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Notice du module ComptaPortal

Guide d'utilisation non technique : à quoi sert le module, comment l'utiliser et comment il s'articule avec Dolibarr.

Public viséExperts-comptables et cabinets

Documents exposésFactures clients et fournisseurs validées

Sécurité d'accèsCompte nominatif + code OTP par e-mail

Canaux de récupérationPortail, téléchargement, ZIP par e-mail, API

1. Presentation du module

ComptaPortal est un extranet sécurisé qui s'ajoute à Dolibarr pour permettre à votre expert-comptable (ou à son cabinet) de récupérer vos pièces comptables en toute autonomie, sans lui ouvrir l'accès à votre logiciel de gestion. L'entreprise invite le comptable de façon nominative et choisit précisément ce qu'il peut voir ; le comptable se connecte ensuite à un portail dédié pour consulter, télécharger, exporter ou recevoir par e-mail les factures — ou les récupérer automatiquement depuis son propre logiciel comptable via une interface (API). Le module s'appuie entièrement sur les données natives de Dolibarr (tiers, factures clients et fournisseurs, documents PDF déjà générés) : il n'y a rien à ressaisir. Il se contente d'exposer, en lecture seule et de façon tracée, les factures validées. Il ne remplace pas une plateforme agréée de facturation électronique.

Un accès dédié pour le comptable, sans compte Dolibarr ni accès à votre interne.
Des droits réglés au cas par cas : ventes, achats, téléchargement, envoi e-mail, API.
Une sécurité renforcée : compte nominatif, mot de passe fort, code à usage unique (OTP) par e-mail, journal d'audit.
Quatre façons de récupérer les documents : consultation en ligne, téléchargement, archive ZIP reçue par e-mail, ou récupération automatique par API.
Prise en charge des factures classiques comme des factures Factur-X (PDF avec XML embarqué).
Un module intégré au menu Comptabilité, compatible multi-sociétés et respectueux du RGPD.

2. Tableau de bord et pilotage (côté entreprise)

Dans Dolibarr, l'entreprise pilote le portail depuis le menu Comptabilité > ComptaPortal. La page d'accueil donne une vue d'ensemble en un coup d'œil.

Trois indicateurs immédiats : nombre de comptes comptables actifs, invitations en attente, transmissions des 30 derniers jours.
Un bouton pour créer une nouvelle invitation.
Un bouton pour ouvrir le portail public dans un nouvel onglet et voir ce que verra le comptable.
Un rappel clair : le portail donne un accès contrôlé aux pièces sans ouvrir l'interface Dolibarr, et ne remplace pas une plateforme agréée de facturation électronique.

3. Inviter votre expert-comptable

Tout commence par une invitation nominative. C'est l'entreprise qui décide qui accède au portail et à quoi.

Créer une invitation en renseignant l'e-mail, le cabinet, le prénom, le nom et la langue d'affichage du comptable.
Cocher précisément les droits accordés : factures clients, factures fournisseurs, téléchargement, envoi par e-mail, accès API.
Envoyer l'invitation par e-mail (bouton « Créer mon compte ») ou copier le lien sécurisé à transmettre soi-même.
Ajouter des destinataires en copie (CC) et, si besoin, demander un accusé de réception.
Suivre l'état de chaque invitation : en attente, utilisée ou expirée (durée de validité paramétrable).
Supprimer une invitation devenue inutile.

4. Gérer les comptes d'accès

Une fois qu'un comptable a créé son compte depuis l'invitation, l'entreprise garde la main sur cet accès.

Liste des comptes existants : nom, cabinet, langue, droits accordés, date de dernière connexion et statut.
Activer ou désactiver un accès à tout moment, sans le supprimer.
Supprimer définitivement un accès quand la collaboration prend fin (les codes de connexion associés sont également purgés).

5. Suivre les transmissions

Chaque document remis au comptable est historisé, quel que soit le canal utilisé.

Historique détaillé : date, compte destinataire, origine (client ou fournisseur), identifiant du document, canal (téléchargement, e-mail ou API), nom du fichier, lot d'export et statut.
Permet de savoir précisément qui a récupéré quel document et à quel moment.
Écran réservé aux utilisateurs disposant du droit de lecture de l'audit.

6. Journal de sécurité (audit)

Un onglet Journal / Audit trace tous les événements sensibles du portail, dans une logique de conformité.

Journal des connexions, codes OTP, téléchargements, appels API, créations et révocations de jetons, et blocages.
Quatre indicateurs de synthèse : total d'événements, échecs et blocages, comptes concernés, dernier événement.
Filtres par type d'événement et par résultat (succès, échec, blocage).
Adresses IP et navigateurs stockés sous forme hachée (non réversible) pour respecter le RGPD.

7. Le portail vu par l'expert-comptable

De son côté, le comptable dispose d'un portail simple et sécurisé, totalement séparé de Dolibarr.

