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Modulanleitung: Friseursalon (SalonManager)

Nicht technische Anleitung: wozu das Modul dient, wie man es täglich nutzt und wie es mit Dolibarr zusammenspielt.

SalontagTermine des Tages, Einnahmen, Auslastung

TerminplanEine Spalte je Mitarbeiterin, im Viertelstundentakt

EinwirkzeitDie Mitarbeiterin wird während der Einwirkzeit frei, der Stuhl bleibt belegt

AbrechnungNative Dolibarr-Rechnungen, bereit für Factur-X

1. Moduluberblick

SalonManager macht Dolibarr zur Software Ihres Salons: Terminvergabe, Teamplanung, Farbkarteikarten, Pakete, Gutscheine, Treueprogramm und Provisionen leben im selben Werkzeug wie Ihre Kunden, Ihr Katalog und Ihre Abrechnung. Es gibt keine getrennte Software, keinen Export und keine Doppelerfassung.

Das Modul wird einem bestehenden Dolibarr hinzugefügt: Kunden, Produkte und Buchhaltung bleiben, wo sie sind.
Leistungen sind gewöhnliche Dolibarr-Dienstleistungen; Preis und Dauer werden im Datensatz der Leistung gepflegt.
Jeder kassierte Termin erzeugt eine normale Dolibarr-Rechnung mit Ihrer üblichen Nummerierung und Vorlage.
Nichts verlässt Ihren Server: Die Online-Terminbuchung wird, falls aktiviert, von Ihrem eigenen Dolibarr ausgeliefert.

2. Heute: der Salontag

Die Startmaske des Moduls, die am Empfang offen bleibt.

Die Zähler oben zeigen den Stand des Tages: geplante Termine, erwartete Kundinnen, kassierter Umsatz und Auslastung.
Die Terminliste des Tages ist nach Uhrzeit sortiert, mit Mitarbeiterin, Leistung und Status.
Aus dieser Liste heraus empfangen Sie eine Kundin, starten die Leistung, beenden sie oder kassieren, ohne die Maske zu wechseln.
Verspätete Termine und Nichterscheinen werden gekennzeichnet: nichts bleibt unsichtbar offen.

3. Der Terminplan

Die Arbeitsansicht des Teams: wer macht was, und wann.

Eine Spalte je Mitarbeiterin, eine Zeile je Viertelstunde; Öffnungszeiten sind hinterlegt, der Rest ist geschlossen.
Jeder Termin steht genau an seinem Platz und zeigt Referenz, Kundin und Leistung.
Mit den Schaltflächen oben wechseln Sie von Tag zu Woche und von einer Mitarbeiterin zum ganzen Team.
Ein freier Zeitraum wird direkt angeklickt, um einen Termin anzulegen, der bereits auf der richtigen Zeit und Person liegt.

4. Einen Termin vergeben

Drei Angaben genügen: Kundin, Leistung, Zeitfenster.

Sie wählen die Kundin aus Ihren Dolibarr-Geschäftspartnern oder legen sie spontan neu an.
Sie fügen eine oder mehrere Leistungen hinzu; die Gesamtdauer ergibt sich automatisch aus den Leistungen.
Die Verfügbarkeitssuche bietet nur wirklich haltbare Zeitfenster an: Sie verknüpft Arbeitszeiten, Abwesenheiten, Fähigkeiten und bereits Vergebenes.
Der Termin kann als Option gesetzt und später bestätigt werden: Als Option hält er den Platz, ohne eine Zusage zu sein.

5. Die Einwirkzeit

Was einen Friseurkalender von einem gewöhnlichen unterscheidet.

Eine Leistung lässt sich in Phasen aufteilen: Auftragen, Einwirken, Ausspülen, Finish, jede mit eigener Dauer.
Während der Einwirkphase wird die Mitarbeiterin wieder für eine andere Kundin verfügbar, der Stuhl bleibt belegt.
So lässt sich während der Einwirkzeit einer Coloration ein Schnitt einschieben, ohne dieselbe Person doppelt zu verplanen.
Die Phasen werden einmalig an der Leistung hinterlegt: Das Team muss bei der Terminvergabe nichts rechnen.

