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Modulanleitung: Hotel (DoliHotel)

Nicht technische Bedienungsanleitung: wozu das Modul dient, wie Sie es im Alltag einsetzen und wie es mit Dolibarr zusammenspielt.

Cockpit in EchtzeitAnreisen, Abreisen, freie Zimmer, Reinigung, abzuführende Kurtaxe

Plan je EtageEin hochladbarer Plan pro Ebene, platzierte Zimmer und Status

Hotelspezifische FunktionenPreispläne, Verpflegungsarten, Tagungen

Native RechnungsstellungAngebot, Anzahlung, Restzahlung und Factur-X

1. Moduluberblick

DoliHotel macht aus Dolibarr eine vollständige Hotelverwaltungssoftware für privat geführte Hotels, Ferienresidenzen, Aparthotels und Gästehäuser. Alles, was abgerechnet wird — Übernachtungen, Verpflegung, Zusatzleistungen, Tagungsräume, Serviceleistungen —, bleibt ein natives Produkt oder eine native Dienstleistung von Dolibarr: Es gibt keine Schnittstelle zu überwachen und keine doppelte Erfassung.

Ein eigenes Menü „Hotel“ bündelt die Reservierungen, den Betrieb (Reinigung, Vorfälle, Technikeinsätze, Zählerstände, Personal), die Tagungen, die Freizeitangebote und die Einstellungen.
Ein Dashboard, in dem jede Zahl anklickbar ist: Anreisen und Abreisen des Tages, Gäste im Haus, freie und zu reinigende Zimmer, Vorfälle, fällige Pflichten, abzuführende Kurtaxe.
Eine optionale öffentliche Buchungsstrecke, die Ihre Gäste ohne Dolibarr-Konto nutzen.
Fünf Sprachen (Französisch, Englisch, Deutsch, Spanisch, Italienisch) und kein fest im Code stehender Text.

2. Das Dashboard

Der Startbildschirm des Moduls, gedacht für die Rezeption.

Die Zähler oben zeigen den Stand des Tages: Anreisen, Abreisen, Gäste, die heute Nacht im Haus sind, freie Zimmer von der Gesamtzahl, zu bestätigende Reservierungen, zu reinigende Zimmer, Reinigungsaufgaben, offene Vorfälle und abzuführende französische Kurtaxe (taxe de séjour).
Jeder Zähler ist ein Link: Ein Klick auf „Zu reinigen“ öffnet die gefilterte Reinigungsliste, ein Klick auf „Anreisen“ öffnet den Bildschirm mit den Anreisen des Tages.
Zwei Tabellen ergänzen die Ansicht: die nächsten Anreisen mit ihrem Zimmer und die Belegung des Tages nach Status mit der Auslastungsquote.

3. Am Empfang und online reservieren

Die Buchungsmaschine in drei Schritten.

Am Empfang: Sie erfassen die Daten, den Zimmertyp und die Belegung (Erwachsene, Kinder, Kleinkinder); die Suche zeigt danach nur die tatsächlich freien Zimmer, und eine Prüfung gegen Doppelbuchungen schließt jede Überschneidung aus.
Der Preis wird direkt mit den gewählten Zusatzleistungen, der Verpflegungsart und dem gewählten Preisplan berechnet; eine befristete Sperre schützt die Verfügbarkeit während der Erfassung.
Online: Die öffentliche Buchungsstrecke zeigt die Zimmer mit ihren Fotos und ihrer Ausstattung, prüft die Identität über einen Einmalcode mit doppelter Zustimmung und legt bei der Bestätigung den Kundendatensatz an.
Zwei Grenzwerte schützen die Buchungsstrecke: die maximale Aufenthaltsdauer und der maximale Buchungsvorlauf, beide einstellbar.

4. Der Etagenplan

Die Darstellung des Hauses, Ebene für Ebene.

Sie laden in der Konfiguration je Etage ein Planbild hoch und platzieren anschließend mit dem integrierten Editor jedes Zimmer darauf.
Die Etagenleiste wechselt von einer Ebene zur nächsten; jedes Zimmer trägt seinen Status zum angezeigten Datum: frei, optioniert, belegt, gesperrt, zu reinigen.
Ein Hinweisfeld nennt den Zimmertyp, die Betten, die Ausstattung und den laufenden Aufenthalt. Die Gemeinschaftsbereiche erscheinen auf demselben Plan.
Die Anzeige läuft vollständig lokal, ohne Aufruf eines externen Dienstes.

5. Zimmer, Zimmertypen, Betten und Ausstattung

Beschreiben, was Sie verkaufen.

