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Guida del modulo: Assistenza post-vendita

Guida all'uso non tecnica: a cosa serve il modulo, come utilizzarlo e come si integra con Dolibarr.

Versione del modulo24.0.1

Compatibilità Dolibarrda 18 a 24

Lingue fornite5 (FR, EN, DE, ES, IT)

Riferimento DoliStoreN. 2703

1. Panoramica del modulo

Il modulo Assistenza Post-Vendita (SAV) trasforma Dolibarr in una vera e propria officina di accettazione. Consente di seguire ogni prodotto affidato da un cliente, dalla ricezione fino alla restituzione: apertura di una pratica SAV, diagnosi, pianificazione dell'officina, riparazione, aggiunta di foto e documenti, firma del cliente e chiusura. L'obiettivo è tracciare ogni intervento con informazioni affidabili e condivise e conservare uno storico completo per cliente. Accanto alla pratica SAV, il modulo aggiunge il RAN, una pratica unica per terzo (cliente o fornitore) che raggruppa e collega tutti gli elementi di un medesimo interlocutore.

Una pratica SAV = un prodotto del cliente + un terzo + fasi datate (ricezione, diagnosi, riparazione, spedizione, monitoraggio).
Il modulo non modifica alcun file del cuore di Dolibarr e si basa sui suoi oggetti nativi (terzi, prodotti/servizi, preventivi, ordini, fatture, interventi, agenda, documenti).
Da un SAV è possibile generare preventivi, ordini, fatture, interventi e spedizioni di Dolibarr, con sincronizzazione automatica degli stati.
Tutte le azioni, foto, documenti e firme restano collegati alla pratica per garantire la tracciabilità.
Interfaccia pensata per l'officina e il campo (scatto di foto da telefono tramite codice QR, firma online del cliente, dettatura vocale delle note).

2. La pratica SAV (bolla di accettazione)

È il cuore del modulo: ogni presa in carico di un prodotto del cliente dà luogo a una bolla di accettazione SAV, organizzata in schede (Ricezione, Diagnosi, Riparazione, Spedizione, Monitoraggio, Invia email).

Creare un SAV scegliendo il cliente (terzo), il tecnico e lo stato; la data e l'ora di ricezione sono precompilate.
Compilare le informazioni del prodotto: n. di serie, marca, modello, versione, tipo, garanzia, stato e sintomi.
Spuntare gli accessori consegnati con il prodotto (torcia, cavi, valigetta, telecomando, caricabatterie… elenchi personalizzabili) e il nome del firmatario.
Indicare se è necessaria una spedizione (Sì / No).
Aggiungere righe di prodotti/servizi o righe libere; viene visualizzato un totale stimato, adeguato dopo il passaggio in officina.
Far evolvere lo stato: Bozza, In corso, Completato; clonare un SAV esistente, chiuderlo con «FINE SAV – SCHEDA CLIENTE» o riaprire una pratica completata.

3. Diagnosi, riparazione e note

Le schede Diagnosi e Riparazione consentono di registrare il lavoro svolto, con una netta separazione tra ciò che è visibile al cliente e ciò che resta interno all'officina.

Diagnosi: registrare le constatazioni, il difetto rilevato, l'ispezione e le osservazioni.
Riparazione: descrivere le azioni eseguite e i pezzi sostituiti con le relative quantità.
Distinguere le note pubbliche (visibili al cliente) dalle note private (interne all'officina), per la diagnosi, la riparazione e la spedizione.
Dettare le note a voce (dettatura vocale) per guadagnare tempo sul campo.

4. Il RAN: pratica unica per terzo

Il RAN (raggruppato sotto il menu «Storico delle riparazioni») è la pratica unica di un terzo che centralizza tutte le sue prese in carico e funge da punto di ingresso tra il cliente (o il fornitore) e l'officina.

Un solo RAN per terzo: il pulsante «RAN» apre o crea automaticamente la pratica del cliente o del fornitore.
Schede del RAN: Storico degli stati, Statistiche/Monitoraggio, Elementi collegati (link cliccabili) e Parco macchine del cliente.
Ogni cambio di stato (Bozza, In corso, Chiuso) viene registrato per la tracciabilità.
I RAN fornitore raggruppano i SAV «reso fornitore» associati.
Statistiche/Monitoraggio evidenzia le situazioni a rischio: SAV in attesa da più di 15 giorni, fatture non pagate, SAV non pianificato, reso fornitore senza fornitore o troppo vecchio.

5. Parco macchine e utenti del parco

Il modulo gestisce un parco di apparecchiature collegate a ciascun cliente, consultabile da una scheda dedicata nella scheda del terzo.

