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Notice du module Envoi SMS

Guide d'utilisation non technique : a quoi sert le module, comment l'utiliser et comment il s'articule avec Dolibarr.

Fournisseur SMSOVH SMS (API)

Fiches Dolibarr connectees15+ types

Variables de personnalisation~150

Suivi des envois5 statuts + agenda

1. Presentation du module

Le module Envoi SMS ajoute a Dolibarr la possibilite d'envoyer des SMS a vos clients, prospects, contacts et fournisseurs, directement depuis les fiches que vous consultez au quotidien (tiers, devis, commande, facture, intervention, contrat, expedition, adherent...). Un bouton "Envoyer un SMS" apparait sur ces fiches : il ouvre un formulaire pre-rempli avec le nom et le numero de telephone du destinataire, sans ressaisie. Les messages partent via l'API SMS d'OVH, avec votre nom d'expediteur valide. Le module s'appuie entierement sur les donnees natives de Dolibarr : il reprend les coordonnees des tiers et contacts, les references et montants des documents, et enregistre chaque envoi dans l'agenda pour garder une trace. Il propose aussi des modeles de SMS reutilisables, des variables qui se remplissent automatiquement (nom, reference, montant, dates, liens de telechargement...), un suivi complet des envois et une gestion de quota SMS par utilisateur.

Envoi de SMS depuis les fiches Dolibarr (bouton + fenetre integree) ou depuis un menu dedie
Numero et nom du destinataire recuperes automatiquement depuis la fiche
Modeles de SMS avec variables qui se remplissent seules (client, reference, montant, dates, liens document)
Apercu en temps reel, compteur de caracteres/segments et mode test avant envoi reel
Suivi de tous les envois avec statut (envoye, en file, echec, test) et possibilite de renvoyer
Quota de SMS par utilisateur et alertes automatiques quand le stock devient faible
Chaque envoi est trace dans l'agenda Dolibarr, rattache au client et au document concerne

2. Envoyer un SMS depuis une fiche ou le menu

C'est la fonction principale. Un bouton "Envoyer un SMS" est ajoute sur les fiches concernees (tiers, devis, commande, facture, intervention, contrat, expedition, adherent, contact, ainsi que commandes, factures et propositions fournisseurs). Il existe aussi un menu dedie "Envoyer SMS" pour composer un message libre.

Depuis une fiche, le formulaire s'ouvre dans une fenetre deplacable et redimensionnable, avec le nom et le telephone deja renseignes
Le numero peut etre corrige ou saisi a la main (format international, ex. +336...)
Zone de message avec compteur de caracteres et nombre de segments SMS
Apercu du message affiche en direct, tenant compte des variables remplacees
Bouton d'envoi et affichage immediat d'un message de confirmation ou d'erreur
Menu "Envoyer SMS" pour un envoi hors document (message ponctuel)

3. Modeles de SMS reutilisables

Le module permet de creer une bibliotheque de modeles de messages, pour ne pas retaper les textes recurrents (rappel de rendez-vous, information de livraison, relance, etc.). Les modeles sont geres dans le menu "Modeles de SMS".

Creer, modifier, activer/desactiver et supprimer des modeles
Chaque modele a un code, un libelle, un contenu et un type (generique ou lie a un document : devis, commande, facture, intervention, fournisseur...)
Dans le formulaire d'envoi, on choisit un modele dans une liste puis on l'applique en un clic
Fonction "Tester" : generer un apercu du modele a partir d'un objet reel (en indiquant son identifiant) pour verifier le rendu avant de s'en servir
Seuls les modeles actifs et compatibles avec le type de fiche sont proposes a l'envoi

4. Personnalisation automatique (variables)

Les modeles et les messages peuvent contenir des variables qui sont remplacees automatiquement par les vraies donnees au moment de l'envoi. Le formulaire affiche la liste des variables disponibles et leur valeur pour la fiche en cours.

Coordonnees du destinataire : nom du tiers, nom du contact, telephone
Informations du document : reference, reference client, libelle, notes, dates (creation, validation, echeance, livraison...)
Montants du document : total HT, TVA, TTC, montant restant du, en chiffres ou en toutes lettres
Coordonnees de votre societe (nom, adresse, identifiants, telephone...) et signature de l'utilisateur
Liens pratiques : telechargement direct du document (devis, commande, facture, contrat, intervention), lien de signature en ligne, lien de paiement en ligne
Ajout automatique possible de la signature de la societe en bas du message

5. Options d'envoi avancees

Au moment de l'envoi, plusieurs reglages fins sont disponibles pour s'adapter au type de message et a la reglementation.

Priorite du message : haute, moyenne ou basse
Type de message : transactionnel (ex. confirmation, code) ou marketing
Delai avant envoi en minutes : le SMS est remis en differe par OVH
Mention STOP : pour les SMS marketing la mention est ajoutee ; elle peut etre desactivee pour les messages transactionnels
Expediteur : nom d'expediteur valide sur votre compte OVH, propose par defaut

6. Mode test avant envoi reel

Le mode test permet de preparer et verifier un SMS sans qu'aucun message ne soit reellement envoye ni facture. Utile pour valider un modele ou une mise en forme.

