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Modulanleitung: Kundendienst

Nicht-technische Anleitung: wozu das Modul dient, wie man es nutzt und wie es mit Dolibarr zusammenspielt.

Modulversion24.0.1

Dolibarr-Kompatibilität18 bis 24

Mitgelieferte Sprachen5 (FR, EN, DE, ES, IT)

DoliStore-ReferenzNr. 2703

1. Moduluberblick

Das Modul Kundendienst (SAV) verwandelt Dolibarr in eine echte Annahmewerkstatt. Es ermöglicht die Nachverfolgung jedes vom Kunden anvertrauten Produkts – von der Annahme bis zur Rückgabe: Anlegen einer SAV-Akte, Diagnose, Werkstattplanung, Reparatur, Hinzufügen von Fotos und Dokumenten, Kundenunterschrift und Abschluss. Ziel ist es, jeden Vorgang mit verlässlichen und gemeinsam genutzten Informationen nachzuverfolgen und eine vollständige Historie je Kunde zu führen. Neben der SAV-Akte fügt das Modul die RAN hinzu, eine einzige Akte je Geschäftspartner (Kunde oder Lieferant), die alle Elemente eines Ansprechpartners zusammenführt und verknüpft.

Eine SAV-Akte = ein Kundenprodukt + ein Geschäftspartner + datierte Schritte (Annahme, Diagnose, Reparatur, Versand, Nachverfolgung).
Das Modul verändert keine Datei des Dolibarr-Kerns und stützt sich auf dessen native Objekte (Geschäftspartner, Produkte/Dienstleistungen, Angebote, Aufträge, Rechnungen, Interventionen, Kalender, Dokumente).
Aus einem SAV lassen sich Dolibarr-Angebote, -Aufträge, -Rechnungen, -Interventionen und -Lieferungen erzeugen, mit automatischer Statussynchronisation.
Alle Aktionen, Fotos, Dokumente und Unterschriften bleiben mit der Akte verknüpft, um die Nachvollziehbarkeit zu gewährleisten.
Oberfläche für Werkstatt und Außendienst konzipiert (Fotoaufnahme per Telefon über QR-Code, Online-Unterschrift des Kunden, Sprachdiktat der Notizen).

2. Die SAV-Akte (Annahmebeleg)

Das ist der Kern des Moduls: Jede Annahme eines Kundenprodukts führt zu einem SAV-Annahmebeleg, der in Reiter gegliedert ist (Annahme, Diagnose, Reparatur, Versand, Nachverfolgung, E-Mail senden).

Ein SAV anlegen, indem Sie den Kunden (Geschäftspartner), den Techniker und den Status wählen; Datum und Uhrzeit der Annahme sind vorbelegt.
Die Produktdaten erfassen: Seriennummer, Marke, Modell, Version, Typ, Garantie, Zustand und Symptome.
Das mit dem Produkt übergebene Zubehör ankreuzen (Taschenlampe, Kabel, Koffer, Fernbedienung, Ladegerät … anpassbare Listen) sowie den Namen des Unterzeichners.
Angeben, ob ein Versand erforderlich ist (Ja / Nein).
Produkt-/Dienstleistungszeilen oder freie Zeilen hinzufügen; eine geschätzte Summe wird angezeigt und nach dem Werkstattdurchlauf angepasst.
Den Status weiterentwickeln: Entwurf, In Bearbeitung, Abgeschlossen; ein bestehendes SAV klonen, es mit „ENDE SAV – KUNDENAKTE“ abschließen oder eine abgeschlossene Akte wieder öffnen.

3. Diagnose, Reparatur und Notizen

Die Reiter Diagnose und Reparatur ermöglichen es, die durchgeführte Arbeit festzuhalten, mit klarer Trennung zwischen dem, was für den Kunden sichtbar ist, und dem, was intern in der Werkstatt bleibt.

Diagnose: Feststellungen, den festgestellten Fehler, die Inspektion und Anmerkungen festhalten.
Reparatur: die durchgeführten Arbeiten und die ausgetauschten Teile mit ihren Mengen beschreiben.
Öffentliche Notizen (für den Kunden sichtbar) von privaten Notizen (werkstattintern) unterscheiden – für Diagnose, Reparatur und Versand.
Notizen per Sprache diktieren (Sprachdiktat), um im Außendienst Zeit zu sparen.

