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Modulanleitung: Werkstattservice

Nicht-technische Bedienungsanleitung: wofür das Modul dient, wie man es nutzt und wie es mit Dolibarr zusammenspielt.

Zentrale AkteDer Reparaturauftrag (RA)

KundenhistorieDas RAN, eine Akte pro Kunde

KundenunterschriftQR-Code, AGB und Protokolle

Baut auf Dolibarr aufGeschäftspartner, Angebote, Rechnungen, Interventionen

1. Moduluberblick

Werkstattservice ist das Werkstattmodul von Dolibarr. Es ermöglicht die Nachverfolgung der Fahrzeuge, Maschinen oder Geräte eines Kunden über eine zentrale Akte namens RA (Reparaturauftrag). Rund um den RA fasst das Modul den Kunden, das Fahrzeug oder Gerät, die Symptome, die Diagnose, die Teile- und Arbeitszeilen, die Fotos, die Planung, die Techniker, die Unterschriften und die zugehörigen Verkaufsbelege zusammen. Es ist für den Empfang, die Annahme, die Techniker, den Werkstattleiter und die Verwaltung gedacht. Das Modul organisiert die Arbeit der Werkstatt, aber Dolibarr bleibt die Referenz für die offiziellen Objekte: Geschäftspartner, Produkte, Angebote, Aufträge, Rechnungen, Interventionen und Dokumente. Ein RA ist keine Rechnung: Er verfolgt die Werkstattarbeit, während Rechnungsstellung und Zahlung weiterhin in Dolibarr erstellt, geprüft und validiert werden. Die angezeigten Bildschirme variieren je nach den Rechten des jeweiligen Benutzers und den aktivierten Dolibarr-Modulen.

Ein eigenes Menü „Reparatur & Werkstatt", das Werkstatt, Planung, Techniker, RAN, Gerätepark sowie Fahrzeugtests und Leihfahrzeuge zusammenfasst.
Eine klare Nachverfolgung von der Annahme bis zur Rückgabe, mit Status der Akte.
Verknüpfungen, um einen RA von einem Kunden oder von einem Dolibarr-Verkaufsbeleg aus zu erstellen.
Nützliche Nachweise: Fotos, angehängte Dokumente, Unterschriften, Daten und Kommentare.
Eine kundenbezogene Historienansicht (das RAN) und eine Nachverfolgung des Geräteparks.

2. Der Reparaturauftrag (RA): die Werkstattakte

Der RA ist die zentrale Akte des Moduls. Er fasst alle Informationen zu einem Werkstattbesuch zusammen, damit eine andere Person die Akte übernehmen kann, ohne den Kontext zu verlieren.

Einen RA über das Menü „Neuer RA", über eine Kundenkarte oder über ein Angebot, einen Auftrag, eine Rechnung, eine Intervention oder ein Gerät aus dem Park erstellen.
Die Akte nach Status verfolgen (Entwurf, in Bearbeitung, abgeschlossen); Diagnose, Reparatur und geplante Rückgabe sind Rubriken und Informationen der Akte, keine Status.
Das PDF des RA für den Kunden oder die Werkstatt erzeugen.
Mehrere RA auf einmal über die Massenerstellung von RA anlegen.
Einen RA über die globale Dolibarr-Suche wiederfinden (Referenz, Kennzeichen, Seriennummer, Marke, Modell).

3. Annahme: Kunde, Fahrzeug oder Gerät

Die Annahme ist die Momentaufnahme der Akte bei der Ankunft. Sie muss genau sein, denn sie schützt sowohl den Kunden als auch die Werkstatt.

Den Kunden suchen, bevor ein neuer angelegt wird, um Dubletten zu vermeiden.
Das Fahrzeug / Gerät auswählen oder eingeben: Marke, Modell, Version, Typ.
Kennzeichen, VIN oder Seriennummer sowie Kilometerstand oder Zählerstand erfassen.
Die Symptome mit den Worten des Kunden erfassen und die gewünschten Arbeiten auflisten.
Die anvertrauten Zubehörteile notieren (Schlüssel, Fahrzeugschein, Ladegerät usw.).
Zwischen öffentlichen Notizen (für den Kunden sichtbar) und privaten Notizen (interne Verwendung) unterscheiden.

4. Kalkulation: Zeilen, Angebote, Aufträge und Rechnungen

Die Zeilen des RA dienen dazu, eine Kalkulation vorzubereiten und die erneute Eingabe bei der Erstellung eines Verkaufsbelegs zu vermeiden.

