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Modulanleitung: Reservierung (Booking)

Nicht-technische Bedienungsanleitung: wozu das Modul dient, wie man es nutzt und wie es mit Dolibarr zusammenspielt.

Online-ReservierungÖffentliche Mini-Website inklusive

Synchronisierte KanäleGoogle, Airbnb, Booking.com, iCal, WooCommerce

Dolibarr-BelegeAngebot, Auftrag, Rechnung

BuchungseinheitenStunde, Tag, Nacht, Woche

1. Moduluberblick

Das KSIDol-Modul Reservierung (Booking) verwandelt Dolibarr in eine echte Buchungsmaschine. Es ermöglicht die Verwaltung von Buchungen für Ihre Produkte und Dienstleistungen (Unterkünfte, Zimmer, Säle, Material, Leistungen, Zeitfenster usw.) stundenweise, tageweise, pro Nacht oder pro Woche, mit einer vollständigen Nachverfolgung von Verfügbarkeiten, Preisen und Verkaufsbelegen. Es stützt sich vollständig auf die nativen Objekte von Dolibarr: Kunden (Geschäftspartner), Produkte und Dienstleistungen aus dem Katalog, Angebote, Aufträge und Rechnungen. Über die interne Verwaltung hinaus bietet es eine öffentliche Mini-Website für Online-Reservierungen und synchronisiert sich mit den großen Vertriebskanälen (Google, Airbnb, Booking.com) sowie mit WooCommerce, um alle Ihre Buchungen an einem Ort zu bündeln und Doppelbelegungen von Zeitfenstern zu vermeiden.

Produkte oder Dienstleistungen stundenweise, tageweise, pro Nacht oder pro Woche buchen.
Automatisch ein Angebot, einen Auftrag und anschließend eine Rechnung in Dolibarr erzeugen.
Die Belegung der Ressourcen in einem übersichtlichen Belegungsplan anzeigen.
Regeln für Verfügbarkeit und Preisgestaltung festlegen (einschließlich Kurtaxe und Frühstück).
Eine öffentliche Mini-Website für die Online-Reservierung in den Farben des Unternehmens öffnen.
Kalender mit Google, Airbnb, Booking.com (iCal/ICS) und WooCommerce synchronisieren.

2. Reservierungs-Dashboard

Ein Startbildschirm, der einen sofortigen Überblick über die Aktivität und den Status der Buchungen bietet.

Zahlenmäßige Zusammenfassung der Buchungen: die in der Software erfassten, die aus externen Kanälen stammenden und die belegten Zeiträume.
Verlauf der letzten Buchungen mit Produkt/Dienstleistung, Geschäftspartner oder Quelle und Status.
Filterung nach Status: Entwurf, ausstehend, bestätigt, abgeschlossen, storniert oder extern.
Schneller Zugriff auf die detaillierten Buchungsdatensätze.

3. Eine Buchung erfassen

Der Erfassungsassistent ermöglicht es, eine Buchung mit wenigen Klicks aus den konfigurierten Produkten zu erstellen; sie wird anschließend als Dolibarr-Beleg materialisiert.

Den von der Buchung betroffenen Kunden (Geschäftspartner) auswählen.
Die Vermietungskategorie und das buchbare Produkt oder die buchbare Dienstleistung auswählen.
Die Menge, das Ankunftsdatum und das Abreisedatum angeben, gegebenenfalls mit Anfangs- und Endzeiten.
Die Personenzahl gemäß den konfigurierten Regeln erfassen.
Eine öffentliche Notiz (für den Kunden sichtbar) und eine interne Notiz hinzufügen.
Falls konfiguriert, automatisch die Kurtaxe und das Frühstück (pro Nacht und pro Person) anwenden.
Die Summen netto, brutto und MwSt. anzeigen, mit der Möglichkeit, einen manuellen Preis einzugeben.
Wählen, ob ein Angebot oder ein Auftrag erzeugt wird; die Verfügbarkeit wird vor der Validierung geprüft.

4. Buchungsliste und detaillierter Datensatz

Alle Buchungen sind in einer Liste zusammengefasst, mit einem vollständigen Datensatz für jede.

Liste filterbar nach Kunde oder Produkt, mit Referenz, Produkt, Geschäftspartner, Ressource, Daten und Summen.
Status jeder Buchung (Entwurf, ausstehend, bestätigt, abgeschlossen, storniert, extern).
Buchungsdatensatz mit dem verknüpften ursprünglichen Verkaufsbeleg und speziellen Reitern (Datensatz, Dokumente, Notizen, Belegungsplan, Leistungen).
Schaltfläche „Rechnung erstellen“, um eine Buchung direkt abzurechnen.
Einsicht in die Buchungen eines Kunden oder eines Produkts direkt aus deren eigenem Datensatz.

5. Belegungsplan

Ein visueller Kalender, um die Belegung der Ressourcen zu verfolgen und Verfügbarkeiten zu erkennen.

Kalenderansicht der Belegung nach Ressource.
Filter nach Ressource und Zeitraum (Jahr, Monat, Tag).
Farbcodes nach Produkt oder Ressource für ein schnelles Ablesen.
Erkennung belegter und verfügbarer Zeitfenster.

