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Guida del modulo: Parrucchiere (SalonManager)

Guida non tecnica: a cosa serve il modulo, come usarlo ogni giorno e come si integra con Dolibarr.

La giornata del saloneAppuntamenti del giorno, incassi, tasso di riempimento

AgendaUna colonna per collaboratrice, con passo di quindici minuti

Tempo di posaLa collaboratrice torna libera durante la posa, la poltrona resta occupata

FatturazioneFatture Dolibarr native, pronte per Factur-X

1. Panoramica del modulo

SalonManager fa di Dolibarr il software gestionale del vostro salone: la prenotazione, l'agenda della squadra, le schede tecniche colore, i pacchetti, le carte regalo, la fedeltà e le provvigioni vivono nello stesso strumento dei vostri clienti, del vostro catalogo e della vostra fatturazione. Niente software separato, niente esportazioni, nessun doppio inserimento.

Il modulo si aggiunge a un Dolibarr esistente: clienti, prodotti e contabilità restano dove sono.
Le prestazioni sono normali servizi Dolibarr; prezzo e durata si impostano nella scheda del servizio.
Ogni appuntamento incassato produce una normale fattura Dolibarr, con la numerazione e il modello abituali.
Nulla esce dal vostro server: la prenotazione online, se attivata, è servita dal vostro stesso Dolibarr.

2. Oggi: la giornata del salone

La schermata iniziale del modulo, quella che resta aperta alla reception.

I contatori in alto danno lo stato della giornata: appuntamenti previsti, clienti attese, incassato e tasso di riempimento.
L'elenco degli appuntamenti del giorno è ordinato per ora, con la collaboratrice, la prestazione e lo stato di ciascuno.
Da questo elenco potete accogliere una cliente, avviare la prestazione, terminarla o incassare, senza cambiare schermata.
Gli appuntamenti in ritardo e le clienti non presentatesi sono segnalati: nulla resta in sospeso senza vedersi.

3. L'agenda

La vista di lavoro della squadra: chi fa cosa, e quando.

Una colonna per collaboratrice, una riga per quarto d'ora; gli orari di apertura sono ombreggiati, il resto è chiuso.
Ogni appuntamento occupa il suo posto esatto e mostra il riferimento, la cliente e la prestazione.
Si passa dal giorno alla settimana, e da una collaboratrice a tutta la squadra, con i pulsanti in alto.
Una fascia libera si clicca direttamente per creare un appuntamento già collocato all'ora e sulla persona giuste.

4. Prendere un appuntamento

Bastano tre informazioni: la cliente, la prestazione, la fascia oraria.

Scegliete la cliente tra i vostri soggetti Dolibarr, oppure la create al volo se è nuova.
Aggiungete una o più prestazioni; la durata totale si calcola da sola a partire dai servizi.
La ricerca di disponibilità propone solo fasce davvero sostenibili: incrocia orari, assenze, competenze e quanto già occupato.
L'appuntamento può restare in opzione e poi essere confermato: finché è in opzione tiene il posto senza essere un impegno.

5. Il tempo di posa

Ciò che distingue un'agenda da parrucchiere da un'agenda qualsiasi.

Una prestazione può essere suddivisa in fasi: applicazione, posa, risciacquo, finitura, ciascuna con la propria durata.
Durante la fase di posa la collaboratrice torna disponibile per un'altra cliente, mentre la poltrona resta occupata.
È questo che permette di inserire un taglio durante la posa di un colore, senza mai promettere due volte la stessa persona.
Le fasi si definiscono una volta per tutte sulla prestazione: la squadra non deve calcolare nulla al momento della prenotazione.

6. Orari, assenze e aperture straordinarie

La griglia della settimana e tutto ciò che se ne discosta.

Gli orari si impostano per collaboratrice e per giorno, con la pausa di mezzogiorno: è la griglia abituale.
Le assenze (ferie, formazione, malattia) si sovrappongono per una data o un periodo, senza toccare la griglia.
Le aperture straordinarie funzionano allo stesso modo nell'altro senso: una domenica di festa, una serata lunga.
Tutto questo viene considerato subito dalla ricerca di disponibilità e dalla prenotazione online.

7. Le competenze

Chi sa fare cosa: la condizione perché le fasce proposte siano sostenibili.

Definite un elenco di competenze (taglio, colore, balayage, barba, acconciatura, trattamento…).
Ogni collaboratrice riceve le proprie, e ogni prestazione indica quelle che richiede.
Una prestazione viene allora proposta solo nell'agenda di chi sa eseguirla.
È la prima impostazione da fare in un salone dove non tutti fanno tutto.

8. Scheda tecnica colore e test allergia

La memoria della colorista, cliente per cliente.

La scheda tecnica conserva le formule applicate: nuance, volumi di ossidante, tempo di posa, risultato e osservazioni.
Alla visita successiva la colorista riapre l'ultima scheda e riprende la formula giusta.
Il test allergia preliminare a una colorazione a ossidazione è registrato con la sua data; sapete così se è ancora valido.
I consensi della cliente sono tracciati con la loro data, utile anche per rispondere a una richiesta di informazioni.

