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Guia del modulo: Servicio posventa

Guía de uso no técnica: para qué sirve el módulo, cómo utilizarlo y cómo se integra con Dolibarr.

Versión del módulo24.0.1

Compatibilidad con Dolibarr18 a 24

Idiomas incluidos5 (FR, EN, DE, ES, IT)

Referencia DoliStoreN.º 2703

1. Descripcion del modulo

El módulo Servicio Posventa (SAV) transforma Dolibarr en un auténtico taller de recepción. Permite hacer el seguimiento de cada producto confiado por un cliente, desde su recepción hasta su devolución: apertura de un expediente SAV, diagnóstico, planificación del taller, reparación, adición de fotos y documentos, firma del cliente y cierre. El objetivo es trazar cada intervención con información fiable y compartida, y conservar un historial completo por cliente. Junto al expediente SAV, el módulo añade el RAN, un expediente único por tercero (cliente o proveedor) que agrupa y vincula todos los elementos de un mismo interlocutor.

Un expediente SAV = un producto de cliente + un tercero + etapas fechadas (recepción, diagnóstico, reparación, expedición, seguimiento).
El módulo no modifica ningún archivo del núcleo de Dolibarr y se apoya en sus objetos nativos (terceros, productos/servicios, presupuestos, pedidos, facturas, intervenciones, agenda, documentos).
Desde un SAV se pueden generar presupuestos, pedidos, facturas, intervenciones y expediciones de Dolibarr, con sincronización automática de los estados.
Todas las acciones, fotos, documentos y firmas permanecen vinculados al expediente para garantizar la trazabilidad.
Interfaz pensada para el taller y el terreno (toma de fotos por teléfono mediante código QR, firma en línea del cliente, dictado por voz de las notas).

2. El expediente SAV (comprobante de recepción)

Es el núcleo del módulo: cada recepción de un producto de cliente da lugar a un comprobante de recepción SAV, organizado en pestañas (Recepción, Diagnóstico, Reparación, Expedición, Seguimiento, Enviar correo).

Crear un SAV eligiendo el cliente (tercero), el técnico y el estado; la fecha y la hora de recepción están precargadas.
Cumplimentar la información del producto: n.º de serie, marca, modelo, versión, tipo, garantía, estado y síntomas.
Marcar los accesorios entregados con el producto (linterna, cables, maletín, mando a distancia, cargador… listas personalizables) y el nombre del firmante.
Indicar si es necesaria una expedición (Sí / No).
Añadir líneas de productos/servicios o líneas libres; se muestra un total estimado, ajustado tras el paso por el taller.
Hacer evolucionar el estado: Borrador, En curso, Finalizado; clonar un SAV existente, cerrarlo con «FIN SAV – FICHA CLIENTE» o reabrir un expediente finalizado.

3. Diagnóstico, reparación y notas

Las pestañas Diagnóstico y Reparación permiten registrar el trabajo realizado, con una separación clara entre lo que es visible para el cliente y lo que permanece interno al taller.

Diagnóstico: registrar las constataciones, el defecto constatado, la inspección y las observaciones.
Reparación: describir las acciones realizadas y las piezas sustituidas con sus cantidades.
Distinguir las notas públicas (visibles para el cliente) de las notas privadas (internas al taller), para el diagnóstico, la reparación y la expedición.
Dictar las notas por voz (dictado por voz) para ganar tiempo sobre el terreno.

4. El RAN: expediente único por tercero

El RAN (agrupado bajo el menú «Historial de reparaciones») es el expediente único de un tercero que centraliza todas sus recepciones y sirve de punto de entrada entre el cliente (o el proveedor) y el taller.

Un solo RAN por tercero: el botón «RAN» abre o crea automáticamente el expediente del cliente o del proveedor.
Pestañas del RAN: Historial de estados, Estadísticas/Seguimiento, Elementos vinculados (enlaces en los que se puede hacer clic) y Parque de equipos del cliente.
Cada cambio de estado (Borrador, En curso, Cerrado) se registra para la trazabilidad.
Los RAN de proveedor agrupan los SAV de «devolución a proveedor» asociados.
Estadísticas/Seguimiento destaca las situaciones de riesgo: SAV en espera desde hace más de 15 días, facturas impagadas, SAV no planificado, devolución a proveedor sin proveedor o demasiado antigua.

