Documentazione KSIDol > Moduli KSIDol > Terminale di firma

Guida del modulo: Terminale di firma

Guida d'uso non tecnica: a cosa serve il modulo, come utilizzarlo e come si integra con Dolibarr.

Documenti Dolibarr firmabiliPreventivo, ordine, fattura, contratto, intervento (+ moduli KSIDol)

Prova conservataImpronta, data, luogo, accettazione CGV, IP e browser

Abbinamento sicuroCodice temporaneo + chiave propria del terminale

Versioni di Dolibarr18 a 24

1. Panoramica del modulo

Il modulo Terminale di firma KSI consente di far firmare i vostri documenti Dolibarr direttamente su un terminale touch posato sul bancone o portato sul campo. Dalla scheda di un preventivo, di un ordine, di una fattura, di un contratto o di un intervento già convalidato, inviate il documento al terminale; il cliente lo consulta, accetta all'occorrenza le condizioni generali di vendita e poi appone la sua firma autografa con la punta del dito. La firma torna subito in Dolibarr: a seconda del tipo di documento, il suo stato o il suo stato di firma viene aggiornato (preventivo, contratto, intervento), mentre, per un ordine o una fattura, un PDF firmato viene semplicemente aggiunto ai suoi documenti; in tutti i casi viene conservata una prova con marca temporale.

Fa firmare un cliente sul posto, senza stampare né reinserire dati: il documento parte da Dolibarr e vi torna firmato.
Si basa interamente sugli oggetti nativi di Dolibarr (preventivi, ordini, fatture, contratti, interventi, terzi, documenti): nessun doppio inserimento.
Conserva per ogni decisione una traccia completa (firma, data e luogo di approvazione, accettazione delle CGV, impronta di prova, indirizzo IP), consultabile in qualsiasi momento.
Gestisce più terminali (accoglienza, ufficio, officina…), abbinati in modo sicuro tramite un codice temporaneo e poi una chiave propria di ciascun dispositivo.
Si integra anche con gli altri moduli KSIDol di firma sul campo (Servizio post-vendita, Servizio officina, savaneosys, Prenotazioni).
Non modifica il cuore di Dolibarr: il pulsante di invio viene aggiunto automaticamente sulle schede interessate.

2. Configurazione e sicurezza

Tutto si imposta dalla pagina di configurazione del modulo (menu Configurazione > Moduli > Terminale di firma KSI), organizzata in schede. La scheda Generale raccoglie le impostazioni di sicurezza e i valori predefiniti.

Attivare o disattivare l'accesso dei terminali (API) e imporre una connessione sicura HTTPS (consigliata in produzione).
Richiedere una firma di sicurezza (HMAC) sugli scambi con il terminale, con una tolleranza di tempo regolabile.
Fissare la durata di validità dei codici di abbinamento (in minuti) e la frequenza con cui il terminale interroga Dolibarr (in secondi).
Definire il numero minimo di punti di tracciato affinché una firma sia accettata (evita le firme vuote).
Indicare un luogo di approvazione predefinito (es. «Garage KSI, Arras») e decidere se le CGV vengono richieste per impostazione predefinita.
La scheda mostra anche i valori esatti da inserire nel terminale (indirizzo Dolibarr, indirizzi dei punti di accesso) per facilitare l'installazione.

3. Abbinamento dei terminali

Prima di utilizzare un terminale, lo si abbina a Dolibarr. La procedura guidata di abbinamento (scheda Abbinamento) genera un codice temporaneo da inserire sul dispositivo; Dolibarr scambia poi questo codice con una chiave segreta propria del terminale.

Creare un codice di abbinamento a 6 cifre assegnandogli un nome (Accoglienza, Ufficio, Officina…) e una nota facoltativa.
Inserire questo codice nella pagina delle impostazioni del terminale, con l'indirizzo Dolibarr indicato sullo schermo.
Il codice ha una durata di vita limitata: trascorso il termine scade e diventa inutilizzabile.
Seguire lo stato di ogni codice (in attesa, utilizzato, revocato, scaduto) e revocare un codice non ancora utilizzato.
Promemoria visualizzato: il Wi-Fi si configura sul terminale; Dolibarr autorizza l'accesso solo tramite il codice temporaneo e poi la chiave del dispositivo.

4. Gestione dei terminali abbinati

La scheda Terminali (e la pagina Terminali) elenca tutti i dispositivi riconosciuti con il loro identificativo, il loro nome, la loro versione di firmware, il loro stato, la loro ultima attività e il loro indirizzo IP. La chiave del dispositivo non viene mai mostrata lì in chiaro.

Rinominare un terminale per riconoscerlo facilmente negli elenchi di scelta.
Attivare o disattivare un terminale senza eliminarlo (un terminale disattivato non riceve più documenti).
Revocare un terminale perso o rubato: la sua chiave viene invalidata immediatamente.
Riabbinare un terminale («Riabbina»): il modulo genera un nuovo codice per ricollegarlo correttamente.
Eliminare un terminale; se ha già uno storico di firme, viene archiviato anziché eliminato per preservare le prove.
Consultare a parte l'elenco dei terminali archiviati.

5. Inviare un documento da firmare

Ci sono due modi per inviare un documento al terminale. Il più semplice è il pulsante aggiunto direttamente sulle schede Dolibarr; esiste anche una pagina di invio manuale per i casi particolari.

