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Modulanleitung: Signaturterminal

Nicht-technische Bedienungsanleitung: wofür das Modul dient, wie man es verwendet und wie es mit Dolibarr zusammenspielt.

Signierbare Dolibarr-DokumenteAngebot, Auftrag, Rechnung, Vertrag, Intervention (+ KSIDol-Module)

Aufbewahrter NachweisPrüfsumme, Datum, Ort, AGB-Zustimmung, IP und Browser

Sichere KopplungTemporärer Code + terminaleigener Schlüssel

Dolibarr-Versionen18 bis 24

1. Moduluberblick

Mit dem Modul Signaturterminal KSI lassen Sie Ihre Dolibarr-Dokumente direkt auf einem Touch-Terminal unterschreiben, das auf dem Tresen steht oder ins Feld mitgenommen wird. Von der Ansicht eines bereits validierten Angebots, Auftrags, einer Rechnung, eines Vertrags oder einer Intervention aus senden Sie das Dokument an das Terminal; der Kunde sieht es sich an, akzeptiert bei Bedarf die Allgemeinen Geschäftsbedingungen und leistet dann mit der Fingerspitze seine handschriftliche Unterschrift. Die Unterschrift kehrt sofort nach Dolibarr zurück: je nach Dokumenttyp wird sein Zustand oder Signaturstatus aktualisiert (Angebot, Vertrag, Intervention), während bei einem Auftrag oder einer Rechnung einfach ein signiertes PDF zu den Dokumenten hinzugefügt wird; in jedem Fall wird ein zeitgestempelter Nachweis aufbewahrt.

Lässt einen Kunden vor Ort unterschreiben, ohne Ausdruck und ohne erneute Eingabe: Das Dokument geht von Dolibarr aus und kommt signiert zurück.
Stützt sich vollständig auf die nativen Objekte von Dolibarr (Angebote, Aufträge, Rechnungen, Verträge, Interventionen, Geschäftspartner, Dokumente): keine Doppelerfassung.
Bewahrt für jede Entscheidung eine vollständige Spur auf (Unterschrift, Datum und Ort der Zustimmung, AGB-Zustimmung, Nachweis-Prüfsumme, IP-Adresse), jederzeit einsehbar.
Verwaltet mehrere Terminals (Empfang, Büro, Werkstatt …), sicher gekoppelt über einen temporären Code und anschließend einen geräteeigenen Schlüssel.
Lässt sich auch in die anderen KSIDol-Module für die Signatur im Außendienst einbinden (Kundendienst, Werkstattservice, savaneosys, Buchungen).
Verändert den Dolibarr-Kern nicht: Die Sende-Schaltfläche wird automatisch auf den betreffenden Ansichten hinzugefügt.

2. Konfiguration und Sicherheit

Alles wird über die Konfigurationsseite des Moduls eingestellt (Menü Konfiguration > Module > Signaturterminal KSI), die in Registerkarten gegliedert ist. Die Registerkarte Allgemein bündelt die Sicherheitseinstellungen und die Standardwerte.

Den Terminalzugang (API) aktivieren oder deaktivieren und eine sichere HTTPS-Verbindung erzwingen (in Produktion empfohlen).
Eine Sicherheitssignatur (HMAC) für den Austausch mit dem Terminal verlangen, mit einstellbarer Zeittoleranz.
Die Gültigkeitsdauer der Kopplungscodes (in Minuten) und die Häufigkeit, mit der das Terminal Dolibarr abfragt (in Sekunden), festlegen.
Die Mindestanzahl an Zeichenpunkten festlegen, damit eine Unterschrift akzeptiert wird (verhindert leere Unterschriften).
Einen Standard-Zustimmungsort angeben (z. B. „Garage KSI, Arras“) und entscheiden, ob die AGB standardmäßig abgefragt werden.
Die Registerkarte zeigt außerdem die genauen Werte an, die im Terminal einzugeben sind (Dolibarr-Adresse, Adressen der Endpunkte), um die Installation zu erleichtern.

3. Kopplung der Terminals

Bevor ein Terminal verwendet wird, koppelt man es mit Dolibarr. Der Kopplungsassistent (Registerkarte Kopplung) erzeugt einen temporären Code, der auf dem Gerät einzugeben ist; Dolibarr tauscht diesen Code anschließend gegen einen geheimen, terminaleigenen Schlüssel.

