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Notice du module Temps de support

Guide d'utilisation non technique : à quoi sert le module, comment l'utiliser et comment il s'articule avec Dolibarr.

ChronomètreSur toutes les pages

FacturationEn une sélection

Forfait mensuelInclus par client

CompatibilitéDolibarr 18 à 24

1. Presentation du module

Le module Temps de support téléphonique permet de chronométrer les appels d'assistance que vous recevez ou passez, de rattacher chaque appel au bon client, puis de facturer le temps passé sans aucune ressaisie. Un bouton flottant reste accessible sur toutes les pages de Dolibarr : quand le téléphone sonne, un clic lance le chronomètre ; à la fin de l'appel, le temps est enregistré sur une fiche dédiée, prête à être facturée. Le compteur continue de tourner même si vous changez de page pendant l'appel. Le module s'appuie entièrement sur les objets standards de Dolibarr : il utilise vos fiches Tiers pour identifier le client, crée de vraies factures clients, et s'appuie sur un produit/service et sur la TVA de votre configuration. Rien n'est géré « à part » : les temps de support viennent alimenter votre chaîne de facturation habituelle.

Chronométrer chaque appel d'assistance, reçu ou émis, depuis n'importe quelle page de Dolibarr.
Rattacher automatiquement le temps au bon client, avec le sens de l'appel et le sujet.
Suivre les temps à facturer et générer une facture client en quelques clics.
Gérer un forfait de support mensuel inclus par client, et ne facturer que le dépassement.

2. Le chronomètre d'appel (bouton flottant)

Le cœur du module est un bouton rond « casque » qui flotte en permanence dans un coin de l'écran, présent sur toutes les pages de Dolibarr. Il sert à démarrer et arrêter le chronomètre d'un appel, sans avoir à ouvrir un menu particulier.

Un clic ouvre un petit panneau où l'on choisit le client concerné, grâce à une recherche instantanée par nom ou code client (parmi les clients et prospects).
Si le client n'existe pas encore, un bouton « + » permet de le créer immédiatement, sans quitter la page en cours.
On précise le sens de l'appel : « Appel reçu » ou « Appel émis ».
Avant de démarrer, le panneau affiche le forfait de support restant pour le mois en cours du client sélectionné.
Le bouton « Lancer le chrono » démarre le décompte ; un badge indique le temps écoulé et le compteur continue même si vous naviguez sur d'autres écrans.
À la fin de l'appel, vous saisissez le sujet puis cliquez sur « Fin d'appel » : le temps est enregistré automatiquement. Un bouton « Annuler » permet d'abandonner un appel lancé par erreur.
Le bouton est déplaçable et sa position est mémorisée sur le poste ; un administrateur peut aussi le masquer complètement dans la configuration.

3. La fiche d'un temps de support

Chaque appel chronométré devient une fiche « temps de support » que l'on peut consulter et, tant qu'elle n'est pas facturée, corriger.

Une référence unique est attribuée automatiquement à chaque temps (format TSAAMM-0001, par ex. TS2608-0001).
Informations enregistrées : client, sens de l'appel, date et heure de début et de fin, durée réelle, durée facturée, sujet et note libre.
Un statut clair accompagne chaque temps : En cours, À facturer, Facturé, Non facturé ou Inclus (forfait).
Un temps non encore facturé peut être corrigé (sens, horaires, sujet, note) ; la durée réelle et la durée facturée sont alors recalculées.
Un temps déjà facturé est verrouillé : il ne peut plus être ni modifié ni supprimé, par sécurité.

4. L'onglet « Temps Support » sur la fiche client

Le module ajoute un onglet directement sur la fiche de chaque tiers, pour retrouver d'un coup d'œil l'historique et la situation du client en matière de support.

Un tableau de synthèse du mois en cours : forfait de support alloué, temps consommé, temps restant et éventuel dépassement.
Le prix de l'heure supplémentaire propre au client, lorsqu'il est défini.
Le nombre total de temps enregistrés et la durée réelle cumulée pour ce client.
Le nombre de temps actuellement « à facturer ».
La liste complète des appels de ce client, avec les mêmes actions que la liste générale.

5. La liste des temps et le suivi « À facturer »

Un menu « Temps Support » en haut de Dolibarr donne accès à la liste de tous les temps enregistrés, avec les outils pour les retrouver et les traiter.

Recherche par référence, sujet ou nom de client, et filtre par statut.
Un sous-menu « À facturer » affiche directement les temps en attente de facturation.
Actions rapides sur chaque ligne : facturer, modifier, marquer « Ne pas facturer », rendre de nouveau facturable, ou supprimer.
Des cases à cocher permettent de sélectionner plusieurs temps d'un même client, puis de lancer « Facturer la sélection ».

