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Guida del modulo: Servizio officina

Guida d'uso non tecnica: a cosa serve il modulo, come utilizzarlo e come si integra con Dolibarr.

Fascicolo centraleL'ordine di riparazione (OR)

Vista storico clienteIl RAN, fascicolo unico per cliente

Firma del clienteCodice QR, condizioni di vendita e registri

Si basa su DolibarrTerzi, preventivi, fatture, interventi

1. Panoramica del modulo

Servizio officina è il modulo officina di Dolibarr. Consente di seguire i veicoli, i materiali o le attrezzature di un cliente attraverso un fascicolo centrale chiamato OR (ordine di riparazione). Attorno all'OR, il modulo raccoglie il cliente, il veicolo o il materiale, i sintomi, la diagnosi, le righe di ricambi e di prestazioni, le foto, la pianificazione, i tecnici, le firme e i documenti commerciali associati. È pensato per l'accoglienza, l'accettazione, i tecnici, il responsabile dell'officina e l'amministrazione. Il modulo organizza il lavoro dell'officina, ma Dolibarr resta il riferimento per gli oggetti ufficiali: terzi, prodotti, preventivi, ordini, fatture, interventi e documenti. Un OR non è una fattura: segue il lavoro dell'officina, mentre la fatturazione e il pagamento continuano a essere creati, controllati e validati in Dolibarr. Le schermate visibili variano in base ai permessi di ciascun utente e ai moduli Dolibarr attivati.

Un menu dedicato «Riparazione e Officina» che raccoglie l'officina, la pianificazione, i tecnici, il RAN, il parco attrezzature, le prove e i prestiti di veicoli.
Un monitoraggio chiaro dall'accettazione fino alla riconsegna, con stati del fascicolo.
Scorciatoie per creare un OR da un cliente o da un documento commerciale Dolibarr.
Prove utili: foto, documenti allegati, firme, date e commenti.
Una vista storico per cliente (il RAN) e un monitoraggio del parco attrezzature.

2. L'ordine di riparazione (OR): il fascicolo dell'officina

L'OR è il fascicolo centrale del modulo. Raccoglie tutte le informazioni di un passaggio in officina affinché un'altra persona possa riprendere il fascicolo senza perdere il contesto.

Creare un OR dal menu «Nuovo OR», da una scheda cliente, oppure da un preventivo, un ordine, una fattura, un intervento o un'attrezzatura del parco.
Seguire il fascicolo per stati (bozza, in corso, completato); la diagnosi, la riparazione e la riconsegna prevista sono voci e informazioni del fascicolo, non stati.
Generare il PDF dell'OR per il cliente o per l'officina.
Creare più OR in una volta grazie alla creazione di OR in blocco.
Ritrovare un OR tramite la ricerca globale di Dolibarr (riferimento, targa, numero di serie, marca, modello).

3. Accettazione: cliente, veicolo o materiale

L'accettazione è la fotografia del fascicolo all'arrivo. Deve essere precisa, perché protegge sia il cliente sia l'officina.

Cercare il cliente prima di crearne uno nuovo, per evitare i duplicati.
Selezionare o inserire il veicolo / materiale: marca, modello, versione, tipo.
Indicare la targa, il VIN o il numero di serie, nonché il chilometraggio o il contatore.
Inserire i sintomi con le parole del cliente ed elencare i lavori richiesti.
Annotare gli accessori affidati (chiavi, libretto di circolazione, caricabatterie, ecc.).
Distinguere le note pubbliche (visibili al cliente) dalle note private (uso interno).

4. Preventivazione: righe, preventivi, ordini e fatture

Le righe dell'OR servono a preparare una valorizzazione e a evitare di reinserire i dati al momento della creazione di un documento commerciale.

Aggiungere righe dal catalogo prodotti / servizi di Dolibarr, oppure in inserimento libero (quantità, prezzo, IVA, sconto, ordine).
Separare i ricambi e la manodopera se il cliente deve vederli distintamente.
Creare un preventivo, un ordine, una fattura o un intervento dall'OR, con ripresa automatica delle righe utili.
Rileggere e validare ciascun documento nel suo modulo Dolibarr d'origine prima della validazione definitiva.
Sincronizzare automaticamente lo stato dell'OR in base allo stato del documento collegato (preventivo accettato, ordine o fattura validati) quando questa opzione è attivata.

5. Diagnosi, riparazione, foto e dettatura vocale

La diagnosi trasforma la richiesta del cliente in una constatazione dell'officina; la riparazione descrive ciò che è stato realmente fatto.

Scrivere la constatazione dell'officina, i controlli eseguiti e le raccomandazioni.
Documentare i lavori realmente effettuati e le osservazioni di uscita.
Scattare foto da uno smartphone o un tablet e trasferirle direttamente nel fascicolo del cliente.
Utilizzare la dettatura vocale per velocizzare l'inserimento delle note (riconoscimento del browser, Google Speech o OpenAI secondo la configurazione), rileggendo sempre il testo prima di salvare.

6. Pianificazione dell'officina, tecnici e disponibilità

La pianificazione aiuta a organizzare gli OR, i tecnici e i periodi non disponibili, per visualizzare il carico di lavoro ed evitare i conflitti.

Gestire l'elenco dei tecnici (risorse dell'officina).
Assegnare un tecnico e una fascia oraria a un OR.
Visualizzare il carico dell'officina e filtrare per tecnico.
Dichiarare le indisponibilità: ferie, formazione, fascia bloccata.
Nascondere la schermata delle disponibilità se l'azienda non la utilizza.

7. Firma del cliente, condizioni di vendita e prova della firma

La firma consente di tracciare un'accettazione: presa in carico, condizioni o riconsegna, secondo la procedura dell'officina.

