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Guida del modulo: Tempo di supporto

Guida all'uso non tecnica: a cosa serve il modulo, come utilizzarlo e come si integra con Dolibarr.

CronometroSu tutte le pagine

FatturazioneIn una selezione

Forfait mensileIncluso per cliente

CompatibilitàDolibarr da 18 a 24

1. Panoramica del modulo

Il modulo Tempo di assistenza telefonica consente di cronometrare le chiamate di assistenza che ricevete o effettuate, di collegare ogni chiamata al cliente corretto e quindi di fatturare il tempo trascorso senza alcun reinserimento. Un pulsante flottante resta accessibile su tutte le pagine di Dolibarr: quando il telefono squilla, un clic avvia il cronometro; al termine della chiamata, il tempo viene registrato in una scheda dedicata, pronta per la fatturazione. Il contatore continua a scorrere anche se cambiate pagina durante la chiamata. Il modulo si basa interamente sugli oggetti standard di Dolibarr: utilizza le vostre schede Terzi per identificare il cliente, crea vere fatture cliente e si appoggia a un prodotto/servizio e all'IVA della vostra configurazione. Nulla viene gestito "a parte": i tempi di supporto alimentano la vostra consueta catena di fatturazione.

Cronometrare ogni chiamata di assistenza, ricevuta o effettuata, da qualsiasi pagina di Dolibarr.
Collegare automaticamente il tempo al cliente corretto, con il verso della chiamata e l'oggetto.
Monitorare i tempi da fatturare e generare una fattura cliente in pochi clic.
Gestire un forfait di supporto mensile incluso per cliente e fatturare solo l'eccedenza.

2. Il cronometro di chiamata (pulsante flottante)

Il cuore del modulo è un pulsante rotondo a forma di "cuffia" che flotta in modo permanente in un angolo dello schermo, presente su tutte le pagine di Dolibarr. Serve ad avviare e arrestare il cronometro di una chiamata, senza dover aprire alcun menu particolare.

Un clic apre un piccolo pannello in cui si sceglie il cliente interessato, grazie a una ricerca istantanea per nome o codice cliente (tra clienti e potenziali clienti).
Se il cliente non esiste ancora, un pulsante "+" permette di crearlo immediatamente, senza lasciare la pagina corrente.
Si indica il verso della chiamata: "Chiamata ricevuta" o "Chiamata effettuata".
Prima di avviare, il pannello mostra il forfait di supporto residuo per il mese in corso del cliente selezionato.
Il pulsante "Avvia il cronometro" fa partire il conteggio; un badge indica il tempo trascorso e il contatore continua anche se navigate su altre schermate.
Al termine della chiamata, inserite l'oggetto e fate clic su "Fine chiamata": il tempo viene registrato automaticamente. Un pulsante "Annulla" permette di scartare una chiamata avviata per errore.
Il pulsante è spostabile e la sua posizione viene memorizzata sulla postazione; un amministratore può anche nasconderlo completamente nella configurazione.

3. La scheda di un tempo di supporto

Ogni chiamata cronometrata diventa una scheda "tempo di supporto" che è possibile consultare e, finché non è fatturata, correggere.

A ogni tempo viene assegnato automaticamente un riferimento univoco (formato TSAAMM-0001, ad es. TS2608-0001).
Informazioni registrate: cliente, verso della chiamata, data e ora di inizio e di fine, durata effettiva, durata fatturata, oggetto e nota libera.
Uno stato chiaro accompagna ogni tempo: In corso, Da fatturare, Fatturato, Non fatturato o Incluso (forfait).
Un tempo non ancora fatturato può essere corretto (verso, orari, oggetto, nota); la durata effettiva e la durata fatturata vengono quindi ricalcolate.
Un tempo già fatturato è bloccato: per sicurezza non può più essere né modificato né eliminato.

4. La scheda "Tempo di supporto" sulla scheda cliente

Il modulo aggiunge una scheda direttamente sulla scheda di ogni terzo, per ritrovare a colpo d'occhio lo storico e la situazione del cliente in materia di supporto.

Una tabella di sintesi del mese in corso: forfait di supporto assegnato, tempo consumato, tempo residuo ed eventuale eccedenza.
Il prezzo dell'ora aggiuntiva specifico del cliente, quando è definito.
Il numero totale di tempi registrati e la durata effettiva cumulata per questo cliente.
Il numero di tempi attualmente "da fatturare".
L'elenco completo delle chiamate di questo cliente, con le stesse azioni dell'elenco generale.

5. L'elenco dei tempi e il monitoraggio "Da fatturare"

Un menu "Tempo di supporto" nella parte alta di Dolibarr dà accesso all'elenco di tutti i tempi registrati, con gli strumenti per ritrovarli e trattarli.

Ricerca per riferimento, oggetto o nome del cliente e filtro per stato.
Un sottomenu "Da fatturare" mostra direttamente i tempi in attesa di fatturazione.
Azioni rapide su ogni riga: fatturare, modificare, contrassegnare come "Non fatturare", rendere di nuovo fatturabile o eliminare.
Alcune caselle di controllo permettono di selezionare più tempi di uno stesso cliente e poi avviare "Fattura la selezione".

