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Modulanleitung: Einsätze
Nicht-technische Bedienungsanleitung: wozu das Modul dient, wie man es benutzt und wie es mit Dolibarr zusammenspielt.
ModulEinsätze (KSIDol)
ZielAußendiensteinsätze von A bis Z verwalten.
VerwendungKSIDol-Module
EckpunktePlanung · Techniker · Fakturierung · Unterschrift
1. Moduluberblick
Dieses Modul verwandelt die Einsatzberichte von Dolibarr in ein vollständiges Werkzeug zur Verwaltung von Einsätzen vor Ort: Planung, Techniker, Nachverfolgung, Fakturierung und Unterschrift, anpassbar an jede Branche (Reparatur, Wartung, Installation, Dienstleistungen …). Es stützt sich vollständig auf die nativen Objekte von Dolibarr (Geschäftspartner, Einsätze, Angebote, Aufträge, Rechnungen, Agenda): Nichts ist isoliert, alles bleibt für den Rest von Dolibarr nutzbar.
- Jeder Einsatz erhält eine eindeutige Nummer (IE-Nr.) und kann geplant, einem Techniker zugewiesen und vom Kunden unterschrieben werden.
- Leistungen, Teile und aufgewendete Zeit werden direkt aus dem Einsatz heraus fakturiert.
- Bezeichnungen und Menüs lassen sich umbenennen, um sie an den Wortschatz Ihrer Tätigkeit anzupassen.
2. Einen Einsatz anlegen
Ein Einsatz wird wie ein klassischer Dolibarr-Einsatzbericht angelegt, über das Menü des Moduls oder über die Karteikarte eines Kunden.
- Wählen Sie den betreffenden Kunden: seine Kontaktdaten und seine Adresse werden automatisch übernommen.
- Erfassen Sie die Beschreibung, das Datum und die geplante Dauer des Einsatzes.
- Ergänzen Sie die für Ihre Branche spezifischen Angaben über die benutzerdefinierten Felder (Typ, betroffenes Material usw.).
- Bereits bei der Anlage wird eine Einsatznummer vergeben und ein Standard-Zeitfenster kann automatisch gesetzt werden.
3. Die Einsatznummer (IE-Nr.)
Jeder Einsatz trägt eine eindeutige, fortlaufende und modulspezifische Nummer (zum Beispiel IE00001), die oben auf der Karteikarte angezeigt wird.
- Die IE-Nr. ist anklickbar und führt direkt zurück zur Karteikarte des Einsatzes.
- Sie wird sowohl manuell angelegten als auch automatisch erzeugten Einsätzen zugewiesen.
4. Im Planer terminieren und verschieben
Der Planer zeigt die Einsätze als Termine an, die man mit der Maus verschiebt.
- Verschieben oder skalieren Sie einen Termin, um Datum, Uhrzeit oder Dauer zu ändern.
- Die Daten der Karteikarte, die Zeitzeilen und das verknüpfte Agenda-Ereignis folgen der Verschiebung automatisch.
- Eine standardmäßige (einstellbare) Planungsfrist setzt neue Einsätze automatisch auf X Tage im Voraus.
- Nichtverfügbarkeiten der Techniker werden angezeigt, um Terminkonflikte zu vermeiden.
5. Die Techniker
Das Modul verwaltet die Liste der Techniker und ihre Verfügbarkeiten.
- Weisen Sie jedem Einsatz einen Techniker zu.
- Sehen Sie die Verfügbarkeiten ein und verwalten Sie sie über das eigene Menü.
- Der Planer berücksichtigt Nichtverfügbarkeiten bei der Zuweisung eines Zeitfensters.
6. Wiederkehrende Einsätze
Für Verträge und regelmäßige Wartung erzeugt eine wiederkehrende Vorlage die fälligen Einsätze automatisch.
- Legen Sie Häufigkeit, Dauer und Techniker der Vorlage fest.
- Zu jedem Fälligkeitstermin wird automatisch ein bereits terminierter Einsatz erstellt.
- Ein Kästchen „In der Agenda planen“ fügt das entsprechende Ereignis in die Agenda ein.
7. Zu fakturierende Positionen (Produkt, Dienstleistung, Zeit)
Fügen Sie vom Einsatz aus die Leistungen, Teile und die aufgewendete Zeit hinzu, die fakturiert werden.
- Fügen Sie Positionen für Produkt, Dienstleistung oder Arbeitszeit hinzu.
- Erfassen Sie den Nettopreis oder den Bruttopreis: der fehlende Betrag wird automatisch berechnet.
- Korrigieren oder löschen Sie jede Position mit den Stift- und Papierkorb-Symbolen, wie in Dolibarr.
- Die angewendete MwSt. richtet sich nach der Geschäftsregel (0 %, wenn der Kunde oder das Unternehmen nicht umsatzsteuerpflichtig ist).
8. Die Rechnung erstellen
Die auf dem Einsatz erfassten Positionen dienen zur Erstellung der Rechnung, ohne erneute Eingabe.
- Erstellen Sie die Rechnung direkt aus dem Einsatz: die bezifferten Positionen werden übernommen.
- Fassen Sie mehrere Einsätze desselben Kunden auf einer einzigen Rechnung zusammen.
- Die Rechnung bleibt eine native Dolibarr-Rechnung mit der gesamten zugehörigen Buchhaltung.
9. Unterschrift des Kunden
Der Kunde kann den Einsatz unterschreiben, um die erbrachte Leistung zu bestätigen.
- Aktivieren Sie die Unterschrift und ihre Verpflichtung über die Konfiguration.
- Die Unterschrift wird gespeichert und ist in der Signaturübersicht einsehbar.
10. Das Modul anpassen (Konfiguration)
Über die Konfiguration lässt sich das Modul an den Wortschatz und die Bedürfnisse Ihrer Tätigkeit anpassen.
- Benennen Sie die Bezeichnungen der Felder und Menüs um (zum Beispiel „Fahrzeugtyp“ in „Gerätetyp“).
- Wählen Sie, welche benutzerdefinierten Felder auf den Karteikarten und den PDFs sichtbar sind.
- Stellen Sie die standardmäßige Planungsfrist und das zur Fakturierung der Zeit verwendete Produkt ein.
- Aktivieren Sie die Unterschrift und bei Bedarf die Agenda-Synchronisation je Techniker.
11. Verknupfungen mit Dolibarr
Das Modul arbeitet nicht isoliert: Es ist mit den nativen Bausteinen von Dolibarr verzahnt.
- Kunde (Geschäftspartner) : jeder Einsatz ist einem Geschäftspartner und seinen Kontakten zugeordnet.
- Fakturierung : die Positionen des Einsatzes speisen eine native Dolibarr-Rechnung.
- Angebote und Aufträge : der Einsatz fügt sich in den üblichen Vertriebszyklus ein.
- Agenda : geplante Einsätze können Agenda-Ereignisse erzeugen.
- Dokumente : PDFs und Anhänge werden weiterhin von Dolibarr verwaltet.
