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Guia del modulo: Servicio de taller

Guía de uso no técnica: para qué sirve el módulo, cómo utilizarlo y cómo se articula con Dolibarr.

Expediente centralLa orden de reparación (OR)

Vista del historial del clienteEl RAN, expediente único por cliente

Firma del clienteCódigo QR, CGV y registros

Se apoya en DolibarrTerceros, presupuestos, facturas, intervenciones

1. Descripcion del modulo

Servicio de taller es el módulo de taller de Dolibarr. Permite hacer el seguimiento de los vehículos, materiales o equipos de un cliente a través de un expediente central llamado OR (orden de reparación). En torno a la OR, el módulo reúne el cliente, el vehículo o el material, los síntomas, el diagnóstico, las líneas de piezas y de servicios, las fotos, la planificación, los técnicos, las firmas y los documentos comerciales asociados. Está pensado para la acogida, la recepción, los técnicos, el responsable de taller y la administración. El módulo organiza el trabajo del taller, pero Dolibarr sigue siendo la referencia para los objetos oficiales: terceros, productos, presupuestos, pedidos, facturas, intervenciones y documentos. Una OR no es una factura: hace el seguimiento del trabajo del taller, mientras que la facturación y el pago se siguen creando, controlando y validando en Dolibarr. Las pantallas visibles varían según los permisos de cada usuario y según los módulos de Dolibarr activados.

Un menú dedicado «Reparación y Taller» que reúne el taller, la planificación, los técnicos, el RAN, el parque de equipos, y las pruebas y préstamos de vehículos.
Un seguimiento claro desde la recepción hasta la entrega, con estados del expediente.
Atajos para crear una OR desde un cliente o desde un documento comercial de Dolibarr.
Pruebas útiles: fotos, documentos adjuntos, firmas, fechas y comentarios.
Una vista del historial por cliente (el RAN) y un seguimiento del parque de equipos.

2. La orden de reparación (OR): el expediente del taller

La OR es el expediente central del módulo. Reúne toda la información de un paso por el taller para que otra persona pueda retomar el expediente sin perder el contexto.

Crear una OR desde el menú «Nueva OR», desde una ficha de cliente, o desde un presupuesto, un pedido, una factura, una intervención o un equipo del parque.
Seguir el expediente por estados (borrador, en curso, terminado); el diagnóstico, la reparación y la entrega prevista son apartados e información del expediente, no estados.
Generar el PDF de la OR para el cliente o el taller.
Crear varias OR de una vez mediante la creación de OR en masa.
Encontrar una OR mediante la búsqueda global de Dolibarr (referencia, matrícula, número de serie, marca, modelo).

3. Recepción: cliente, vehículo o material

La recepción es la fotografía del expediente a la llegada. Debe ser precisa, porque protege tanto al cliente como al taller.

Buscar el cliente antes de crear uno nuevo, para evitar duplicados.
Seleccionar o introducir el vehículo / material: marca, modelo, versión, tipo.
Indicar la matrícula, el VIN o el número de serie, así como el kilometraje o contador.
Anotar los síntomas con las palabras del cliente y enumerar los trabajos solicitados.
Anotar los accesorios confiados (llaves, permiso de circulación, cargador, etc.).
Distinguir las notas públicas (visibles para el cliente) de las notas privadas (uso interno).

4. Presupuestación: líneas, presupuestos, pedidos y facturas

Las líneas de la OR sirven para preparar una valoración y evitar volver a teclear al crear un documento comercial.

Añadir líneas desde el catálogo de productos / servicios de Dolibarr, o en entrada libre (cantidad, precio, IVA, descuento, orden).
Separar las piezas y la mano de obra si el cliente debe verlas por separado.
Crear un presupuesto, un pedido, una factura o una intervención desde la OR, con recuperación automática de las líneas útiles.
Revisar y validar cada documento en su módulo de Dolibarr de origen antes de la validación definitiva.
Sincronizar automáticamente el estado de la OR según el estado del documento vinculado (presupuesto aceptado, pedido o factura validados) cuando esta opción está activada.

5. Diagnóstico, reparación, fotos y dictado por voz

El diagnóstico transforma la solicitud del cliente en una constatación del taller; la reparación describe lo que realmente se hizo.

Escribir la constatación del taller, los controles realizados y las recomendaciones.
Documentar los trabajos realmente efectuados y las observaciones de salida.
Tomar fotos desde un móvil o una tableta y transferirlas directamente al expediente del cliente.
Utilizar el dictado por voz para agilizar la introducción de notas (reconocimiento del navegador, Google Speech u OpenAI según la configuración), releyendo siempre el texto antes de guardar.

6. Planificación del taller, técnicos y disponibilidades

La planificación ayuda a organizar las OR, los técnicos y los periodos no disponibles, para visualizar la carga y evitar conflictos.

Gestionar la lista de técnicos (recursos del taller).
Asignar un técnico y una franja horaria a una OR.
Visualizar la carga del taller y filtrar por técnico.
Declarar las indisponibilidades: vacaciones, formación, franja bloqueada.
Ocultar la pantalla de disponibilidades si el establecimiento no la utiliza.

7. Firma del cliente, CGV y prueba de firma

La firma permite dejar constancia de una aceptación: recepción del trabajo, condiciones o entrega, según el procedimiento del taller.

