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Guida del modulo: ComptaPortal

Guida d'uso non tecnica: a cosa serve il modulo, come utilizzarlo e come si integra con Dolibarr.

Pubblico di riferimentoCommercialisti e studi

Documenti espostiFatture clienti e fornitori convalidate

Sicurezza di accessoAccount nominativo + codice OTP via e-mail

Canali di recuperoPortale, download, ZIP via e-mail, API

1. Panoramica del modulo

ComptaPortal è un'extranet sicura che si aggiunge a Dolibarr per consentire al tuo commercialista (o al suo studio) di recuperare i tuoi documenti contabili in totale autonomia, senza dargli accesso al tuo software gestionale. L'azienda invita il commercialista in modo nominativo e sceglie con precisione ciò che può vedere; il commercialista si collega poi a un portale dedicato per consultare, scaricare, esportare o ricevere via e-mail le fatture, oppure recuperarle automaticamente dal proprio software contabile tramite un'interfaccia (API). Il modulo si basa interamente sui dati nativi di Dolibarr (terzi, fatture clienti e fornitori, documenti PDF già generati): non c'è nulla da reinserire. Si limita a esporre, in sola lettura e in modo tracciato, le fatture convalidate. Non sostituisce una piattaforma autorizzata di fatturazione elettronica.

Un accesso dedicato per il commercialista, senza account Dolibarr né accesso al tuo sistema interno.
Diritti impostati caso per caso: vendite, acquisti, download, invio e-mail, API.
Sicurezza rafforzata: account nominativo, password robusta, codice monouso (OTP) via e-mail, registro di audit.
Quattro modi per recuperare i documenti: consultazione online, download, archivio ZIP ricevuto via e-mail o recupero automatico tramite API.
Supporto sia delle fatture classiche sia delle fatture Factur-X (PDF con XML incorporato).
Un modulo integrato nel menu Contabilità, compatibile con multi-azienda e conforme al GDPR.

2. Cruscotto e gestione (lato azienda)

In Dolibarr, l'azienda gestisce il portale dal menu Contabilità > ComptaPortal. La pagina iniziale offre una visione d'insieme a colpo d'occhio.

Tre indicatori immediati: numero di account commercialista attivi, inviti in sospeso, trasmissioni degli ultimi 30 giorni.
Un pulsante per creare un nuovo invito.
Un pulsante per aprire il portale pubblico in una nuova scheda e vedere ciò che vedrà il commercialista.
Un promemoria chiaro: il portale offre un accesso controllato ai documenti senza aprire l'interfaccia di Dolibarr, e non sostituisce una piattaforma autorizzata di fatturazione elettronica.

3. Invitare il tuo commercialista

Tutto inizia con un invito nominativo. È l'azienda che decide chi accede al portale e a cosa.

Creare un invito indicando l'e-mail, lo studio, il nome, il cognome e la lingua di visualizzazione del commercialista.
Selezionare con precisione i diritti concessi: fatture clienti, fatture fornitori, download, invio via e-mail, accesso API.
Inviare l'invito via e-mail (pulsante «Crea il mio account») oppure copiare il link sicuro da trasmettere personalmente.
Aggiungere destinatari in copia (CC) e, se necessario, richiedere una conferma di lettura.
Seguire lo stato di ogni invito: in sospeso, utilizzato o scaduto (durata di validità configurabile).
Eliminare un invito diventato inutile.

4. Gestire gli account di accesso

Una volta che un commercialista ha creato il suo account dall'invito, l'azienda mantiene il controllo su tale accesso.

Elenco degli account esistenti: nome, studio, lingua, diritti concessi, data dell'ultima connessione e stato.
Attivare o disattivare un accesso in qualsiasi momento, senza eliminarlo.
Eliminare definitivamente un accesso quando la collaborazione termina (anche i codici di connessione associati vengono eliminati).

5. Seguire le trasmissioni

Ogni documento consegnato al commercialista viene registrato, qualunque sia il canale utilizzato.

Cronologia dettagliata: data, account destinatario, origine (cliente o fornitore), identificativo del documento, canale (download, e-mail o API), nome del file, lotto di esportazione e stato.
Permette di sapere con precisione chi ha recuperato quale documento e in quale momento.
Schermata riservata agli utenti che dispongono del diritto di lettura dell'audit.

6. Registro di sicurezza (audit)

Una scheda Registro / Audit traccia tutti gli eventi sensibili del portale, in un'ottica di conformità.

Registro delle connessioni, codici OTP, download, chiamate API, creazioni e revoche di token, e blocchi.
Quattro indicatori di sintesi: totale eventi, errori e blocchi, account interessati, ultimo evento.
Filtri per tipo di evento e per esito (successo, errore, blocco).
Indirizzi IP e browser memorizzati in forma di hash (non reversibile) per rispettare il GDPR.

7. Il portale visto dal commercialista

Da parte sua, il commercialista dispone di un portale semplice e sicuro, totalmente separato da Dolibarr.