Interrupteur "Mode test" dans le formulaire d'envoi (activable par defaut dans la configuration)
Un bandeau d'avertissement rappelle qu'aucun SMS ne sera delivre
Le message de test est enregistre dans le suivi avec le statut "Test" et ne consomme pas de quota
Un evenement est aussi cree dans l'agenda pour garder la trace du test

7. Suivi des envois (historique)

Le menu "Suivi des envois" liste tous les SMS traites, avec leur statut et leur contenu, pour un controle complet.

Colonnes : date, destinataire, expediteur, statut, contexte (type de fiche), message et actions
Statuts geres : Nouveau, En file, Envoye, Echec, Test
Filtres par statut, par contexte (client, devis, commande, facture...) et recherche libre (contenu, destinataire, expediteur)
En cas d'echec, le message d'erreur renvoye par OVH est affiche
Action "Envoyer" pour relancer un SMS en file, en echec ou nouveau
Action "Supprimer" pour retirer une ligne de l'historique
Rappel des options utilisees (priorite, type, delai, STOP) sous chaque message

8. Quotas par utilisateur et alertes de stock

Le module permet d'attribuer un quota de SMS a chaque utilisateur et de surveiller le credit restant, cote OVH comme cote utilisateur.

Attribution d'un nombre de SMS autorises par utilisateur, avec suivi du "utilise" et du "disponible"
Blocage de l'envoi lorsque le quota de l'utilisateur est epuise, avec message d'alerte
Badge affichant les SMS restants sur les pages d'envoi et de configuration
Alerte visuelle (carte + pastille dans le menu haut) quand le stock passe sous un seuil configurable
Lien de commande de SMS affiche a l'utilisateur pour recommander du credit
Controle d'ecart entre le credit reel du compte OVH et le total des quotas attribues

9. Configuration et outils d'administration

La page de configuration (reservee aux administrateurs) centralise la connexion a OVH et les reglages par defaut. Elle propose aussi des outils de verification.

Connexion OVH SMS : endpoint, Application Key, Application Secret, Consumer Key et service (sms-XXXXX), avec un bouton d'aide pour generer la cle d'acces OVH
Gestion de l'indicatif pays : detection automatique, ajout systematique de l'indicatif par defaut, ou aucune modification
Valeurs par defaut : mode test, priorite, type, delai, mention STOP, expediteur par defaut
Affichage du credit SMS disponible sur le compte OVH
URL de recommande de SMS et seuil d'alerte de stock
Outil "Tester la configuration" (diagnostic endpoint, identifiants, service, acces API, tables)
Outil "Reinitialiser le module" pour repartir de zero sur l'entite courante (donnees et parametres)

10. Liaisons avec Dolibarr

Le module ne fonctionne pas en vase clos : il s'articule avec les briques natives de Dolibarr.

Tiers et contacts : Le module lit le nom et le numero de telephone (mobile en priorite) du tiers ou du contact pour pre-remplir l'envoi. Un bouton SMS est ajoute sur les fiches tiers et contact, et le client est rattache a l'evenement d'agenda cree.
Devis, commandes et factures clients : Un bouton SMS apparait sur les fiches propositions commerciales, commandes et factures. Les variables reprennent la reference, les dates et les montants (HT, TVA, TTC, reste du) du document, et peuvent inserer un lien de telechargement direct, un lien de signature en ligne ou un lien de paiement en ligne.
Interventions, contrats et expeditions : Les fiches intervention, contrat et expedition/livraison disposent aussi du bouton SMS, avec recuperation du client et de ses coordonnees et lien de telechargement du document quand il existe.
Documents fournisseurs : Le module s'ajoute egalement aux commandes, factures et propositions fournisseurs, en reprenant le tiers fournisseur et les references correspondantes.
Agenda (evenements) : Chaque SMS (envoye, en echec ou en test) genere automatiquement un evenement dans l'agenda Dolibarr, rattache au client, au contact, au document d'origine et au projet le cas echeant, avec le statut, l'expediteur et un extrait du message.
Adherents : Les fiches adherent sont prises en charge : envoi de SMS a un membre, avec rattachement a sa societe liee si elle existe.
Documents, signature et paiement en ligne : Les variables peuvent inserer des liens de telechargement direct des documents PDF, ainsi que les liens natifs de signature en ligne et de paiement en ligne generes par Dolibarr.
Societe emettrice et utilisateurs : Les coordonnees de votre societe (mentions legales, adresse, identifiants) et la signature de l'utilisateur connecte alimentent les variables et la signature ajoutee au SMS ; les quotas d'envoi sont geres par utilisateur Dolibarr.