4. Die RAN: eine einzige Akte je Geschäftspartner

Die RAN (im Menü „Reparaturhistorie“ zusammengefasst) ist die einzige Akte eines Geschäftspartners, die alle seine Annahmen zentralisiert und als Einstiegspunkt zwischen dem Kunden (oder Lieferanten) und der Werkstatt dient.

Eine einzige RAN je Geschäftspartner: Die Schaltfläche „RAN“ öffnet oder erstellt automatisch die Akte des Kunden oder Lieferanten.
Reiter der RAN: Statushistorie, Statistik/Nachverfolgung, Verknüpfte Elemente (anklickbare Links) und Gerätepark des Kunden.
Jede Statusänderung (Entwurf, In Bearbeitung, Abgeschlossen) wird zur Nachvollziehbarkeit protokolliert.
Lieferanten-RAN fassen die zugehörigen SAV vom Typ „Lieferantenrückgabe“ zusammen.
Statistik/Nachverfolgung hebt Risikosituationen hervor: SAV, das seit mehr als 15 Tagen wartet, unbezahlte Rechnungen, nicht geplantes SAV, Lieferantenrückgabe ohne Lieferant oder zu alt.

5. Gerätepark und Parkbenutzer

Das Modul verwaltet einen Bestand an Geräten, die jedem Kunden zugeordnet sind und über einen eigenen Reiter auf dem Geschäftspartner-Datensatz einsehbar sind.

Die Geräte eines Kunden mit Identifikation, Kauf/Garantie, Benutzer und Standort erfassen.
Geräte in einer Eltern-/Kind-Baumstruktur organisieren, um eine vollständige Einheit zu beschreiben.
Die Historie der mit jedem Gerät verknüpften SAV einsehen.
„Parkbenutzer“ verwalten: eine Person, die das Gerät benutzt, unabhängig von den Dolibarr-Kontakten und für mehrere Geräte wiederverwendbar.
Einem geführten Ablauf in 3 Schritten folgen: Gerätepark, Parkbenutzer, dann Anlegen des Geräts.

6. Geräte-Referenzdaten und Wörterbücher

Ein Referenzdatenbestand zentralisiert die Marken, Modelle, Versionen, Typen und Kategorien, die beim Anlegen der Akten und Geräte verwendet werden.

Produktkategorien anlegen und verwalten und ihre Sichtbarkeit in den SAV festlegen.
Die Wörterbücher Marken / Modelle verwalten (mit optionalem Hubraum/Merkmal).
Einen Katalog per CSV- oder Tabellenkalkulationsdatei importieren (Spalten Kategorie, Marke, Modell, Version, Typ), mit herunterladbarer Beispieldatei.
Einträge in großen Mengen löschen oder aktualisieren.

7. SAV-Massenerstellung

Aus dem Gerätepark eines Kunden lassen sich mehrere SAV-Akten auf einmal erzeugen, nützlich für Wartungs- oder Kontrollkampagnen.

Schaltfläche „Massen-SAV erstellen“ für den gesamten Gerätepark des Kunden.
Schaltfläche „Massen-SAV mit der Auswahl erstellen“, nachdem die gewünschten Geräte angekreuzt wurden.
Eine Warnmeldung wird angezeigt, wenn kein Gerät ausgewählt ist.

8. Werkstattplanung und Techniker

Eine visuelle Planung (Kalender) ermöglicht es, die Einsätze zu organisieren und Zeitfenster zu reservieren, indem jede Akte einem Techniker zugewiesen wird.

Ein SAV per Klick oder Ziehen im Kalender planen; ein Start- und Enddatum festlegen.
Die Planungsart wählen: Werkstatt, Außeneinsatz oder Lieferantenrückgabe.
Einen Techniker zuweisen, mit Konflikterkennung und Vorschlag des nächsten verfügbaren Zeitfensters.
Die Planung nach Status, Techniker oder Einsatzart filtern.
Die Techniker verwalten (Liste, Hinzufügen, Aktivierung) sowie ihre Nichtverfügbarkeiten/Abwesenheiten (Sperren mit Nachweis).
Optionale Synchronisation mit Google Kalender (ein API-Schlüssel und ein Kalender je Techniker).