6. Arbeitszeiten, Abwesenheiten und Sonderöffnungen

Das Wochenraster und alles, was davon abweicht.

Arbeitszeiten werden je Mitarbeiterin und Tag samt Mittagspause festgelegt: das ist das übliche Raster.
Abwesenheiten (Urlaub, Fortbildung, Krankheit) legen sich für ein Datum oder einen Zeitraum darüber, ohne das Raster zu ändern.
Sonderöffnungen funktionieren genauso in die andere Richtung: ein Adventssonntag, ein langer Abend.
All das berücksichtigen die Verfügbarkeitssuche und die Online-Terminbuchung sofort.

7. Die Fähigkeiten

Wer was kann: die Voraussetzung dafür, dass angebotene Zeiten auch haltbar sind.

Sie legen eine Liste von Fähigkeiten an (Schnitt, Coloration, Strähnen, Bart, Hochsteckfrisur, Pflege …).
Jede Mitarbeiterin erhält ihre, und jede Leistung nennt die von ihr verlangten.
Eine Leistung wird dann nur im Plan derjenigen angeboten, die sie ausführen können.
Das ist die erste Einstellung in einem Salon, in dem nicht alle alles machen.

8. Farbkarteikarte und Allergietest

Das Gedächtnis der Coloristin, Kundin für Kundin.

Die Karteikarte bewahrt die angewandten Rezepturen: Nuancen, Oxidationsmittel, Einwirkzeit, Ergebnis und Beobachtungen.
Beim nächsten Besuch öffnet die Coloristin die letzte Karte und greift die richtige Rezeptur auf.
Der Allergietest vor einer oxidativen Coloration wird mit Datum erfasst; so wissen Sie, ob er noch gültig ist.
Einwilligungen der Kundin werden mit Datum nachgehalten, was auch bei einer Auskunftsanfrage hilft.

9. Die Pakete

Zehn Föhnfrisuren, ein Jahr Schnitte: einmal verkauft, über die Besuche verbraucht.

Ein Paket wird mit Inhalt (Anzahl Sitzungen, abgedeckte Leistungen) und Gültigkeit angelegt.
Es wird als gewöhnliches Dolibarr-Produkt verkauft, also normal abgerechnet und verbucht.
Jede verbrauchte Sitzung wird beim Termin automatisch abgezogen: niemand führt daneben ein Heft.
Eine Auswertung zeigt laufende Pakete, den Restbestand und die bald ablaufenden.

10. Die Gutscheine

Ein Guthaben und ein Journal, das es erklärt.

Ein Gutschein wird mit Betrag und Gültigkeit angelegt und als Produkt verkauft.
Beim Kassieren eines Termins wird er vorgelegt und sein Guthaben sinkt entsprechend.
Jede Bewegung wird erfasst: Ein Guthaben lässt sich stets Zeile für Zeile erklären.
Ein aufgebrauchter oder abgelaufener Gutschein wird beim Kassieren nicht mehr angeboten.

11. Treueprogramm und Kundensegmente

Belohnen und wissen, mit wem man spricht.

Treuepunkte werden beim Abschluss des Termins nach Ihrer Regel gutgeschrieben.
Jedes Punkteguthaben ist die Summe seines Journals: Es gibt keinen Zähler, der von Hand korrigiert wird.
Kundensegmente gruppieren Ihre Kundinnen nach Häufigkeit, letztem Besuch oder Durchschnittsbon.
Damit holen Sie Ausgebliebene zurück oder bitten die treuesten um eine Bewertung.

12. Preise und Salons

Ein Katalog und so viele Preislisten wie Standorte.

Die Preismaske fasst Leistungen, Dauer und Preis zusammen und erlaubt Korrekturen, ohne jeden Datensatz zu öffnen.
Bei mehreren Salons hat jeder seine Öffnungszeiten, sein Team und seine Ressourcen.
Jeder Salon kann eigene Preise führen: Dieselbe Leistung kann hier 25 € und dort 22 € kosten, bei einem einzigen Katalog.
Ressourcen (Waschbecken, Bedienplätze, Kabinen) werden je Salon hinterlegt und wie die Mitarbeiterinnen geführt.

