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Guida del modulo: GED QR Mobile

Guida all'uso non tecnica: a cosa serve il modulo, come utilizzarlo e come si integra con Dolibarr.

CompatibilitàDolibarr 18 a 24

Accesso mobileQR + PIN sicuri

DestinazioneGED/ECM (cartelle manuali)

Uscita PDFPDF unito (opzionale)

1. Panoramica del modulo

GED QR Mobile trasforma il vostro telefono in uno scanner per la GED (Gestione Elettronica dei Documenti) di Dolibarr. Da una postazione Dolibarr, create una «sessione di scansione» che genera un QR Code. Fotografandolo con uno smartphone, la persona apre una pagina mobile sicura, fotografa i propri documenti (bolla di consegna, fattura cartacea, contratto firmato, giustificativo di cantiere…), assegna loro un nome e li invia. Le immagini arrivano così direttamente nella cartella scelta della GED di Dolibarr, senza cavo, senza e-mail e senza alcuna applicazione da installare. Il modulo si basa interamente sulla GED/ECM nativa di Dolibarr: non crea uno spazio di archiviazione separato, ma organizza i documenti nelle directory manuali della GED che già utilizzate. Non modifica alcun file del core di Dolibarr e funziona sia su una postazione singola sia su una piattaforma multi-azienda.

Un QR Code = un deposito di documenti mobile, senza installare alcuna applicazione sul telefono
Le foto vengono archiviate automaticamente in una cartella della GED di Dolibarr
Accesso protetto da un link con token firmato, una scadenza e un codice PIN opzionale
Anteprima in tempo reale delle immagini ricevute lato Dolibarr
Generazione facoltativa di un unico PDF che raggruppa tutte le immagini di una sessione
Nessuna modifica del core di Dolibarr, rispetto dei permessi e delle aziende (entità)

2. Creare una sessione di scansione e generare il QR Code

Tutto parte da una sessione creata da Dolibarr, nel menu GED/ECM > Scan QRCode. La sessione indica dove dovranno arrivare i documenti e genera il QR Code da mostrare al telefono.

Scegliere una cartella manuale esistente della GED come destinazione delle immagini
Oppure creare al volo una nuova cartella inserendo un percorso (es. manual/Clienti/2026)
Assegnare un'etichetta alla sessione per ritrovarla facilmente (altrimenti viene attribuito un riferimento GQRM-…)
Il modulo mostra subito il QR Code, il link pubblico e, se l'opzione è attiva, un codice PIN a 4 cifre
Il link, il PIN e il QR sono visibili solo agli utenti autorizzati a creare/amministrare (un profilo in sola lettura non li vede)

3. Acquisire e inviare i documenti dal dispositivo mobile

La persona sul campo scansiona il QR Code (o apre il link): si apre una pagina mobile essenziale, senza menu Dolibarr e senza account da inserire. È la schermata di deposito delle foto.

Inserire il codice PIN se richiesto per la sessione
Aggiungere immagini attivando direttamente la fotocamera o scegliendole dalla galleria
Scattare più immagini di seguito nella stessa sessione (numero limitato dalla configurazione)
Rinominare ogni immagine (nome della scansione) prima dell'invio
Le immagini vengono automaticamente alleggerite sul telefono prima dell'invio per risparmiare connessione
Inviare le immagini in un'area di transito, poi «Termina e invia» per confermare esplicitamente il deposito

4. Monitorare in diretta e finalizzare nella GED

Mentre il dispositivo mobile invia, la postazione Dolibarr mostra l'avanzamento. La finalizzazione archivia definitivamente i file nella GED.

Anteprima in tempo reale lato Dolibarr: miniature, nome, stato e dimensione di ogni immagine ricevuta
Alla finalizzazione, ogni immagine viene spostata dall'area di transito alla cartella GED di destinazione
Ogni file viene salvato nella GED di Dolibarr con una descrizione e parole chiave (qr, mobile, scan)
I nomi di file duplicati vengono gestiti automaticamente (suffisso -1, -2…)
La finalizzazione è un'azione volontaria e affidabile: non dipende dalla chiusura della scheda

5. Generare un PDF unito (opzione)

Per ottenere un documento unico invece di una serie di immagini, il modulo può assemblare tutte le foto di una sessione in un solo PDF.

