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Guida del modulo: Profili di documenti

Guida all'uso non tecnica: a cosa serve il modulo, come utilizzarlo e come si integra con Dolibarr.

Documenti interessatiFatture e preventivi

Personalizzazione PDFLogo, nome, e-mail, intestazione, piè

ProfiliUno o più per entità

CompatibilitàDolibarr da 18 a 24

1. Panoramica del modulo

Il modulo Profili di documenti (DocProfilesTools) ti permette di definire una o più "identità di documento" e di applicarle automaticamente alle tue fatture e ai tuoi preventivi in formato PDF. Ogni profilo raccoglie un logo, un nome da visualizzare, un indirizzo e-mail, un testo di intestazione e un testo di piè di pagina. Al momento di generare il documento, il modulo sostituisce questi elementi per la durata della stampa e poi ripristina i tuoi dati abituali: il resto di Dolibarr non viene modificato. È utile quando emetti documenti con una presentazione particolare (un marchio, un'insegna, un'entità, una dicitura specifica) senza voler toccare le impostazioni generali della tua azienda. Il modulo non crea nuovi tipi di documenti: si basa sugli oggetti nativi di Dolibarr (terzi, fatture, preventivi, modelli PDF e la scheda della tua azienda) e si limita a rivestire i tuoi documenti esistenti.

Centralizzare più presentazioni di documenti in "profili" riutilizzabili.
Visualizzare automaticamente il logo, il nome, l'e-mail, l'intestazione e il piè di pagina corretti su fatture e preventivi.
Restare 100% compatibile con il funzionamento standard di Dolibarr (nessun dato contabile viene modificato).
Si configura interamente da un'unica pagina di amministrazione riservata all'amministratore.

2. Creare e gestire i profili di documenti

Un profilo è una scheda che descrive l'aspetto da dare ai tuoi documenti. Puoi crearne quanti ne servono e gestirli dalla pagina di configurazione del modulo.

Assegnare un'etichetta al profilo per ritrovarlo facilmente.
Definire il nome da visualizzare sul PDF (utile se deve differire dal nome della tua azienda), nonché un nome di azienda e un indirizzo e-mail.
Caricare un logo specifico del profilo; in mancanza, viene ripreso automaticamente il logo della tua azienda.
Inserire un testo di intestazione e un testo di piè di pagina personalizzati.
Collegare, in via opzionale, un terzo (cliente) al profilo.
Indicare il modello di fattura e il modello di preventivo associati al profilo.
Attivare o disattivare un profilo e assegnarlo a un'entità (contesto multi-azienda).
Consultare l'elenco dei profili esistenti, modificarli o eliminarli (i file del profilo vengono allora ripuliti).

3. Applicare il profilo alle fatture e ai preventivi (modelli PDF)

Il modulo fornisce modelli PDF che mantengono il layout standard di Dolibarr, ma vi iniettano automaticamente il contenuto del profilo attivo al momento della stampa.

Un modello di fattura "Sponge" in versione DocProfiles.
Modelli di preventivo "Azur", "Crabe", "Cyan" e "Sponge" in versione DocProfiles.
Alla generazione, il PDF riprende il logo, il nome visualizzato, l'e-mail, l'intestazione e il piè di pagina del profilo attivo.
Il profilo applicato è il primo profilo attivo dell'entità corrente.
Questi modelli si scelgono dalla scheda fattura o preventivo, come qualsiasi modello di Dolibarr.
Un'opzione "Forza i modelli DocProfiles" permette di impostarli in una sola volta come modelli predefiniti delle fatture e dei preventivi.

4. Configurazione e strumenti di manutenzione

Tutto si gestisce da un'unica pagina di amministrazione, accessibile solo agli amministratori tramite il menu Strumenti (voce "DocProfiles Tools (Setup)").

Accesso riservato all'amministratore, dal menu Strumenti di Dolibarr.
Pulsante di riparazione che crea o aggiorna automaticamente l'archiviazione dei profili se necessario.
Pulsante di installazione dei modelli, che ricopia nel posto giusto i modelli PDF forniti con il modulo.
All'installazione, il modulo crea automaticamente le sue cartelle di archiviazione e un "Profilo predefinito" precompilato con il logo e i recapiti della tua azienda.
Scelta del modello di fattura e del modello di preventivo proposti in elenchi a discesa alimentati dai modelli disponibili.

5. Nota e vignetta sulla scheda del terzo

Il modulo consente anche di visualizzare una nota personalizzata (avviso, istruzione interna) sulla scheda di un cliente, con alcune impostazioni di aspetto.

Visualizzare una nota personalizzata direttamente sulla scheda di un terzo.
Inserire e salvare questa nota dalla scheda cliente (memorizzata in un campo aggiuntivo "KSI Note").
Regolare l'aspetto della vignetta: posizione sullo schermo, larghezza, opacità, testo predefinito.
Funzione accessoria: il punto di aggancio (hook) della scheda del terzo non è registrato per impostazione predefinita dal modulo; la visualizzazione della vignetta richiede quindi l'attivazione manuale di questo hook.

6. Collegamenti con Dolibarr

Il modulo non funziona in modo isolato: si integra con i blocchi nativi di Dolibarr.

Fatture : Fornisce un modello PDF di fattura che riprende l'identità del profilo (logo, nome, e-mail, intestazione, piè di pagina) alla generazione del documento, senza modificare la fattura né i dati contabili.
Preventivi / Proposte commerciali : Fornisce modelli PDF di preventivo (Azur, Crabe, Cyan, Sponge) che applicano il profilo attivo al momento della modifica.
Terzi (clienti) : Un profilo può essere collegato a un terzo; il modulo può anche visualizzare una nota personalizzata sulla scheda del cliente e memorizzare questa nota in un campo aggiuntivo del terzo.
Modelli di documenti (PDF) : I modelli del modulo estendono i modelli PDF nativi di Dolibarr (Sponge, Azur, Crabe, Cyan) e possono essere impostati come modelli predefiniti delle fatture e dei preventivi.
Scheda della tua azienda (emittente) : Il modulo legge il logo e i recapiti della tua azienda per alimentare il profilo predefinito, poi sostituisce temporaneamente queste informazioni per la durata della stampa prima di ripristinarle.
Multi-entità : I profili sono gestiti per entità: ogni azienda/entità dispone dei propri profili attivi.
Campi aggiuntivi (extrafields) : Il modulo si basa su campi aggiuntivi del terzo per memorizzare la nota personalizzata e, potenzialmente, l'associazione di un profilo a un cliente.