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Notice du module Profils de documents

Guide d'utilisation non technique : a quoi sert le module, comment l'utiliser et comment il s'articule avec Dolibarr.

Documents concernesFactures et devis

Personnalisation PDFLogo, nom, e-mail, entete, pied

ProfilsUn ou plusieurs par entite

CompatibiliteDolibarr 18 a 24

1. Presentation du module

Le module Profils de documents (DocProfilesTools) vous permet de definir une ou plusieurs "identites de document" et de les appliquer automatiquement sur vos factures et vos devis au format PDF. Chaque profil regroupe un logo, un nom a afficher, une adresse e-mail, un texte d'entete et un texte de pied de page. Au moment de generer le document, le module remplace ces elements le temps de l'impression, puis retablit vos coordonnees habituelles : le reste de Dolibarr n'est pas modifie. C'est utile lorsque vous editez des documents sous une presentation particuliere (une marque, une enseigne, une entite, une mention specifique) sans vouloir toucher aux reglages generaux de votre societe. Le module ne cree pas de nouveaux types de documents : il s'appuie sur les objets natifs de Dolibarr (tiers, factures, devis, modeles PDF et fiche de votre societe) et se contente d'habiller vos documents existants.

Centraliser plusieurs presentations de documents dans des "profils" reutilisables.
Afficher automatiquement le bon logo, nom, e-mail, entete et pied de page sur les factures et devis.
Rester 100 % compatible avec le fonctionnement standard de Dolibarr (aucune donnee comptable modifiee).
Se configure entierement depuis une seule page d'administration reservee a l'administrateur.

2. Creer et gerer des profils de documents

Un profil est une fiche qui decrit l'apparence a donner a vos documents. Vous pouvez en creer autant que necessaire et les gerer depuis la page de configuration du module.

Donner un libelle au profil pour le retrouver facilement.
Definir le nom a afficher sur le PDF (utile s'il doit differer du nom de votre societe), ainsi qu'un nom de societe et une adresse e-mail.
Televerser un logo propre au profil ; a defaut, le logo de votre societe est repris automatiquement.
Saisir un texte d'entete et un texte de pied de page personnalises.
Rattacher, en option, un tiers (client) au profil.
Indiquer le modele de facture et le modele de devis associes au profil.
Activer ou desactiver un profil, et l'affecter a une entite (contexte multi-societes).
Consulter la liste des profils existants, les modifier ou les supprimer (les fichiers du profil sont alors nettoyes).

3. Appliquer le profil sur les factures et les devis (modeles PDF)

Le module fournit des modeles PDF qui reprennent la mise en page standard de Dolibarr, mais y injectent automatiquement le contenu du profil actif au moment de l'impression.

Un modele de facture "Sponge" en version DocProfiles.
Des modeles de devis "Azur", "Crabe", "Cyan" et "Sponge" en version DocProfiles.
A la generation, le PDF reprend le logo, le nom affiche, l'e-mail, l'entete et le pied du profil actif.
Le profil applique est le premier profil actif de l'entite courante.
Ces modeles se choisissent depuis la fiche facture ou devis, comme n'importe quel modele Dolibarr.
Une option "Forcer les modeles DocProfiles" permet de les definir en une fois comme modeles par defaut des factures et des devis.

4. Configuration et outils de maintenance

Tout se pilote depuis une page unique d'administration, accessible aux seuls administrateurs via le menu Outils (entree "DocProfiles Tools (Setup)").

Acces reserve a l'administrateur, depuis le menu Outils de Dolibarr.
Bouton de reparation qui cree ou met a jour automatiquement le stockage des profils si besoin.
Bouton d'installation des modeles, qui recopie au bon endroit les modeles PDF fournis avec le module.
A l'installation, le module cree automatiquement ses dossiers de stockage et un "Profil par defaut" pre-rempli avec le logo et les coordonnees de votre societe.
Choix du modele de facture et du modele de devis proposes dans des listes deroulantes alimentees par les modeles disponibles.

5. Note et vignette sur la fiche tiers

Le module propose egalement d'afficher une note personnalisee (avertissement, consigne interne) sur la fiche d'un client, avec quelques reglages d'apparence.

Afficher une note personnalisee directement sur la fiche d'un tiers.
Saisir et enregistrer cette note depuis la fiche client (stockee dans un champ complementaire "KSI Note").
Regler l'apparence de la vignette : position a l'ecran, largeur, opacite, texte par defaut.
Fonction annexe : le point d'accroche (hook) de la fiche tiers n'est pas enregistre par defaut par le module ; l'affichage de la vignette necessite donc l'activation manuelle de ce hook.

6. Liaisons avec Dolibarr

Le module ne fonctionne pas en vase clos : il s'articule avec les briques natives de Dolibarr.

Factures : Fournit un modele PDF de facture qui reprend l'identite du profil (logo, nom, e-mail, entete, pied) lors de la generation du document, sans modifier la facture ni les donnees comptables.
Devis / Propositions commerciales : Fournit des modeles PDF de devis (Azur, Crabe, Cyan, Sponge) appliquant le profil actif au moment de l'edition.
Tiers (clients) : Un profil peut etre rattache a un tiers ; le module peut aussi afficher une note personnalisee sur la fiche client et memoriser cette note dans un champ complementaire du tiers.
Modeles de documents (PDF) : Les modeles du module etendent les modeles PDF natifs de Dolibarr (Sponge, Azur, Crabe, Cyan) et peuvent etre definis comme modeles par defaut des factures et devis.
Fiche de votre societe (emetteur) : Le module lit le logo et les coordonnees de votre societe pour alimenter le profil par defaut, puis remplace temporairement ces informations le temps de l'impression avant de les retablir.
Multi-entites : Les profils sont geres par entite : chaque societe/entite dispose de ses propres profils actifs.
Champs complementaires (extrafields) : Le module s'appuie sur des champs complementaires du tiers pour stocker la note personnalisee et, potentiellement, l'association d'un profil a un client.