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Guia del modulo: Peluquería (SalonManager)

Guía no técnica: para qué sirve el módulo, cómo usarlo a diario y cómo se articula con Dolibarr.

La jornada del salónCitas del día, cobros, tasa de ocupación

AgendaUna columna por profesional, en pasos de quince minutos

Tiempo de exposiciónLa profesional queda libre durante la exposición, el sillón sigue ocupado

FacturaciónFacturas Dolibarr nativas, listas para Factur-X

1. Descripcion del modulo

SalonManager convierte Dolibarr en el software de gestión de su salón: la cita, la agenda del equipo, las fichas técnicas de color, los bonos, las tarjetas regalo, la fidelidad y las comisiones viven en la misma herramienta que sus clientes, su catálogo y su facturación. No hay software aparte, ni exportaciones, ni doble introducción de datos.

El módulo se añade a un Dolibarr existente: sus clientes, sus productos y su contabilidad siguen donde están.
Los servicios son servicios Dolibarr corrientes; su precio y su duración se ajustan en la ficha del servicio.
Cada cita cobrada produce una factura Dolibarr normal, con su numeración y su plantilla habituales.
Nada sale de su servidor: la cita online, si la activa, la sirve su propio Dolibarr.

2. Hoy: la jornada del salón

La pantalla de inicio del módulo, la que se deja abierta en recepción.

Los contadores de arriba dan el estado del día: citas previstas, clientas esperadas, importe cobrado y tasa de ocupación.
La lista de citas del día está ordenada por hora, con la profesional, el servicio y el estado de cada una.
Desde esa lista puede recibir a una clienta, iniciar el servicio, terminarlo o cobrar, sin cambiar de pantalla.
Las citas con retraso y las clientas que no se han presentado se señalan: nada queda pendiente sin verse.

3. La agenda

La vista de trabajo del equipo: quién hace qué, y cuándo.

Una columna por profesional, una fila por cuarto de hora; el horario de apertura está sombreado, el resto está cerrado.
Cada cita ocupa su sitio exacto y muestra su referencia, la clienta y el servicio.
Pasa del día a la semana, y de una profesional a todo el equipo, con los botones de arriba.
Un hueco libre se pulsa directamente para crear una cita ya situada a la hora correcta y en la persona correcta.

4. Pedir una cita

Bastan tres datos: la clienta, el servicio, el hueco.

Elige a la clienta entre sus terceros Dolibarr, o la crea sobre la marcha si es nueva.
Añade uno o varios servicios; la duración total se calcula sola a partir de los servicios.
La búsqueda de disponibilidad solo propone huecos realmente sostenibles: cruza horarios, ausencias, competencias y lo ya ocupado.
La cita puede quedar en opción y confirmarse después: mientras es una opción reserva el sitio sin ser un compromiso.

5. El tiempo de exposición

Lo que distingue una agenda de peluquería de una agenda cualquiera.

Un servicio puede dividirse en fases: aplicación, exposición, aclarado, acabado, cada una con su duración.
Durante la fase de exposición la profesional vuelve a estar disponible para otra clienta, mientras el sillón sigue ocupado.
Eso permite tomar un corte durante la exposición de un color, sin prometer nunca dos veces a la misma persona.
Las fases se definen una sola vez en el servicio: el equipo no tiene nada que calcular al dar la cita.

6. Horarios, ausencias y aperturas excepcionales

La plantilla de la semana, y todo lo que se aparta de ella.

Los horarios se fijan por profesional y por día, con la pausa del mediodía: es la plantilla habitual.
Las ausencias (vacaciones, formación, baja) se superponen para una fecha o un periodo, sin tocar la plantilla.
Las aperturas excepcionales funcionan igual en el otro sentido: un domingo de fiestas, una nocturna.
Todo ello lo tiene en cuenta de inmediato la búsqueda de disponibilidad y la cita online.

7. Las competencias

Quién sabe hacer qué: la condición para que los huecos propuestos sean sostenibles.

Define una lista de competencias (corte, color, mechas, barba, recogido, tratamiento…).
Cada profesional recibe las suyas, y cada servicio indica las que exige.
Un servicio solo se propone entonces en la agenda de quienes saben hacerlo.
Es el ajuste que hay que hacer primero en un salón donde no todo el mundo hace de todo.

8. Ficha técnica de color y prueba de alergia

La memoria de la colorista, clienta por clienta.

La ficha técnica conserva las fórmulas aplicadas: matices, volúmenes de oxidante, tiempo de exposición, resultado y observaciones.
En la siguiente visita la colorista reabre la última ficha y retoma la fórmula correcta.
La prueba de alergia previa a una coloración de oxidación se registra con su fecha; así sabe si sigue siendo válida.
Los consentimientos de la clienta quedan trazados con su fecha, lo que también sirve para responder a una solicitud de información.

