KSIDol-Dokumentation > KSIDol-Module > Dokumentprofile

Modulanleitung: Dokumentprofile

Nicht-technische Anleitung: wofür das Modul dient, wie man es verwendet und wie es mit Dolibarr zusammenspielt.

Betroffene DokumenteRechnungen und Angebote

PDF-AnpassungLogo, Name, E-Mail, Kopf, Fuß

ProfileEin oder mehrere pro Entität

KompatibilitätDolibarr 18 bis 24

1. Moduluberblick

Mit dem Modul Dokumentprofile (DocProfilesTools) können Sie eine oder mehrere "Dokumentidentitäten" definieren und diese automatisch auf Ihre Rechnungen und Angebote im PDF-Format anwenden. Jedes Profil fasst ein Logo, einen anzuzeigenden Namen, eine E-Mail-Adresse, einen Kopfzeilentext und einen Fußzeilentext zusammen. Beim Erzeugen des Dokuments ersetzt das Modul diese Elemente für die Dauer des Ausdrucks und stellt anschließend Ihre gewohnten Angaben wieder her: Der Rest von Dolibarr bleibt unverändert. Das ist nützlich, wenn Sie Dokumente in einer bestimmten Darstellung ausgeben (eine Marke, ein Handelsname, eine Entität, ein besonderer Hinweis), ohne die allgemeinen Einstellungen Ihres Unternehmens ändern zu wollen. Das Modul erstellt keine neuen Dokumenttypen: Es stützt sich auf die nativen Objekte von Dolibarr (Geschäftspartner, Rechnungen, Angebote, PDF-Vorlagen und den Datensatz Ihres Unternehmens) und gestaltet lediglich Ihre bestehenden Dokumente neu.

Mehrere Dokumentdarstellungen in wiederverwendbaren "Profilen" bündeln.
Automatisch das richtige Logo, den Namen, die E-Mail, die Kopf- und Fußzeile auf Rechnungen und Angeboten anzeigen.
Zu 100 % mit der Standardarbeitsweise von Dolibarr kompatibel bleiben (keine Buchhaltungsdaten werden geändert).
Wird vollständig über eine einzige, dem Administrator vorbehaltene Verwaltungsseite konfiguriert.

2. Dokumentprofile erstellen und verwalten

Ein Profil ist ein Datensatz, der das Erscheinungsbild beschreibt, das Ihren Dokumenten gegeben werden soll. Sie können beliebig viele davon erstellen und sie über die Konfigurationsseite des Moduls verwalten.

Dem Profil eine Bezeichnung geben, um es leicht wiederzufinden.
Den auf dem PDF anzuzeigenden Namen festlegen (nützlich, wenn er sich vom Namen Ihres Unternehmens unterscheiden soll) sowie einen Firmennamen und eine E-Mail-Adresse.
Ein eigenes Logo für das Profil hochladen; andernfalls wird das Logo Ihres Unternehmens automatisch übernommen.
Einen individuellen Kopfzeilentext und Fußzeilentext eingeben.
Optional einen Geschäftspartner (Kunde) mit dem Profil verknüpfen.
Die dem Profil zugeordnete Rechnungsvorlage und Angebotsvorlage angeben.
Ein Profil aktivieren oder deaktivieren und es einer Entität zuordnen (Mehrfirmen-Kontext).
Die Liste der vorhandenen Profile einsehen, sie bearbeiten oder löschen (die Dateien des Profils werden dann bereinigt).

3. Das Profil auf Rechnungen und Angebote anwenden (PDF-Vorlagen)

Das Modul stellt PDF-Vorlagen bereit, die das Standardlayout von Dolibarr beibehalten, aber beim Druck automatisch den Inhalt des aktiven Profils einfügen.

Eine Rechnungsvorlage "Sponge" in der DocProfiles-Version.
Angebotsvorlagen "Azur", "Crabe", "Cyan" und "Sponge" in der DocProfiles-Version.
Bei der Erzeugung übernimmt das PDF Logo, angezeigten Namen, E-Mail, Kopf- und Fußzeile des aktiven Profils.
Angewendet wird das erste aktive Profil der aktuellen Entität.
Diese Vorlagen werden im Rechnungs- oder Angebotsdatensatz ausgewählt, wie jede andere Dolibarr-Vorlage.
Eine Option "DocProfiles-Vorlagen erzwingen" ermöglicht es, sie in einem Zug als Standardvorlagen für Rechnungen und Angebote festzulegen.