Aprire una pagina di firma sullo schermo, oppure presentarla tramite un codice QR da scansionare sul telefono del cliente.
Visualizzare delle condizioni generali di vendita (CGV) da accettare prima di firmare, a partire da un file CGV configurabile.
Rendere la firma obbligatoria in una fase del fascicolo e definire il ruolo del firmatario.
Conservare un registro di ogni firma: firmatario, data, indirizzo IP, dispositivo e immagine della firma.
Monitorare lo stato delle firme degli OR dalla schermata «Monitoraggio firma».

8. RAN: fascicolo officina unico per cliente

Il RAN centralizza le informazioni d'officina di un cliente. Serve come punto di ingresso per ritrovare rapidamente gli OR, i documenti, le statistiche e le attrezzature.

Centralizzare lo storico, le statistiche, i collegamenti e il parco di uno stesso cliente.
Ritrovare i vecchi OR, preventivi, fatture, ordini e interventi.
Consultare indicatori utili prima di una nuova diagnosi.
Creare un nuovo OR dal giusto contesto cliente.

9. Parco attrezzature: attrezzature, utenti e materiale

Il parco attrezzature serve a seguire i veicoli, le macchine, gli apparecchi o le attrezzature collegati a un cliente.

Seguire le attrezzature reali di un cliente: numero di serie, garanzia, ubicazione, storico degli OR collegati.
Gestire un repertorio di «materiale» (modello o famiglia) e collegarvi le attrezzature.
Associare utenti del parco (conducente, servizio, sede, responsabile).
Creare un OR direttamente da un'attrezzatura, con ripresa automatica delle informazioni.

10. Veicoli del cliente, targa e ricerca VIN

I veicoli di un cliente possono essere registrati per evitare di reinserire le stesse informazioni a ogni passaggio.

Registrare marca, modello, versione, targa, VIN, chilometraggio e data di prima immatricolazione.
Cercare un veicolo per targa o per VIN.
Decodificare un VIN tramite uno dei fornitori configurabili: NHTSA / vPIC (gratuito), CarVertical o Autorigin.
Verificare sempre visivamente il dato restituito prima di validarlo: aiuta, ma non sostituisce il controllo della targa o del numero di serie.

11. Prove e prestiti di veicoli

Il modulo gestisce due fascicoli distinti di messa a disposizione di un veicolo, separati dall'OR: la prova del veicolo e il prestito del veicolo.

Creare un accordo di prova: cliente / conducente, veicolo provato, opzione, cauzione, stato di partenza e firma di partenza, poi stato di ritorno e firma di ritorno.
Preparare i veicoli disponibili per le prove in un dizionario dedicato («veicoli in prova»).
Riportare le informazioni dell'assicurazione della prova (compagnia, polizza, testo) quando sono configurate.
Gestire separatamente i prestiti di veicoli tramite il loro elenco e la loro creazione.
Allegare i documenti utili del cliente: patente di guida, documento d'identità, prova della cauzione, assicurazione.

12. Documenti tecnici e guida

Il modulo mette a disposizione risorse documentali consultabili direttamente dalle schermate dell'officina.

Accedere a una base di documenti tecnici consultabili dal modulo.
Aprire la guida utente integrata nel modulo.

13. Configurazione, dizionari e categorie

La configurazione adatta il modulo senza toccare il cuore di Dolibarr. L'utente non ha bisogno di modificarla nel quotidiano, ma è utile comprenderne l'effetto.

Schede di impostazione: Generale, Ricerca VIN, Categorie, Documenti tecnici, CGV, Assicurazione prova, Google, Dettatura vocale, Firma e Campi aggiuntivi.
Sincronizzazione degli appuntamenti dell'officina con Google Calendar (scheda «Google» della configurazione).
Promemoria automatico prima della scadenza della validità della revisione del veicolo, tramite un'attività pianificata giornaliera da attivare nei job (cron) di Dolibarr.
Firma: attivazione, obbligo in una fase, ruolo del firmatario e file CGV.
Resa del PDF dell'OR: titolo dell'accettazione, visualizzazione del telefono del cliente, eventuale mascheramento degli importi delle righe.
Dizionari: marche, modelli, versioni, tipi, categorie e veicoli di prova (importazione possibile).
Buone pratiche: cercare un valore prima di crearne uno nuovo, uniformare le diciture, disattivare anziché eliminare un valore obsoleto.

14. Collegamenti con Dolibarr

Il modulo non funziona in modo isolato: si integra con i blocchi nativi di Dolibarr.

Terzi (clienti) : Ogni OR, RAN, attrezzatura, prova o prestito è collegato a un cliente Dolibarr; lo storico dell'officina resta accessibile dalla scheda del terzo.
Prodotti e servizi : Le righe dell'OR riprendono il catalogo Dolibarr (riferimenti, prezzi, IVA) per restare coerenti con i documenti commerciali.
Preventivi (proposte commerciali) : Un preventivo può essere creato dall'OR con ripresa delle righe; il cliente valida una valorizzazione ufficiale in Dolibarr.
Ordini clienti : Un fascicolo d'officina può essere collegato a un ordine, e un OR può essere creato da un ordine cliente esistente.
Fatture clienti : Una fattura può essere creata o collegata dall'OR; il pagamento, la banca e la contabilità restano gestiti nativamente da Dolibarr.
Interventi (schede d'intervento) : Un intervento può completare il monitoraggio sul campo o il tempo trascorso; un prodotto «tempo» può essere configurato per queste righe.
Spedizioni : Una spedizione può essere consultata o collegata a seconda della vostra organizzazione, quando il modulo Dolibarr corrispondente è attivato.
Documenti e file allegati : Foto, giustificativi e PDF restano allegati al fascicolo tramite la gestione dei file di Dolibarr, riutilizzabili nei documenti commerciali.