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Notice du module Salon de coiffure (SalonManager)

Guide d'utilisation non technique : à quoi sert le module, comment l'utiliser au quotidien et comment il s'articule avec Dolibarr.

Journée du salonRendez-vous du jour, encaissements, taux de remplissage

PlanningUne colonne par collaboratrice, au pas de quinze minutes

Temps de poseLa collaboratrice est libérée pendant la pose, le fauteuil reste occupé

FacturationFactures Dolibarr natives, prêtes pour Factur-X

1. Presentation du module

SalonManager fait de Dolibarr le logiciel de gestion de votre salon : la prise de rendez-vous, le planning de l'équipe, les fiches techniques de couleur, les forfaits, les cartes cadeaux, la fidélité et les commissions vivent dans le même outil que vos clients, votre catalogue et votre facturation. Il n'y a ni logiciel séparé, ni export à faire, ni double saisie.

Le module s'ajoute à un Dolibarr existant : vos clients, vos produits et votre comptabilité restent là où ils sont.
Les prestations sont des services Dolibarr ordinaires ; leur prix et leur durée se règlent dans la fiche du service.
Chaque rendez-vous encaissé produit une facture Dolibarr normale, avec sa numérotation et son modèle habituels.
Rien ne quitte votre serveur : la prise de rendez-vous en ligne, si vous l'activez, est servie par votre propre Dolibarr.

2. Aujourd'hui : la journée du salon

L'écran d'accueil du module, celui qu'on laisse ouvert à l'accueil.

Les compteurs du haut donnent l'état du jour : rendez-vous prévus, clientes attendues, chiffre encaissé et taux de remplissage.
La liste des rendez-vous du jour est triée par heure, avec la collaboratrice, la prestation et l'état de chacun.
Depuis cette liste vous pouvez accueillir une cliente, démarrer la prestation, la terminer ou encaisser, sans changer d'écran.
Les rendez-vous en retard et les clientes qui ne sont pas venues sont signalés : rien ne reste en suspens sans se voir.

3. Le planning

La vue de travail de l'équipe : qui fait quoi, et quand.

Une colonne par collaboratrice, une ligne par quart d'heure ; les heures d'ouverture sont grisées, le reste est hors service.
Chaque rendez-vous occupe sa place exacte et affiche sa référence, la cliente et la prestation.
Vous passez de la journée à la semaine, et d'une collaboratrice à toute l'équipe, par les boutons du haut.
Un créneau libre se clique directement pour créer un rendez-vous déjà positionné à la bonne heure et sur la bonne personne.

4. Prendre un rendez-vous

Trois informations suffisent : la cliente, la prestation, le créneau.

Vous choisissez la cliente dans vos tiers Dolibarr, ou vous la créez à la volée si c'est une nouvelle.
Vous ajoutez une ou plusieurs prestations ; la durée totale se calcule toute seule à partir des services.
La recherche de disponibilité ne propose que des créneaux réellement tenables : elle croise les horaires, les absences, les compétences et ce qui est déjà pris.
Le rendez-vous peut être posé en option, puis confirmé : tant qu'il est en option, il tient la place sans être un engagement.

5. Le temps de pose

Ce qui distingue un agenda de coiffure d'un agenda ordinaire.

Une prestation peut être découpée en phases : application, pose, rinçage, finition, chacune avec sa durée.
Pendant la phase de pose, la collaboratrice redevient disponible pour une autre cliente, alors que le fauteuil reste occupé.
C'est ce qui permet de prendre une coupe pendant la pose d'une couleur, sans jamais promettre deux fois la même personne.
Les phases se définissent une fois pour toutes sur la prestation : l'équipe n'a rien à calculer au moment de la prise de rendez-vous.

6. Les horaires, les absences et les ouvertures exceptionnelles

La trame de la semaine, et tout ce qui s'en écarte.

Les horaires se posent par collaboratrice et par jour, avec la coupure du midi : c'est la trame habituelle.
Les absences (congés, formation, maladie) se posent par-dessus pour une date ou une période, sans toucher à la trame.
Les ouvertures exceptionnelles fonctionnent de la même façon dans l'autre sens : un dimanche de fêtes, une nocturne.
Tout cela est pris en compte immédiatement par la recherche de disponibilité et par la prise de rendez-vous en ligne.

7. Les compétences

Qui sait faire quoi : la condition pour que les créneaux proposés soient tenables.

Vous définissez une liste de compétences (coupe, couleur, balayage, barbe, chignon, soin…).
Chaque collaboratrice reçoit les siennes, et chaque prestation indique celles qu'elle exige.
Une prestation ne se propose alors que sur l'agenda des personnes qui savent la faire.
C'est le réglage à faire en premier dans un salon où tout le monde ne fait pas tout.

8. La fiche technique de couleur et le test de mèche

La mémoire de la coloriste, cliente par cliente.

La fiche technique conserve les formules appliquées : nuances, volumes d'oxydant, temps de pose, résultat et observations.
À la visite suivante, la coloriste rouvre la dernière fiche et reprend la bonne formule.
Le test de mèche, préalable à une coloration d'oxydation, est enregistré avec sa date ; vous savez donc s'il est encore valable.
Les consentements de la cliente sont tracés avec leur date, ce qui vous sert aussi à répondre à une demande d'information.