Die Zimmertypen (Einzelzimmer, Doppelzimmer, Twin, Familienzimmer, Suite …) tragen den Preis, die Kapazität und die Kategorie für die französische Kurtaxe.
Die Betten werden Bett für Bett beschrieben: zwölf Typen mit ihren Maßen, vom Einzelbett bis zum sehr großen Bett, Schlafsofa, Etagenbett, Zustellbett, Babybett. Die Gesamtzahl der Schlafplätze berechnet sich von selbst.
Ein Katalog mit 51 Ausstattungsmerkmalen in 7 Gruppen (Aussicht, Bad, Fernsehen, Getränke, Komfort …) beschreibt jeden Zimmertyp.
Die Zimmerfotos werden auf dem Datensatz des Zimmertyps hochgeladen und speisen die Galerie, das Hinweisfeld im Plan und die öffentliche Buchungsstrecke.

6. Preise, Saisons und Preispläne

Der Preis einer Nacht und seine kommerziellen Varianten.

Der Grundpreis wird direkt auf dem Datensatz des Zimmertyps erfasst; die Saisons und die Preistabelle überschreiben ihn in ihren Zeiträumen.
Die Preise werden inklusive Mehrwertsteuer erfasst und angezeigt, bleiben aber netto gespeichert, wie es die Buchhaltung verlangt.
Die Preispläne leiten sich vom Referenzpreis ab: flexibel, nicht erstattbar, Langzeitaufenthalt, Frühbucher, Vertriebspartnertarif mit der auf dem Angebot ausgewiesenen Provision.
Jeder Plan trägt seine Anwendungsbedingungen (Mindestdauer, Vorlauf, Vertriebsweg); ein nicht anwendbarer Plan wird mit Angabe des Grundes abgelehnt, am Empfang wie online.

7. Die Verpflegungsarten

Vom Frühstück bis zur Rundumverpflegung.

Fünf Verpflegungsarten sind enthalten: nur Zimmer, Frühstück, Halbpension, Vollpension, All-inclusive.
Die Verpflegung wird je zahlender Person und Nacht abgerechnet, mit einem ermäßigten, in Prozent ausgedrückten Satz für Kinder.
Enthält die Verpflegungsart alkoholische Getränke, wird deren Anteil auf einer eigenen Zeile zum Satz von 20 % ausgewiesen; der Rest folgt dem Satz der Gastronomie.
Die Verpflegung gehört nicht zur Bemessungsgrundlage der französischen Kurtaxe, wie es die Vorschriften vorsehen.

8. Tagungen und Konferenzräume

Mehr verkaufen als Übernachtungen.

Jeder Raum trägt 7 Bestuhlungsvarianten (Theater, Klassenzimmer, U-Form, Stehempfang …) und zwölf Ausstattungsmerkmale.
Er wird stundenweise, halbtags oder ganztags vermietet oder als Tagungspauschale je Teilnehmer abgerechnet, mit automatischer Aufteilung zwischen Raum und Gastronomie.
Die Buchungen werden in einen Wochenplan eingetragen; eine Prüfung verhindert zwei Buchungen im selben Zeitfenster.
Angebot und Rechnung werden nativ erzeugt, mit den für jede Zeile geltenden Mehrwertsteuersätzen.

9. Anreisen, Abreisen und Reinigung

Der Betriebstag.

Der Bildschirm Anreisen / Abreisen führt der Reihe nach durch die Check-ins und Check-outs des Tages.
Die Reinigung wird Zimmer für Zimmer geplant und auf Seite der Hausdame mit einem Bearbeitungsstand verfolgt.
Vorfälle und technische Einsätze werden auf dem betroffenen Zimmer festgehalten.
Die Wasser-, Strom- und Gaszähler werden für Langzeitaufenthalte abgelesen.

10. Französische Kurtaxe (taxe de séjour)

Berechnet sich von selbst, nach dem für Hotels geltenden Tarif.

Der Tarif richtet sich nach der Kategorie: Palace, 5 bis 1 Stern oder ohne Klassifizierung mit gedeckeltem Prozentsatz.
Der zusätzliche Anteil des Departements wird automatisch hinzugerechnet.
Minderjährige sind befreit; ein Gast ohne Altersangabe zählt als Erwachsener.
Eine Übersicht nennt jederzeit den abzuführenden Betrag und die Aufschlüsselung je Aufenthalt.

11. Rechnungsstellung: Angebot, Anzahlung, Restzahlung

Die kaufmännische Kette, vollständig nativ.

