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Modulanleitung: Supportzeit

Nicht-technische Anleitung: wozu das Modul dient, wie man es benutzt und wie es mit Dolibarr zusammenspielt.

StoppuhrAuf allen Seiten

FakturierungMit einer Auswahl

MonatskontingentInklusive je Kunde

KompatibilitätDolibarr 18 bis 24

1. Moduluberblick

Das Modul Telefon-Supportzeit ermöglicht es, die Support-Anrufe, die Sie erhalten oder tätigen, per Stoppuhr zu erfassen, jeden Anruf dem richtigen Kunden zuzuordnen und anschließend die aufgewendete Zeit ohne jede erneute Eingabe abzurechnen. Eine schwebende Schaltfläche bleibt auf allen Dolibarr-Seiten verfügbar: Wenn das Telefon klingelt, startet ein Klick die Stoppuhr; am Ende des Anrufs wird die Zeit auf einem eigenen Datensatz gespeichert und ist abrechnungsbereit. Der Zähler läuft weiter, auch wenn Sie während des Anrufs die Seite wechseln. Das Modul stützt sich vollständig auf die Standardobjekte von Dolibarr: Es nutzt Ihre Geschäftspartner-Datensätze, um den Kunden zu identifizieren, erstellt echte Kundenrechnungen und stützt sich auf ein Produkt/eine Dienstleistung sowie auf die MwSt. aus Ihrer Konfiguration. Nichts wird "separat" verwaltet: Die Supportzeiten fließen in Ihre gewohnte Abrechnungskette ein.

Jeden Support-Anruf, ob eingehend oder ausgehend, von jeder Dolibarr-Seite aus per Stoppuhr erfassen.
Die Zeit automatisch dem richtigen Kunden zuordnen, mit Anrufrichtung und Betreff.
Die abzurechnenden Zeiten verfolgen und mit wenigen Klicks eine Kundenrechnung erzeugen.
Ein monatlich inklusives Support-Kontingent je Kunde verwalten und nur die Überschreitung abrechnen.

2. Die Anruf-Stoppuhr (schwebende Schaltfläche)

Das Herzstück des Moduls ist eine runde "Headset"-Schaltfläche, die dauerhaft in einer Bildschirmecke schwebt und auf allen Dolibarr-Seiten vorhanden ist. Sie dient dazu, die Stoppuhr eines Anrufs zu starten und zu stoppen, ohne ein bestimmtes Menü öffnen zu müssen.

Ein Klick öffnet ein kleines Panel, in dem man den betreffenden Kunden auswählt, dank einer Sofortsuche nach Name oder Kundencode (unter Kunden und Interessenten).
Existiert der Kunde noch nicht, kann man ihn über eine "+"-Schaltfläche sofort anlegen, ohne die aktuelle Seite zu verlassen.
Man gibt die Anrufrichtung an: "Eingehender Anruf" oder "Ausgehender Anruf".
Vor dem Start zeigt das Panel das verbleibende Support-Kontingent für den laufenden Monat des ausgewählten Kunden an.
Die Schaltfläche "Stoppuhr starten" beginnt die Zählung; ein Badge zeigt die verstrichene Zeit an und der Zähler läuft weiter, auch wenn Sie zu anderen Bildschirmen navigieren.
Am Ende des Anrufs geben Sie den Betreff ein und klicken auf "Anruf beenden": Die Zeit wird automatisch gespeichert. Über eine Schaltfläche "Abbrechen" lässt sich ein versehentlich gestarteter Anruf verwerfen.
Die Schaltfläche ist verschiebbar und ihre Position wird am Arbeitsplatz gespeichert; ein Administrator kann sie in der Konfiguration auch vollständig ausblenden.

3. Der Datensatz einer Supportzeit

Jeder per Stoppuhr erfasste Anruf wird zu einem Datensatz "Supportzeit", den man einsehen und – solange er nicht abgerechnet ist – korrigieren kann.

