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Modulanleitung: Filiale (KSIRetail)

Ein nicht-technischer Leitfaden: wozu das Modul dient, wie Sie es im Alltag nutzen und wie es sich in Dolibarr einfügt.

Zusätzliche Reiter in bestehenden Masken13

Eigene Benutzerrechte17

Verfügbare Sprachen5 (je 650 Textbausteine)

Dolibarr-Kompatibilitätv18 bis v24

1. Modulüberblick

KSIRetail macht aus Dolibarr eine vollständige Filialkasse, ohne jemals die nativen Objekte zu verlassen: Produkte, Lagerbestände, Rechnungen, Gutschriften und Lieferantenbestellungen bleiben die, die Sie bereits kennen. An der Kasse sorgen schnelles Scannen, nachvollziehbare Kassensitzungen und gesicherte Tagesabschlüsse für die Einhaltung der französischen Vorschriften zur Mehrwertsteuer-Betrugsbekämpfung. Im Hintergrund verzahnen sich Inventur, Transfers, Wareneingang und Nachbestellung mit den nativen Lagern und Lieferantenbestellungen. Treueprogramm, Geschenkkarten, Promotionen und Anbindungen für den Online-Verkauf runden das Ganze ab – für eine Filiale, die vollständig aus Dolibarr heraus gesteuert wird.

Kasse im Scan-Vorrang-Modus für zügigen Verkauf am Tresen
Nachvollziehbare Kassensitzungen und versiegelte Tagesabschlüsse gemäß NF525
Mehrere Barcodes pro Artikel und Etikettendruck direkt aus dem Browser
Inventur, Transfers und Wareneingang je Filiale, auf Basis des nativen Dolibarr-Lagerbestands
Automatisch berechnete Nachbestellung sowie Rückgaben und Gutschriften, verknüpft mit den nativen Rechnungen
Treueprogramm, Geschenkkarten und gezielte Promotionen
Anbindungen für den Online-Verkauf, ohne dass Daten Dolibarr verlassen
In 5 Sprachen verfügbar, kompatibel mit Dolibarr v18 bis v24

2. Ein Modul, das auf Dolibarr aufbaut, ohne etwas zu duplizieren

KSIRetail schafft keinen eigenen Kreislauf neben Dolibarr, sondern setzt auf die Objekte auf, die Sie schon verwenden.

Produkte, Lagerbestände, Rechnungen, Zahlungen, Gutschriften und Lieferantenbestellungen bleiben native Dolibarr-Objekte – nichts wird in einer separaten Datenbank verdoppelt.
Das Modul fügt bestehenden Masken 13 zusätzliche Reiter hinzu (Geschäftspartner, Rechnungen, Produkte, Lieferanten, Lieferantenbestellungen, Wareneingänge, Lager, Benutzer …), statt isolierte neue Bildschirme zu schaffen.
17 eigene Benutzerrechte erlauben es, jeder Person genau das zu geben, was sie braucht, statt alles pauschal zu öffnen oder zu sperren.
Die Kassenfunktion (TakePOS) und der Wareneingang (Receptions) sind nicht zwingend vorausgesetzt: Sie werden je nach Bedarf separat aktiviert.

3. Filialen, Kassen und Verkäufer

Drei Elemente prägen den Alltag: die Filiale, die Kasse und der Verkäufer, der sie bedient. Am Tresen zählt vor allem Tempo – der Cursor springt direkt ins Scannerfeld.

Jede Filiale ist mit einem Dolibarr-Lager verknüpft: Der Bestand der Verkaufsstelle ist der native Lagerbestand, keine Kopie. Diese Verknüpfung ist Voraussetzung, um eine Kasse zu öffnen.
Jede Kasse ist einer TakePOS-Terminalnummer zugeordnet.
Ein Verkäufer kann einer oder mehreren Filialen zugewiesen werden, mit einer Rolle und einer Standardfiliale.
Die Kasse öffnet sich nur, wenn der angemeldete Verkäufer der jeweiligen Filiale zugewiesen ist.
Produktkacheln sind hinter einer Schaltfläche „Katalog" verborgen, um den Scan-Verkauf nicht zu bremsen; Anzeigedichte, Nummernblock und Standardmodus (Scan oder Tastatur) lassen sich je Filiale oder Kasse anpassen.