9. Dokumente und Produktfotos

Jede Akte zentralisiert ihre Anhänge und erleichtert die Fotoaufnahme mit einem Smartphone oder Tablet.

Dokumente (PDF, Bilder, Anhänge) in die Akte ablegen oder hochladen.
Fotos des Produkts aufnehmen, indem ein QR-Code mit einem Telefon gescannt wird, abgesichert durch einen Bestätigungscode.
Die aufgenommenen Fotos direkt in die Akte des Kunden übertragen.
Die Fotos über den Reiter Dokumente / Fotos ansehen, vergrößern oder löschen.

10. Kundenunterschrift und Unterschriftennachverfolgung

Das Modul ermöglicht es, den Kunden online unterschreiben zu lassen, um die Annahme oder Rückgabe des Produkts zu bestätigen.

Eine Unterschriftsseite an den Kunden senden (Link oder QR-Code); die Unterschrift erfolgt mit der Maus oder dem Finger.
Wählen, wer unterschreibt (Kunde oder Techniker), und die Annahme der Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) anbieten.
Jede Unterschrift mit ihrem Nachweis erfassen: Datum, IP-Adresse und Gerätetyp.
Die Unterschriftsprotokolle und die Unterschriftennachverfolgung je Kunde einsehen (Administratoren vorbehalten).
Möglichkeit, die Unterschrift im Schritt Reparatur zu verlangen, bevor fortgefahren wird.

11. PDF-Dokumente (Annahme- und Ausgabebelege)

Das Modul stellt mehrere PDF-Vorlagen bereit, um die dem Kunden ausgehändigten Belege zu erstellen.

Verfügbare Vorlagen: „Annahmebeleg“, „SAV – kaufmännische Vorlage“ und „SAV-Ausgabe“.
Den Titel des Annahmebelegs anpassen (z. B. Serviceauftrag).
Option, die Nettobeträge und den Rabatt im PDF auszublenden (die Daten bleiben in der Akte erhalten).
Option, Telefon und Mobiltelefon des Kunden sowie einen Informationsblock zur Unterschrift anzuzeigen.
Vorschau des PDF im Browser vor dem Drucken oder Herunterladen.

12. Umwandlung in kaufmännische Dolibarr-Dokumente

Eine SAV-Akte fügt sich in den kaufmännischen Ablauf von Dolibarr ein: Sie kann in native Dokumente umgewandelt und mit einer bestehenden Eingangsrechnung verknüpft werden.

Aus dem SAV ein Dolibarr-Angebot, einen Kundenauftrag, eine Rechnung, eine Intervention oder eine Lieferung erstellen.
Eine Eingangsrechnung des Kunden suchen und mit dem SAV verknüpfen (belegt das Kaufdatum und das Modell vor).
Einen Selektor aktivieren, der es auf Angeboten, Aufträgen, Rechnungen und Interventionen ermöglicht, die Produktinformationen eines SAV zu importieren.
Den SAV-Status automatisch entsprechend den Dolibarr-Ereignissen synchronisieren (Angebot angenommen, Auftrag validiert, Rechnung validiert).

13. Suche, Listen und technische Dokumentationen

Das Modul fügt Such- und Anzeigewerkzeuge hinzu, um schnell eine Akte oder eine Information zu finden.

Globale SAV-Suche nach Seriennummer, Marke oder Modell.
Eigene Listen: SAV je Kunde, je Kunde erfasste Produkte, Kennzahlen (KPI) der RAN-Nachverfolgung.
Verzeichnis technischer Dokumentationen: Dokumentationslinks nach Hersteller geordnet speichern.
Integrierte Anleitung, zugänglich über das Menü des Moduls.

14. Konfiguration und Anpassungsoptionen

Die Konfigurationsseite (Administratoren vorbehalten) fasst Reiter zusammen, um das Modul an das Geschäft anzupassen: Allgemeine Einstellungen, Dokumente und PDF, Kategorien, Allgemeine Geschäftsbedingungen, Extrafields, Google Kalender, Unterschriftennachverfolgung, Technische Dokumente, Produktfelder und Sprachdiktat.