9. I pacchetti

Dieci pieghe, un anno di tagli: venduti una volta, consumati visita dopo visita.

Un pacchetto si definisce con il suo contenuto (numero di sedute, prestazioni coperte) e la sua validità.
Si vende come un normale prodotto Dolibarr, quindi è fatturato e contabilizzato normalmente.
Ogni seduta consumata si scala automaticamente all'appuntamento: nessuno tiene un quaderno a parte.
Un prospetto mostra i pacchetti in corso, quanto resta e quelli in scadenza.

10. Le carte regalo

Un saldo e un giornale che lo spiega.

Una carta regalo si crea con il suo importo e la sua validità, e si vende come un prodotto.
All'incasso di un appuntamento viene presentata e il suo saldo diminuisce di conseguenza.
Ogni movimento è registrato: un saldo si può sempre spiegare riga per riga.
Una carta esaurita o scaduta non viene più proposta all'incasso.

11. Fedeltà e segmenti di clientela

Premiare e sapere con chi si parla.

I punti fedeltà si accreditano alla chiusura dell'appuntamento, secondo la regola che avete definito.
Ogni saldo punti è la somma del suo giornale: non c'è alcun contatore da correggere a mano.
I segmenti di clientela raggruppano le clienti per frequenza, ultima visita o scontrino medio.
Vi servono per richiamare chi non è tornata, o per invitare le più fedeli a lasciare una recensione.

12. Tariffe e saloni

Un catalogo e tante tariffe quante sono le sedi.

La schermata delle tariffe riepiloga prestazioni, durata e prezzo, e permette di correggerli senza aprire ogni scheda.
Se avete più saloni, ciascuno ha i propri orari, la propria squadra e le proprie risorse.
Ogni salone può avere i propri prezzi: la stessa prestazione può valere 25 € qui e 22 € là, con un solo catalogo.
Le risorse (lavaggi, postazioni, cabine) si dichiarano per salone e si gestiscono come le collaboratrici.

13. Produttività e provvigioni

Quanto ha realizzato ciascuna e quanto le spetta.

Il prospetto di produttività indica, per collaboratrice e sul periodo scelto, il fatturato, il numero di clienti e lo scontrino medio.
Le regole di provvigione si definiscono per collaboratrice, per prestazione o per famiglia, in percentuale o a importo, con scaglioni.
Il calcolo riguarda solo gli appuntamenti realmente conclusi; uno riaperto e richiuso non viene contato due volte.
Il risultato si consulta per periodo e serve da base per la busta paga o per il conguaglio dell'affitto poltrona.

14. La prenotazione online

Facoltativa e sempre sotto il vostro controllo.

Se la attivate, le clienti prenotano da una pagina servita dal vostro Dolibarr, senza creare un account.
Scelgono la prestazione, la collaboratrice e una fascia davvero libera, poi confermano la propria identità.
La richiesta arriva in « Iscrizioni da validare »: nulla entra in agenda senza il vostro accordo.
« Account del portale » elenca le clienti che usano la prenotazione online e permette di sospendere un accesso.
Una lista d'attesa raccoglie chi richiamare appena si libera un posto.

15. Incassare e fatturare

La fine dell'appuntamento è una fattura Dolibarr, non uno scontrino a parte.

L'incasso riprende le prestazioni eseguite, i prodotti rivenduti, il pacchetto consumato o la carta regalo presentata.
Produce una normale fattura Dolibarr, con la vostra numerazione, il vostro modello e la vostra contabilità.
Poiché tutto è prodotto o servizio nativo, la fattura è pronta per l'emissione in Factur-X.
Lo storico delle visite e delle fatture di una cliente resta consultabile dalla sua scheda soggetto.

16. La configurazione

Le impostazioni da fare una volta, all'avvio.

Il passo dell'agenda, le ore visualizzate e il comportamento predefinito degli appuntamenti.
La modalità di fatturazione, le regole di fedeltà e l'eventuale attivazione del portale di prenotazione.
I diritti: chi vede l'agenda di tutti, chi solo la propria, chi può incassare.
Saloni, risorse e competenze si dichiarano dallo stesso menu.

17. Collegamenti con Dolibarr

Il modulo non funziona in modo isolato: si integra con i blocchi nativi di Dolibarr.

Soggetti (clienti) : Ogni appuntamento è collegato a un soggetto Dolibarr; lo storico di visite, schede tecniche e fatture resta accessibile da quella scheda.
Prodotti e servizi : Prestazioni, pacchetti e carte regalo sono prodotti o servizi nativi Dolibarr, con prezzo, IVA e contabilità.
Fatture : L'incasso di un appuntamento produce una fattura Dolibarr standard: numerazione, modello e scritture abituali.
Utenti : Le collaboratrici sono utenti Dolibarr; orari, competenze e provvigioni sono legati al loro account.
Giacenze : I prodotti venduti in salone seguono il normale magazzino Dolibarr, senza meccanismi paralleli.
Fattura elettronica : Le fatture del salone sono fatture native: entrano nella catena Factur-X di Dolibarr senza rielaborazioni.