Einen 6-stelligen Kopplungscode erstellen und ihm einen Namen (Empfang, Büro, Werkstatt …) sowie eine optionale Notiz geben.
Diesen Code auf der Einstellungsseite des Terminals eingeben, zusammen mit der auf dem Bildschirm angezeigten Dolibarr-Adresse.
Der Code hat eine begrenzte Lebensdauer: Nach Ablauf der Frist verfällt er und wird unbrauchbar.
Den Status jedes Codes verfolgen (ausstehend, verwendet, widerrufen, abgelaufen) und einen noch nicht verwendeten Code widerrufen.
Angezeigter Hinweis: Das WLAN wird am Terminal konfiguriert; Dolibarr gewährt den Zugang nur über den temporären Code und anschließend über den Geräteschlüssel.

4. Verwaltung der gekoppelten Terminals

Die Registerkarte Terminals (und die Seite Terminals) listet alle erkannten Geräte mit ihrer Kennung, ihrem Namen, ihrer Firmware-Version, ihrem Status, ihrer letzten Aktivität und ihrer IP-Adresse auf. Der Geräteschlüssel wird dort niemals im Klartext angezeigt.

Ein Terminal umbenennen, um es in den Auswahllisten leicht wiederzuerkennen.
Ein Terminal aktivieren oder deaktivieren, ohne es zu löschen (ein deaktiviertes Terminal empfängt keine Dokumente mehr).
Ein verlorenes oder gestohlenes Terminal widerrufen: Sein Schlüssel wird sofort ungültig.
Ein Terminal erneut koppeln („Erneut koppeln“): Das Modul erzeugt einen neuen Code, um es sauber wieder anzubinden.
Ein Terminal löschen; besitzt es bereits einen Unterschriftenverlauf, wird es archiviert statt gelöscht, um die Nachweise zu erhalten.
Die Liste der archivierten Terminals separat einsehen.

5. Ein Dokument zur Unterschrift senden

Es gibt zwei Möglichkeiten, ein Dokument an das Terminal zu senden. Die einfachste ist die direkt auf den Dolibarr-Ansichten hinzugefügte Schaltfläche; für Sonderfälle gibt es außerdem eine Seite zum manuellen Versand.

Auf der Ansicht eines Angebots, Auftrags, einer Rechnung, eines Vertrags oder einer Intervention erscheint eine Schaltfläche „An Terminal senden“ mit der Liste der aktiven Terminals: Man wählt das Gerät aus und sendet.
Die Schaltfläche erscheint nur (aktiv), wenn das Dokument validiert ist und tatsächlich ein PDF erzeugt wurde; andernfalls erklärt eine Meldung den Grund (Dokument zu validieren, fehlendes PDF, kein aktives Terminal).
Das Modul verhindert, dass dasselbe Dokument zweimal gesendet wird, solange eine Anfrage auf einem Terminal aussteht oder in Bearbeitung ist.
Dieselbe Schaltfläche wird auf den Ansichten der KSIDol-Module für die Signatur im Außendienst angeboten (Kundendienst, Werkstattservice, savaneosys, Buchungen).
Die Seite für den manuellen Versand ermöglicht es, eine Anfrage von Hand zusammenzustellen: Terminal, Typ, Referenz, Geschäftspartner, Betrag, Titel, angezeigte Nachricht und AGB-Text.
Eine Standard-Einladungsnachricht („Bitte zur Zustimmung unterschreiben.“) wird vorgeschlagen und ist änderbar.

6. Ablauf der Unterschrift am Terminal

Sobald das Dokument gesendet ist, ruft das Terminal es automatisch ab und führt den Kunden durch den Vorgang. Die Unterschrift wird nur aufgezeichnet, wenn alle Bedingungen erfüllt sind.

Das Terminal zeigt den Titel, den Geschäftspartner, den Betrag und die Nachricht sowie den Namen des ausstellenden Unternehmens an.
Sind Allgemeine Geschäftsbedingungen zugeordnet, werden sie angezeigt (seitenweiser Text) und der Kunde muss sie vor der Unterschrift akzeptieren.
Der Kunde unterschreibt auf dem Bildschirm; eine zu kurze Unterschrift (unzureichender Strich) wird abgelehnt.
Bei Zustimmung wird ein signiertes PDF erstellt und in den Dokumenten abgelegt; je nach Typ wird auch der Zustand oder der Signaturstatus aktualisiert (Angebot, Vertrag, Intervention), während ein Auftrag oder eine Rechnung nur ihr signiertes PDF erhält; bei Ablehnung wird die Entscheidung als solche erfasst.
Jede Entscheidung (Zustimmung oder Ablehnung) wird mit Ort und Zustimmungstext („Gelesen und genehmigt“) mit Zeitstempel versehen.