Zeilen aus dem Dolibarr-Produkt-/Dienstleistungskatalog oder als freie Eingabe hinzufügen (Menge, Preis, MwSt., Rabatt, Rang).
Teile und Arbeitszeit trennen, wenn der Kunde sie getrennt sehen soll.
Ein Angebot, einen Auftrag, eine Rechnung oder eine Intervention aus dem RA erstellen, mit automatischer Übernahme der relevanten Zeilen.
Jeden Beleg in seinem ursprünglichen Dolibarr-Modul prüfen und validieren, bevor er endgültig validiert wird.
Den Status des RA automatisch mit dem Zustand des verknüpften Belegs synchronisieren (Angebot angenommen, Auftrag oder Rechnung validiert), wenn diese Option aktiviert ist.

5. Diagnose, Reparatur, Fotos und Sprachdiktat

Die Diagnose verwandelt die Anfrage des Kunden in einen Werkstattbefund; die Reparatur beschreibt, was tatsächlich gemacht wurde.

Den Werkstattbefund, die durchgeführten Kontrollen und die Empfehlungen aufschreiben.
Die tatsächlich ausgeführten Arbeiten und die Ausgangsbeobachtungen dokumentieren.
Fotos von einem Mobilgerät oder Tablet aufnehmen und direkt in die Kundenakte übertragen.
Das Sprachdiktat nutzen, um die Eingabe von Notizen zu beschleunigen (Browser-Erkennung, Google Speech oder OpenAI je nach Konfiguration), wobei der Text vor dem Speichern stets erneut zu prüfen ist.

6. Werkstattplanung, Techniker und Verfügbarkeiten

Die Planung hilft, die RA, die Techniker und die nicht verfügbaren Zeiträume zu organisieren, um die Auslastung sichtbar zu machen und Konflikte zu vermeiden.

Die Liste der Techniker verwalten (Werkstattressourcen).
Einem RA einen Techniker und einen Zeitraum zuweisen.
Die Auslastung der Werkstatt visualisieren und nach Techniker filtern.
Nichtverfügbarkeiten angeben: Urlaub, Schulung, blockierter Zeitraum.
Den Verfügbarkeitsbildschirm ausblenden, wenn der Betrieb ihn nicht nutzt.

7. Kundenunterschrift, AGB und Unterschriftsnachweis

Die Unterschrift ermöglicht es, eine Zustimmung zu dokumentieren: Übernahme, Bedingungen oder Rückgabe, je nach Verfahren der Werkstatt.

Eine Unterschriftsseite am Bildschirm öffnen oder sie über einen QR-Code zum Scannen auf dem Telefon des Kunden präsentieren.
Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB) anzeigen, die vor der Unterschrift zu akzeptieren sind, aus einer konfigurierbaren AGB-Datei.
Die Unterschrift an einer Phase der Akte verbindlich machen und die Rolle des Unterzeichners festlegen.
Ein Protokoll jeder Unterschrift führen: Unterzeichner, Datum, IP-Adresse, Gerät und Bild der Unterschrift.
Den Status der Unterschriften der RA über den Bildschirm „Unterschriftsverfolgung" nachverfolgen.

8. RAN: eine einzige Werkstattakte pro Kunde

Das RAN zentralisiert die Werkstattinformationen eines Kunden. Es dient als Einstiegspunkt, um schnell die RA, Dokumente, Statistiken und Geräte wiederzufinden.

Historie, Statistiken, Verknüpfungen und Park eines und desselben Kunden zentralisieren.
Alte RA, Angebote, Rechnungen, Aufträge und Interventionen wiederfinden.
Nützliche Kennzahlen vor einer neuen Diagnose einsehen.
Einen neuen RA aus dem richtigen Kundenkontext erstellen.

9. Gerätepark: Geräte, Nutzer und Material

Der Gerätepark dient dazu, die einem Kunden zugeordneten Fahrzeuge, Maschinen, Geräte oder Ausrüstungen nachzuverfolgen.

Die realen Geräte eines Kunden verfolgen: Seriennummer, Garantie, Standort, Historie der verknüpften RA.
Ein Referenzverzeichnis von „Material" (Modell oder Familie) verwalten und die Geräte daran anbinden.
Parknutzer zuordnen (Fahrer, Abteilung, Standort, Verantwortlicher).
Einen RA direkt aus einem Gerät heraus erstellen, mit automatischer Übernahme der Informationen.

10. Kundenfahrzeuge, Kennzeichen und VIN-Suche

Die Fahrzeuge eines Kunden können erfasst werden, um zu vermeiden, dass dieselben Informationen bei jedem Besuch erneut eingegeben werden.

Marke, Modell, Version, Kennzeichen, VIN, Kilometerstand und Datum der Erstzulassung erfassen.
Ein Fahrzeug nach Kennzeichen oder nach VIN suchen.
Eine VIN über einen der konfigurierbaren Anbieter decodieren: NHTSA / vPIC (kostenlos), CarVertical oder Autorigin.
Die zurückgegebenen Daten stets visuell prüfen, bevor sie validiert werden: Sie helfen, ersetzen aber nicht die Kontrolle des Kennzeichens oder der Seriennummer.