4. Kassensitzungen und Tagesabschlüsse gemäß der französischen Vorschrift zur Mehrwertsteuer-Betrugsbekämpfung (NF525)

Jeder Kassentag wird in einem nachvollziehbaren Rahmen eröffnet und abgeschlossen, der einer Kontrolle standhält.

Bei der Eröffnung hinterlegt der Verkäufer eine Kassenanfangssumme. Jede Bargeldbewegung während des Tages (Einnahme oder Entnahme) muss begründet werden und wird mit Zeitstempel versehen.
Diese Ereignisse sind kryptografisch verkettet: Jede Bewegung trägt die Spur der vorherigen, sodass ein stilles Überschreiben der Historie erkennbar würde.
Beim Abschluss vergleicht das Modul für jedes Zahlungsmittel (Bar, Karte, Scheck) den erwarteten Betrag, den gemeldeten Betrag und die Abweichung.
Der Abschluss erzeugt ein versiegeltes, nummeriertes Archiv, das als JSON exportiert werden kann.
Ist das native Dolibarr-Modul für unveränderliche Aufzeichnung (blockedlog) aktiv, kann ein bereits protokollierter Abschluss nicht mehr gelöscht, sondern nur wiedereröffnet werden.
Dieser Ablauf erfüllt die Anforderungen an Sicherung, Unveränderlichkeit und Aufbewahrung von Kassendaten der französischen Betrugsbekämpfungsvorschrift. Allein stellt er jedoch keine Zertifizierung dar: Dafür braucht es eine korrekt konfigurierte und gegebenenfalls ordnungsgemäß bescheinigte Dolibarr-Installation – eine Vorgehensweise, die Ihre Installation betrifft und vom Modul getrennt ist.

5. Barcodes, Etiketten und Katalogimport

Jeder Artikel kann mehrere Codes tragen, und ein bestehender Katalog lässt sich per Datei einspielen, statt Artikel für Artikel neu zu erfassen.

Interner Code, EAN-8, EAN-13, UPC-A, ISBN-13, Code 128, QR-Code, Lieferantencode: Mehrere Codes können auf demselben Artikel koexistieren.
Die Prüfziffer wird bei normierten numerischen Codes (EAN, UPC, ISBN) kontrolliert; die übrigen Formate (intern, Code 128, QR, Lieferant) unterliegen dieser Prüfung nicht.
Ein Etikettenbogen lässt sich direkt aus dem Browser drucken, von 1 bis 100 Exemplaren desselben Codes.
Der Import erfolgt über eine CSV-Datei mit 11 dokumentierten Spalten und einer exakt einzuhaltenden Kopfzeile: Eine unbekannte Spalte lässt die gesamte Datei zurückweisen, um stille Teilimporte zu vermeiden.
Vor der endgültigen Übernahme wird eine Vorschau angezeigt.
Der Import legt native Dolibarr-Produkte, Preise und Codes an oder aktualisiert sie; Lagerbestand, Kategorien und Fotos bleiben unberührt und werden separat verwaltet.

6. Inventur je Filiale und blinde Doppelzählung

Die Inventur stützt sich auf das native Dolibarr-Inventurobjekt, wird aber je Filiale gesteuert.

Gezählt wird per Scan, additiv oder als Absolutwert, je nachdem, was zu Ihrer Organisation passt.
Chargen und Seriennummern werden unterstützt.
Am Lagerbestand ändert sich erst mit der endgültigen Speicherung der Inventur etwas: Sie können gefahrlos zählen und nachzählen.
Bei sensiblen Inventuren zählen zwei Personen denselben Bereich, ohne die Zahl der anderen zu sehen; Abweichungen zwischen beiden Zählungen müssen manuell abgeglichen werden, bevor sie in die native Inventur übernommen werden – kein Wert wird automatisch validiert.