9. Les forfaits

Dix brushings, un an de coupes : vendus une fois, consommés au fil des visites.

Un forfait se définit avec son contenu (nombre de séances, prestations couvertes) et sa durée de validité.
Il se vend comme un produit Dolibarr ordinaire, donc il est facturé et comptabilisé normalement.
Chaque séance consommée se décompte automatiquement au moment du rendez-vous : personne ne tient de carnet à côté.
Un état montre les forfaits en cours, ce qu'il reste dessus et ceux qui arrivent à expiration.

10. Les cartes cadeaux

Un solde, et un journal qui l'explique.

Une carte cadeau se crée avec son montant et sa validité, et se vend comme un produit.
À l'encaissement d'un rendez-vous, elle se présente et son solde diminue d'autant.
Chaque mouvement est enregistré : on peut toujours expliquer un solde ligne par ligne.
Une carte épuisée ou périmée n'est plus proposée à l'encaissement.

11. La fidélité et les segments de clientèle

Récompenser, et savoir à qui l'on parle.

Les points de fidélité se créditent à la clôture du rendez-vous, selon la règle que vous avez posée.
Chaque solde de points est la somme de son journal : il n'y a pas de compteur à corriger à la main.
Les segments de clientèle regroupent vos clientes selon leur fréquence, leur dernière visite ou leur panier.
Vous vous en servez pour relancer celles qui ne sont pas revenues, ou pour inviter les plus fidèles à donner un avis.

12. Les tarifs et les salons

Un catalogue, et autant de grilles que d'établissements.

L'écran des tarifs récapitule vos prestations, leur durée et leur prix, et permet de les corriger sans ouvrir chaque fiche.
Si vous avez plusieurs salons, chacun a ses horaires, son équipe et ses ressources.
Chaque salon peut porter ses propres prix : la même prestation peut valoir 25 € ici et 22 € là, avec un seul catalogue.
Les ressources (bacs, postes de coiffage, cabines) se déclarent par salon et sont tenues comme les collaboratrices.

13. La productivité et les commissions

Ce que chacune a réalisé, et ce qui lui revient.

L'état de productivité donne, par collaboratrice et sur la période choisie, le chiffre réalisé, le nombre de clientes et le panier moyen.
Les règles de commission se définissent par collaboratrice, par prestation ou par famille, en pourcentage ou en montant, avec des paliers.
Le calcul ne porte que sur les rendez-vous réellement terminés ; un rendez-vous rouvert puis reclôturé n'est pas compté deux fois.
Le résultat se consulte par période et sert de base à la paie ou à la rétrocession.

14. La prise de rendez-vous en ligne

Facultative, et toujours sous votre contrôle.

Si vous l'activez, vos clientes réservent depuis une page servie par votre propre Dolibarr, sans compte à créer.
Elles choisissent la prestation, la collaboratrice et un créneau réellement libre, puis confirment leur identité.
La demande arrive dans « Inscriptions à valider » : rien ne se pose au planning sans votre accord.
« Comptes du portail » liste les clientes qui utilisent la réservation en ligne et permet de suspendre un accès.
Une liste d'attente recueille celles à rappeler dès qu'un créneau se libère.

15. Encaisser et facturer

La fin du rendez-vous est une facture Dolibarr, pas un ticket à part.

L'encaissement reprend les prestations réalisées, les produits revendus, le forfait consommé ou la carte cadeau présentée.
Il produit une facture Dolibarr normale, avec votre numérotation, votre modèle et votre comptabilité.
Comme tout est un produit ou un service natif, la facture est prête pour l'émission en Factur-X.
L'historique des visites et des factures d'une cliente reste consultable depuis sa fiche tiers.

16. La configuration

Les réglages qu'on fait une fois, au démarrage.

Le pas du planning, les heures affichées et le comportement par défaut des rendez-vous.
Le mode de facturation, les règles de fidélité et l'activation éventuelle du portail de réservation.
Les droits : qui peut voir le planning de tout le monde, qui ne voit que le sien, qui peut encaisser.
Les salons, les ressources et les compétences se déclarent depuis le même menu.

17. Liaisons avec Dolibarr

Le module ne fonctionne pas en vase clos : il s'articule avec les briques natives de Dolibarr.

Tiers (clients) : Chaque rendez-vous est rattaché à un tiers Dolibarr ; l'historique des visites, des fiches techniques et des factures reste accessible depuis la fiche tiers.
Produits et services : Les prestations, les forfaits et les cartes cadeaux sont des produits ou des services Dolibarr natifs, avec leur prix, leur TVA et leur comptabilité.
Factures : L'encaissement d'un rendez-vous produit une facture Dolibarr standard : numérotation, modèle de document et écritures habituels.
Utilisateurs : Les collaboratrices sont des utilisateurs Dolibarr ; leurs horaires, compétences et commissions sont portés par leur compte.
Stocks : Les produits revendus en salon suivent le stock Dolibarr normal, sans mécanisme parallèle.
Facture électronique : Les factures issues du salon sont des factures natives : elles entrent dans la chaîne Factur-X de Dolibarr sans retraitement.