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Modulanleitung: SMS-Versand

Nicht-technische Anleitung: wofür das Modul dient, wie man es nutzt und wie es mit Dolibarr zusammenspielt.

SMS-AnbieterOVH SMS (API)

Angebundene Dolibarr-Datensätze15+ Typen

Personalisierungsvariablen~150

Versandverfolgung5 Status + Kalender

1. Moduluberblick

Das Modul SMS-Versand erweitert Dolibarr um die Möglichkeit, SMS an Ihre Kunden, Interessenten, Kontakte und Lieferanten zu senden, direkt aus den Datensätzen, die Sie täglich aufrufen (Geschäftspartner, Angebot, Auftrag, Rechnung, Intervention, Vertrag, Lieferung, Mitglied...). Auf diesen Datensätzen erscheint eine Schaltfläche "SMS senden": Sie öffnet ein Formular, das bereits mit Name und Telefonnummer des Empfängers ausgefüllt ist, ohne erneute Eingabe. Die Nachrichten werden über die SMS-API von OVH mit Ihrem validierten Absendernamen versendet. Das Modul stützt sich vollständig auf die nativen Daten von Dolibarr: Es übernimmt die Kontaktdaten von Geschäftspartnern und Kontakten, die Referenzen und Beträge der Belege und speichert jeden Versand im Kalender, um eine Spur zu behalten. Es bietet außerdem wiederverwendbare SMS-Vorlagen, Variablen, die sich automatisch füllen (Name, Referenz, Betrag, Daten, Download-Links...), eine vollständige Versandverfolgung und eine SMS-Kontingentverwaltung pro Benutzer.

SMS-Versand aus Dolibarr-Datensätzen (Schaltfläche + integriertes Fenster) oder über ein eigenes Menü
Nummer und Name des Empfängers werden automatisch aus dem Datensatz übernommen
SMS-Vorlagen mit Variablen, die sich selbst füllen (Kunde, Referenz, Betrag, Daten, Belegverknüpfungen)
Echtzeitvorschau, Zeichen-/Segmentzähler und Testmodus vor dem tatsächlichen Versand
Verfolgung jedes Versands mit Status (gesendet, in Warteschlange, fehlgeschlagen, Test) und Möglichkeit zum erneuten Senden
SMS-Kontingent pro Benutzer und automatische Warnungen, wenn der Bestand knapp wird
Jeder Versand wird im Dolibarr-Kalender protokolliert und mit dem Kunden und dem betreffenden Beleg verknüpft

2. SMS aus einem Datensatz oder dem Menü senden

Dies ist die Hauptfunktion. Auf den betreffenden Datensätzen wird eine Schaltfläche "SMS senden" hinzugefügt (Geschäftspartner, Angebot, Auftrag, Rechnung, Intervention, Vertrag, Lieferung, Mitglied, Kontakt sowie Lieferantenaufträge, -rechnungen und -angebote). Es gibt außerdem ein eigenes Menü "SMS senden", um eine freie Nachricht zu verfassen.

Aus einem Datensatz öffnet sich das Formular in einem verschiebbaren und in der Größe veränderbaren Fenster, mit bereits ausgefülltem Namen und Telefon
Die Nummer kann korrigiert oder manuell eingegeben werden (internationales Format, z. B. +336...)
Nachrichtenbereich mit Zeichenzähler und Anzahl der SMS-Segmente
Live-Vorschau der Nachricht unter Berücksichtigung der ersetzten Variablen
Sende-Schaltfläche und sofortige Anzeige einer Bestätigungs- oder Fehlermeldung
Menü "SMS senden" für einen Versand ohne Beleg (einmalige Nachricht)

3. Wiederverwendbare SMS-Vorlagen

Das Modul ermöglicht es, eine Bibliothek von Nachrichtenvorlagen anzulegen, um wiederkehrende Texte nicht erneut eingeben zu müssen (Terminerinnerung, Lieferinformation, Erinnerung usw.). Die Vorlagen werden im Menü "SMS-Vorlagen" verwaltet.