Creazione dell'account dal link di invito: il commercialista sceglie personalmente la propria password (almeno 12 caratteri) e riceve poi un'e-mail di conferma.
Connessione tramite e-mail e password, rafforzata da un codice monouso (OTP) inviato via e-mail a ogni connessione (opzione attivabile o meno dall'azienda).
Cruscotto iniziale con riquadri cliccabili: documenti recenti, fatture clienti, fatture fornitori, documenti mai trasmessi.
Il commercialista non vede mai l'interno di Dolibarr: solo i documenti che l'azienda gli ha autorizzato a consultare.

8. Cercare, scaricare ed esportare i documenti

Il cuore del portale: ritrovare le fatture giuste e recuperarle nel formato atteso.

Ricerca filtrata: periodo (date di inizio e di fine), vendite o acquisti, tipo (fattura, nota di credito, acconto, stato di avanzamento), terzo, stato di trasmissione (mai trasmessa / già trasmessa).
Tabella delle fatture con riferimento, terzo, importi imponibile, IVA e totale, formato del file (PDF o Factur-X) e data dell'ultima trasmissione.
Download di una singola fattura.
Selezione di più documenti ed esportazione in archivio ZIP, accompagnato da un manifesto riepilogativo e da un file leggimi.
Ricezione dell'archivio via e-mail — per sicurezza, sempre all'indirizzo dell'account connesso, mai a un indirizzo inserito liberamente.
Vengono proposte solo le fatture convalidate e già dotate del loro PDF; le altre appaiono come «In attesa di convalida» e non sono scaricabili.

9. Recupero automatico tramite API (software contabile)

Per gli studi dotati di un software contabile, le fatture possono essere recuperate senza connessione manuale al portale.

Il commercialista crea uno o più token di accesso (nome, durata di validità) e può revocarli in qualsiasi momento.
Il token viene inserito nel software contabile: sostituisce una password e viene inviato nell'intestazione di autenticazione di ogni chiamata.
Due operazioni disponibili: elencare le fatture (con importi, formato e link di download) e scaricare un documento.
Accesso in sola lettura, limitato nel numero di chiamate all'ora e interamente registrato.
La documentazione di integrazione (URL di base ed esempi di chiamate) viene visualizzata direttamente nel portale.

10. Configurazione del modulo

Un'unica pagina di configurazione permette di adattare il portale alla tua organizzazione. La maggior parte dei valori è precompilata in modo intelligente.

Attivare o disattivare il portale pubblico, definire il suo indirizzo (URL) e il suo titolo visualizzato.
Scegliere la lingua predefinita del portale (francese, inglese, tedesco, spagnolo, italiano).
Impostare la durata di validità degli inviti e il tempo di inattività prima della disconnessione automatica.
Attivare il codice OTP via e-mail e definire la sua durata di validità.
Fissare i limiti di esportazione (numero massimo di documenti e dimensione massima in MB) e il tetto di chiamate API all'ora.
Definire l'indirizzo e-mail di invio (precompilato con quello dell'azienda).
Personalizzare il messaggio dell'e-mail inviata al commercialista tramite un editor di testo avanzato; la firma KSIDol.io viene aggiunta automaticamente.

11. Collegamenti con Dolibarr

Il modulo non funziona in modo isolato: si integra con i blocchi nativi di Dolibarr.

Terzi (clienti e fornitori) : Le fatture proposte sono collegate ai terzi di Dolibarr; il commercialista può filtrare per terzo, e i dati legali della tua azienda (SIREN, SIRET, IVA, indirizzo) vengono visualizzati una volta connesso.
Fatture clienti : Le fatture di vendita convalidate (fatture, note di credito, acconti, stati di avanzamento) sono esposte in sola lettura con i loro importi imponibile, IVA e totale.
Fatture fornitori : Le fatture di acquisto convalidate sono esposte allo stesso modo, solo se il diritto corrispondente è stato concesso al commercialista.
Documenti PDF e Factur-X : Il modulo distribuisce il PDF già generato da Dolibarr per ogni fattura e rileva automaticamente le varianti Factur-X / ZUGFeRD (XML incorporato) per fornirle in via prioritaria.
Motore e-mail di Dolibarr : Gli inviti, le e-mail di conferma, i codici OTP e gli invii di archivi utilizzano il sistema e-mail nativo di Dolibarr e l'indirizzo di invio dell'azienda.
Trigger sulle fatture : Il modulo ascolta gli eventi del ciclo di vita delle fatture clienti e fornitori (convalida, modifica, annullamento, eliminazione) per alimentare il suo registro di tracciabilità.
Menu Contabilità e diritti utente : Il modulo si installa nel menu Contabilità di Dolibarr; ogni schermata è protetta da un diritto dedicato (consultazione, gestione degli accessi, audit, configurazione).
Multi-azienda (entità) : Tutti i dati sono compartimentati per entità: su un'installazione multi-azienda, ogni azienda vede solo le proprie fatture e i propri account.