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Guia del modulo: Terminal de firma

Guía de uso no técnica: para qué sirve el módulo, cómo utilizarlo y cómo se articula con Dolibarr.

Documentos Dolibarr firmablesPresupuesto, pedido, factura, contrato, intervención (+ módulos KSIDol)

Prueba conservadaHuella, fecha, lugar, aceptación de CGV, IP y navegador

Emparejamiento seguroCódigo temporal + clave propia del terminal

Versiones de Dolibarr18 a 24

1. Descripcion del modulo

El módulo Terminal de firma KSI permite firmar sus documentos de Dolibarr directamente en un terminal táctil situado en el mostrador o llevado al campo. Desde la ficha de un presupuesto, un pedido, una factura, un contrato o una intervención ya validados, usted envía el documento al terminal; el cliente lo consulta, acepta si es necesario las condiciones generales de venta y luego estampa su firma manuscrita con la punta del dedo. La firma vuelve de inmediato a Dolibarr: según el tipo de documento, su estado o su estado de firma se actualiza (presupuesto, contrato, intervención), mientras que, para un pedido o una factura, simplemente se añade un PDF firmado a sus documentos; en todos los casos se conserva una prueba con marca de tiempo.

Hace firmar a un cliente in situ, sin imprimir ni volver a introducir datos: el documento sale de Dolibarr y regresa firmado.
Se apoya por completo en los objetos nativos de Dolibarr (presupuestos, pedidos, facturas, contratos, intervenciones, terceros, documentos): sin doble introducción.
Conserva para cada decisión un rastro completo (firma, fecha y lugar de aprobación, aceptación de las CGV, huella de prueba, dirección IP), consultable en cualquier momento.
Gestiona varios terminales (recepción, oficina, taller…), emparejados de forma segura mediante un código temporal y luego una clave propia de cada dispositivo.
También se integra con los demás módulos KSIDol de firma sobre el terreno (Servicio posventa, Servicio de taller, savaneosys, Reservas).
No modifica el núcleo de Dolibarr: el botón de envío se añade automáticamente en las fichas correspondientes.

2. Configuración y seguridad

Todo se ajusta desde la página de configuración del módulo (menú Configuración > Módulos > Terminal de firma KSI), organizada en pestañas. La pestaña General reúne los ajustes de seguridad y los valores predeterminados.

Activar o desactivar el acceso de los terminales (API) e imponer una conexión segura HTTPS (recomendada en producción).
Exigir una firma de seguridad (HMAC) en los intercambios con el terminal, con una tolerancia de tiempo ajustable.
Fijar la duración de validez de los códigos de emparejamiento (en minutos) y la frecuencia con la que el terminal consulta a Dolibarr (en segundos).
Definir el número mínimo de puntos de trazo para que se acepte una firma (evita las firmas vacías).
Indicar un lugar de aprobación predeterminado (p. ej. «Garage KSI, Arras») y decidir si las CGV se solicitan por defecto.
La pestaña también muestra los valores exactos que deben introducirse en el terminal (dirección de Dolibarr, direcciones de los puntos de acceso) para facilitar la instalación.

3. Emparejamiento de los terminales

Antes de utilizar un terminal, se empareja con Dolibarr. El asistente de emparejamiento (pestaña Emparejamiento) genera un código temporal que se introduce en el dispositivo; Dolibarr intercambia después ese código por una clave secreta propia del terminal.

Crear un código de emparejamiento de 6 dígitos dándole un nombre (Recepción, Oficina, Taller…) y una nota opcional.
Introducir ese código en la página de ajustes del terminal, con la dirección de Dolibarr indicada en la pantalla.
El código tiene una vida útil limitada: pasado el plazo caduca y deja de poder utilizarse.
Seguir el estado de cada código (pendiente, utilizado, revocado, caducado) y revocar un código aún no utilizado.
Recordatorio mostrado: el wifi se configura en el terminal; Dolibarr solo autoriza el acceso a través del código temporal y luego de la clave del dispositivo.

4. Gestión de los terminales emparejados

La pestaña Terminales (y la página Terminales) enumera todos los dispositivos reconocidos con su identificador, su nombre, su versión de firmware, su estado, su última actividad y su dirección IP. La clave del dispositivo nunca se muestra ahí en texto claro.

Renombrar un terminal para reconocerlo fácilmente en las listas de selección.
Activar o desactivar un terminal sin eliminarlo (un terminal desactivado ya no recibe documentos).
Revocar un terminal perdido o robado: su clave se invalida de inmediato.
Volver a emparejar un terminal («Volver a emparejar»): el módulo genera un nuevo código para vincularlo correctamente.
Eliminar un terminal; si ya tiene un historial de firmas, se archiva en lugar de eliminarse para preservar las pruebas.
Consultar aparte la lista de los terminales archivados.

5. Enviar un documento para firmar

Hay dos formas de enviar un documento al terminal. La más sencilla es el botón añadido directamente en las fichas de Dolibarr; también existe una página de envío manual para los casos particulares.

