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Notice du module Terminal de signature

Guide d'utilisation non technique : à quoi sert le module, comment l'utiliser et comment il s'articule avec Dolibarr.

Documents Dolibarr signablesDevis, commande, facture, contrat, intervention (+ modules KSIDol)

Preuve conservéeEmpreinte, date, lieu, acceptation CGV, IP et navigateur

Appairage sécuriséCode temporaire + clé propre au terminal

Versions Dolibarr18 à 24

1. Presentation du module

Le module Terminal de signature KSI permet de faire signer vos documents Dolibarr directement sur un terminal tactile posé sur le comptoir ou emporté sur le terrain. Depuis la fiche d'un devis, d'une commande, d'une facture, d'un contrat ou d'une intervention déjà validé, vous envoyez le document au terminal ; le client le consulte, accepte au besoin les conditions générales de vente, puis appose sa signature manuscrite du bout du doigt. La signature revient aussitôt dans Dolibarr : selon le type de document, son état ou son statut de signature est mis à jour (devis, contrat, intervention) tandis que, pour une commande ou une facture, un PDF signé est simplement ajouté à ses documents ; dans tous les cas, une preuve horodatée est conservée.

Fait signer un client sur place, sans imprimer ni ressaisir : le document part de Dolibarr et y revient signé.
S'appuie entièrement sur les objets natifs de Dolibarr (devis, commandes, factures, contrats, interventions, tiers, documents) : aucune double saisie.
Conserve pour chaque décision une trace complète (signature, date et lieu d'approbation, acceptation des CGV, empreinte de preuve, adresse IP), consultable à tout moment.
Gère plusieurs terminaux (accueil, bureau, atelier…), appairés de façon sécurisée par un code temporaire puis une clé propre à chaque appareil.
S'intègre aussi aux autres modules KSIDol de signature terrain (Service après-vente, Service garage, savaneosys, réservations).
Ne modifie pas le cœur de Dolibarr : le bouton d'envoi s'ajoute automatiquement sur les fiches concernées.

2. Configuration et sécurité

Tout se règle depuis la page de configuration du module (menu Configuration > Modules > Terminal de signature KSI), organisée en onglets. L'onglet Général regroupe les réglages de sécurité et les valeurs par défaut.

Activer ou désactiver l'accès des terminaux (API), et imposer une connexion sécurisée HTTPS (recommandé en production).
Exiger une signature de sécurité (HMAC) sur les échanges avec le terminal, avec une tolérance de temps réglable.
Fixer la durée de validité des codes d'appairage (en minutes) et la fréquence à laquelle le terminal interroge Dolibarr (en secondes).
Définir le nombre minimum de points de tracé pour qu'une signature soit acceptée (évite les signatures vides).
Renseigner un lieu d'approbation par défaut (ex. « Garage KSI, Arras ») et décider si les CGV sont demandées par défaut.
L'onglet affiche aussi les valeurs exactes à saisir dans le terminal (adresse Dolibarr, adresses des points d'accès) pour faciliter l'installation.

3. Appairage des terminaux

Avant d'utiliser un terminal, on l'appaire à Dolibarr. L'assistant d'appairage (onglet Appairage) génère un code temporaire à saisir sur l'appareil ; Dolibarr échange ensuite ce code contre une clé secrète propre au terminal.

Créer un code d'appairage à 6 chiffres en lui donnant un nom (Accueil, Bureau, Atelier…) et une note facultative.
Saisir ce code dans la page de réglage du terminal, avec l'adresse Dolibarr indiquée à l'écran.
Le code a une durée de vie limitée : passé le délai il expire et devient inutilisable.
Suivre l'état de chaque code (en attente, utilisé, révoqué, expiré) et révoquer un code non encore utilisé.
Rappel affiché : le Wi-Fi se configure sur le terminal ; Dolibarr n'autorise l'accès qu'au travers du code temporaire puis de la clé de l'appareil.

4. Gestion des terminaux appairés

L'onglet Terminaux (et la page Terminaux) liste tous les appareils reconnus avec leur identifiant, leur nom, leur version de firmware, leur état, leur dernière activité et leur adresse IP. La clé de l'appareil n'y est jamais affichée en clair.

Renommer un terminal pour le reconnaître facilement dans les listes de choix.
Activer ou désactiver un terminal sans le supprimer (un terminal désactivé ne reçoit plus de documents).
Révoquer un terminal perdu ou volé : sa clé est immédiatement invalidée.
Réappairer un terminal (« Réappairer ») : le module génère un nouveau code pour le rattacher proprement.
Supprimer un terminal ; s'il a déjà un historique de signatures, il est archivé plutôt que supprimé pour préserver les preuves.
Consulter à part la liste des terminaux archivés.

5. Envoyer un document à signer

Il y a deux façons d'envoyer un document au terminal. La plus simple est le bouton ajouté directement sur les fiches Dolibarr ; une page d'envoi manuel existe aussi pour les cas particuliers.