5. Parque de equipos y usuarios del parque

El módulo gestiona un parque de equipos vinculados a cada cliente, consultable desde una pestaña dedicada en la ficha del tercero.

Registrar los equipos de un cliente con identificación, compra/garantía, usuario y ubicación.
Organizar los equipos en un árbol padre/hijo para describir un conjunto completo.
Consultar el historial de los SAV vinculados a cada equipo.
Gestionar «usuarios del parque»: una persona que utiliza el aparato, independiente de los contactos de Dolibarr y reutilizable en varios equipos.
Seguir un flujo guiado en 3 etapas: parque de equipos, usuarios del parque y, después, creación del equipo.

6. Referencial de equipos y diccionarios

Un referencial centraliza las marcas, modelos, versiones, tipos y categorías utilizados al crear los expedientes y los equipos.

Crear y gestionar las categorías de productos y definir su visibilidad en los SAV.
Gestionar los diccionarios Marcas / Modelos (con cilindrada/característica opcional).
Importar un catálogo mediante un archivo CSV u hoja de cálculo (columnas categoría, marca, modelo, versión, tipo), con archivo de ejemplo descargable.
Eliminar o actualizar las entradas de forma masiva.

7. Creación de SAV en masa

Desde el parque de un cliente, es posible generar varios expedientes SAV de una sola vez, útil para las campañas de mantenimiento o de control.

Botón «Crear un SAV en masa» para todo el parque del cliente.
Botón «Crear un SAV en masa con la selección» tras marcar los equipos deseados.
Se muestra un mensaje de advertencia si no se selecciona ningún equipo.

8. Planning de taller y técnicos

Un planning visual (calendario) permite organizar las intervenciones y reservar franjas horarias, asignando cada expediente a un técnico.

Planificar un SAV haciendo clic o arrastrando en el calendario; definir una fecha de inicio y de fin.
Elegir el tipo de planificación: Taller, Intervención externa o Devolución a proveedor.
Asignar un técnico, con detección de conflictos y sugerencia de la próxima franja disponible.
Filtrar el planning por estado, técnico o tipo de intervención.
Gestionar los técnicos (lista, alta, activación) y sus indisponibilidades/ausencias (bloqueos con justificante).
Opción de sincronización con Google Calendar (una clave API y un calendario por técnico).

9. Documentos y fotos del producto

Cada expediente centraliza sus adjuntos y facilita la toma de fotos desde un smartphone o una tableta.

Depositar o subir documentos (PDF, imágenes, adjuntos) en el expediente.
Tomar fotos del producto escaneando un código QR con un teléfono, protegido por un código de validación.
Transferir las fotos capturadas directamente al expediente del cliente.
Consultar, ampliar o eliminar las fotos desde la pestaña Documentos / Fotos.

10. Firma del cliente y seguimiento de las firmas

El módulo permite hacer firmar al cliente en línea para acreditar la recepción o la devolución del producto.

Enviar una página de firma al cliente (enlace o código QR); la firma se hace con el ratón o con el dedo.
Elegir quién firma (cliente o técnico) y proponer la aceptación de las Condiciones Generales de Venta.
Registrar cada firma con su prueba: fecha, dirección IP y tipo de dispositivo.
Consultar los registros de firma y el seguimiento de las firmas por cliente (reservado a los administradores).
Posibilidad de exigir la firma en la etapa Reparación antes de continuar.

11. Documentos PDF (comprobantes de recepción y de salida)

El módulo proporciona varias plantillas PDF para editar los comprobantes entregados al cliente.

Plantillas disponibles: «Comprobante de recepción», «SAV – plantilla comercial» y «Salida SAV».
Personalizar el título del comprobante de recepción (p. ej. Orden de servicio).
Opción para ocultar los importes sin IVA y el descuento en el PDF (los datos se conservan en el expediente).
Opción para mostrar el teléfono y el móvil del cliente, y un bloque de información de firma.
Vista previa del PDF en el navegador antes de imprimir o descargar.

12. Transformación en documentos comerciales de Dolibarr

Un expediente SAV se integra en el flujo comercial de Dolibarr: se puede transformar en documentos nativos y vincular a una factura de compra existente.

Crear desde el SAV un presupuesto, un pedido de cliente, una factura, una intervención o una expedición de Dolibarr.
Buscar y vincular una factura de compra del cliente al SAV (precarga la fecha de compra y el modelo).
Activar un selector que, en los presupuestos, pedidos, facturas e intervenciones, permite importar la información de producto de un SAV.
Sincronizar automáticamente el estado del SAV según los eventos de Dolibarr (presupuesto aceptado, pedido validado, factura validada).