7. Erkennung und Anzeige der Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB)

Das Modul kann die mit dem Dokument verknüpften AGB von selbst auffinden, um sie dem Kunden am Terminal ohne Zutun zu präsentieren.

Automatische Suche nach einem AGB-PDF in den Dokumenten des Angebots/Auftrags/der Rechnung … oder in den Ordnern mit zusammengeführten PDFs (ConcatPDF).
Extraktion des Textes aus dem PDF, um ihn Seite für Seite auf dem Bildschirm des Terminals anzuzeigen.
Möglichkeit, beim Senden einen AGB-Text manuell einzugeben.
Globale Einstellung, um die AGB standardmäßig verpflichtend zu machen; die Zustimmung wird im Nachweis festgehalten.

8. Nachverfolgung der Anfragen und Nachweisregister

Das Modul hält die Liste aller gesendeten Anfragen und ein Nachweisregister aktuell, beide einsehbar über die Seite Anfragen und die Registerkarte Nachweise.

Liste der Anfragen mit ihrem Status: ausstehend, an das Terminal gesendet, signiert oder abgelehnt.
Detaillierte Ansicht einer Anfrage: verwendetes Terminal, betroffenes Dokument, Geschäftspartner, Betrag, Titel, Nachricht, angeforderte/akzeptierte AGB, Datum und Ort der Zustimmung, Nachweis-Prüfsumme.
Nachweisregister, das Unterschriften UND Ablehnungen zusammenfasst: Entscheidungsdatum, Terminal, Dokument, Ort, AGB-Zustimmung, Prüfsumme, IP-Adresse und Browser.
Die Ansicht des Dolibarr-Dokuments aktualisiert sich automatisch, sobald der Kunde am Terminal unterschrieben hat (kein Neuladen der Seite nötig).

9. Dashboard

Ein Dashboard bietet einen sofortigen Überblick über den Zustand des Systems.

Betriebsstatus: Terminalzugang aktiviert oder nicht, HTTPS, zu verwendende Adressen.
Schnellzugriffe: einen Kopplungscode erstellen, die Terminals ansehen, ein Dokument senden, die Anfragen ansehen.
Zuletzt gesehene Terminals und letzte Unterschriftsanfragen.

10. Verknupfungen mit Dolibarr

Das Modul arbeitet nicht isoliert: Es ist mit den nativen Bausteinen von Dolibarr verzahnt.

Angebote (Handelsvorschläge) : Bei der Unterschrift wechselt das Angebot automatisch in den Zustand „Signiert“ (mit Datum und Unterzeichner) und ein signiertes PDF wird aus dem vorhandenen Dolibarr-PDF erzeugt.
Kundenaufträge und -rechnungen : Ein validierter Auftrag oder eine validierte Rechnung kann zur Unterschrift vorgelegt werden; ein signiertes PDF, das das Originaldokument mit der angebrachten handschriftlichen Unterschrift wiedergibt, wird zu seinen Dokumenten hinzugefügt.
Verträge : Der Vertrag wird als signiert markiert (Signaturstatus „Empfänger online“) und erhält sein signiertes PDF über die nativen Mechanismen von Dolibarr.
Interventionsbelege : Die Intervention kann vom Kunden vor Ort unterschrieben werden; ihr nativer Signaturstatus wird aktualisiert und ein signiertes PDF wird aufbewahrt.
Geschäftspartner (Firmen/Kunden) : Der Name des mit dem Dokument verknüpften Geschäftspartners wird automatisch abgerufen, um ihn während der Unterschrift auf dem Terminal anzuzeigen.
Dokumente / DMS (ECM) : Das Modul liest das native PDF des Dokuments, erkennt ein etwaiges AGB-PDF (auch in den ConcatPDF-Ordnern), schreibt anschließend das signierte PDF in den Dokumentenordner des Objekts und indexiert es im DMS von Dolibarr.
Ausstellendes Unternehmen (Firmenprofil) : Name, Telefon und Adresse Ihres Unternehmens (Dolibarr-Firmenprofil) werden an das Terminal gesendet, um seinen Startbildschirm zu personalisieren.
KSIDol-Module für die Außendienst-Signatur : Arbeitet mit den Modulen Kundendienst, Werkstattservice, savaneosys und Buchungen zusammen: Die Sende-Schaltfläche erscheint auf ihren Ansichten und das signierte PDF wird in ihren jeweiligen Ordnern neu erzeugt.