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Notice du module Service garage

Guide d'utilisation non technique : a quoi sert le module, comment l'utiliser et comment il s'articule avec Dolibarr.

Dossier centralL'ordre de réparation (OR)

Vue historique clientLe RAN, dossier unique par client

Signature clientQR code, CGV et journaux

S'appuie sur DolibarrTiers, devis, factures, interventions

1. Presentation du module

Service garage est le module atelier de Dolibarr. Il permet de suivre les véhicules, matériels ou équipements d'un client à travers un dossier central appelé OR (ordre de réparation). Autour de l'OR, le module regroupe le client, le véhicule ou le matériel, les symptômes, le diagnostic, les lignes de pièces et de prestations, les photos, le planning, les techniciens, les signatures et les documents commerciaux associés. Il est pensé pour l'accueil, la réception, les techniciens, le responsable d'atelier et l'administration. Le module organise le travail de l'atelier, mais Dolibarr reste la référence pour les objets officiels : tiers, produits, devis, commandes, factures, interventions et documents. Un OR n'est pas une facture : il suit le travail atelier, tandis que la facturation et le paiement restent créés, contrôlés et validés dans Dolibarr. Les écrans visibles varient selon les droits de chaque utilisateur et selon les modules Dolibarr activés.

Un menu dédié « Réparation & Garage » regroupant l'atelier, le planning, les techniciens, le RAN, le parc matériel, les essais et prêts de véhicule.
Un suivi clair de la réception jusqu'à la restitution, avec statuts du dossier.
Des raccourcis pour créer un OR depuis un client ou depuis un document commercial Dolibarr.
Des preuves utiles : photos, documents joints, signatures, dates et commentaires.
Une vue historique par client (le RAN) et un suivi du parc matériel.

2. L'ordre de réparation (OR) : le dossier atelier

L'OR est le dossier central du module. Il rassemble toutes les informations d'un passage atelier pour qu'une autre personne puisse reprendre le dossier sans perdre le contexte.

Créer un OR depuis le menu « Nouvel OR », depuis une fiche client, ou depuis un devis, une commande, une facture, une intervention ou un équipement du parc.
Suivre le dossier par statuts (brouillon, en cours, terminé) ; le diagnostic, la réparation et la restitution prévue sont des rubriques et informations du dossier, pas des statuts.
Générer le PDF de l'OR pour le client ou l'atelier.
Créer plusieurs OR d'un coup grâce à la création d'OR en masse.
Retrouver un OR par la recherche globale Dolibarr (référence, immatriculation, numéro de série, marque, modèle).

3. Réception : client, véhicule ou matériel

La réception est la photographie du dossier à l'arrivée. Elle doit être précise, car elle protège le client comme l'atelier.

Rechercher le client avant d'en créer un nouveau, pour éviter les doublons.
Sélectionner ou saisir le véhicule / matériel : marque, modèle, version, type.
Renseigner l'immatriculation, le VIN ou le numéro de série, ainsi que le kilométrage ou compteur.
Saisir les symptômes avec les mots du client et lister les travaux demandés.
Noter les accessoires confiés (clés, carte grise, chargeur, etc.).
Distinguer les notes publiques (lisibles par le client) des notes privées (usage interne).

4. Chiffrage : lignes, devis, commandes et factures

Les lignes de l'OR servent à préparer un chiffrage et à éviter la ressaisie lors de la création d'un document commercial.

Ajouter des lignes depuis le catalogue produits / services Dolibarr, ou en saisie libre (quantité, prix, TVA, remise, rang).
Séparer les pièces et la main-d'œuvre si le client doit les voir distinctement.
Créer un devis, une commande, une facture ou une intervention depuis l'OR, avec reprise automatique des lignes utiles.
Relire et valider chaque document dans son module Dolibarr d'origine avant validation définitive.
Synchroniser automatiquement le statut de l'OR selon l'état du document lié (devis accepté, commande ou facture validée) lorsque cette option est activée.

5. Diagnostic, réparation, photos et dictée vocale

Le diagnostic transforme la demande du client en constat atelier ; la réparation décrit ce qui a réellement été fait.

Écrire le constat atelier, les contrôles réalisés et les recommandations.
Documenter les travaux réellement effectués et les observations de sortie.
Prendre des photos depuis un mobile ou une tablette et les transférer directement dans le dossier client.
Utiliser la dictée vocale pour accélérer la saisie des notes (reconnaissance du navigateur, Google Speech ou OpenAI selon la configuration), en relisant toujours le texte avant enregistrement.

6. Planning atelier, techniciens et disponibilités

Le planning aide à organiser les OR, les techniciens et les périodes indisponibles, pour visualiser la charge et éviter les conflits.

Gérer la liste des techniciens (ressources de l'atelier).
Affecter un technicien et une plage horaire à un OR.
Visualiser la charge de l'atelier et filtrer par technicien.
Déclarer les indisponibilités : congé, formation, créneau bloqué.
Masquer l'écran des disponibilités si l'établissement ne l'utilise pas.

7. Signature client, CGV et preuve de signature

La signature permet de tracer une acceptation : prise en charge, conditions ou restitution, selon la procédure de l'atelier.