Abrir una página de firma en pantalla, o presentarla mediante un código QR para escanear en el teléfono del cliente.
Mostrar unas condiciones generales de venta (CGV) que aceptar antes de firmar, a partir de un archivo de CGV configurable.
Hacer que la firma sea obligatoria en una etapa del expediente y definir el rol del firmante.
Conservar un registro de cada firma: firmante, fecha, dirección IP, dispositivo e imagen de la firma.
Seguir el estado de las firmas de las OR desde la pantalla «Seguimiento de firmas».

8. RAN: expediente de taller único por cliente

El RAN centraliza la información de taller de un cliente. Sirve de punto de entrada para encontrar rápidamente las OR, documentos, estadísticas y equipos.

Centralizar el historial, las estadísticas, los enlaces y el parque de un mismo cliente.
Encontrar las antiguas OR, presupuestos, facturas, pedidos e intervenciones.
Consultar indicadores útiles antes de un nuevo diagnóstico.
Crear una nueva OR desde el contexto de cliente adecuado.

9. Parque de equipos: equipos, usuarios y material

El parque de equipos sirve para hacer el seguimiento de los vehículos, máquinas, aparatos o equipos vinculados a un cliente.

Seguir los equipos reales de un cliente: número de serie, garantía, ubicación, historial de las OR vinculadas.
Gestionar un repertorio de «material» (modelo o familia) y vincularle los equipos.
Asociar usuarios de parque (conductor, servicio, sede, responsable).
Crear una OR directamente desde un equipo, con recuperación automática de la información.

10. Vehículos del cliente, matrícula y búsqueda VIN

Los vehículos de un cliente pueden registrarse para evitar volver a introducir la misma información en cada paso.

Registrar marca, modelo, versión, matrícula, VIN, kilometraje y fecha de primera matriculación.
Buscar un vehículo por matrícula o por VIN.
Decodificar un VIN mediante uno de los proveedores configurables: NHTSA / vPIC (gratuito), CarVertical o Autorigin.
Verificar siempre visualmente el dato devuelto antes de validarlo: ayuda, pero no sustituye la comprobación de la placa o del número de serie.

11. Pruebas y préstamos de vehículos

El módulo gestiona dos expedientes distintos de puesta a disposición de un vehículo, separados de la OR: la prueba de vehículo y el préstamo de vehículo.

Crear un acuerdo de prueba: cliente / conductor, vehículo probado, opción, fianza, estado de salida y firma de salida, luego estado de retorno y firma de retorno.
Preparar los vehículos disponibles para las pruebas en un diccionario dedicado («vehículos en prueba»).
Mostrar la información del seguro de prueba (compañía, póliza, texto) cuando está configurada.
Gestionar por separado los préstamos de vehículos mediante su propia lista y su propia creación.
Adjuntar los documentos útiles del cliente: permiso de conducir, documento de identidad, comprobante de fianza, seguro.

12. Documentos técnicos y guía de uso

El módulo pone a disposición recursos documentales consultables directamente desde las pantallas del taller.

Acceder a una base de documentos técnicos consultables desde el módulo.
Abrir la guía de usuario integrada en el módulo.

13. Configuración, diccionarios y categorías

La configuración adapta el módulo sin tocar el núcleo de Dolibarr. El usuario no necesita tocarla en el día a día, pero es útil comprender su efecto.

Pestañas de ajustes: General, Búsqueda VIN, Categorías, Documentos técnicos, CGV, Seguro de prueba, Google, Dictado por voz, Firma y Campos adicionales.
Sincronización de las citas del taller con Google Calendar (pestaña «Google» de la configuración).
Recordatorio automático antes del vencimiento de la validez de la inspección técnica (ITV) del vehículo, mediante una tarea programada diaria que activar en los trabajos (cron) de Dolibarr.
Firma: activación, obligación en una etapa, rol del firmante y archivo de CGV.
Representación del PDF de la OR: título de la recepción, visualización del teléfono del cliente, posible ocultación de los importes de las líneas.
Diccionarios: marcas, modelos, versiones, tipos, categorías y vehículos de prueba (importación posible).
Buenas prácticas: buscar un valor antes de crear uno nuevo, homogeneizar las etiquetas, desactivar en lugar de eliminar un valor obsoleto.

14. Vinculos con Dolibarr

El modulo no funciona de forma aislada: se integra con los bloques nativos de Dolibarr.

Terceros (clientes) : Cada OR, RAN, equipo, prueba o préstamo está vinculado a un cliente de Dolibarr; el historial del taller sigue siendo accesible desde la ficha del tercero.
Productos y servicios : Las líneas de la OR recuperan el catálogo de Dolibarr (referencias, precios, IVA) para mantener la coherencia con los documentos comerciales.
Presupuestos (propuestas comerciales) : Se puede crear un presupuesto desde la OR con recuperación de las líneas; el cliente valida una valoración oficial en Dolibarr.
Pedidos de clientes : Un expediente de taller puede vincularse a un pedido, y se puede crear una OR desde un pedido de cliente existente.
Facturas de clientes : Se puede crear o vincular una factura desde la OR; el pago, el banco y la contabilidad los sigue gestionando nativamente Dolibarr.
Intervenciones (partes de intervención) : Una intervención puede completar el seguimiento sobre el terreno o el tiempo dedicado; se puede configurar un producto «tiempo» para estas líneas.
Expediciones : Una expedición puede consultarse o vincularse según su organización, cuando el módulo de Dolibarr correspondiente está activado.
Documentos y archivos adjuntos : Fotos, justificantes y PDF permanecen adjuntos al expediente mediante la gestión de archivos de Dolibarr, reutilizables en los documentos comerciales.