Registrare le apparecchiature di un cliente con identificazione, acquisto/garanzia, utente e ubicazione.
Organizzare le apparecchiature in una struttura ad albero padre/figlio per descrivere un insieme completo.
Consultare lo storico dei SAV collegati a ciascuna apparecchiatura.
Gestire gli «utenti del parco»: una persona che utilizza l'apparecchio, indipendente dai contatti di Dolibarr e riutilizzabile su più apparecchiature.
Seguire un flusso guidato in 3 fasi: parco macchine, utenti del parco e poi creazione dell'apparecchiatura.

6. Repertorio delle apparecchiature e dizionari

Un repertorio centralizza le marche, i modelli, le versioni, i tipi e le categorie utilizzati durante la creazione delle pratiche e delle apparecchiature.

Creare e gestire le categorie di prodotti e definirne la visibilità nei SAV.
Gestire i dizionari Marche / Modelli (con cilindrata/caratteristica opzionale).
Importare un catalogo tramite file CSV o foglio di calcolo (colonne categoria, marca, modello, versione, tipo), con file di esempio scaricabile.
Eliminare o aggiornare le voci in blocco.

7. Creazione di SAV in massa

Dal parco di un cliente è possibile generare più pratiche SAV in una sola volta, utile per le campagne di manutenzione o di controllo.

Pulsante «Creare un SAV in massa» per l'intero parco del cliente.
Pulsante «Creare un SAV in massa con la selezione» dopo aver spuntato le apparecchiature desiderate.
Viene visualizzato un messaggio di avviso se non è selezionata alcuna apparecchiatura.

8. Pianificazione dell'officina e tecnici

Una pianificazione visiva (calendario) consente di organizzare gli interventi e di prenotare fasce orarie, assegnando ogni pratica a un tecnico.

Pianificare un SAV facendo clic o trascinando nel calendario; definire una data di inizio e di fine.
Scegliere il tipo di pianificazione: Officina, Intervento esterno o Reso fornitore.
Assegnare un tecnico, con rilevamento dei conflitti e suggerimento della prossima fascia disponibile.
Filtrare la pianificazione per stato, tecnico o tipo di intervento.
Gestire i tecnici (elenco, aggiunta, attivazione) e le loro indisponibilità/assenze (blocchi con giustificativo).
Opzione di sincronizzazione con Google Calendar (una chiave API e un calendario per tecnico).

9. Documenti e foto del prodotto

Ogni pratica centralizza i suoi allegati e facilita lo scatto di foto da uno smartphone o un tablet.

Depositare o caricare documenti (PDF, immagini, allegati) sulla pratica.
Scattare foto del prodotto scansionando un codice QR con un telefono, protetto da un codice di convalida.
Trasferire le foto acquisite direttamente nella pratica del cliente.
Consultare, ingrandire o eliminare le foto dalla scheda Documenti / Foto.

10. Firma del cliente e monitoraggio delle firme

Il modulo consente di far firmare il cliente online per attestare la presa in carico o la restituzione del prodotto.

Inviare una pagina di firma al cliente (link o codice QR); la firma avviene con il mouse o con il dito.
Scegliere chi firma (cliente o tecnico) e proporre l'accettazione delle Condizioni Generali di Vendita.
Registrare ogni firma con la sua prova: data, indirizzo IP e tipo di dispositivo.
Consultare i registri di firma e il monitoraggio delle firme per cliente (riservato agli amministratori).
Possibilità di richiedere la firma alla fase Riparazione prima di continuare.

11. Documenti PDF (bolle di accettazione e di uscita)

Il modulo fornisce diversi modelli PDF per produrre le bolle consegnate al cliente.

Modelli disponibili: «Bolla di accettazione», «SAV – modello commerciale» e «Uscita SAV».
Personalizzare il titolo della bolla di accettazione (es. Ordine di servizio).
Opzione per nascondere gli importi imponibili e lo sconto sul PDF (i dati restano conservati nella pratica).
Opzione per visualizzare il telefono e il cellulare del cliente e un blocco di informazioni sulla firma.
Anteprima del PDF nel browser prima della stampa o del download.

12. Trasformazione in documenti commerciali Dolibarr

Una pratica SAV si integra nel flusso commerciale di Dolibarr: può essere trasformata in documenti nativi e collegata a una fattura d'acquisto esistente.

