Documentation KSIDol > Modules KSIDol > Magasin (KSIRetail)
Notice du module Magasin (KSIRetail)
Un guide non technique : à quoi sert le module, comment l'utiliser au quotidien, et comment il s'articule avec Dolibarr.
Onglets ajoutés aux fiches natives13
Droits dédiés17
Langues disponibles5 (650 clés chacune)
Compatibilité Dolibarrv18 à v24
1. Présentation du module
KSIRetail transforme Dolibarr en caisse de magasin complète, sans jamais sortir de ses objets natifs : produits, stocks, factures, avoirs et commandes fournisseur restent ceux que vous connaissez déjà. Au comptoir, la vente scannée, les sessions de caisse tracées et les clôtures sécurisées répondent aux exigences de la réglementation anti-fraude à la TVA. En coulisses, inventaires, transferts, réceptions et réapprovisionnement s'articulent avec les entrepôts et les commandes fournisseur natifs. Fidélité, cartes cadeaux, promotions et connecteurs de vente en ligne complètent l'ensemble, pour un magasin piloté de bout en bout depuis Dolibarr.
- Caisse en mode scan d'abord, pensée pour aller vite au comptoir
- Sessions de caisse tracées et clôtures scellées, alignées sur les exigences NF525
- Codes-barres multiples par article et impression d'étiquettes depuis le navigateur
- Inventaires, transferts et réceptions pilotés magasin par magasin, sur le stock natif Dolibarr
- Réapprovisionnement calculé automatiquement, retours et avoirs reliés aux factures natives
- Programme de fidélité, cartes cadeaux et promotions ciblées
- Connecteurs pour la vente en ligne, sans copie de vos données hors de Dolibarr
- Disponible en 5 langues, compatible des versions Dolibarr v18 à v24
2. Un module qui s'appuie sur Dolibarr, sans rien dupliquer
KSIRetail ne crée aucun circuit parallèle à Dolibarr : il vient se greffer sur les objets que vous utilisez déjà.
- Les produits, les stocks, les factures, les paiements, les avoirs et les commandes fournisseur restent les objets natifs de Dolibarr : rien n'est dupliqué dans une base à part.
- Le module ajoute 13 onglets sur les fiches existantes (tiers, factures, produits, fournisseurs, commandes fournisseur, réceptions, entrepôts, utilisateurs...) plutôt que de créer de nouveaux écrans isolés.
- 17 droits distincts permettent de donner à chaque personne exactement ce dont elle a besoin, sans tout ouvrir ou tout fermer d'un bloc.
- Les modules de caisse (TakePOS) et de réception (Receptions) ne sont pas imposés : ils s'activent séparément selon vos besoins.
3. Magasins, caisses et vendeurs
Trois notions structurent l'usage quotidien : le magasin, la caisse et le vendeur qui l'utilise.
- Chaque magasin est relié à un entrepôt Dolibarr : le stock du point de vente est le stock natif de cet entrepôt, pas une copie à part. Cette liaison est nécessaire pour pouvoir ouvrir une caisse.
- Chaque caisse est associée à un numéro de terminal TakePOS.
- Un vendeur peut être affecté à un ou plusieurs magasins, avec un rôle et un magasin par défaut.
- La caisse ne s'ouvre que si le vendeur connecté est affecté au magasin correspondant.
4. La caisse en mode « scan d'abord »
Au comptoir, le module privilégie la rapidité : le curseur se place directement dans le champ de la douchette.
- Les vignettes produit sont repoussées derrière un bouton Catalogue, pour ne pas ralentir la vente scannée.
- Le réglage est réversible : densité d'affichage, pavé numérique, mode par défaut scan ou clavier, chaque magasin ou poste peut adapter l'écran à son usage.
5. Sessions de caisse et clôtures conformes à la réglementation anti-fraude TVA (NF525)
Chaque journée de caisse s'ouvre et se clôture dans un cadre tracé, pensé pour résister au contrôle.
- À l'ouverture, le vendeur déclare un fond de caisse. Chaque mouvement d'espèces en cours de journée (entrée ou sortie) doit être motivé et est horodaté.
- Ces événements sont enchaînés par une empreinte cryptographique : chaque mouvement porte la trace du précédent, ce qui rend toute réécriture silencieuse de l'historique détectable.
- À la clôture, le module compare pour chaque moyen de paiement (espèces, carte, chèque) le montant attendu, le montant déclaré et l'écart entre les deux.
- La clôture produit une archive scellée et numérotée, exportable au format JSON.
- Si le module natif d'enregistrement inaltérable de Dolibarr (blockedlog) est actif, une clôture déjà journalisée ne peut plus être supprimée : elle peut seulement être rouverte.