Standard-Planungsvorlauf, Dolibarr-Produkt, das beim Anlegen eines SAV automatisch hinzugefügt wird, Dolibarr-Dienstleistung zur Abrechnung der Einsatzzeiten.
Aktivierung des SAV-Import-Selektors und der automatischen Statussynchronisation (Angebot / Auftrag / Rechnung).
Die interne Verfügbarkeit der Techniker ausblenden, wenn die Abwesenheiten vom nativen Dolibarr-Modul verwaltet werden.
Hochladen der zur Unterschrift angebotenen Allgemeinen Geschäftsbedingungen (PDF).
Auswahl der Zusatzfelder (Extrafields), die auf den Datensätzen angezeigt und je Dokumenttyp in die PDFs eingefügt werden.
Konfiguration des Sprachdiktats (kostenloses Google im Browser, Google API oder OpenAI) und des Anzeige-Fallbacks des Kalenders.
Wartungswerkzeuge: die Datenbank reparieren, die Menüs reparieren, die RAN-Verknüpfungen entdoppeln/synchronisieren/bereinigen.

15. Verknupfungen mit Dolibarr

Das Modul arbeitet nicht isoliert: Es ist mit den nativen Bausteinen von Dolibarr verzahnt.

Geschäftspartner (Kunden und Lieferanten) : Jede SAV-Akte, RAN und jedes Gerät ist einem Dolibarr-Geschäftspartner zugeordnet. Das Modul fügt auf dem Geschäftspartner-Datensatz die Reiter SAV, RAN, Gerätepark und Produkte hinzu und nutzt die Lieferanten für die Lieferantenrückgaben.
Produkte und Dienstleistungen : Die Zeilen eines SAV verwenden die Dolibarr-Produkte/-Dienstleistungen. Ein Produkt kann beim Anlegen automatisch hinzugefügt werden, und eine eigene Dienstleistung kann zur Abrechnung der Einsatzzeiten dienen (Verkaufspreis, MwSt. und Kundenpreise werden von Dolibarr übernommen).
Angebote (kaufmännische Vorschläge) : Ein SAV kann in ein Dolibarr-Angebot umgewandelt werden; die Annahme oder Unterzeichnung eines Angebots kann den SAV-Status automatisch aktualisieren.
Kundenaufträge : Erstellung eines Kundenauftrags aus dem SAV; die Validierung eines Auftrags kann den SAV-Status weiterentwickeln und die Verknüpfungen auslösen.
Rechnungen : Das SAV ermöglicht es, eine bestehende Eingangsrechnung des Kunden zu verknüpfen (Rechnungssuche) und eine Rechnung aus der Akte zu erstellen; die Validierung einer Rechnung kann den SAV-Status aktualisieren. Die Zuordnung zu Zahlung und Buchhaltung erfolgt anschließend über die native Dolibarr-Rechnung.
Interventionen (Interventionsscheine) : Wenn das Modul Interventionen aktiv ist, kann aus dem SAV ein Interventionsschein erstellt und die Einsatzzeiten über eine Dolibarr-Dienstleistung abgerechnet werden.
Lieferungen : Das Modul kann aus dem SAV eine Dolibarr-Lieferung für die Rückgabe oder den Versand des Produkts erstellen.
Kalender / Planung : Die Werkstattplanung verwaltet die Termine der Techniker und kann sich mit Google Kalender synchronisieren (API-Schlüssel und Kalender-ID je Techniker).
Dokumente (DMS / Speicher) : Die PDF-Dokumente, Anhänge und Fotos werden im Dolibarr-Datenbereich des Moduls gespeichert und bleiben mit der Akte verknüpft.
Zusatzfelder (Extrafields) und verknüpfte Elemente : Das Modul fügt SAV-Zusatzfelder hinzu, die auf den Datensätzen und in den PDFs der Rechnungen, Angebote, Aufträge und Interventionen angezeigt werden können, und nutzt den nativen Mechanismus „Verknüpfte Elemente“, um das SAV mit diesen Dokumenten zu verbinden.
Dokumentvorlagen : Die PDF-Vorlagen des SAV sind unter den Dolibarr-Dokumentvorlagen (Typ sav) registriert und wie bei anderen Objekten auswählbar.