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Guia del modulo: Tiempo de soporte

Guía de uso no técnica: para qué sirve el módulo, cómo utilizarlo y cómo se articula con Dolibarr.

CronómetroEn todas las páginas

FacturaciónEn una selección

Bolsa mensualIncluida por cliente

CompatibilidadDolibarr 18 a 24

1. Descripcion del modulo

El módulo Tiempo de soporte telefónico permite cronometrar las llamadas de asistencia que recibe o realiza, vincular cada llamada al cliente correcto y luego facturar el tiempo dedicado sin ninguna reintroducción de datos. Un botón flotante permanece accesible en todas las páginas de Dolibarr: cuando suena el teléfono, un clic inicia el cronómetro; al final de la llamada, el tiempo se registra en una ficha dedicada, lista para facturar. El contador sigue corriendo aunque cambie de página durante la llamada. El módulo se basa por completo en los objetos estándar de Dolibarr: utiliza sus fichas de Terceros para identificar al cliente, crea verdaderas facturas de cliente y se apoya en un producto/servicio y en el IVA de su configuración. Nada se gestiona "aparte": los tiempos de soporte alimentan su cadena de facturación habitual.

Cronometrar cada llamada de asistencia, recibida o emitida, desde cualquier página de Dolibarr.
Vincular automáticamente el tiempo al cliente correcto, con el sentido de la llamada y el asunto.
Seguir los tiempos por facturar y generar una factura de cliente en unos pocos clics.
Gestionar una bolsa de soporte mensual incluida por cliente y facturar únicamente el excedente.

2. El cronómetro de llamada (botón flotante)

El núcleo del módulo es un botón redondo con forma de "auriculares" que flota de forma permanente en una esquina de la pantalla, presente en todas las páginas de Dolibarr. Sirve para iniciar y detener el cronómetro de una llamada, sin tener que abrir ningún menú concreto.

Un clic abre un pequeño panel donde se elige el cliente en cuestión, gracias a una búsqueda instantánea por nombre o código de cliente (entre clientes y clientes potenciales).
Si el cliente aún no existe, un botón "+" permite crearlo de inmediato, sin salir de la página actual.
Se indica el sentido de la llamada: "Llamada recibida" o "Llamada emitida".
Antes de iniciar, el panel muestra la bolsa de soporte restante del mes en curso del cliente seleccionado.
El botón "Iniciar el cronómetro" inicia el conteo; una insignia indica el tiempo transcurrido y el contador sigue funcionando aunque navegue por otras pantallas.
Al final de la llamada, introduce el asunto y hace clic en "Fin de llamada": el tiempo se registra automáticamente. Un botón "Cancelar" permite descartar una llamada iniciada por error.
El botón se puede desplazar y su posición se memoriza en el puesto; un administrador también puede ocultarlo por completo en la configuración.

3. La ficha de un tiempo de soporte

Cada llamada cronometrada se convierte en una ficha de "tiempo de soporte" que se puede consultar y, mientras no esté facturada, corregir.

Se asigna automáticamente una referencia única a cada tiempo (formato TSAAMM-0001, p. ej. TS2608-0001).
Información registrada: cliente, sentido de la llamada, fecha y hora de inicio y de fin, duración real, duración facturada, asunto y nota libre.
Un estado claro acompaña a cada tiempo: En curso, Por facturar, Facturado, No facturado o Incluido (bolsa).
Un tiempo aún no facturado puede corregirse (sentido, horarios, asunto, nota); la duración real y la duración facturada se recalculan entonces.
Un tiempo ya facturado queda bloqueado: por seguridad, ya no se puede modificar ni eliminar.

4. La pestaña "Tiempo de soporte" en la ficha de cliente

El módulo añade una pestaña directamente en la ficha de cada tercero, para encontrar de un vistazo el historial y la situación del cliente en materia de soporte.

Una tabla resumen del mes en curso: bolsa de soporte asignada, tiempo consumido, tiempo restante y posible excedente.
El precio de la hora adicional propio del cliente, cuando está definido.
El número total de tiempos registrados y la duración real acumulada para este cliente.
El número de tiempos actualmente "por facturar".
La lista completa de las llamadas de este cliente, con las mismas acciones que la lista general.

5. La lista de tiempos y el seguimiento "Por facturar"

Un menú "Tiempo de soporte" en la parte superior de Dolibarr da acceso a la lista de todos los tiempos registrados, con las herramientas para localizarlos y tratarlos.

Búsqueda por referencia, asunto o nombre de cliente, y filtro por estado.
Un submenú "Por facturar" muestra directamente los tiempos pendientes de facturación.
Acciones rápidas en cada línea: facturar, modificar, marcar "No facturar", volver a hacer facturable o eliminar.
Unas casillas de verificación permiten seleccionar varios tiempos de un mismo cliente y luego lanzar "Facturar la selección".

