática por API (software contable)

Para los despachos equipados con un software contable, las facturas se pueden recuperar sin conexión manual al portal.

El asesor contable crea uno o varios tokens de acceso (nombre, duración de validez) y puede revocarlos en cualquier momento.
El token se introduce en el software contable: sustituye a una contraseña y se envía en la cabecera de autenticación de cada llamada.
Dos operaciones disponibles: listar las facturas (con importes, formato y enlace de descarga) y descargar un documento.
Acceso de solo lectura, limitado en número de llamadas por hora y totalmente registrado.
La documentación de integración (URL base y ejemplos de llamadas) se muestra directamente en el portal.

10. Configuración del módulo

Una única página de configuración permite adaptar el portal a su organización. La mayoría de los valores están rellenados de forma inteligente.

Activar o desactivar el portal público, definir su dirección (URL) y su título mostrado.
Elegir el idioma predeterminado del portal (francés, inglés, alemán, español, italiano).
Ajustar la duración de validez de las invitaciones y el tiempo de inactividad antes de la desconexión automática.
Activar el código OTP por correo electrónico y definir su duración de validez.
Fijar los límites de exportación (número máximo de documentos y tamaño máximo en MB) y el tope de llamadas API por hora.
Definir la dirección de correo electrónico de envío (rellenada previamente con la de la empresa).
Personalizar el mensaje del correo electrónico enviado al asesor contable mediante un editor de texto enriquecido; la firma KSIDol.io se añade automáticamente.

11. Vinculos con Dolibarr

El modulo no funciona de forma aislada: se integra con los bloques nativos de Dolibarr.

Terceros (clientes y proveedores) : Las facturas propuestas están vinculadas a los terceros de Dolibarr; el asesor contable puede filtrar por tercero, y los datos legales de su empresa (SIREN, SIRET, IVA, dirección) se muestran una vez conectado.
Facturas de clientes : Las facturas de venta validadas (facturas, abonos, anticipos, certificaciones) se exponen en modo de solo lectura con sus importes base imponible, IVA y total.
Facturas de proveedores : Las facturas de compra validadas se exponen de la misma manera, únicamente si se ha concedido el derecho correspondiente al asesor contable.
Documentos PDF y Factur-X : El módulo distribuye el PDF ya generado por Dolibarr para cada factura y detecta automáticamente las variantes Factur-X / ZUGFeRD (XML incrustado) para proporcionarlas de forma prioritaria.
Motor de correo electrónico de Dolibarr : Las invitaciones, correos de confirmación, códigos OTP y envíos de archivos utilizan el sistema de correo electrónico nativo de Dolibarr y la dirección de envío de la empresa.
Disparadores (triggers) sobre las facturas : El módulo escucha los eventos del ciclo de vida de las facturas de clientes y proveedores (validación, modificación, anulación, eliminación) para alimentar su registro de trazabilidad.
Menú Contabilidad y derechos de usuario : El módulo se instala en el menú Contabilidad de Dolibarr; cada pantalla está protegida por un derecho dedicado (consulta, gestión de accesos, auditoría, configuración).
Multiempresa (entidades) : Todos los datos están compartimentados por entidad: en una instalación multiempresa, cada empresa solo ve sus propias facturas y cuentas.