9. Los bonos

Diez peinados, un año de cortes: vendidos una vez, consumidos visita a visita.

Un bono se define con su contenido (número de sesiones, servicios cubiertos) y su validez.
Se vende como un producto Dolibarr corriente, de modo que se factura y se contabiliza con normalidad.
Cada sesión consumida se descuenta automáticamente en la cita: nadie lleva un cuaderno aparte.
Un informe muestra los bonos en curso, lo que queda en ellos y los que están por caducar.

10. Las tarjetas regalo

Un saldo, y un registro que lo explica.

Una tarjeta regalo se crea con su importe y su validez, y se vende como un producto.
Al cobrar una cita se presenta y su saldo disminuye en consecuencia.
Cada movimiento queda registrado: siempre se puede explicar un saldo línea a línea.
Una tarjeta agotada o caducada deja de proponerse en el cobro.

11. Fidelidad y segmentos de clientela

Recompensar, y saber con quién se habla.

Los puntos de fidelidad se abonan al cerrar la cita, según la regla que haya establecido.
Cada saldo de puntos es la suma de su registro: no hay contador que corregir a mano.
Los segmentos de clientela agrupan a sus clientas por frecuencia, última visita o ticket medio.
Le sirven para volver a llamar a las que no han regresado, o para invitar a las más fieles a dejar una opinión.

12. Tarifas y salones

Un catálogo, y tantas tarifas como establecimientos.

La pantalla de tarifas recapitula sus servicios, su duración y su precio, y permite corregirlos sin abrir cada ficha.
Si tiene varios salones, cada uno tiene sus horarios, su equipo y sus recursos.
Cada salón puede llevar sus propios precios: el mismo servicio puede valer 25 € aquí y 22 € allá, con un solo catálogo.
Los recursos (lavacabezas, puestos de peinado, cabinas) se declaran por salón y se gestionan como las profesionales.

13. Productividad y comisiones

Lo que cada una ha realizado, y lo que le corresponde.

El informe de productividad da, por profesional y en el periodo elegido, la cifra realizada, el número de clientas y el ticket medio.
Las reglas de comisión se definen por profesional, por servicio o por familia, en porcentaje o en importe, con tramos.
El cálculo solo cubre las citas realmente terminadas; una cita reabierta y vuelta a cerrar no se cuenta dos veces.
El resultado se consulta por periodo y sirve de base para la nómina o para la liquidación del alquiler de sillón.

14. La cita online

Opcional, y siempre bajo su control.

Si la activa, sus clientas reservan desde una página servida por su propio Dolibarr, sin crear cuenta.
Eligen el servicio, la profesional y un hueco realmente libre, y luego confirman su identidad.
La solicitud llega a « Inscripciones por validar »: nada entra en la agenda sin su aprobación.
« Cuentas del portal » lista a las clientas que usan la reserva online y permite suspender un acceso.
Una lista de espera recoge a las que hay que llamar en cuanto se libere un hueco.

15. Cobrar y facturar

El final de la cita es una factura Dolibarr, no un tique aparte.

El cobro recoge los servicios realizados, los productos revendidos, el bono consumido o la tarjeta regalo presentada.
Produce una factura Dolibarr normal, con su numeración, su plantilla y su contabilidad.
Como todo es un producto o un servicio nativo, la factura está lista para emitirse en Factur-X.
El historial de visitas y de facturas de una clienta se consulta desde su ficha de tercero.

16. La configuración

Los ajustes que se hacen una vez, al arrancar.

El paso de la agenda, las horas mostradas y el comportamiento por defecto de las citas.
El modo de facturación, las reglas de fidelidad y la activación del portal de reserva.
Los permisos: quién ve la agenda de todos, quién solo la suya, quién puede cobrar.
Los salones, los recursos y las competencias se declaran desde el mismo menú.

17. Vinculos con Dolibarr

El modulo no funciona de forma aislada: se integra con los bloques nativos de Dolibarr.

Terceros (clientes) : Cada cita se vincula a un tercero Dolibarr; el historial de visitas, fichas técnicas y facturas sigue disponible desde esa ficha.
Productos y servicios : Los servicios, los bonos y las tarjetas regalo son productos o servicios nativos de Dolibarr, con su precio, su IVA y su contabilidad.
Facturas : El cobro de una cita produce una factura Dolibarr estándar: numeración, plantilla y asientos habituales.
Usuarios : Las profesionales son usuarios Dolibarr; sus horarios, competencias y comisiones los lleva su cuenta.
Existencias : Los productos vendidos en el salón siguen el stock Dolibarr normal, sin mecanismo paralelo.
Factura electrónica : Las facturas del salón son facturas nativas: entran en la cadena Factur-X de Dolibarr sin reprocesado.