Sulla scheda di un preventivo, di un ordine, di una fattura, di un contratto o di un intervento, appare un pulsante «Invia al terminale» con l'elenco dei terminali attivi: si sceglie il dispositivo e si invia.
Il pulsante appare (attivo) solo se il documento è convalidato e se è stato effettivamente generato un PDF; altrimenti un messaggio spiega il motivo (documento da convalidare, PDF mancante, nessun terminale attivo).
Il modulo impedisce di inviare due volte lo stesso documento finché una richiesta è in attesa o in corso su un terminale.
Lo stesso pulsante è proposto sulle schede dei moduli KSIDol di firma sul campo (Servizio post-vendita, Servizio officina, savaneosys, Prenotazioni).
La pagina di invio manuale consente di comporre una richiesta a mano: terminale, tipo, riferimento, terzo, importo, titolo, messaggio visualizzato e testo delle CGV.
Viene proposto un messaggio d'invito predefinito («Si prega di firmare per accettazione.») modificabile.

6. Svolgimento della firma sul terminale

Una volta inviato il documento, il terminale lo recupera automaticamente e guida il cliente. La firma viene registrata solo se sono soddisfatte tutte le condizioni.

Il terminale visualizza il titolo, il terzo, l'importo e il messaggio, nonché il nome dell'azienda emittente.
Se sono associate condizioni generali di vendita, vengono visualizzate (testo paginato) e il cliente deve accettarle prima di firmare.
Il cliente firma sullo schermo; una firma troppo breve (tracciato insufficiente) viene rifiutata.
In caso di accordo, viene prodotto un PDF firmato e riposto nei documenti; a seconda del tipo, anche lo stato o lo stato di firma viene aggiornato (preventivo, contratto, intervento), mentre un ordine o una fattura riceve solo il proprio PDF firmato; in caso di rifiuto, la decisione viene registrata come tale.
Ogni decisione (accordo o rifiuto) è marcata temporalmente con il luogo e il testo di approvazione («Letto e approvato»).

7. Rilevamento e visualizzazione delle condizioni generali di vendita (CGV)

Il modulo sa ritrovare da solo le CGV collegate al documento per presentarle al cliente sul terminale, senza alcuna manipolazione.

Ricerca automatica di un PDF di CGV nei documenti del preventivo/ordine/fattura… o nelle cartelle di PDF assemblati (ConcatPDF).
Estrazione del testo dal PDF per visualizzarlo, pagina per pagina, sullo schermo del terminale.
Possibilità di inserire manualmente un testo di CGV al momento dell'invio.
Impostazione globale per rendere le CGV obbligatorie per impostazione predefinita; l'accettazione viene registrata nella prova.

8. Monitoraggio delle richieste e registro delle prove

Il modulo mantiene aggiornato l'elenco di tutte le richieste inviate e un registro delle prove, entrambi consultabili dalla pagina Richieste e dalla scheda Prove.

Elenco delle richieste con il loro stato: in attesa, inviata al terminale, firmata o rifiutata.
Scheda dettagliata di una richiesta: terminale utilizzato, documento interessato, terzo, importo, titolo, messaggio, CGV richieste/accettate, data e luogo di approvazione, impronta di prova.
Registro delle prove che raccoglie firme E rifiuti: data della decisione, terminale, documento, luogo, accettazione CGV, impronta, indirizzo IP e browser.
La scheda del documento Dolibarr si aggiorna automaticamente non appena il cliente ha firmato sul terminale (senza bisogno di ricaricare la pagina).

9. Cruscotto

Un cruscotto offre una visione d'insieme immediata dello stato del sistema.

Stato di funzionamento: accesso terminale attivato o meno, HTTPS, indirizzi da utilizzare.
Accessi rapidi: creare un codice di abbinamento, vedere i terminali, inviare un documento, vedere le richieste.
Ultimi terminali visti e ultime richieste di firma.

10. Collegamenti con Dolibarr

Il modulo non funziona in modo isolato: si integra con i blocchi nativi di Dolibarr.

Preventivi (proposte commerciali) : Al momento della firma, il preventivo passa automaticamente allo stato «Firmato» (con data e autore della firma) e viene generato un PDF firmato a partire dal PDF Dolibarr esistente.
Ordini e fatture clienti : Un ordine o una fattura convalidati possono essere presentati alla firma; un PDF firmato, che riprende il documento originale con la firma autografa apposta, viene aggiunto ai suoi documenti.
Contratti : Il contratto viene contrassegnato come firmato (stato di firma «destinatario online») e riceve il suo PDF firmato, tramite i meccanismi nativi di Dolibarr.
Schede di intervento : L'intervento può essere firmato sul posto dal cliente; il suo stato di firma nativo viene aggiornato e un PDF firmato viene conservato.
Terzi (aziende/clienti) : Il nome del terzo collegato al documento viene recuperato automaticamente per visualizzarlo sul terminale durante la firma.
Documenti / GED (ECM) : Il modulo legge il PDF nativo del documento, rileva un eventuale PDF di CGV (anche nelle cartelle ConcatPDF), poi scrive il PDF firmato nella cartella documenti dell'oggetto e lo indicizza nella GED di Dolibarr.
Azienda emittente (scheda azienda) : Il nome, il telefono e l'indirizzo della vostra azienda (scheda azienda Dolibarr) vengono inviati al terminale per personalizzare la sua schermata iniziale.
Moduli KSIDol di firma sul campo : Si integra con i moduli Servizio post-vendita, Servizio officina, savaneosys e Prenotazioni: il pulsante di invio appare sulle loro schede e il PDF firmato viene rigenerato nelle rispettive cartelle.