Jeder Zeit wird automatisch eine eindeutige Referenz zugewiesen (Format TSJJMM-0001, z. B. TS2608-0001).
Erfasste Informationen: Kunde, Anrufrichtung, Start- und Enddatum mit Uhrzeit, tatsächliche Dauer, abgerechnete Dauer, Betreff und freie Notiz.
Ein klarer Status begleitet jede Zeit: In Bearbeitung, Abzurechnen, Abgerechnet, Nicht abgerechnet oder Inklusive (Kontingent).
Eine noch nicht abgerechnete Zeit kann korrigiert werden (Richtung, Uhrzeiten, Betreff, Notiz); die tatsächliche und die abgerechnete Dauer werden dann neu berechnet.
Eine bereits abgerechnete Zeit ist gesperrt: Sie kann aus Sicherheitsgründen weder geändert noch gelöscht werden.

4. Der Reiter "Supportzeit" auf dem Kundendatensatz

Das Modul fügt direkt auf jedem Geschäftspartner-Datensatz einen Reiter hinzu, um Verlauf und Situation des Kunden im Bereich Support auf einen Blick zu finden.

Eine Übersichtstabelle für den laufenden Monat: zugeteiltes Support-Kontingent, verbrauchte Zeit, verbleibende Zeit und eventuelle Überschreitung.
Der kundenspezifische Preis der zusätzlichen Stunde, sofern definiert.
Die Gesamtzahl der erfassten Zeiten und die kumulierte tatsächliche Dauer für diesen Kunden.
Die Anzahl der aktuell "abzurechnenden" Zeiten.
Die vollständige Liste der Anrufe dieses Kunden, mit denselben Aktionen wie in der allgemeinen Liste.

5. Die Zeitliste und die Nachverfolgung "Abzurechnen"

Ein Menü "Supportzeit" am oberen Rand von Dolibarr gibt Zugriff auf die Liste aller erfassten Zeiten, mit den Werkzeugen, um sie zu finden und zu bearbeiten.

Suche nach Referenz, Betreff oder Kundenname und Filter nach Status.
Ein Untermenü "Abzurechnen" zeigt direkt die Zeiten an, die auf ihre Abrechnung warten.
Schnellaktionen in jeder Zeile: abrechnen, bearbeiten, als "Nicht abrechnen" markieren, wieder abrechenbar machen oder löschen.
Kontrollkästchen ermöglichen es, mehrere Zeiten desselben Kunden auszuwählen und dann "Auswahl abrechnen" zu starten.

6. Die Abrechnung der Supportzeiten

Das Modul wandelt die ausgewählten Zeiten ohne erneute Eingabe in eine Kundenrechnung um, indem es den Standard-Abrechnungsablauf von Dolibarr wiederverwendet.

Die Rechnung wird im Status Entwurf erstellt: Sie prüfen sie und validieren sie anschließend ganz normal in Dolibarr.
Alle gemeinsam abgerechneten Zeiten müssen zum selben Kunden gehören (automatische Prüfung).
Jede Zeit wird zu einer Rechnungszeile, die den Anruf beschreibt (Referenz, Datum, Betreff, Dauer); die Menge entspricht der in Stunden umgerechneten Zeit.
Der angewandte Preis folgt einer klaren Priorität: Preis der zusätzlichen Stunde des Kunden, sonst Preis des konfigurierten Produkts/der Dienstleistung, sonst der Ausweich-Stundensatz des Moduls.
Die abgerechnete Dauer berücksichtigt die Rundung und die Mindestdauer; auf der erzeugten Rechnung wird die Rundung erneut auf die Überschreitung angewendet.
Die Zahlungsbedingungen und die Zahlungsart des Kunden werden automatisch auf die Rechnung übernommen.
Nach der Abrechnung wechselt jede Zeit in den Status "Abgerechnet" und bleibt mit ihrer Rechnung verbunden (anklickbarer Link), wobei die Referenz der Zeit auf der Rechnungszeile übernommen wird.

7. Das inklusive monatliche Support-Kontingent

Für Kunden mit Support-Vertrag verwaltet das Modul ein jeden Monat inklusives Support-Zeitkontingent und rechnet dann nur das ab, was dieses Kontingent überschreitet.