6. La facturación de los tiempos de soporte

El módulo transforma los tiempos seleccionados en una factura de cliente, sin reintroducción de datos, reutilizando el circuito de facturación estándar de Dolibarr.

La factura se crea en estado borrador: usted la revisa y luego la valida normalmente en Dolibarr.
Todos los tiempos facturados juntos deben pertenecer al mismo cliente (control automático).
Cada tiempo se convierte en una línea de factura que describe la llamada (referencia, fecha, asunto, duración); la cantidad corresponde al tiempo convertido en horas.
El precio aplicado sigue una prioridad clara: precio de la hora adicional del cliente, en su defecto el precio del producto/servicio configurado y, si no, la tarifa horaria de reserva del módulo.
La duración facturada refleja el redondeo y la duración mínima; en la factura generada, es el redondeo el que se vuelve a aplicar al excedente.
Las condiciones y el modo de pago del cliente se trasladan automáticamente a la factura.
Una vez facturado, cada tiempo pasa al estado "Facturado" y permanece vinculado a su factura (enlace en el que se puede hacer clic), reflejándose la referencia del tiempo en la línea de factura.

7. La bolsa mensual de soporte incluida

Para los clientes con contrato de asistencia, el módulo gestiona una bolsa de tiempo de soporte incluida cada mes y luego factura únicamente lo que supera esa bolsa.

En la ficha del cliente hay dos datos disponibles: el número de minutos de soporte incluidos al mes y, si es necesario, el precio de la hora por encima de la bolsa.
Se puede definir una bolsa por defecto a nivel del módulo para todos los clientes que no tengan un valor propio.
La bolsa cubre las primeras llamadas del mes, por orden cronológico; lo que la supera pasa a ser facturable.
En la factura, el tiempo cubierto por la bolsa aparece de forma clara con un descuento del 100 % (importe nulo), y solo se factura el excedente.
Un tiempo cubierto por completo por la bolsa adopta el estado "Incluido".

8. La configuración del módulo

Una página de configuración, reservada a los administradores, permite adaptar el comportamiento del módulo a su forma de facturar el soporte.

Mostrar u ocultar el botón flotante en todas las páginas.
Elegir el producto/servicio utilizado como referencia en las líneas de factura.
Utilizar el precio de este producto o bien una tarifa horaria de reserva introducida aquí.
Definir el redondeo de la duración facturada, en minutos (0 = duración real).
Definir una duración mínima facturada por llamada.
Definir la bolsa de soporte incluida por defecto, en minutos.

9. Los permisos de acceso

El módulo se integra en la gestión de permisos de Dolibarr, con cinco permisos distintos que se asignan por usuario o por grupo.

Consultar los tiempos de soporte.
Crear / modificar los tiempos de soporte (necesario para utilizar el cronómetro).
Facturar los tiempos de soporte.
Eliminar los tiempos de soporte.
Configurar el módulo.

10. Vinculos con Dolibarr

El modulo no funciona de forma aislada: se integra con los bloques nativos de Dolibarr.

Terceros (clientes y clientes potenciales) : El módulo se apoya en sus fichas de Terceros para identificar al cliente de una llamada: búsqueda instantánea entre clientes y clientes potenciales, creación rápida de un nuevo cliente mediante el objeto nativo Empresa (código y numeración gestionados por Dolibarr) y adición de una pestaña "Tiempo de soporte" en cada ficha de tercero.
Facturas de cliente : La facturación genera verdaderas facturas de cliente de Dolibarr, en estado borrador, con sus líneas, el traslado de las condiciones y del modo de pago del tercero y un enlace conservado entre cada tiempo y su factura. La validación, el pago y la contabilización siguen después el circuito estándar de Dolibarr.
Productos y servicios : Un producto/servicio de su catálogo sirve de referencia en las líneas de factura (etiqueta y precio), para una imputación contable coherente. Su precio puede utilizarse como tarifa horaria del soporte.
IVA : El tipo de IVA aplicado a las líneas lo determinan las reglas estándar de Dolibarr, según el cliente y el producto/servicio de referencia.
Campos adicionales (extrafields) : La bolsa mensual incluida y el precio de la hora adicional se almacenan en campos adicionales nativos añadidos a la ficha de tercero, modificables como cualquier campo de Dolibarr.
Usuarios y permisos : Cada tiempo se vincula al usuario que lo ha registrado, y el acceso a las funciones se filtra mediante cinco permisos gestionados en el sistema de permisos estándar de Dolibarr.
Menús y pestañas : El módulo añade un menú principal "Tiempo de soporte" (con los submenús Lista y Por facturar), una página de configuración y una pestaña en la ficha de tercero, respetando la navegación nativa de Dolibarr.