6. Buchbare Produkte und Dienstleistungen

Dieser Bereich macht ein Produkt oder eine Dienstleistung aus dem Katalog buchbar und legt genau dessen Buchungsregeln fest.

Buchungsmodus: stundenweise, tageweise, pro Nacht oder pro Woche.
Zulässige Mindest- und Höchstdauer für ein Zeitfenster.
Personenverwaltung: Mindest- und Höchstzahl.
Optionale Leistungen und erforderliche Ressourcen, die dem Produkt zugeordnet sind.
Pufferzeit vor und nach einer Buchung, um die Ressource vorzubereiten/instand zu setzen.
Gegebenenfalls manuelle Bestätigung, geforderte Anzahlung und Basispreis.
Anzeigefarbe im Belegungsplan, Kapazität, Zimmertyp und Etage.

7. Ressourcen

Die Ressourcen stellen die physischen oder menschlichen Elemente dar, die durch eine Buchung beansprucht werden (Zimmer, Säle, Ausrüstung, Teams).

Ressourcen erstellen und verwalten und sie einem Katalogprodukt zuordnen.
Eine Katalogkategorie zuordnen, um die Filter zu erleichtern.
Eine maximale Kapazität festlegen (Anzahl gleichzeitiger Personen).
Eine Anzeigefarbe im Belegungsplan wählen und die Ressource aktivieren/deaktivieren.

8. Optionale Leistungen

Die Leistungen sind zusätzliche Optionen, die zu einer Buchung angeboten werden.

Leistungen erstellen, die mit einer bestehenden Katalogdienstleistung verknüpft sind.
Einen Nettopreis und eine zugeordnete Kategorie festlegen.
Eine Beschreibung hinzufügen, die bei der Auswahl der Leistung angezeigt wird.
Die Verfügbarkeit jeder Leistung aktivieren oder deaktivieren.

9. Personentypen

Die Personentypen ermöglichen es, die Preisgestaltung je nach Profil der Teilnehmer zu verfeinern (zum Beispiel Erwachsene und Kinder).

Profile mit Bezeichnung und Beschreibung festlegen.
Ein Minimum, ein Maximum und einen Standardwert pro Buchung festlegen.
Eine Preisvariation pro Person und/oder pro Block/Zeitfenster anwenden.
Angeben, wie viel jede Person zur Kapazität zählt, und den Basispreis multiplizieren oder nicht.

10. Regeln für Verfügbarkeit und Preisgestaltung

Die Regeln steuern, wann Buchungen möglich sind und zu welchem Preis.

Verfügbarkeitsregeln: Buchungen über einen Zeitraum öffnen oder schließen.
Preisregeln: einen Preis festlegen, prozentual oder um einen festen Betrag erhöhen oder senken oder einen festen Bruttopreis pro Produkt festlegen.
Feine Zielausrichtung: betroffene Zeiträume, Wochentage, Zeitspannen, Ressourcen, Leistungen, Kategorien und Personentypen.
Priorität, um die Reihenfolge der Regelanwendung festzulegen.
Kurtaxe (Nettobetrag und MwSt.), anwendbar auf Produkte einer Kategorie.
Frühstück pro Nacht und pro Person, mit Option „in der Vermietung inbegriffen“.

11. Öffentliche Mini-Website für Online-Reservierungen

Das Modul stellt einen öffentlichen Online-Auftritt bereit, über den Ihre Kunden direkt online buchen können.

Verfügbarkeitssuche nach Ankunfts-/Abreisedatum und Personenzahl.
Präsentationsseiten für Produkte und Zimmer, mit Preis und Beschreibung.
Öffentlicher Belegungsplan pro Produkt und globaler Belegungsplan, ohne Kundendaten offenzulegen.
Buchungsanfrageformular mit Spam-Schutz (Captcha, Honeypot, Ratenbegrenzung).
Warenkorb, Bestätigung mit Annahme der Allgemeinen Geschäftsbedingungen und anpassbare Dankesseite.
Automatische Erstellung eines Dolibarr-Auftrags und eines Kundenportal-Zugangs, mit Bestätigungs-E-Mail an den Kunden und Benachrichtigung an die Administratoren.
Anpassung von Farben, Logo und Branding; Einbindung per iframe in das Modul Websites von Dolibarr oder ein anderes CMS.
Seiten- und Theme-Editor (CMS) zur Gestaltung der Mini-Website.

12. Synchronisierung der Kalender und externen Kanäle (iCal / ICS)

Das Modul tauscht Verfügbarkeiten mit externen Plattformen aus, um Doppelbuchungen zu vermeiden.

iCal-(ICS-)Import und -Export pro Produkt, mit URL und sicheren Tokens/Geheimnissen.
Zuordnungen zwischen einem buchbaren Produkt und einem externen Kanal (Google, Airbnb, Booking.com, Website).
Manueller Import einer .ics-Datei, mit Simulationsmodus (Dry-Run) vor der Anwendung.
Automatische geplante Aufgabe, die die externen Kalender in regelmäßigen Abständen synchronisiert.
Synchronisierungsprotokoll, um Importe und etwaige Fehler zu verfolgen.
iCal-Kontrollpanel: Synchronisierung pro Produkt oder Zeitraum blockieren oder freigeben und Werkzeug zur Reparatur von Duplikaten.