Auf dem Kundendatensatz stehen zwei Angaben zur Verfügung: die Anzahl der pro Monat inklusiven Support-Minuten und bei Bedarf der Preis der Stunde über das Kontingent hinaus.
Ein Standard-Kontingent kann auf Modulebene für alle Kunden definiert werden, die keinen eigenen Wert haben.
Das Kontingent deckt die ersten Anrufe des Monats in chronologischer Reihenfolge ab; was darüber hinausgeht, wird abrechenbar.
Auf der Rechnung erscheint die vom Kontingent gedeckte Zeit deutlich mit einem Rabatt von 100 % (Betrag null), und nur die Überschreitung wird abgerechnet.
Eine vollständig vom Kontingent gedeckte Zeit erhält den Status "Inklusive".

8. Die Konfiguration des Moduls

Eine den Administratoren vorbehaltene Konfigurationsseite ermöglicht es, das Verhalten des Moduls an Ihre Art der Support-Abrechnung anzupassen.

Die schwebende Schaltfläche auf allen Seiten anzeigen oder ausblenden.
Das als Referenz auf den Rechnungszeilen verwendete Produkt/die Dienstleistung auswählen.
Den Preis dieses Produkts verwenden oder einen hier eingegebenen Ausweich-Stundensatz.
Die Rundung der abgerechneten Dauer in Minuten festlegen (0 = tatsächliche Dauer).
Eine abgerechnete Mindestdauer pro Anruf festlegen.
Das standardmäßig inklusive Support-Kontingent in Minuten festlegen.

9. Die Zugriffsrechte

Das Modul fügt sich in die Berechtigungsverwaltung von Dolibarr ein, mit fünf eigenständigen Rechten, die pro Benutzer oder pro Gruppe vergeben werden.

Supportzeiten einsehen.
Supportzeiten erstellen / ändern (erforderlich, um die Stoppuhr zu nutzen).
Supportzeiten abrechnen.
Supportzeiten löschen.
Das Modul konfigurieren.

10. Verknupfungen mit Dolibarr

Das Modul arbeitet nicht isoliert: Es ist mit den nativen Bausteinen von Dolibarr verzahnt.

Geschäftspartner (Kunden und Interessenten) : Das Modul stützt sich auf Ihre Geschäftspartner-Datensätze, um den Kunden eines Anrufs zu identifizieren: Sofortsuche unter Kunden und Interessenten, schnelles Anlegen eines neuen Kunden über das native Objekt Firma (Code und Nummerierung von Dolibarr verwaltet) und Hinzufügen eines Reiters "Supportzeit" auf jedem Geschäftspartner-Datensatz.
Kundenrechnungen : Die Abrechnung erzeugt echte Dolibarr-Kundenrechnungen im Status Entwurf, mit ihren Zeilen, der Übernahme der Zahlungsbedingungen und der Zahlungsart des Geschäftspartners und einer beibehaltenen Verbindung zwischen jeder Zeit und ihrer Rechnung. Validierung, Zahlung und Verbuchung folgen anschließend dem Standardablauf von Dolibarr.
Produkte und Dienstleistungen : Ein Produkt/eine Dienstleistung aus Ihrem Katalog dient als Referenz auf den Rechnungszeilen (Bezeichnung und Preis), für eine konsistente buchhalterische Zuordnung. Sein Preis kann als Support-Stundensatz verwendet werden.
MwSt. : Der auf die Zeilen angewandte MwSt.-Satz wird durch die Standardregeln von Dolibarr bestimmt, je nach Kunde und Referenz-Produkt/-Dienstleistung.
Zusatzfelder (extrafields) : Das inklusive monatliche Kontingent und der Preis der zusätzlichen Stunde werden in nativen Zusatzfeldern gespeichert, die dem Geschäftspartner-Datensatz hinzugefügt werden und wie jedes Dolibarr-Feld bearbeitbar sind.
Benutzer und Rechte : Jede Zeit ist mit dem Benutzer verknüpft, der sie erfasst hat, und der Zugriff auf die Funktionen wird durch fünf Rechte gefiltert, die im Standard-Berechtigungssystem von Dolibarr verwaltet werden.
Menüs und Reiter : Das Modul fügt ein Hauptmenü "Supportzeit" (mit den Untermenüs Liste und Abzurechnen), eine Konfigurationsseite und einen Reiter auf dem Geschäftspartner-Datensatz hinzu und respektiert dabei die native Navigation von Dolibarr.