6. La facturation des temps de support

Le module transforme les temps sélectionnés en une facture client, sans ressaisie, en réutilisant le circuit de facturation standard de Dolibarr.

La facture est créée à l'état brouillon : vous la relisez puis la validez ensuite normalement dans Dolibarr.
Tous les temps facturés ensemble doivent appartenir au même client (contrôle automatique).
Chaque temps devient une ligne de facture décrivant l'appel (référence, date, sujet, durée) ; la quantité correspond au temps converti en heures.
Le prix appliqué suit une priorité claire : prix de l'heure supplémentaire du client, sinon prix du produit/service configuré, sinon taux horaire de repli du module.
La durée facturée reflète l'arrondi et la durée minimale ; sur la facture générée, c'est l'arrondi qui est ré-appliqué au dépassement.
Les conditions et le mode de règlement du client sont repris automatiquement sur la facture.
Une fois facturé, chaque temps passe en statut « Facturé » et reste relié à sa facture (lien cliquable), la référence du temps étant reprise sur la ligne de facture.

7. Le forfait mensuel de support inclus

Pour les clients sous contrat d'assistance, le module gère un forfait de temps de support inclus chaque mois, puis facture uniquement ce qui dépasse ce forfait.

Sur la fiche du client, deux informations sont disponibles : le nombre de minutes de support incluses par mois et, si besoin, le prix de l'heure au-delà du forfait.
Un forfait par défaut peut être défini au niveau du module pour tous les clients qui n'ont pas de valeur propre.
Le forfait couvre les premiers appels du mois, dans l'ordre chronologique ; ce qui dépasse devient facturable.
Sur la facture, le temps couvert par le forfait apparaît en clair avec une remise de 100 % (montant nul), et seul le dépassement est facturé.
Un temps entièrement couvert par le forfait prend le statut « Inclus ».

8. La configuration du module

Une page de configuration, réservée aux administrateurs, permet d'adapter le comportement du module à votre façon de facturer le support.

Afficher ou masquer le bouton flottant sur l'ensemble des pages.
Choisir le produit/service utilisé comme référence sur les lignes de facture.
Utiliser le prix de ce produit, ou bien un taux horaire de repli saisi ici.
Définir l'arrondi de la durée facturée, en minutes (0 = durée réelle).
Définir une durée minimale facturée par appel.
Définir le forfait de support inclus par défaut, en minutes.

9. Les droits d'accès

Le module s'intègre à la gestion des permissions de Dolibarr, avec cinq droits distincts que l'on attribue par utilisateur ou par groupe.

Consulter les temps de support.
Créer / modifier les temps de support (nécessaire pour utiliser le chronomètre).
Facturer les temps de support.
Supprimer les temps de support.
Configurer le module.

10. Liaisons avec Dolibarr

Le module ne fonctionne pas en vase clos : il s'articule avec les briques natives de Dolibarr.

Tiers (clients et prospects) : Le module s'appuie sur vos fiches Tiers pour identifier le client d'un appel : recherche instantanée parmi les clients et prospects, création rapide d'un nouveau client via l'objet natif Société (code et numérotation gérés par Dolibarr), et ajout d'un onglet « Temps Support » sur chaque fiche tiers.
Factures clients : La facturation génère de vraies factures clients Dolibarr, à l'état brouillon, avec leurs lignes, la reprise des conditions et du mode de règlement du tiers, et un lien conservé entre chaque temps et sa facture. La validation, le paiement et la comptabilisation suivent ensuite le circuit standard de Dolibarr.
Produits et services : Un produit/service de votre catalogue sert de référence sur les lignes de facture (libellé et prix), pour un rattachement comptable cohérent. Son prix peut être utilisé comme tarif horaire du support.
TVA : Le taux de TVA appliqué aux lignes est déterminé par les règles standards de Dolibarr, selon le client et le produit/service de référence.
Champs complémentaires (extrafields) : Le forfait mensuel inclus et le prix de l'heure supplémentaire sont stockés dans des champs complémentaires natifs ajoutés à la fiche tiers, modifiables comme n'importe quel champ Dolibarr.
Utilisateurs et droits : Chaque temps est rattaché à l'utilisateur qui l'a enregistré, et l'accès aux fonctions est filtré par cinq droits gérés dans le système de permissions standard de Dolibarr.
Menus et onglets : Le module ajoute un menu principal « Temps Support » (avec sous-menus Liste et À facturer), une page de configuration et un onglet sur la fiche tiers, en respectant la navigation native de Dolibarr.