11. Fahrzeugtests und Leihfahrzeuge

Das Modul verwaltet zwei getrennte Akten für die Bereitstellung eines Fahrzeugs, unabhängig vom RA: den Fahrzeugtest (Probefahrt) und das Leihfahrzeug.

Eine Probefahrt-Vereinbarung erstellen: Kunde / Fahrer, getestetes Fahrzeug, Option, Kaution, Ausgangszustand und Startunterschrift, dann Rückgabezustand und Rückgabeunterschrift.
Die für Probefahrten verfügbaren Fahrzeuge in einem eigenen Verzeichnis vorbereiten („Fahrzeuge im Test").
Die Angaben zur Probefahrt-Versicherung anzeigen (Gesellschaft, Police, Text), wenn sie konfiguriert sind.
Leihfahrzeuge getrennt über ihre eigene Liste und ihre eigene Erstellung verwalten.
Die relevanten Kundendokumente anhängen: Führerschein, Ausweisdokument, Kautionsnachweis, Versicherung.

12. Technische Dokumente und Anleitung

Das Modul stellt Dokumentationsressourcen bereit, die direkt von den Werkstattbildschirmen aus einsehbar sind.

Auf eine vom Modul aus einsehbare Datenbank technischer Dokumente zugreifen.
Die in das Modul integrierte Bedienungsanleitung öffnen.

13. Konfiguration, Verzeichnisse und Kategorien

Die Konfiguration passt das Modul an, ohne den Kern von Dolibarr zu berühren. Der Benutzer muss sie im Alltag nicht anfassen, aber es ist nützlich, ihre Wirkung zu verstehen.

Einstellungs-Reiter: Allgemein, VIN-Suche, Kategorien, Technische Dokumente, AGB, Probefahrt-Versicherung, Google, Sprachdiktat, Unterschrift und Zusatzfelder.
Synchronisierung der Werkstatttermine mit Google Kalender (Reiter „Google" der Konfiguration).
Automatische Erinnerung vor Ablauf der Gültigkeit der Hauptuntersuchung (HU/TÜV) des Fahrzeugs, über eine täglich geplante Aufgabe, die in den Jobs (Cron) von Dolibarr zu aktivieren ist.
Unterschrift: Aktivierung, Verpflichtung in einer Phase, Rolle des Unterzeichners und AGB-Datei.
PDF-Darstellung des RA: Titel der Annahme, Anzeige der Kundentelefonnummer, mögliches Ausblenden der Zeilenbeträge.
Verzeichnisse: Marken, Modelle, Versionen, Typen, Kategorien und Probefahrt-Fahrzeuge (Import möglich).
Bewährte Praktiken: einen Wert suchen, bevor ein neuer angelegt wird, die Bezeichnungen vereinheitlichen, einen veralteten Wert eher deaktivieren als löschen.

14. Verknupfungen mit Dolibarr

Das Modul arbeitet nicht isoliert: Es ist mit den nativen Bausteinen von Dolibarr verzahnt.

Geschäftspartner (Kunden) : Jeder RA, jedes RAN, jedes Gerät, jeder Test oder jedes Leihfahrzeug ist einem Dolibarr-Kunden zugeordnet; die Werkstatthistorie bleibt über die Geschäftspartner-Karte zugänglich.
Produkte und Dienstleistungen : Die Zeilen des RA übernehmen den Dolibarr-Katalog (Referenzen, Preise, MwSt.), um mit den Verkaufsbelegen konsistent zu bleiben.
Angebote (Verkaufsvorschläge) : Ein Angebot kann aus dem RA mit Übernahme der Zeilen erstellt werden; der Kunde bestätigt eine offizielle Kalkulation in Dolibarr.
Kundenaufträge : Eine Werkstattakte kann mit einem Auftrag verknüpft werden, und ein RA kann aus einem bestehenden Kundenauftrag erstellt werden.
Kundenrechnungen : Eine Rechnung kann aus dem RA erstellt oder verknüpft werden; Zahlung, Bank und Buchhaltung werden weiterhin nativ von Dolibarr verwaltet.
Interventionen (Einsatzberichte) : Eine Intervention kann die Nachverfolgung vor Ort oder die aufgewendete Zeit ergänzen; für diese Zeilen kann ein Produkt „Zeit" eingerichtet werden.
Lieferungen : Eine Lieferung kann je nach Ihrer Organisation eingesehen oder verknüpft werden, wenn das entsprechende Dolibarr-Modul aktiviert ist.
Dokumente und angehängte Dateien : Fotos, Belege und PDFs bleiben über die Dateiverwaltung von Dolibarr an die Akte angehängt und sind in den Verkaufsbelegen wiederverwendbar.