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Notice du module GED QR mobile

Guide d'utilisation non technique : à quoi sert le module, comment l'utiliser et comment il s'articule avec Dolibarr.

CompatibilitéDolibarr 18 à 24

Accès mobileQR + PIN sécurisés

DestinationGED/ECM (dossiers manuels)

Sortie PDFPDF fusionné en option

1. Presentation du module

GED QR Mobile transforme votre téléphone en scanner pour la GED (Gestion Électronique de Documents) de Dolibarr. Depuis un poste Dolibarr, vous créez une « session de scan » qui produit un QR Code. En le photographiant avec un smartphone, la personne ouvre une page mobile sécurisée, prend en photo ses documents (bon de livraison, facture papier, contrat signé, justificatif de chantier…), les nomme, puis les envoie. Les images arrivent alors directement dans le dossier choisi de la GED de Dolibarr, sans câble, sans e-mail et sans application à installer. Le module s'appuie entièrement sur la GED/ECM native de Dolibarr : il ne crée pas un espace de stockage à part, il range les documents dans les répertoires manuels de la GED que vous utilisez déjà. Il ne modifie aucun fichier du cœur de Dolibarr et fonctionne aussi bien sur un poste unique que sur une plateforme multi-sociétés.

Un QR Code = un dépôt de documents mobile, sans installation d'application sur le téléphone
Les photos sont classées automatiquement dans un dossier de la GED de Dolibarr
Accès protégé par un lien à jeton signé, une expiration et un code PIN optionnel
Prévisualisation en direct côté Dolibarr des images reçues
Génération facultative d'un PDF unique regroupant toutes les images d'une session
Aucune modification du cœur de Dolibarr, respect des permissions et des sociétés (entités)

2. Créer une session de scan et générer le QR Code

Tout part d'une session créée depuis Dolibarr, dans le menu GED/ECM > Scan QRCode. La session indique où devront arriver les documents et produit le QR Code à présenter au téléphone.

Choisir un dossier manuel existant de la GED comme destination des images
Ou créer un nouveau dossier à la volée en saisissant un chemin (ex. manual/Clients/2026)
Donner un libellé à la session pour la retrouver facilement (sinon une référence GQRM-… est attribuée)
Le module affiche aussitôt le QR Code, le lien public et, si l'option est active, un code PIN à 4 chiffres
Le lien, le PIN et le QR ne sont visibles que pour les utilisateurs autorisés à créer/administrer (un profil en lecture seule ne les voit pas)

3. Capturer et envoyer les documents depuis le mobile

La personne sur le terrain scanne le QR Code (ou ouvre le lien) : une page mobile épurée s'ouvre, sans menu Dolibarr et sans compte à saisir. C'est l'écran de dépôt des photos.

Saisir le code PIN si celui-ci est exigé pour la session
Ajouter des images en déclenchant directement l'appareil photo ou en piochant dans la galerie
Prendre plusieurs images à la suite dans la même session (nombre plafonné par la configuration)
Renommer chaque image (nom du scan) avant l'envoi
Les images sont allégées automatiquement côté téléphone avant l'envoi pour économiser la connexion
Envoyer les images dans une zone tampon, puis « Terminer et envoyer » pour valider explicitement le dépôt

4. Suivre en direct et finaliser dans la GED

Pendant que le mobile envoie, le poste Dolibarr affiche l'avancement. La finalisation range définitivement les fichiers dans la GED.

Aperçu en temps réel côté Dolibarr : vignettes, nom, statut et taille de chaque image reçue
À la finalisation, chaque image est déplacée de la zone tampon vers le dossier GED cible
Chaque fichier est enregistré dans la GED de Dolibarr avec une description et des mots-clés (qr, mobile, scan)
Les noms de fichiers en double sont gérés automatiquement (suffixe -1, -2…)
La finalisation est une action volontaire et fiable : elle ne dépend pas de la fermeture de l'onglet

5. Générer un PDF fusionné (option)

Pour obtenir un document unique plutôt qu'une série d'images, le module peut assembler toutes les photos d'une session en un seul PDF.