13. WooCommerce-Synchronisierung

Für Online-Shops empfängt das Modul auf sichere Weise die aus WooCommerce/WordPress stammenden Bestellungen.

Empfang der Buchungen über einen signierten Endpunkt (HMAC-Signatur), um die Authentizität zu gewährleisten.
Authentifizierungsmodi WooBook oder natives WooCommerce.
Verbindungstest (Ping), um die Konfiguration zu überprüfen.
Zuordnung der Produkte über die Referenz (SKU) und Synchronisierung gemäß den Bestellstatus.

14. Statistiken

Ein Analyse-Dashboard hilft, die Buchungsaktivität zu steuern.

Gesamtauslastung und Auslastung pro Produkt.
Verkaufte Übernachtungen und durchschnittliche Aufenthaltsdauer.
Übernachtungen pro Monat, um die Saisonalität zu verfolgen.
Gesamtumsatz, RevPAR und Umsatz pro Zeitraum.
Liste der verknüpften Verkaufsbelege (Aufträge und Rechnungen) mit dem zugehörigen Umsatz.

15. Konfiguration und Wartung

Die Einstellungen sind in Reitern organisiert, um das Modul an Ihre Tätigkeit anzupassen.

Allgemein: standardmäßig erstellter Belegtyp (Angebot oder Auftrag), Standardverfügbarkeit (offen oder ohne Regel geschlossen), Überbuchung erlaubt oder nicht, Synchronisierung bei der Validierung.
Angebote: Nummerierungsmodul, PDF-Vorlage, automatische Validierung oder Entwurf, automatische PDF-Erzeugung, Standardzahlungsbedingungen und -art.
Nutzungsregeln: Frist für verspätete Stornierung und Erlaubnis (oder nicht), die Daten nach der Bestätigung zu ändern.
Reiter Synchronisierung, WooCommerce, Öffentliche Seiten, Website und CMS für den Online-Auftritt und den Austausch.
Reiter Technik: nicht-destruktive Aktualisierungen des Schemas, der Hooks/Trigger und der geplanten Aufgabe.
Aufbewahrung der Daten bei Deaktivierung des Moduls und Werkzeuge zur Bereinigung/Zurücksetzung der Konfiguration.

16. Verknupfungen mit Dolibarr

Das Modul arbeitet nicht isoliert: Es ist mit den nativen Bausteinen von Dolibarr verzahnt.

Geschäftspartner (Kunden) : Jede Buchung ist mit einem Dolibarr-Kunden verknüpft. Die Buchungen eines Kunden sind aus seinem Datensatz einsehbar, und das öffentliche Formular erstellt den Geschäftspartner automatisch mit einem Kundenportal-Zugang.
Produkte und Dienstleistungen (Katalog) : Die buchbaren Produkte, die Ressourcen und die Leistungen stützen sich auf die Produkte und Dienstleistungen des Dolibarr-Katalogs und auf deren Kategorien, ohne Dubletten im Referenzbestand.
Angebote : Die Buchungserfassung kann ein Dolibarr-Angebot erzeugen, unter Verwendung der gewählten Nummerierung und PDF-Vorlage, mit automatischer Validierung und PDF-Erzeugung, falls gewünscht.
Kundenaufträge : Eine Buchung kann einen Auftrag erstellen (mit konfigurierbarem Status und Lager), insbesondere automatisch nach einer über die öffentliche Mini-Website getätigten Buchung.
Rechnungen : Eine Schaltfläche „Rechnung erstellen“ ermöglicht es, eine Buchung abzurechnen. MwSt., Kurtaxe und Frühstück werden als abrechenbare Zeilen übernommen.
Agenda / Belegungsplan : Die Belegung der Ressourcen speist einen Belegungsplan, und die Verfügbarkeiten werden über den iCal-(ICS-)Import/Export mit externen Kalendern geteilt.
Bank und Zahlungen : Das Modul stützt sich auf die Zahlungsmodule Stripe und PayPal von Dolibarr und erkennt Zahlungen automatisch aus den Belegen; die Standardzahlungsbedingungen und -arten sind konfigurierbar.
Dokumente und Zusatzfelder : Die erzeugten PDFs werden in den Dokumenten von Dolibarr gespeichert, und die Zusatzfelder (Extrafields) werden über einen Trigger auf die Angebote, Aufträge und Rechnungen übertragen.
Modul Websites von Dolibarr : Das Buchungsformular kann per iframe in eine Seite des Moduls Websites von Dolibarr oder in ein anderes CMS eingebunden werden.
Geplante Aufgaben (Cron) : Das Modul installiert eine geplante Dolibarr-Aufgabe, die die iCal-Feeds automatisch in regelmäßigen Abständen synchronisiert.