En la ficha de un presupuesto, un pedido, una factura, un contrato o una intervención, aparece un botón «Enviar al terminal» con la lista de los terminales activos: se elige el dispositivo y se envía.
El botón solo aparece (activo) si el documento está validado y realmente se ha generado un PDF; de lo contrario, un mensaje explica el motivo (documento por validar, PDF ausente, ningún terminal activo).
El módulo impide enviar dos veces el mismo documento mientras una solicitud está pendiente o en curso en un terminal.
El mismo botón se ofrece en las fichas de los módulos KSIDol de firma sobre el terreno (Servicio posventa, Servicio de taller, savaneosys, Reservas).
La página de envío manual permite componer una solicitud a mano: terminal, tipo, referencia, tercero, importe, título, mensaje mostrado y texto de CGV.
Se propone un mensaje de invitación predeterminado («Firme para dar su conformidad.») que puede modificarse.

6. Desarrollo de la firma en el terminal

Una vez enviado el documento, el terminal lo recupera automáticamente y guía al cliente. La firma solo se registra si se cumplen todas las condiciones.

El terminal muestra el título, el tercero, el importe y el mensaje, así como el nombre de la empresa emisora.
Si hay condiciones generales de venta asociadas, se muestran (texto paginado) y el cliente debe aceptarlas antes de firmar.
El cliente firma en la pantalla; una firma demasiado corta (trazo insuficiente) se rechaza.
En caso de conformidad, se produce un PDF firmado y se guarda en los documentos; según el tipo, el estado o el estado de firma también se actualiza (presupuesto, contrato, intervención), mientras que un pedido o una factura solo recibe su PDF firmado; en caso de rechazo, la decisión se registra como tal.
Cada decisión (conformidad o rechazo) se marca con la hora, el lugar y el texto de aprobación («Leído y aprobado»).

7. Detección y visualización de las condiciones generales de venta (CGV)

El módulo sabe encontrar por sí solo las CGV vinculadas al documento para presentárselas al cliente en el terminal, sin ninguna manipulación.

Búsqueda automática de un PDF de CGV en los documentos del presupuesto/pedido/factura… o en las carpetas de PDF ensamblados (ConcatPDF).
Extracción del texto del PDF para mostrarlo, página por página, en la pantalla del terminal.
Posibilidad de introducir manualmente un texto de CGV al enviar.
Ajuste global para hacer obligatorias las CGV por defecto; la aceptación queda registrada en la prueba.

8. Seguimiento de las solicitudes y registro de pruebas

El módulo mantiene actualizada la lista de todas las solicitudes enviadas y un registro de pruebas, ambos consultables desde la página Solicitudes y la pestaña Pruebas.

Lista de solicitudes con su estado: pendiente, enviada al terminal, firmada o rechazada.
Ficha detallada de una solicitud: terminal utilizado, documento afectado, tercero, importe, título, mensaje, CGV solicitadas/aceptadas, fecha y lugar de aprobación, huella de prueba.
Registro de pruebas que agrupa firmas Y rechazos: fecha de decisión, terminal, documento, lugar, aceptación de CGV, huella, dirección IP y navegador.
La ficha del documento de Dolibarr se actualiza automáticamente en cuanto el cliente ha firmado en el terminal (sin necesidad de recargar la página).

9. Cuadro de mando

Un cuadro de mando ofrece una visión de conjunto inmediata del estado del sistema.

Estado de funcionamiento: acceso de terminal activado o no, HTTPS, direcciones que deben utilizarse.
Accesos rápidos: crear un código de emparejamiento, ver los terminales, enviar un documento, ver las solicitudes.
Últimos terminales vistos y últimas solicitudes de firma.

10. Vinculos con Dolibarr

El modulo no funciona de forma aislada: se integra con los bloques nativos de Dolibarr.

Presupuestos (propuestas comerciales) : Al firmar, el presupuesto pasa automáticamente al estado «Firmado» (con fecha y autor de la firma) y se genera un PDF firmado a partir del PDF de Dolibarr existente.
Pedidos y facturas de cliente : Un pedido o una factura validados pueden presentarse a la firma; un PDF firmado, que reproduce el documento original con la firma manuscrita estampada, se añade a sus documentos.
Contratos : El contrato se marca como firmado (estado de firma «destinatario en línea») y recibe su PDF firmado, a través de los mecanismos nativos de Dolibarr.
Fichas de intervención : La intervención puede ser firmada in situ por el cliente; su estado de firma nativo se actualiza y se conserva un PDF firmado.
Terceros (empresas/clientes) : El nombre del tercero vinculado al documento se recupera automáticamente para mostrarlo en el terminal durante la firma.
Documentos / GED (ECM) : El módulo lee el PDF nativo del documento, detecta un posible PDF de CGV (incluso en las carpetas ConcatPDF), luego escribe el PDF firmado en la carpeta de documentos del objeto y lo indexa en la GED de Dolibarr.
Empresa emisora (ficha de empresa) : El nombre, el teléfono y la dirección de su empresa (ficha de empresa de Dolibarr) se envían al terminal para personalizar su pantalla de inicio.
Módulos KSIDol de firma sobre el terreno : Se articula con los módulos Servicio posventa, Servicio de taller, savaneosys y Reservas: el botón de envío aparece en sus fichas y el PDF firmado se regenera en sus carpetas respectivas.