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Guia del modulo: GED QR Móvil

Guía de uso no técnica: para qué sirve el módulo, cómo utilizarlo y cómo se articula con Dolibarr.

CompatibilidadDolibarr 18 a 24

Acceso móvilQR + PIN seguros

DestinoGED/ECM (carpetas manuales)

Salida PDFPDF combinado (opcional)

1. Descripcion del modulo

GED QR Móvil convierte su teléfono en un escáner para la GED (Gestión Electrónica de Documentos) de Dolibarr. Desde un puesto Dolibarr, usted crea una «sesión de escaneo» que genera un código QR. Al fotografiarlo con un smartphone, la persona abre una página móvil segura, fotografía sus documentos (albarán, factura en papel, contrato firmado, justificante de obra…), les pone nombre y los envía. Las imágenes llegan entonces directamente a la carpeta elegida de la GED de Dolibarr, sin cable, sin correo electrónico y sin ninguna aplicación que instalar. El módulo se apoya por completo en la GED/ECM nativa de Dolibarr: no crea un espacio de almacenamiento aparte, sino que archiva los documentos en los directorios manuales de la GED que usted ya utiliza. No modifica ningún archivo del núcleo de Dolibarr y funciona igual de bien en un puesto único que en una plataforma multiempresa.

Un código QR = un depósito de documentos móvil, sin instalar ninguna aplicación en el teléfono
Las fotos se archivan automáticamente en una carpeta de la GED de Dolibarr
Acceso protegido por un enlace con token firmado, una caducidad y un código PIN opcional
Vista previa en directo de las imágenes recibidas del lado de Dolibarr
Generación opcional de un único PDF que reúne todas las imágenes de una sesión
Sin ninguna modificación del núcleo de Dolibarr, respetando los permisos y las empresas (entidades)

2. Crear una sesión de escaneo y generar el código QR

Todo parte de una sesión creada desde Dolibarr, en el menú GED/ECM > Scan QRCode. La sesión indica dónde deberán llegar los documentos y genera el código QR que se presentará al teléfono.

Elegir una carpeta manual existente de la GED como destino de las imágenes
O crear una nueva carpeta al vuelo introduciendo una ruta (p. ej. manual/Clientes/2026)
Dar una etiqueta a la sesión para encontrarla fácilmente (de lo contrario se asigna una referencia GQRM-…)
El módulo muestra de inmediato el código QR, el enlace público y, si la opción está activa, un código PIN de 4 cifras
El enlace, el PIN y el QR solo son visibles para los usuarios autorizados a crear/administrar (un perfil de solo lectura no los ve)

3. Capturar y enviar los documentos desde el móvil

La persona sobre el terreno escanea el código QR (o abre el enlace): se abre una página móvil depurada, sin menú de Dolibarr y sin cuenta que introducir. Es la pantalla de depósito de las fotos.

Introducir el código PIN si este se exige para la sesión
Añadir imágenes activando directamente la cámara o eligiendo de la galería
Tomar varias imágenes seguidas en la misma sesión (número limitado por la configuración)
Renombrar cada imagen (nombre del escaneo) antes del envío
Las imágenes se aligeran automáticamente en el teléfono antes del envío para ahorrar conexión
Enviar las imágenes a una zona de memoria intermedia y luego «Finalizar y enviar» para validar explícitamente el depósito

4. Seguir en directo y finalizar en la GED

Mientras el móvil envía, el puesto Dolibarr muestra el avance. La finalización archiva definitivamente los archivos en la GED.

Vista previa en tiempo real del lado de Dolibarr: miniaturas, nombre, estado y tamaño de cada imagen recibida
Al finalizar, cada imagen se traslada de la zona intermedia a la carpeta GED de destino
Cada archivo se guarda en la GED de Dolibarr con una descripción y palabras clave (qr, mobile, scan)
Los nombres de archivo duplicados se gestionan automáticamente (sufijo -1, -2…)
La finalización es una acción voluntaria y fiable: no depende del cierre de la pestaña

5. Generar un PDF combinado (opción)

Para obtener un documento único en lugar de una serie de imágenes, el módulo puede ensamblar todas las fotos de una sesión en un solo PDF.