7. Transfers zwischen Filialen

Der Transfer von Lagerbestand zwischen Filialen läuft über einen Übergangsschritt, um die Nachverfolgbarkeit an jedem Ende der Kette zu erhalten.

Der Transfer läuft über ein eigenes Transitlager.
Die empfangende Filiale kontrolliert die Ware bei Ankunft und begründet eine festgestellte Abweichung bei Bedarf.
Der noch nicht angenommene Restbestand bleibt im Transitlager sichtbar, bis er selbst bewegt wird: Es gibt keinen automatischen Schlichtungsschritt, die Nachverfolgung bleibt in der Hand der Teams.

8. Wareneingang und Nachbestellung je Filiale

Der Wareneingang einer Lieferantenbestellung lässt sich per Scan erfassen, und eine Nachbestellkampagne berechnet je Filiale, was nachzubestellen ist.

Der Wareneingang kann in mehreren Durchgängen erfolgen, etwa wenn die Ware in mehreren Lieferungen eintrifft oder mehrere Personen daran beteiligt sind.
Der Bestand ändert sich erst mit der Validierung des nativen Dolibarr-Wareneingangs, der die Spur von Filiale und Lager festhält.
Die Berechnung berücksichtigt den aktuellen Bestand, den Transitbestand, die bereits über das Modul aufgegebenen Bestellungen (nicht alle vorhandenen Lieferantenbestellungen), den beobachteten durchschnittlichen Tagesverkauf an der Kasse sowie Lieferzeit und Gebindegröße aus den nativen Lieferantenpreisen.
Jede vorgeschlagene Position bleibt änderbar oder kann verworfen werden, sofern ein Grund angegeben wird.
Die nativen Lieferantenbestellungen werden gruppiert je Lieferant angelegt und als Entwurf zur Prüfung belassen.

9. Kundenrückgaben und Gutschriften

Eine Rückgabe geht immer von einer bereits validierten Rechnung aus, nie von einer freien Eingabe.

Diese Funktion setzt voraus, dass der Bestand bei Rechnungsstellung verringert wird (native Einstellung STOCK_CALCULATE_ON_BILL) – ebenso wie der Kassenverkauf TakePOS voraussetzt: eine offen genannte, keine verborgene Bedingung.
Das Modul prüft den noch rückgabefähigen Saldo, bevor es die Rückgabe akzeptiert.
Eine native Dolibarr-Gutschrift wird erstellt, validiert und mit der Rückgabe verknüpft, ohne die ursprüngliche Rechnung zu ändern.
Der Artikel kommt zurück ins Regal oder in Quarantäne, jeweils mit schriftlich festgehaltenem Grund.

10. Treueprogramm und Geschenkkarten

Treuepunkte und Geschenkkarten bauen auf den in Dolibarr bereits vorhandenen Kundenkonten auf.

Die Treuekonten basieren auf den nativen Geschäftspartnern, nicht auf einer separaten Kundendatenbank.
Die Gutschrift von Punkten ist eine manuelle Aktion von der Kundenkarte aus, nach einer von Ihnen selbst festgelegten Staffel – sie erfolgt nicht automatisch bei jeder bezahlten Rechnung.
Punkte werden in einen festen nativen Dolibarr-Rabatt umgewandelt, nie in ein paralleles Zahlungsmittel.
Punkte haben ein Gültigkeitsdatum; ihr Verfall wird über eine eigene Aktion verarbeitet, nicht über eine automatische geplante Aufgabe.
Jede Geschenkkarte hat ein Guthaben und ein einsehbares Bewegungsjournal; der Kartencode wird nur einmal bei der Erstellung angezeigt und danach nur als Hashwert gespeichert, nie im Klartext.

11. Promotionen und gezielte Rabatte

Promotionen lassen sich fein einstellen, um genau das anzusprechen, was Sie hervorheben möchten.

Rabattsatz, Gültigkeitsdauer, Mindestmenge, Priorität zwischen Regeln, Zielgruppe nach Filiale, Produkt, Produktkategorie oder Kundenkategorie.
Sind mehrere Regeln anwendbar, gilt nur die günstigste.
Ein an der Kasse manuell erfasster, günstigerer Rabatt bleibt immer erhalten und wird nie von einer automatischen Promotion überschrieben.
Jede Anwendung einer Promotion wird protokolliert.