Un PDF che raggruppa tutte le immagini della sessione viene creato al momento della finalizzazione
Il PDF viene depositato nella stessa cartella GED delle immagini, accanto agli originali
Funzione attivabile o disattivabile nella configurazione del modulo
Il PDF viene prodotto con il motore PDF integrato di Dolibarr (nessuno strumento esterno da installare)

6. Consultare la cronologia delle sessioni

Una pagina dedicata riepiloga le sessioni di scansione e il loro stato, per il monitoraggio e il controllo.

Elenco delle ultime sessioni con identificativo, riferimento ed etichetta
Stato di ogni sessione (bozza, aperta, invio in corso, finalizzata, scaduta…)
Date di creazione e di ultima attività
Numero di immagini collegate a ciascuna sessione
Accesso con un clic al dettaglio di una sessione

7. Sicurezza e ciclo di vita delle sessioni

L'accesso mobile è aperto senza account Dolibarr: il modulo disciplina quindi rigorosamente chi può depositare e per quanto tempo.

Link pubblico protetto da un token firmato, proprio di ciascuna sessione
Durata di validità limitata (il QR scade automaticamente dopo il tempo configurato)
Codice PIN opzionale richiesto sul dispositivo mobile prima di ogni deposito
Token e PIN cifrati nel database; i controlli avvengono tramite impronta (hash), mai in chiaro
Una volta finalizzata la sessione, l'accesso pubblico viene richiuso per impostazione predefinita
Registrazione dell'indirizzo IP e del browser all'apertura della pagina mobile (tracciabilità)

8. Configurare il modulo

Una pagina di impostazioni (Configurazione > Moduli > GED QR Mobile) consente di adattare il comportamento alla vostra organizzazione.

Durata di validità del QR Code (in secondi)
Dimensione massima consentita per immagine (in MB)
Numero massimo di immagini per sessione
Richiedere o meno un codice PIN pubblico
Generare o meno il PDF unito alla finalizzazione
Consentire o meno l'accesso pubblico a una sessione già finalizzata (disattivato per impostazione predefinita)
Dimensione massima delle immagini prima della compressione sul dispositivo mobile (in pixel)
Durata di conservazione dei file temporanei delle sessioni finalizzate (in giorni)

9. Pulizia, conservazione e manutenzione

Il modulo ripulisce i dati temporanei per non appesantire il server e propone azioni di manutenzione puntuali.

Pulizia automatica delle sessioni scadute e dei file temporanei, attivata all'apertura della pagina Scan QRCode
Pulsante «Avvia la pulizia» nella configurazione per una pulizia manuale immediata
Eliminazione dei file temporanei delle sessioni finalizzate oltre il periodo di conservazione
Azione «Migra i segreti esistenti» per cifrare vecchi token/PIN ancora memorizzati in chiaro (aggiornamento di sicurezza)

10. Collegamenti con Dolibarr

Il modulo non funziona in modo isolato: si integra con i blocchi nativi di Dolibarr.

GED/ECM (documenti) : È il cuore del modulo e la sua unica dipendenza obbligatoria: le directory manuali della GED fungono da destinazione e ogni immagine (nonché il PDF unito) viene salvata come un vero documento della GED di Dolibarr, con descrizione, parole chiave e collegamento alla sessione di origine. I file si consultano e si scaricano poi come qualsiasi altro documento Dolibarr.
Cartelle GED manuali : Il modulo legge la struttura ad albero delle cartelle manuali esistenti per proporre la destinazione e sa creare al volo una nuova cartella (e le sue sottocartelle) se non esiste ancora, rispettando la struttura standard della GED.
Utenti e permessi (ACL) : L'accesso alle pagine interne è regolato dai permessi Dolibarr propri del modulo: leggere le sessioni, crearle, finalizzarle, amministrare. Le cartelle e i file della GED vengono creati a nome dell'utente Dolibarr connesso.
Menu di Dolibarr : Il modulo si inserisce nel menu nativo GED/ECM con due voci: «Scan QRCode» e «Cronologia sessioni», senza alcuna pagina o menu a parte.
Motore PDF di Dolibarr : L'unione delle immagini in un unico PDF utilizza il motore PDF (TCPDF) integrato in Dolibarr, senza dipendenze esterne.
Multi-azienda (entità) : Sessioni, cartelle e documenti sono collegati all'entità corrente: in un'installazione multi-azienda, ogni azienda vede solo le proprie sessioni e i propri depositi.