4. Konfiguration und Wartungswerkzeuge

Alles wird über eine einzige Verwaltungsseite gesteuert, die nur Administratoren über das Menü Werkzeuge zugänglich ist (Eintrag "DocProfiles Tools (Setup)").

Zugriff dem Administrator vorbehalten, über das Menü Werkzeuge von Dolibarr.
Reparaturschaltfläche, die bei Bedarf den Speicher der Profile automatisch erstellt oder aktualisiert.
Schaltfläche zur Installation der Vorlagen, die die mit dem Modul gelieferten PDF-Vorlagen an die richtige Stelle kopiert.
Bei der Installation erstellt das Modul automatisch seine Speicherordner und ein "Standardprofil", das mit dem Logo und den Kontaktdaten Ihres Unternehmens vorbefüllt ist.
Auswahl der Rechnungsvorlage und der Angebotsvorlage in Dropdown-Listen, die aus den verfügbaren Vorlagen gespeist werden.

5. Notiz und Vignette auf dem Geschäftspartner-Datensatz

Das Modul bietet außerdem die Möglichkeit, eine individuelle Notiz (Warnung, interne Anweisung) auf dem Datensatz eines Kunden anzuzeigen, mit einigen Einstellungen zum Erscheinungsbild.

Eine individuelle Notiz direkt auf dem Datensatz eines Geschäftspartners anzeigen.
Diese Notiz vom Kundendatensatz aus eingeben und speichern (in einem Zusatzfeld "KSI Note" gespeichert).
Das Erscheinungsbild der Vignette einstellen: Position auf dem Bildschirm, Breite, Deckkraft, Standardtext.
Nebenfunktion: Der Anknüpfungspunkt (Hook) des Geschäftspartner-Datensatzes wird vom Modul standardmäßig nicht registriert; die Anzeige der Vignette erfordert daher die manuelle Aktivierung dieses Hooks.

6. Verknupfungen mit Dolibarr

Das Modul arbeitet nicht isoliert: Es ist mit den nativen Bausteinen von Dolibarr verzahnt.

Rechnungen : Stellt eine PDF-Rechnungsvorlage bereit, die bei der Erzeugung des Dokuments die Identität des Profils (Logo, Name, E-Mail, Kopf, Fuß) übernimmt, ohne die Rechnung oder die Buchhaltungsdaten zu ändern.
Angebote / Kommerzielle Vorschläge : Stellt PDF-Angebotsvorlagen (Azur, Crabe, Cyan, Sponge) bereit, die das aktive Profil beim Bearbeiten anwenden.
Geschäftspartner (Kunden) : Ein Profil kann mit einem Geschäftspartner verknüpft werden; das Modul kann außerdem eine individuelle Notiz auf dem Kundendatensatz anzeigen und diese Notiz in einem Zusatzfeld des Geschäftspartners speichern.
Dokumentvorlagen (PDF) : Die Vorlagen des Moduls erweitern die nativen PDF-Vorlagen von Dolibarr (Sponge, Azur, Crabe, Cyan) und können als Standardvorlagen für Rechnungen und Angebote festgelegt werden.
Datensatz Ihres Unternehmens (Aussteller) : Das Modul liest das Logo und die Kontaktdaten Ihres Unternehmens, um das Standardprofil zu befüllen, und ersetzt diese Informationen dann vorübergehend für die Dauer des Ausdrucks, bevor es sie wiederherstellt.
Mehrere Entitäten : Die Profile werden pro Entität verwaltet: Jedes Unternehmen/jede Entität verfügt über eigene aktive Profile.
Zusatzfelder (Extrafields) : Das Modul stützt sich auf Zusatzfelder des Geschäftspartners, um die individuelle Notiz und möglicherweise die Zuordnung eines Profils zu einem Kunden zu speichern.