12. Online-Verkauf und Anbindungen (Omnichannel)

KSIRetail kann mit einem Online-Shop oder einem anderen Vertriebskanal kommunizieren, ohne Ihre Daten aus der Dolibarr-Installation herauszuführen.

Drei Dienste stehen bereit: eine Bestellung empfangen, ihren Status zurückmelden, den verfügbaren Bestand einer Filiale veröffentlichen.
Bestellungen aus dem Web kommen als native Dolibarr-Bestellungen im Entwurfsstatus an, je nach Fall mit Abholung in der Filiale oder Lieferung.
Sendet ein Shop dieselbe Bestellung zweimal, wird sie nur einmal verarbeitet.
Bei einem Konflikt wird die Bestellung in Quarantäne gesetzt und in einem Synchronisationsjournal für die manuelle Bearbeitung vermerkt.
Der veröffentlichte Bestand entspricht dem nativen Bestand, abzüglich eines Sicherheitspuffers und bereits reservierter Mengen.
Jede Anbindung verfügt über ein eigenes internes Konto, um nachvollziehen zu können, wer was getan hat.
Diese Funktion setzt voraus, dass das native Dolibarr-Modul für die REST-API aktiv ist.

13. Dashboard

Neu seit Version 0.5.4: Ein Dashboard gibt auf einen Blick einen Überblick über die Aktivität.

Tagesumsatz, aktuell geöffnete Kassen, Monatsumsatz, offene Forderungen, Liste der Filialen und Treuekonten.
Ein Aktivitätsdiagramm über 6 Monate stellt Umsatz und erfasste Verkäufe gegenüber.
Laufende Promotionen sowie der Tagesstand (offene Angebote, unbezahlte Rechnungen) runden die Ansicht ab.

14. Kompatibilität und Sprachen

KSIRetail ist darauf ausgelegt, sich dauerhaft in Ihre Installation einzufügen, unabhängig von Version oder Betriebssprache.

Kompatibel mit den Dolibarr-Versionen v18 bis v24.
In 5 Sprachen verfügbar, mit rund 650 Übersetzungsschlüsseln pro Sprache: kein Text ist hart im Code verankert.
Abgesehen von den drei Austauschdiensten mit einem Online-Shop führt das Modul von sich aus keinen ausgehenden Netzwerkaufruf durch: Ihre Daten bleiben in Ihrer Dolibarr-Installation.

15. Verknüpfungen mit Dolibarr

Das Modul arbeitet nicht isoliert: Es ist mit den nativen Bausteinen von Dolibarr verzahnt.

Geschäftspartner : Treuekonten und Geschenkkarten bauen auf den nativen Geschäftspartner-Datensätzen auf, ohne separate Kundendatenbank.
Produkte und Leistungen : Die im Geschäft verkauften Artikel bleiben die nativen Dolibarr-Produkte und -Leistungen, mit ihren Barcodes und Preisen.
Bestände und Lager : Jede Filiale ist mit einem nativen Lager verknüpft: Der Bestand der Verkaufsstelle ist der Dolibarr-Bestand, keine Kopie.
Rechnungen : Kassenverkäufe werden als native Rechnungen erfasst; Rückgaben gehen immer von einer bereits validierten Rechnung aus.
Gutschriften : Eine akzeptierte Rückgabe erstellt und validiert eine native Dolibarr-Gutschrift, verknüpft mit der Rückgabe, ohne die Ursprungsrechnung zu ändern.
Lieferantenbestellungen : Die Nachbestellung erzeugt native Lieferantenbestellungen, gruppiert je Lieferant und als Entwurf belassen.
Wareneingänge : Der gescannte Wareneingang validiert einen nativen Dolibarr-Wareneingang, der die Spur von Filiale und Lager festhält.
REST-API : Der Austausch mit einem Online-Shop läuft über das native Dolibarr-Modul für die REST-API.