Vorlagen erstellen, bearbeiten, aktivieren/deaktivieren und löschen
Jede Vorlage hat einen Code, eine Bezeichnung, einen Inhalt und einen Typ (generisch oder an einen Beleg gebunden: Angebot, Auftrag, Rechnung, Intervention, Lieferant...)
Im Sendeformular wählt man eine Vorlage aus einer Liste und wendet sie mit einem Klick an
Funktion "Testen": eine Vorschau der Vorlage aus einem echten Objekt erzeugen (durch Angabe seiner Kennung), um das Ergebnis vor der Nutzung zu prüfen
Nur aktive und mit dem Datensatztyp kompatible Vorlagen werden zum Versand angeboten

4. Automatische Personalisierung (Variablen)

Vorlagen und Nachrichten können Variablen enthalten, die beim Versand automatisch durch die echten Daten ersetzt werden. Das Formular zeigt die Liste der verfügbaren Variablen und ihren Wert für den aktuellen Datensatz an.

Kontaktdaten des Empfängers: Name des Geschäftspartners, Name des Kontakts, Telefon
Beleginformationen: Referenz, Kundenreferenz, Bezeichnung, Notizen, Daten (Erstellung, Validierung, Fälligkeit, Lieferung...)
Belegbeträge: netto, MwSt., brutto, offener Restbetrag, in Zahlen oder in Worten
Angaben zu Ihrem Unternehmen (Name, Adresse, Kennungen, Telefon...) und Signatur des Benutzers
Praktische Links: direkter Download des Belegs (Angebot, Auftrag, Rechnung, Vertrag, Intervention), Link zur Online-Signatur, Link zur Online-Zahlung
Optionales automatisches Hinzufügen der Unternehmenssignatur am Ende der Nachricht

5. Erweiterte Sendeoptionen

Beim Versand stehen mehrere Feineinstellungen zur Verfügung, um sich an die Art der Nachricht und an die Vorschriften anzupassen.

Priorität der Nachricht: hoch, mittel oder niedrig
Nachrichtentyp: transaktional (z. B. Bestätigung, Code) oder Marketing
Verzögerung vor dem Versand in Minuten: die SMS wird von OVH zeitversetzt zugestellt
STOP-Hinweis: bei Marketing-SMS wird der Hinweis hinzugefügt; er kann für transaktionale Nachrichten deaktiviert werden
Absender: auf Ihrem OVH-Konto validierter Absendername, standardmäßig vorgeschlagen

6. Testmodus vor dem tatsächlichen Versand

Der Testmodus ermöglicht es, eine SMS vorzubereiten und zu prüfen, ohne dass tatsächlich eine Nachricht gesendet oder berechnet wird. Nützlich, um eine Vorlage oder eine Formatierung zu validieren.

Schalter "Testmodus" im Sendeformular (in der Konfiguration standardmäßig aktivierbar)
Ein Warnhinweis erinnert daran, dass keine SMS zugestellt wird
Die Testnachricht wird in der Verfolgung mit dem Status "Test" gespeichert und verbraucht kein Kontingent
Es wird außerdem ein Ereignis im Kalender erstellt, um den Test nachzuvollziehen

7. Versandverfolgung (Verlauf)

Das Menü "Versandverfolgung" listet alle verarbeiteten SMS mit ihrem Status und Inhalt auf, für eine vollständige Kontrolle.

Spalten: Datum, Empfänger, Absender, Status, Kontext (Datensatztyp), Nachricht und Aktionen
Verwaltete Status: Neu, In Warteschlange, Gesendet, Fehlgeschlagen, Test
Filter nach Status, nach Kontext (Kunde, Angebot, Auftrag, Rechnung...) und Freitextsuche (Inhalt, Empfänger, Absender)
Im Fehlerfall wird die von OVH zurückgegebene Fehlermeldung angezeigt
Aktion "Senden", um eine SMS in Warteschlange, mit Fehler oder neu erneut zu versenden
Aktion "Löschen", um eine Zeile aus dem Verlauf zu entfernen
Erinnerung an die verwendeten Optionen (Priorität, Typ, Verzögerung, STOP) unter jeder Nachricht

8. Kontingente pro Benutzer und Bestandswarnungen

Das Modul ermöglicht es, jedem Benutzer ein SMS-Kontingent zuzuweisen und das verbleibende Guthaben zu überwachen, sowohl auf OVH-Seite als auch auf Benutzerseite.