Vom Datensatz des Aufenthalts aus: ein Angebot zum Versenden und Unterzeichnen, eine Anzahlung bei der Bestätigung, dann bei der Abreise eine Schlussrechnung, die die Anzahlung abzieht.
Prozentsatz und Auslösung der Anzahlung werden in der Konfiguration eingestellt.
Alles Abrechenbare ist ein natives Produkt oder eine native Dienstleistung von Dolibarr: Übernachtungen, Verpflegung, Zusatzleistungen, Räume, Serviceleistungen.
Da die Rechnung nativ ist, durchläuft sie die gewohnte Kette Ihres Dolibarr, einschließlich der Übermittlung im Format Factur-X an eine französische Plattform für die elektronische Rechnungsübermittlung (plateforme de dématérialisation).

12. Französische Meldescheine (fiches de police)

Die französische Pflicht bei der Aufnahme ausländischer Reisender.

Der Meldeschein wird bei der Anreise erfasst und dem Aufenthalt zugeordnet.
Er wird für die vorgeschriebene Dauer aufbewahrt, und jeder Zugriff wird protokolliert.
Mitreisende Minderjährige werden auf dem Meldeschein der Begleitperson eingetragen.

13. Register der Pflichten

31 verfolgte Pflichten mit ihren Fristen.

Das Register deckt die für die Hotellerie geltenden Pflichten ab: französische Versammlungsstätte des Typs O (établissement recevant du public de type O), Brandmeldeanlage, Warmwassernetze, Lebensmittelhygiene, Schanklizenz und Betriebserlaubnis, Defibrillator, vorgeschriebene Aushänge.
Jede Zeile trägt ihre Periodizität, ihre letzte Durchführung und ihre nächste Fälligkeit; Verzüge erscheinen im Dashboard.
Der Datensatz des Hauses hält die Klassifizierung, ihr Gültigkeitsdatum und die Lizenznummern fest.

14. Leistungen des Hauses

Was Ihr Hotel anbietet, einmal für alle Mal beschrieben.

Ein Katalog mit 98 Leistungen in 14 Gruppen: Parken, Wellness, Gastronomie, Freizeit, Rezeption, Tiere, Transport, Business, Internetzugang, Außenanlagen, Gebäude, Sicherheit, Barrierefreiheit.
Jede Leistung wird aktiviert oder nicht, als kostenlos, kostenpflichtig oder variabel gekennzeichnet und nimmt eine freie Präzisierung auf.
Die aktiven Leistungen erscheinen auf der öffentlichen Buchungsseite.

15. Bar, Restaurant, Schwimmbad und Personal

Die Nebenfunktionen, bei Bedarf aktivierbar.

Bar und Restaurant stützen sich auf die native Kasse von Dolibarr, mit Tischreservierung.
Für das Schwimmbad gibt es ein Register der Messwerte sowie Schwimmkurse mit Anmeldungen.
Für das Personal stehen ein Dienstplan, eine Zeiterfassung und die Verfolgung der Qualifikationen bereit.
Jede dieser Funktionen erscheint nur, wenn Sie sie aktivieren: Die Oberfläche zeigt nur das, was Sie nutzen.

16. Verknupfungen mit Dolibarr

Das Modul arbeitet nicht isoliert: Es ist mit den nativen Bausteinen von Dolibarr verzahnt.

Geschäftspartner (Kunden) : Jeder Aufenthalt ist einem Dolibarr-Geschäftspartner zugeordnet; die Reservierungshistorie bleibt vom Datensatz des Geschäftspartners aus zugänglich.
Produkte und Dienstleistungen : Zimmertypen, Zusatzleistungen, Verpflegungsarten und Tagungsräume stützen sich auf native Produkte und Dienstleistungen: Katalog, Preise und Buchhaltung sehen sie wie jeden anderen Verkauf.
Angebote und Rechnungen : Angebot, Anzahlung und Schlussrechnung sind native Belege: Sie folgen der Nummerierung, den PDF-Vorlagen und den Freigabewegen Ihres Dolibarr.
Elektronische Rechnung : Da die Belege nativ sind, läuft die Übermittlung im Format Factur-X über die gewohnte Kette, ohne besondere Behandlung für die Hotellerie.
Termine und Benutzer : Der Dienstplan und die Zeiterfassung des Personals stützen sich auf die Dolibarr-Benutzer und deren Rechte.
Dokumente : Etagenpläne, Zimmerfotos und Anhänge der Aufenthalte werden in der Dokumentenstruktur von Dolibarr abgelegt.