Création du compte depuis le lien d'invitation : le comptable choisit lui-même son mot de passe (au moins 12 caractères) puis reçoit un e-mail de confirmation.
Connexion par e-mail et mot de passe, renforcée par un code à usage unique (OTP) envoyé par e-mail à chaque connexion (option activable ou non par l'entreprise).
Tableau de bord d'accueil avec vignettes cliquables : documents récents, factures clients, factures fournisseurs, documents encore jamais transmis.
Le comptable ne voit jamais l'intérieur de Dolibarr : uniquement les documents que l'entreprise l'a autorisé à consulter.

8. Rechercher, télécharger et exporter les documents

Le cœur du portail : retrouver les bonnes factures et les récupérer dans le format attendu.

Recherche filtrée : période (dates de début et de fin), ventes ou achats, type (facture, avoir, acompte, situation), tiers, état de transmission (jamais transmis / déjà transmis).
Tableau des factures avec référence, tiers, montants HT, TVA et TTC, format du fichier (PDF ou Factur-X) et date de dernière transmission.
Téléchargement d'une facture à l'unité.
Sélection de plusieurs documents et export en archive ZIP, accompagnée d'un manifeste récapitulatif et d'un fichier lisez-moi.
Réception de l'archive par e-mail — pour la sécurité, toujours vers l'adresse du compte connecté, jamais vers une adresse saisie librement.
Seules les factures validées et déjà dotées de leur PDF sont proposées ; les autres apparaissent en « Attente validation » et ne sont pas téléchargeables.

9. Récupération automatique par API (logiciel comptable)

Pour les cabinets équipés d'un logiciel comptable, les factures peuvent être récupérées sans connexion manuelle au portail.

Le comptable crée un ou plusieurs jetons d'accès (nom, durée de validité) et peut les révoquer à tout moment.
Le jeton se renseigne dans le logiciel comptable : il remplace un mot de passe et s'envoie dans l'en-tête d'authentification de chaque appel.
Deux opérations disponibles : lister les factures (avec montants, format et lien de téléchargement) et télécharger un document.
Accès en lecture seule, limité en nombre d'appels par heure et entièrement journalisé.
La documentation d'intégration (URL de base et exemples d'appels) s'affiche directement dans le portail.

10. Configuration du module

Une page de configuration unique permet d'adapter le portail à votre organisation. La plupart des valeurs sont pré-remplies intelligemment.

Activer ou désactiver le portail public, définir son adresse (URL) et son titre affiché.
Choisir la langue par défaut du portail (français, anglais, allemand, espagnol, italien).
Régler la durée de validité des invitations et la durée d'inactivité avant déconnexion automatique.
Activer le code OTP par e-mail et définir sa durée de validité.
Fixer les limites d'export (nombre maximum de documents et taille maximale en Mo) et le plafond d'appels API par heure.
Définir l'adresse e-mail d'expédition (pré-remplie avec celle de la société).
Personnaliser le message de l'e-mail envoyé au comptable via un éditeur de texte enrichi ; la signature KSIDol.io est ajoutée automatiquement.

11. Liaisons avec Dolibarr

Le module ne fonctionne pas en vase clos : il s'articule avec les briques natives de Dolibarr.

Tiers (clients et fournisseurs) : Les factures proposées sont rattachées aux tiers Dolibarr ; le comptable peut filtrer par tiers, et les mentions légales de votre société (SIREN, SIRET, TVA, adresse) s'affichent une fois connecté.
Factures clients : Les factures de vente validées (factures, avoirs, acomptes, situations) sont exposées en lecture seule avec leurs montants HT, TVA et TTC.
Factures fournisseurs : Les factures d'achat validées sont exposées de la même façon, uniquement si le droit correspondant a été accordé au comptable.
Documents PDF et Factur-X : Le module distribue le PDF déjà généré par Dolibarr pour chaque facture et détecte automatiquement les variantes Factur-X / ZUGFeRD (XML embarqué) pour les fournir en priorité.
Moteur d'e-mails Dolibarr : Les invitations, e-mails de confirmation, codes OTP et envois d'archives utilisent le système d'e-mail natif de Dolibarr et l'adresse d'expédition de la société.
Déclencheurs (triggers) sur factures : Le module écoute les événements de cycle de vie des factures clients et fournisseurs (validation, modification, annulation, suppression) pour alimenter son journal de traçabilité.
Menu Comptabilité et droits utilisateurs : Le module s'installe dans le menu Comptabilité de Dolibarr ; chaque écran est protégé par un droit dédié (consultation, gestion des accès, audit, configuration).
Multi-sociétés (entités) : Toutes les données sont cloisonnées par entité : sur une installation multi-sociétés, chaque société ne voit que ses propres factures et comptes.