Zuweisung einer Anzahl erlaubter SMS pro Benutzer, mit Verfolgung von "verbraucht" und "verfügbar"
Sperrung des Versands, wenn das Kontingent des Benutzers erschöpft ist, mit Warnmeldung
Badge, das die verbleibenden SMS auf den Sende- und Konfigurationsseiten anzeigt
Visuelle Warnung (Karte + Punkt im oberen Menü), wenn der Bestand unter einen konfigurierbaren Schwellenwert fällt
Bestell-Link für SMS, der dem Benutzer angezeigt wird, um Guthaben nachzubestellen
Abweichungskontrolle zwischen dem tatsächlichen Guthaben des OVH-Kontos und der Summe der zugewiesenen Kontingente

9. Konfiguration und Administrationswerkzeuge

Die Konfigurationsseite (nur für Administratoren) bündelt die Verbindung zu OVH und die Standardeinstellungen. Sie bietet außerdem Prüfwerkzeuge.

OVH-SMS-Verbindung: Endpoint, Application Key, Application Secret, Consumer Key und Dienst (sms-XXXXX), mit einer Hilfe-Schaltfläche zum Generieren des OVH-Zugangsschlüssels
Verwaltung der Ländervorwahl: automatische Erkennung, systematisches Hinzufügen der Standardvorwahl oder keine Änderung
Standardwerte: Testmodus, Priorität, Typ, Verzögerung, STOP-Hinweis, Standardabsender
Anzeige des auf dem OVH-Konto verfügbaren SMS-Guthabens
URL zur SMS-Nachbestellung und Schwellenwert für Bestandswarnungen
Werkzeug "Konfiguration testen" (Diagnose von Endpoint, Zugangsdaten, Dienst, API-Zugriff, Tabellen)
Werkzeug "Modul zurücksetzen", um auf der aktuellen Entität neu zu beginnen (Daten und Parameter)

10. Verknupfungen mit Dolibarr

Das Modul arbeitet nicht isoliert: Es ist mit den nativen Bausteinen von Dolibarr verzahnt.

Geschäftspartner und Kontakte : Das Modul liest Name und Telefonnummer (vorrangig Mobil) des Geschäftspartners oder Kontakts, um den Versand vorauszufüllen. Auf den Datensätzen von Geschäftspartnern und Kontakten wird eine SMS-Schaltfläche hinzugefügt, und der Kunde wird mit dem erstellten Kalenderereignis verknüpft.
Angebote, Aufträge und Kundenrechnungen : Auf den Datensätzen von Angeboten, Aufträgen und Rechnungen erscheint eine SMS-Schaltfläche. Die Variablen übernehmen Referenz, Daten und Beträge (netto, MwSt., brutto, offener Rest) des Belegs und können einen direkten Download-Link, einen Link zur Online-Signatur oder einen Link zur Online-Zahlung einfügen.
Interventionen, Verträge und Lieferungen : Die Datensätze für Intervention, Vertrag und Lieferung/Versand verfügen ebenfalls über die SMS-Schaltfläche, mit Übernahme des Kunden und seiner Kontaktdaten sowie einem Download-Link des Belegs, sofern vorhanden.
Lieferantenbelege : Das Modul wird ebenfalls zu Lieferantenaufträgen, -rechnungen und -angeboten hinzugefügt und übernimmt dabei den Lieferanten-Geschäftspartner und die entsprechenden Referenzen.
Kalender (Ereignisse) : Jede SMS (gesendet, fehlgeschlagen oder Test) erzeugt automatisch ein Ereignis im Dolibarr-Kalender, verknüpft mit dem Kunden, dem Kontakt, dem Ursprungsbeleg und gegebenenfalls dem Projekt, mit Status, Absender und einem Auszug der Nachricht.
Mitglieder : Mitgliederdatensätze werden unterstützt: SMS-Versand an ein Mitglied, mit Verknüpfung zu seiner verbundenen Gesellschaft, falls vorhanden.
Belege, Online-Signatur und -Zahlung : Die Variablen können direkte Download-Links für PDF-Belege einfügen sowie die von Dolibarr generierten nativen Links zur Online-Signatur und Online-Zahlung.
Ausstellende Gesellschaft und Benutzer : Die Angaben zu Ihrem Unternehmen (rechtliche Hinweise, Adresse, Kennungen) und die Signatur des angemeldeten Benutzers speisen die Variablen und die der SMS hinzugefügte Signatur; die Versandkontingente werden pro Dolibarr-Benutzer verwaltet.