13. Produktivität und Provisionen

Was jede erzielt hat und was ihr zusteht.

Die Auswertung Produktivität liefert je Mitarbeiterin und Zeitraum den Umsatz, die Zahl der Kundinnen und den Durchschnittsbon.
Provisionsregeln werden je Mitarbeiterin, Leistung oder Warengruppe festgelegt, als Prozentsatz oder Betrag, mit Staffeln.
Berechnet werden nur tatsächlich abgeschlossene Termine; ein wieder geöffneter und erneut abgeschlossener zählt nicht doppelt.
Das Ergebnis wird je Zeitraum abgerufen und dient als Grundlage für Lohn oder Stuhlmiete.

14. Die Online-Terminbuchung

Optional und stets unter Ihrer Kontrolle.

Wenn Sie sie aktivieren, buchen Ihre Kundinnen über eine Seite Ihres eigenen Dolibarr, ohne ein Konto anzulegen.
Sie wählen Leistung, Mitarbeiterin und einen tatsächlich freien Termin und bestätigen ihre Identität.
Die Anfrage landet unter „Anmeldungen zur Freigabe“: Ohne Ihr Einverständnis kommt nichts in den Plan.
„Portalkonten“ listet die Kundinnen auf, die online buchen, und erlaubt das Sperren eines Zugangs.
Eine Warteliste sammelt diejenigen, die zurückzurufen sind, sobald ein Termin frei wird.

15. Kassieren und abrechnen

Das Ende eines Termins ist eine Dolibarr-Rechnung, kein separater Bon.

Das Kassieren übernimmt erbrachte Leistungen, verkaufte Produkte, das genutzte Paket oder den vorgelegten Gutschein.
Es erzeugt eine normale Dolibarr-Rechnung mit Ihrer Nummerierung, Ihrer Vorlage und Ihrer Buchhaltung.
Da alles natives Produkt oder native Dienstleistung ist, ist die Rechnung bereit zur Ausgabe als Factur-X.
Die Besuchs- und Rechnungshistorie einer Kundin bleibt über ihren Geschäftspartner-Datensatz abrufbar.

16. Die Konfiguration

Die Einstellungen, die man einmal zu Beginn vornimmt.

Das Zeitraster des Plans, die angezeigten Stunden und das Standardverhalten der Termine.
Die Abrechnungsart, die Treueregeln und die mögliche Aktivierung des Buchungsportals.
Die Rechte: wer den Plan aller sieht, wer nur den eigenen, wer kassieren darf.
Salons, Ressourcen und Fähigkeiten werden über dasselbe Menü hinterlegt.

17. Verknupfungen mit Dolibarr

Das Modul arbeitet nicht isoliert: Es ist mit den nativen Bausteinen von Dolibarr verzahnt.

Geschäftspartner (Kunden) : Jeder Termin hängt an einem Dolibarr-Geschäftspartner; Besuchs-, Karteikarten- und Rechnungshistorie bleiben dort abrufbar.
Produkte und Dienstleistungen : Leistungen, Pakete und Gutscheine sind native Dolibarr-Produkte oder -Dienstleistungen mit Preis, Mehrwertsteuer und Buchhaltung.
Rechnungen : Das Kassieren eines Termins erzeugt eine Standard-Dolibarr-Rechnung: übliche Nummerierung, Vorlage und Buchungen.
Benutzer : Die Mitarbeiterinnen sind Dolibarr-Benutzer; Arbeitszeiten, Fähigkeiten und Provisionen hängen an ihrem Konto.
Lager : Im Salon verkaufte Produkte folgen dem normalen Dolibarr-Lager, ohne Parallelmechanismus.
Elektronische Rechnung : Rechnungen aus dem Salon sind native Rechnungen: Sie gelangen ohne Nachbearbeitung in die Factur-X-Kette von Dolibarr.