Un PDF regroupant l'ensemble des images de la session est créé au moment de la finalisation
Le PDF est déposé dans le même dossier GED que les images, aux côtés des originaux
Fonction activable ou désactivable dans la configuration du module
Le PDF est produit avec le moteur PDF intégré de Dolibarr (aucun outil externe à installer)

6. Consulter l'historique des sessions

Une page dédiée récapitule les sessions de scan et leur état, pour le suivi et le contrôle.

Liste des dernières sessions avec identifiant, référence et libellé
Statut de chaque session (brouillon, ouverte, en cours d'envoi, finalisée, expirée…)
Dates de création et de dernière activité
Nombre d'images rattachées à chaque session
Accès en un clic au détail d'une session

7. Sécurité et cycle de vie des sessions

L'accès mobile est ouvert sans compte Dolibarr : le module encadre donc strictement qui peut déposer et pendant combien de temps.

Lien public protégé par un jeton signé, propre à chaque session
Durée de validité limitée (le QR expire automatiquement après le délai configuré)
Code PIN optionnel demandé sur le mobile avant tout dépôt
Jeton et PIN chiffrés en base ; les contrôles se font par empreinte (hash), jamais en clair
Une fois la session finalisée, l'accès public est refermé par défaut
Enregistrement de l'adresse IP et du navigateur à l'ouverture de la page mobile (traçabilité)

8. Configurer le module

Une page de réglages (Configuration > Modules > GED QR Mobile) permet d'adapter le comportement à votre organisation.

Durée de validité du QR Code (en secondes)
Taille maximale autorisée par image (en Mo)
Nombre maximal d'images par session
Exiger ou non un code PIN public
Générer ou non le PDF fusionné à la finalisation
Autoriser ou non l'accès public à une session déjà finalisée (désactivé par défaut)
Dimension maximale des images avant compression côté mobile (en pixels)
Durée de rétention des fichiers temporaires des sessions finalisées (en jours)

9. Purge, rétention et maintenance

Le module fait le ménage des données temporaires pour ne pas encombrer le serveur, et propose des actions de maintenance ponctuelles.

Purge automatique des sessions expirées et des temporaires, déclenchée à l'ouverture de la page Scan QRCode
Bouton « Lancer la purge » dans la configuration pour un nettoyage manuel immédiat
Suppression des fichiers temporaires des sessions finalisées au-delà du délai de rétention
Action « Migrer les secrets existants » pour chiffrer d'anciens jetons/PIN encore stockés en clair (mise à niveau de sécurité)

10. Liaisons avec Dolibarr

Le module ne fonctionne pas en vase clos : il s'articule avec les briques natives de Dolibarr.

GED / ECM (documents) : C'est le cœur du module et sa seule dépendance obligatoire : les répertoires manuels de la GED servent de destination, et chaque image (ainsi que le PDF fusionné) est enregistrée comme un vrai document de la GED de Dolibarr, avec description, mots-clés et lien vers la session d'origine. Les fichiers se consultent et se téléchargent ensuite comme n'importe quel document Dolibarr.
Dossiers ECM manuels : Le module lit l'arborescence des dossiers manuels existants pour proposer la destination, et sait créer un nouveau dossier (et ses sous-dossiers) à la volée s'il n'existe pas encore, en respectant la structure standard de la GED.
Utilisateurs et permissions (ACL) : L'accès aux pages internes est régi par les permissions Dolibarr propres au module : lire les sessions, en créer, les finaliser, administrer. Les dossiers et fichiers de GED sont créés au nom de l'utilisateur Dolibarr connecté.
Menus Dolibarr : Le module s'insère dans le menu natif GED/ECM avec deux entrées : « Scan QRCode » et « Historique des sessions », sans page ni menu à part.
Moteur PDF de Dolibarr : La fusion des images en un PDF unique utilise le moteur PDF (TCPDF) embarqué dans Dolibarr, sans dépendance externe.
Multi-sociétés (entités) : Sessions, dossiers et documents sont rattachés à l'entité courante : sur une installation multi-sociétés, chaque société ne voit que ses propres sessions et dépôts.