- Ce fonctionnement répond aux exigences de sécurisation, d'inaltérabilité et de conservation des données d'encaissement de la réglementation anti-fraude à la TVA. Il ne constitue pas à lui seul une certification : cela suppose une installation Dolibarr correctement configurée et, le cas échéant, dûment attestée, une démarche propre à votre installation, distincte du module.
6. Codes-barres et étiquettes
Chaque article peut porter plusieurs codes, pour s'adapter à ce que vous avez déjà en rayon ou chez vos fournisseurs.
- Code interne, EAN-8, EAN-13, UPC-A, ISBN-13, Code 128, QR code, code fournisseur : plusieurs codes peuvent coexister sur un même article.
- Le chiffre de contrôle est vérifié pour les codes numériques normalisés (EAN, UPC, ISBN) ; les autres formats (interne, Code 128, QR, fournisseur) ne sont pas soumis à cette vérification.
- Une planche d'étiquettes s'imprime directement depuis le navigateur, de 1 à 100 exemplaires d'un même code à la fois.
7. Import du catalogue par fichier CSV
Pour démarrer ou mettre à jour un catalogue existant, un import par fichier évite la ressaisie article par article.
- Le fichier doit respecter 11 colonnes documentées et un en-tête strictement conforme : une colonne inconnue fait rejeter l'ensemble du fichier, pour éviter les imports partiels silencieux.
- Une prévisualisation est affichée avant toute application définitive.
- L'import crée ou met à jour les produits, les prix et les codes natifs Dolibarr. Il ne touche ni le stock, ni les catégories, ni les photos : ces éléments restent à gérer séparément.
8. Inventaires pilotés par magasin
L'inventaire s'appuie sur l'objet inventaire natif de Dolibarr, mais se pilote magasin par magasin.
- Le comptage se fait au scan, en ajout ou en valeur absolue selon ce qui convient le mieux à votre organisation.
- Les lots et numéros de série sont pris en charge.
- Rien ne bouge en stock avant l'enregistrement final de l'inventaire : vous pouvez compter et recompter sans risque.
9. Le double comptage aveugle
Pour fiabiliser un inventaire sensible, le module propose un double comptage à l'aveugle.
- Deux personnes comptent la même zone sans voir le chiffre saisi par l'autre.
- Les écarts entre les deux comptages doivent être rapprochés manuellement avant d'être reportés dans l'inventaire natif Dolibarr : aucun chiffre n'est validé automatiquement.
10. Transferts entre magasins
Déplacer du stock d'un magasin à un autre passe par une étape de transit, pour garder la traçabilité à chaque bout de la chaîne.
- Le transfert passe par un entrepôt de transit dédié.
- Le magasin destinataire contrôle la marchandise à son arrivée et motive l'écart constaté, si besoin.
- Le reliquat non encore réceptionné reste visible dans le stock de transit jusqu'à son propre mouvement : il n'y a pas d'étape d'arbitrage automatique, le suivi reste entre les mains des équipes.
11. Réceptions fournisseur scannées
La réception d'une commande fournisseur peut se faire au scan, directement depuis la commande expédiée.
- La réception peut se faire en plusieurs passages, par exemple si la marchandise arrive en plusieurs fois ou si plusieurs personnes y participent.
- Le stock ne bouge qu'à la validation de la réception native Dolibarr, qui conserve la trace du magasin et de l'entrepôt concernés.
12. Réapprovisionnement par magasin
Une campagne de réapprovisionnement calcule, magasin par magasin, ce qu'il faut recommander.
- Le calcul tient compte du stock courant, du stock en transit, des commandes déjà passées par le module (et non de l'ensemble des commandes fournisseur existantes), de la vente moyenne journalière observée en caisse, ainsi que du délai et du colisage repris des tarifs fournisseur natifs.
- Chaque ligne proposée reste modifiable ou peut être écartée, à condition d'indiquer un motif.
- Les commandes fournisseur natives sont créées groupées par fournisseur, et laissées en brouillon pour validation.
13. Retours clients et avoirs
Un retour part toujours d'une facture déjà validée, jamais d'une saisie libre.
- Cette fonction suppose un Dolibarr où le stock se décrémente sur facture (réglage natif STOCK_CALCULATE_ON_BILL), de la même façon que la vente en caisse suppose TakePOS : une condition annoncée, pas cachée.
- Le module contrôle le solde encore retournable avant d'accepter le retour.
- Un avoir Dolibarr natif est créé et validé, lié au retour, sans jamais modifier la facture d'origine.
- L'article revient en rayon ou part en quarantaine, selon un motif écrit à chaque fois.
14. Programme de fidélité
Le programme de fidélité s'appuie sur les comptes de vos clients déjà présents dans Dolibarr.