6. La fatturazione dei tempi di supporto

Il modulo trasforma i tempi selezionati in una fattura cliente, senza reinserimento, riutilizzando il circuito di fatturazione standard di Dolibarr.

La fattura viene creata in stato bozza: la rileggete e poi la convalidate normalmente in Dolibarr.
Tutti i tempi fatturati insieme devono appartenere allo stesso cliente (controllo automatico).
Ogni tempo diventa una riga di fattura che descrive la chiamata (riferimento, data, oggetto, durata); la quantità corrisponde al tempo convertito in ore.
Il prezzo applicato segue una priorità chiara: prezzo dell'ora aggiuntiva del cliente, altrimenti prezzo del prodotto/servizio configurato, altrimenti tariffa oraria di ripiego del modulo.
La durata fatturata riflette l'arrotondamento e la durata minima; sulla fattura generata è l'arrotondamento a essere riapplicato all'eccedenza.
Le condizioni e la modalità di pagamento del cliente vengono riprese automaticamente sulla fattura.
Una volta fatturato, ogni tempo passa allo stato "Fatturato" e resta collegato alla sua fattura (link cliccabile), con il riferimento del tempo riportato sulla riga di fattura.

7. Il forfait mensile di supporto incluso

Per i clienti con contratto di assistenza, il modulo gestisce un forfait di tempo di supporto incluso ogni mese, poi fattura unicamente ciò che supera tale forfait.

Sulla scheda del cliente sono disponibili due informazioni: il numero di minuti di supporto inclusi al mese e, se necessario, il prezzo dell'ora oltre il forfait.
È possibile definire un forfait predefinito a livello di modulo per tutti i clienti che non hanno un valore proprio.
Il forfait copre le prime chiamate del mese, in ordine cronologico; ciò che lo supera diventa fatturabile.
Sulla fattura, il tempo coperto dal forfait appare in chiaro con uno sconto del 100% (importo nullo), e viene fatturata solo l'eccedenza.
Un tempo interamente coperto dal forfait assume lo stato "Incluso".

8. La configurazione del modulo

Una pagina di configurazione, riservata agli amministratori, permette di adattare il comportamento del modulo al vostro modo di fatturare il supporto.

Mostrare o nascondere il pulsante flottante su tutte le pagine.
Scegliere il prodotto/servizio utilizzato come riferimento sulle righe di fattura.
Utilizzare il prezzo di questo prodotto oppure una tariffa oraria di ripiego inserita qui.
Definire l'arrotondamento della durata fatturata, in minuti (0 = durata effettiva).
Definire una durata minima fatturata per chiamata.
Definire il forfait di supporto incluso predefinito, in minuti.

9. I diritti di accesso

Il modulo si integra nella gestione dei permessi di Dolibarr, con cinque diritti distinti assegnati per utente o per gruppo.

Consultare i tempi di supporto.
Creare / modificare i tempi di supporto (necessario per utilizzare il cronometro).
Fatturare i tempi di supporto.
Eliminare i tempi di supporto.
Configurare il modulo.

10. Collegamenti con Dolibarr

Il modulo non funziona in modo isolato: si integra con i blocchi nativi di Dolibarr.

Terzi (clienti e potenziali clienti) : Il modulo si basa sulle vostre schede Terzi per identificare il cliente di una chiamata: ricerca istantanea tra clienti e potenziali clienti, creazione rapida di un nuovo cliente tramite l'oggetto nativo Azienda (codice e numerazione gestiti da Dolibarr) e aggiunta di una scheda "Tempo di supporto" su ogni scheda terzo.
Fatture cliente : La fatturazione genera vere fatture cliente Dolibarr, in stato bozza, con le loro righe, la ripresa delle condizioni e della modalità di pagamento del terzo e un collegamento mantenuto tra ogni tempo e la sua fattura. La convalida, il pagamento e la contabilizzazione seguono poi il circuito standard di Dolibarr.
Prodotti e servizi : Un prodotto/servizio del vostro catalogo serve da riferimento sulle righe di fattura (etichetta e prezzo), per un'imputazione contabile coerente. Il suo prezzo può essere utilizzato come tariffa oraria del supporto.
IVA : L'aliquota IVA applicata alle righe è determinata dalle regole standard di Dolibarr, in base al cliente e al prodotto/servizio di riferimento.
Campi aggiuntivi (extrafields) : Il forfait mensile incluso e il prezzo dell'ora aggiuntiva sono memorizzati in campi aggiuntivi nativi aggiunti alla scheda terzo, modificabili come qualsiasi campo di Dolibarr.
Utenti e diritti : Ogni tempo è collegato all'utente che lo ha registrato, e l'accesso alle funzioni è filtrato da cinque diritti gestiti nel sistema di permessi standard di Dolibarr.
Menu e schede : Il modulo aggiunge un menu principale "Tempo di supporto" (con i sottomenu Elenco e Da fatturare), una pagina di configurazione e una scheda sulla scheda terzo, rispettando la navigazione nativa di Dolibarr.