13. Búsqueda, listas y documentaciones técnicas

El módulo añade herramientas de búsqueda y de consulta para encontrar rápidamente un expediente o una información.

Búsqueda global de SAV por n.º de serie, marca o modelo.
Listas dedicadas: SAV por cliente, productos registrados por cliente, indicadores (KPI) del seguimiento RAN.
Repertorio de documentaciones técnicas: guardar enlaces de documentación clasificados por fabricante.
Guía integrada accesible desde el menú del módulo.

14. Configuración y opciones de adaptación

La página de configuración (reservada a los administradores) reúne pestañas para adaptar el módulo al negocio: Parámetros generales, Documentos y PDF, Categorías, Condiciones generales, Extrafields, Google Calendar, Seguimiento de las firmas, Documentos técnicos, Campos de producto y Dictado por voz.

Plazo de planificación por defecto, producto de Dolibarr añadido automáticamente al crear un SAV, servicio de Dolibarr utilizado para facturar los tiempos de intervención.
Activación del selector de importación de SAV y de la sincronización automática de los estados (presupuesto / pedido / factura).
Ocultar la disponibilidad interna de los técnicos si las ausencias se gestionan con el módulo nativo de Dolibarr.
Subida de las Condiciones Generales de Venta (PDF) propuestas para la firma.
Elección de los campos complementarios (extrafields) que se mostrarán en las fichas y se inyectarán en los PDF por tipo de documento.
Configuración del dictado por voz (Google gratuito del navegador, Google API u OpenAI) y del reemplazo de visualización del calendario.
Herramientas de mantenimiento: reparar la base de datos, reparar los menús, deduplicar/sincronizar/limpiar los enlaces RAN.

15. Vinculos con Dolibarr

El modulo no funciona de forma aislada: se integra con los bloques nativos de Dolibarr.

Terceros (clientes y proveedores) : Cada expediente SAV, RAN y equipo está vinculado a un tercero de Dolibarr. El módulo añade en la ficha del tercero las pestañas SAV, RAN, Parque de equipos y Productos, y utiliza los proveedores para las devoluciones a proveedor.
Productos y servicios : Las líneas de un SAV utilizan los productos/servicios de Dolibarr. Un producto puede añadirse automáticamente al crear, y un servicio dedicado puede servir para facturar los tiempos de intervención (precio de venta, IVA y tarifas de cliente tomados de Dolibarr).
Presupuestos (propuestas comerciales) : Un SAV puede transformarse en un presupuesto de Dolibarr; la aceptación o la firma de un presupuesto puede actualizar automáticamente el estado del SAV.
Pedidos de cliente : Creación de un pedido de cliente desde el SAV; la validación de un pedido puede hacer evolucionar el estado del SAV y desencadenar las vinculaciones.
Facturas : El SAV permite vincular una factura de compra existente del cliente (búsqueda de factura) y crear una factura desde el expediente; la validación de una factura puede actualizar el estado del SAV. La vinculación con el pago y la contabilidad se realiza después mediante la factura nativa de Dolibarr.
Intervenciones (fichas de intervención) : Cuando el módulo Intervenciones está activo, se puede crear una ficha de intervención desde el SAV y facturar los tiempos de intervención mediante un servicio de Dolibarr.
Expediciones : El módulo puede crear una expedición de Dolibarr desde el SAV para la devolución o el envío del producto.
Agenda / planning : El planning de taller gestiona las citas de los técnicos y puede sincronizarse con Google Calendar (clave API e identificador de calendario por técnico).
Documentos (GED / almacenamiento) : Los documentos PDF, los adjuntos y las fotos se almacenan en el espacio de datos de Dolibarr del módulo y permanecen adjuntos al expediente.
Campos complementarios (extrafields) y elementos vinculados : El módulo añade campos complementarios SAV que pueden mostrarse en las fichas y en los PDF de las facturas, presupuestos, pedidos e intervenciones, y utiliza el mecanismo nativo «Elementos vinculados» para relacionar el SAV con esos documentos.
Plantillas de documentos : Las plantillas PDF del SAV están registradas entre las plantillas de documentos de Dolibarr (tipo sav) y son seleccionables como para los demás objetos.