Ouvrir une page de signature à l'écran, ou la présenter via un QR code à scanner sur le téléphone du client.
Afficher des conditions générales de vente (CGV) à accepter avant de signer, à partir d'un fichier CGV paramétrable.
Rendre la signature obligatoire à une étape du dossier et définir le rôle du signataire.
Conserver un journal de chaque signature : signataire, date, adresse IP, appareil et image de la signature.
Suivre l'état des signatures des OR depuis l'écran « Suivi signature ».

8. RAN : dossier atelier unique par client

Le RAN centralise les informations atelier d'un client. Il sert de point d'entrée pour retrouver rapidement les OR, documents, statistiques et équipements.

Centraliser l'historique, les statistiques, les liens et le parc d'un même client.
Retrouver les anciens OR, devis, factures, commandes et interventions.
Consulter des indicateurs utiles avant un nouveau diagnostic.
Créer un nouvel OR depuis le bon contexte client.

9. Parc matériel : équipements, utilisateurs et matériel

Le parc matériel sert à suivre les véhicules, machines, appareils ou équipements rattachés à un client.

Suivre les équipements réels d'un client : numéro de série, garantie, localisation, historique des OR liés.
Gérer un référentiel de « matériel » (modèle ou famille) et y rattacher les équipements.
Associer des utilisateurs de parc (conducteur, service, site, responsable).
Créer un OR directement depuis un équipement, avec reprise automatique des informations.

10. Véhicules client, immatriculation et recherche VIN

Les véhicules d'un client peuvent être enregistrés pour éviter de ressaisir les mêmes informations à chaque passage.

Enregistrer marque, modèle, version, immatriculation, VIN, kilométrage et date de première immatriculation.
Rechercher un véhicule par immatriculation ou par VIN.
Décoder un VIN via l'un des fournisseurs configurables : NHTSA / vPIC (gratuit), CarVertical ou Autorigin.
Toujours vérifier visuellement la donnée renvoyée avant de la valider : elle aide, mais ne remplace pas le contrôle de la plaque ou du numéro de série.

11. Essais et prêts de véhicule

Le module gère deux dossiers distincts de mise à disposition d'un véhicule, séparés de l'OR : l'essai véhicule et le prêt de véhicule.

Créer une convention d'essai : client / conducteur, véhicule essayé, option, caution, état de départ et signature départ, puis état de retour et signature retour.
Préparer les véhicules disponibles pour les essais dans un dictionnaire dédié (« véhicules en essai »).
Faire figurer les informations d'assurance essai (compagnie, police, texte) lorsqu'elles sont configurées.
Gérer séparément les prêts de véhicule via leur propre liste et leur création.
Joindre les documents client utiles : permis de conduire, pièce d'identité, preuve de caution, assurance.

12. Documents techniques et notice

Le module met à disposition des ressources documentaires directement consultables depuis les écrans atelier.

Accéder à une base de documents techniques consultables depuis le module.
Ouvrir la notice utilisateur intégrée au module.

13. Configuration, dictionnaires et catégories

La configuration adapte le module sans toucher au cœur de Dolibarr. L'utilisateur n'a pas besoin d'y toucher au quotidien, mais il est utile d'en comprendre l'effet.

Onglets de réglage : Général, Recherche VIN, Catégories, Documents techniques, CGV, Assurance essai, Google, Dictée vocale, Signature et Champs complémentaires.
Synchronisation des rendez-vous atelier avec Google Agenda (onglet « Google » de la configuration).
Relance automatique avant l'échéance de validité du contrôle technique du véhicule, via une tâche planifiée quotidienne à activer dans les jobs (cron) de Dolibarr.
Signature : activation, obligation à une étape, rôle du signataire et fichier CGV.
Rendu du PDF de l'OR : titre de la réception, affichage du téléphone client, masquage éventuel des montants de lignes.
Dictionnaires : marques, modèles, versions, types, catégories et véhicules d'essai (import possible).
Bonnes pratiques : rechercher une valeur avant d'en créer une nouvelle, harmoniser les libellés, désactiver plutôt que supprimer une valeur obsolète.

14. Liaisons avec Dolibarr

Le module ne fonctionne pas en vase clos : il s'articule avec les briques natives de Dolibarr.

Tiers (clients) : Chaque OR, RAN, équipement, essai ou prêt est rattaché à un client Dolibarr ; l'historique atelier reste accessible depuis la fiche tiers.
Produits et services : Les lignes de l'OR reprennent le catalogue Dolibarr (références, prix, TVA) pour rester cohérentes avec les documents commerciaux.
Devis (propositions commerciales) : Un devis peut être créé depuis l'OR avec reprise des lignes ; le client valide un chiffrage officiel dans Dolibarr.
Commandes clients : Un dossier atelier peut être lié à une commande, et un OR peut être créé depuis une commande client existante.
Factures clients : Une facture peut être créée ou reliée depuis l'OR ; le paiement, la banque et la comptabilité restent gérés nativement par Dolibarr.
Interventions (fiches d'intervention) : Une intervention peut compléter le suivi terrain ou le temps passé ; un produit « temps » peut être paramétré pour ces lignes.
Expéditions : Une expédition peut être consultée ou reliée selon votre organisation, lorsque le module Dolibarr correspondant est activé.
Documents et fichiers joints : Photos, justificatifs et PDF restent attachés au dossier via la gestion de fichiers de Dolibarr, réutilisable dans les documents commerciaux.