Sur la fiche d'un devis, d'une commande, d'une facture, d'un contrat ou d'une intervention, un bouton « Envoyer au terminal » apparaît avec la liste des terminaux actifs : on choisit l'appareil et on envoie.
Le bouton n'apparaît (actif) que si le document est validé et qu'un PDF a bien été généré ; sinon un message explique pourquoi (document à valider, PDF manquant, aucun terminal actif).
Le module empêche d'envoyer deux fois le même document tant qu'une demande est en attente ou en cours sur un terminal.
Le même bouton est proposé sur les fiches des modules KSIDol de signature terrain (Service après-vente, Service garage, savaneosys, réservations).
La page d'envoi manuel permet de composer une demande à la main : terminal, type, référence, tiers, montant, titre, message affiché et texte de CGV.
Un message d'invitation par défaut (« Merci de signer pour accord. ») est proposé et modifiable.

6. Déroulé de la signature côté terminal

Une fois le document envoyé, le terminal le récupère automatiquement et guide le client. La signature n'est enregistrée que si toutes les conditions sont réunies.

Le terminal affiche le titre, le tiers, le montant et le message, ainsi que le nom de l'entreprise émettrice.
Si des conditions générales de vente sont associées, elles s'affichent (texte paginé) et le client doit les accepter avant de signer.
Le client signe à l'écran ; une signature trop courte (tracé insuffisant) est refusée.
En cas d'accord, un PDF signé est produit et rangé dans les documents ; selon le type, l'état ou le statut de signature est aussi mis à jour (devis, contrat, intervention), alors qu'une commande ou une facture reçoit seulement son PDF signé ; en cas de refus, la décision est enregistrée comme telle.
Chaque décision (accord ou refus) est horodatée avec le lieu et le texte d'approbation (« Lu et approuvé »).

7. Détection et affichage des conditions générales de vente (CGV)

Le module sait retrouver tout seul les CGV liées au document pour les présenter au client sur le terminal, sans manipulation.

Recherche automatique d'un PDF de CGV dans les documents du devis/commande/facture… ou dans les dossiers de PDF assemblés (ConcatPDF).
Extraction du texte du PDF pour l'afficher, page par page, sur l'écran du terminal.
Possibilité de saisir manuellement un texte de CGV lors de l'envoi.
Réglage global pour rendre les CGV obligatoires par défaut ; l'acceptation est tracée dans la preuve.

8. Suivi des demandes et registre des preuves

Le module tient à jour la liste de toutes les demandes envoyées et un registre des preuves, consultables depuis la page Demandes et l'onglet Preuves.

Liste des demandes avec leur état : en attente, envoyé au terminal, signé ou refusé.
Fiche détaillée d'une demande : terminal utilisé, document concerné, tiers, montant, titre, message, CGV demandées/acceptées, date et lieu d'approbation, empreinte de preuve.
Registre des preuves regroupant signatures ET refus : date de décision, terminal, document, lieu, acceptation CGV, empreinte, adresse IP et navigateur.
La fiche du document Dolibarr se rafraîchit automatiquement dès que le client a signé sur le terminal (plus besoin de recharger la page).

9. Tableau de bord

Un tableau de bord donne une vue d'ensemble immédiate de l'état du dispositif.

État de fonctionnement : accès terminal activé ou non, HTTPS, adresses à utiliser.
Accès rapides : créer un code d'appairage, voir les terminaux, envoyer un document, voir les demandes.
Derniers terminaux vus et dernières demandes de signature.

10. Liaisons avec Dolibarr

Le module ne fonctionne pas en vase clos : il s'articule avec les briques natives de Dolibarr.

Devis (propositions commerciales) : À la signature, le devis passe automatiquement à l'état « Signé » (avec date et auteur de signature) et un PDF signé est généré à partir du PDF Dolibarr existant.
Commandes et factures clients : Une commande ou une facture validée peut être présentée à la signature ; un PDF signé, reprenant le document d'origine avec la signature manuscrite apposée, est ajouté à ses documents.
Contrats : Le contrat est marqué comme signé (statut de signature « destinataire en ligne ») et reçoit son PDF signé, via les mécanismes natifs de Dolibarr.
Fiches d'intervention : L'intervention peut être signée sur place par le client ; son statut de signature natif est mis à jour et un PDF signé est conservé.
Tiers (sociétés/clients) : Le nom du tiers rattaché au document est récupéré automatiquement pour l'afficher sur le terminal pendant la signature.
Documents / GED (ECM) : Le module lit le PDF natif du document, détecte un éventuel PDF de CGV (y compris dans les dossiers ConcatPDF), puis écrit le PDF signé dans le dossier documents de l'objet et l'indexe dans la GED de Dolibarr.
Société émettrice (fiche entreprise) : Le nom, le téléphone et l'adresse de votre société (fiche société Dolibarr) sont envoyés au terminal pour personnaliser son écran d'accueil.
Modules KSIDol de signature terrain : S'articule avec les modules Service après-vente, Service garage, savaneosys et Réservations : le bouton d'envoi apparaît sur leurs fiches et le PDF signé est régénéré dans leurs dossiers respectifs.