Se crea un PDF que reúne todas las imágenes de la sesión en el momento de la finalización
El PDF se deposita en la misma carpeta GED que las imágenes, junto a los originales
Función que se puede activar o desactivar en la configuración del módulo
El PDF se produce con el motor PDF integrado de Dolibarr (ninguna herramienta externa que instalar)

6. Consultar el historial de sesiones

Una página dedicada resume las sesiones de escaneo y su estado, para el seguimiento y el control.

Lista de las últimas sesiones con identificador, referencia y etiqueta
Estado de cada sesión (borrador, abierta, en curso de envío, finalizada, caducada…)
Fechas de creación y de última actividad
Número de imágenes vinculadas a cada sesión
Acceso con un clic al detalle de una sesión

7. Seguridad y ciclo de vida de las sesiones

El acceso móvil está abierto sin cuenta de Dolibarr: por ello el módulo delimita estrictamente quién puede depositar y durante cuánto tiempo.

Enlace público protegido por un token firmado, propio de cada sesión
Periodo de validez limitado (el QR caduca automáticamente tras el plazo configurado)
Código PIN opcional solicitado en el móvil antes de cualquier depósito
Token y PIN cifrados en la base de datos; los controles se hacen por huella (hash), nunca en claro
Una vez finalizada la sesión, el acceso público se cierra de nuevo por defecto
Registro de la dirección IP y del navegador al abrir la página móvil (trazabilidad)

8. Configurar el módulo

Una página de ajustes (Configuración > Módulos > GED QR Móvil) permite adaptar el comportamiento a su organización.

Periodo de validez del código QR (en segundos)
Tamaño máximo permitido por imagen (en MB)
Número máximo de imágenes por sesión
Exigir o no un código PIN público
Generar o no el PDF combinado al finalizar
Permitir o no el acceso público a una sesión ya finalizada (desactivado por defecto)
Dimensión máxima de las imágenes antes de la compresión en el móvil (en píxeles)
Periodo de retención de los archivos temporales de las sesiones finalizadas (en días)

9. Purga, retención y mantenimiento

El módulo limpia los datos temporales para no saturar el servidor y ofrece acciones de mantenimiento puntuales.

Purga automática de las sesiones caducadas y de los temporales, activada al abrir la página Scan QRCode
Botón «Lanzar la purga» en la configuración para una limpieza manual inmediata
Eliminación de los archivos temporales de las sesiones finalizadas más allá del plazo de retención
Acción «Migrar los secretos existentes» para cifrar antiguos tokens/PIN aún almacenados en claro (mejora de seguridad)

10. Vinculos con Dolibarr

El modulo no funciona de forma aislada: se integra con los bloques nativos de Dolibarr.

GED/ECM (documentos) : Es el núcleo del módulo y su única dependencia obligatoria: los directorios manuales de la GED sirven de destino, y cada imagen (así como el PDF combinado) se guarda como un verdadero documento de la GED de Dolibarr, con descripción, palabras clave y enlace a la sesión de origen. Después, los archivos se consultan y se descargan como cualquier documento de Dolibarr.
Carpetas GED manuales : El módulo lee el árbol de las carpetas manuales existentes para proponer el destino, y sabe crear una nueva carpeta (y sus subcarpetas) al vuelo si aún no existe, respetando la estructura estándar de la GED.
Usuarios y permisos (ACL) : El acceso a las páginas internas se rige por los permisos de Dolibarr propios del módulo: leer las sesiones, crearlas, finalizarlas, administrar. Las carpetas y archivos de la GED se crean a nombre del usuario de Dolibarr conectado.
Menús de Dolibarr : El módulo se inserta en el menú nativo GED/ECM con dos entradas: «Scan QRCode» e «Historial de sesiones», sin ninguna página ni menú aparte.
Motor PDF de Dolibarr : La combinación de las imágenes en un único PDF utiliza el motor PDF (TCPDF) integrado en Dolibarr, sin ninguna dependencia externa.
Multiempresa (entidades) : Las sesiones, carpetas y documentos están vinculados a la entidad actual: en una instalación multiempresa, cada empresa solo ve sus propias sesiones y depósitos.