- Les comptes de fidélité sont adossés aux tiers natifs, pas à une base clients séparée.
- Le crédit de points est une action manuelle, effectuée depuis la fiche client, selon un barème que vous paramétrez vous-même : il n'est pas automatique à chaque facture payée.
- Les points se convertissent en remise fixe native Dolibarr, jamais en un moyen de paiement parallèle.
- Les points portent une date de validité ; leur expiration est traitée par une action dédiée, pas par une tâche planifiée automatique.
15. Cartes cadeaux
Les cartes cadeaux complètent le programme de fidélité pour les ventes ponctuelles ou les cadeaux.
- Chaque carte dispose d'un solde et d'un journal de mouvements consultable.
- Le code de la carte n'est affiché qu'une seule fois à sa création ; il est ensuite conservé sous forme d'empreinte, jamais en clair.
16. Promotions et remises ciblées
Les promotions se paramètrent finement, pour cibler exactement ce que vous voulez mettre en avant.
- Pourcentage de remise, dates de validité, quantité minimale, priorité entre règles, ciblage par magasin, par produit, par catégorie de produit ou par catégorie de client.
- Lorsque plusieurs règles sont éligibles, seule la meilleure est retenue.
- Une remise manuelle plus favorable saisie en caisse est toujours préservée : elle n'est jamais écrasée par une promotion automatique.
- Chaque application de promotion est journalisée.
17. Vente en ligne et connecteurs (omnicanal)
KSIRetail peut dialoguer avec une boutique en ligne ou un autre canal de vente, sans sortir vos données de votre installation Dolibarr.
- Trois services sont proposés : recevoir une commande, renvoyer son état, publier le stock disponible d'un magasin.
- Les commandes venues du web arrivent sous forme de commandes Dolibarr natives en brouillon, avec retrait en magasin ou livraison selon le cas.
- Si une boutique envoie deux fois la même commande, elle n'est traitée qu'une seule fois.
- En cas de conflit, la commande est mise en quarantaine et consignée dans un journal de synchronisation, pour un traitement manuel.
- Le stock publié correspond au stock natif, diminué d'un seuil de sécurité et des quantités déjà réservées.
- Chaque connecteur dispose de son propre compte interne, pour garder la traçabilité de qui a fait quoi.
- Cette fonction suppose que le module natif d'API REST de Dolibarr soit actif.
18. Tableau de bord
Nouveauté de la version 0.5.4, un tableau de bord donne une vue d'ensemble de l'activité en un coup d'œil.
- Ventes du jour, caisses actuellement ouvertes, chiffre d'affaires du mois, impayés, liste des magasins et des comptes fidélité.
- Un graphique d'activité sur 6 mois croise le chiffre d'affaires et les ventes encaissées.
- Les promotions en cours et le point du jour (devis en attente, factures non réglées) complètent la vue.
19. Compatibilité et langues
KSIRetail est conçu pour s'intégrer durablement à votre installation, quelle que soit sa version ou sa langue d'exploitation.
- Compatible avec les versions Dolibarr de la v18 à la v24.
- Disponible en 5 langues, avec environ 650 clés de traduction par langue : aucun texte n'est figé en dur dans le code.
- Hormis les trois services d'échange avec une boutique en ligne, le module ne réalise aucun appel réseau sortant de lui-même : vos données restent dans votre installation Dolibarr.
20. Liaisons avec Dolibarr
Le module ne fonctionne pas en vase clos : il s'articule avec les briques natives de Dolibarr.
- Tiers : Les comptes de fidélité et les cartes cadeaux s'adossent aux fiches tiers natives, sans base clients séparée.
- Produits et services : Les articles vendus en magasin restent les produits et services natifs Dolibarr, avec leurs codes-barres et leurs prix.
- Stocks et entrepôts : Chaque magasin est relié à un entrepôt natif : le stock du point de vente est le stock Dolibarr, pas une copie.
- Factures : Les ventes encaissées s'enregistrent comme des factures natives ; les retours partent toujours d'une facture déjà validée.
- Avoirs : Un retour accepté crée et valide un avoir Dolibarr natif, lié au retour, sans modifier la facture d'origine.
- Commandes fournisseur : Le réapprovisionnement crée des commandes fournisseur natives, groupées par fournisseur et laissées en brouillon.
- Réceptions : La réception scannée valide une réception Dolibarr native, qui garde la trace du magasin et de l'entrepôt.
- Utilisateurs : Chaque vendeur reste un utilisateur Dolibarr, affecté à un ou plusieurs magasins avec un rôle.
- Catégories : Les promotions peuvent cibler une catégorie de produit ou une catégorie de client, au sens natif Dolibarr.
- API REST : Les échanges avec une boutique en ligne passent par le module natif d'API REST de Dolibarr.