Creare dal SAV un preventivo, un ordine cliente, una fattura, un intervento o una spedizione di Dolibarr.
Cercare e collegare una fattura d'acquisto del cliente al SAV (precompila la data di acquisto e il modello).
Attivare un selettore che, sui preventivi, ordini, fatture e interventi, consente di importare le informazioni di prodotto di un SAV.
Sincronizzare automaticamente lo stato del SAV in base agli eventi di Dolibarr (preventivo accettato, ordine convalidato, fattura convalidata).

13. Ricerca, elenchi e documentazioni tecniche

Il modulo aggiunge strumenti di ricerca e di consultazione per ritrovare rapidamente una pratica o un'informazione.

Ricerca globale di SAV per n. di serie, marca o modello.
Elenchi dedicati: SAV per cliente, prodotti registrati per cliente, indicatori (KPI) del monitoraggio RAN.
Repertorio di documentazioni tecniche: salvare link di documentazione classificati per produttore.
Guida integrata accessibile dal menu del modulo.

14. Configurazione e opzioni di adattamento

La pagina di configurazione (riservata agli amministratori) riunisce schede per adattare il modulo all'attività: Parametri generali, Documenti e PDF, Categorie, Condizioni generali, Extrafields, Google Calendar, Monitoraggio delle firme, Documenti tecnici, Campi prodotto e Dettatura vocale.

Anticipo di pianificazione predefinito, prodotto Dolibarr aggiunto automaticamente alla creazione di un SAV, servizio Dolibarr utilizzato per fatturare i tempi di intervento.
Attivazione del selettore di importazione SAV e della sincronizzazione automatica degli stati (preventivo / ordine / fattura).
Nascondere la disponibilità interna dei tecnici se le assenze sono gestite dal modulo nativo di Dolibarr.
Caricamento delle Condizioni Generali di Vendita (PDF) proposte per la firma.
Scelta dei campi complementari (extrafields) da visualizzare sulle schede e da inserire nei PDF per tipo di documento.
Configurazione della dettatura vocale (Google gratuito del browser, Google API o OpenAI) e del fallback di visualizzazione del calendario.
Strumenti di manutenzione: riparare il database, riparare i menu, deduplicare/sincronizzare/pulire i collegamenti RAN.

15. Collegamenti con Dolibarr

Il modulo non funziona in modo isolato: si integra con i blocchi nativi di Dolibarr.

Terzi (clienti e fornitori) : Ogni pratica SAV, RAN e apparecchiatura è collegata a un terzo di Dolibarr. Il modulo aggiunge sulla scheda del terzo le schede SAV, RAN, Parco macchine e Prodotti e utilizza i fornitori per i resi fornitore.
Prodotti e servizi : Le righe di un SAV utilizzano i prodotti/servizi di Dolibarr. Un prodotto può essere aggiunto automaticamente alla creazione e un servizio dedicato può servire a fatturare i tempi di intervento (prezzo di vendita, IVA e tariffe cliente ripresi da Dolibarr).
Preventivi (proposte commerciali) : Un SAV può essere trasformato in un preventivo di Dolibarr; l'accettazione o la firma di un preventivo può aggiornare automaticamente lo stato del SAV.
Ordini cliente : Creazione di un ordine cliente dal SAV; la convalida di un ordine può far evolvere lo stato del SAV e attivare i collegamenti.
Fatture : Il SAV consente di collegare una fattura d'acquisto esistente del cliente (ricerca fattura) e di creare una fattura dalla pratica; la convalida di una fattura può aggiornare lo stato del SAV. L'abbinamento al pagamento e alla contabilità avviene poi tramite la fattura nativa di Dolibarr.
Interventi (schede di intervento) : Quando il modulo Interventi è attivo, è possibile creare una scheda di intervento dal SAV e fatturare i tempi di intervento tramite un servizio di Dolibarr.
Spedizioni : Il modulo può creare una spedizione di Dolibarr dal SAV per la restituzione o l'invio del prodotto.
Agenda / pianificazione : La pianificazione dell'officina gestisce gli appuntamenti dei tecnici e può sincronizzarsi con Google Calendar (chiave API e identificativo del calendario per tecnico).
Documenti (GED / archiviazione) : I documenti PDF, gli allegati e le foto sono archiviati nello spazio dati Dolibarr del modulo e restano collegati alla pratica.
Campi complementari (extrafields) ed elementi collegati : Il modulo aggiunge campi complementari SAV che possono essere visualizzati sulle schede e nei PDF delle fatture, preventivi, ordini e interventi, e utilizza il meccanismo nativo «Elementi collegati» per collegare il SAV a questi documenti.
Modelli di documenti : I modelli PDF del SAV sono registrati tra i modelli di documenti di Dolibarr (tipo sav) e selezionabili come per gli altri oggetti.