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Guida del modulo: OTP via SMS

Guida d'uso non tecnica: a cosa serve il modulo, come utilizzarlo e come si integra con Dolibarr.

Firma onlineTramite codice SMS (OTP)

Documenti interessatiPreventivi, ordini, fatture, contratti

CompatibilitàDolibarr da 18 a 24

TracciabilitàFascicolo probatorio + registro inalterabile

1. Panoramica del modulo

Il modulo OTP via SMS (Firma OTP) aggiunge a Dolibarr una firma elettronica rafforzata: al momento di firmare un documento online (preventivo, ordine, fattura, contratto), il firmatario riceve un codice monouso (OTP) via SMS sul proprio telefono. Deve inserire questo codice e poi confermare esplicitamente il proprio consenso, prima che appaia l'area di firma. La firma può quindi essere apposta solo da una persona che ha effettivamente ricevuto l'SMS sul numero previsto, il che rafforza il valore giuridico dell'accordo raccolto a distanza. A ogni firma, il modulo costituisce automaticamente un fascicolo probatorio con marca temporale (documento realmente presentato al firmatario, impronta SHA-256 per verificare che il file non sia stato modificato, indirizzo IP, browser, numero di cellulare, dichiarazione di consenso) e registra ogni fase in un registro inalterabile. Il modulo si basa sulla firma online nativa di Dolibarr e sui suoi oggetti standard (terzi, preventivi, ordini, fatture, contratti, documenti), senza modificare il cuore dell'applicazione: si limita a reindirizzare il percorso di firma verso la propria pagina sicura quando questa opzione è attivata.

Invia un codice di verifica (OTP) via SMS tramite il gateway OVH SMS prima di ogni firma
Blocca la firma finché il codice SMS non è valido e il consenso non è confermato
Costituisce un fascicolo probatorio con marca temporale e controllo di integrità del documento (impronta SHA-256)
Conserva un registro di firma inalterabile, consultabile, filtrabile ed esportabile in PDF
Si attiva documento per documento: ogni tipo può rimanere sulla firma nativa di Dolibarr o passare all'OTP
Non apporta alcuna modifica al cuore di Dolibarr: il percorso nativo resta disponibile in qualsiasi momento

2. Firma online rafforzata tramite codice SMS

È la funzione centrale del modulo: trasformare la firma online di Dolibarr in una firma verificata via SMS, senza cambiare nulla nel cuore dell'applicazione.

Quando l'integrazione è attivata, i link di firma inviati al cliente da una scheda Dolibarr puntano alla pagina di firma sicura del modulo anziché alla pagina nativa
Il firmatario consulta prima il documento che sarà realmente preso in considerazione, poi richiede un codice di verifica via SMS
Il codice ricevuto via SMS deve essere inserito e validato prima che il resto del percorso venga sbloccato
Se l'integrazione viene lasciata inattiva, il link resta sulla pagina di firma nativa di Dolibarr, senza alcun intervento del modulo
Nessun codice viene inviato automaticamente: è il firmatario ad attivare l'invio dal percorso pubblico

3. Percorso di firma del firmatario (pagina sicura)

Il modulo guida il firmatario passo dopo passo su una pagina pubblica dedicata, con diversi blocchi di sicurezza prima della firma.

Il firmatario apre il documento presentato e conferma il numero di cellulare che riceverà il codice
Inserisce il codice OTP ricevuto via SMS; un codice scaduto o errato viene rifiutato e può essere reinviato (entro il limite configurato)
Una volta validato il codice, deve confermare esplicitamente il proprio consenso (casella da spuntare e dicitura legale) prima che appaia l'area di firma
La firma viene quindi apposta e vengono registrati il documento firmato e il fascicolo probatorio
Una firma già registrata è bloccata: il link non consente più di firmare nuovamente lo stesso documento (protezione anti-replay)

4. Invio degli SMS e parametri OTP

Il modulo gestisce l'invio degli SMS tramite un account OVH SMS e consente di adattare con precisione il messaggio e le regole del codice.

Connessione al gateway OVH SMS (endpoint, chiavi dell'applicazione, chiave consumer, servizio), con una procedura guidata per generare la chiave con i permessi corretti
Modello di messaggio OTP personalizzabile (inserimento automatico del codice e del tempo di scadenza)
Lunghezza del codice (da 4 a 10 cifre, 6 per impostazione predefinita), durata di validità (da 1 a 60 minuti, 10 per impostazione predefinita) e numero massimo di reinvii configurabili
Impostazioni di invio: mittente predefinito, priorità, tipo di messaggio (transazionale/marketing), ritardo prima dell'invio, clausola STOP
Gestione del prefisso internazionale (aggiunta automatica, forzatura di un prefisso predefinito o nessuna azione) e modalità di prova
Ripresa delle impostazioni esistenti del modulo di invio SMS (conservazione dei parametri già presenti)

5. Quote SMS e monitoraggio del consumo

Il modulo consente di controllare la spesa in SMS assegnando quote e monitorando lo stock disponibile.

Assegnazione di una quota di SMS per utente, con monitoraggio del numero assegnato, utilizzato e disponibile
Visualizzazione di un badge che indica il numero di SMS rimanenti per l'utente
Avviso di scorte basse (badge in alto sullo schermo e scheda di avviso) al raggiungimento della soglia
Link di riapprovvigionamento configurabile per ordinare nuovi SMS
Visualizzazione del credito disponibile sull'account OVH

6. Fascicolo probatorio e controllo di integrità

Ogni firma genera automaticamente un insieme di prove destinato a dimostrare la validità dell'accordo in caso di controversia.

Registrazione del documento esatto presentato al firmatario (file congelato) e del documento firmato
Calcolo di un'impronta SHA-256 che consente di verificare che il documento non sia stato modificato prima o dopo la firma
Produzione di un PDF di prova (fascicolo probatorio con marca temporale) contenente gli elementi tecnici della firma
Costituzione di un archivio probatorio scaricabile che raggruppa i documenti, il manifesto e le prove
Elementi raccolti secondo la configurazione: data e ora UTC, indirizzo IP, browser, numero di cellulare, chiave di sicurezza, impronta del documento e dichiarazione di consenso

7. Cassaforte probatoria (parametri di conservazione)

Una scheda dedicata consente di adattare le regole di archiviazione e conservazione delle prove ai propri requisiti di conformità.

Scelta della modalità di cassaforte e dell'algoritmo di hash (SHA-256 per impostazione predefinita)
Durata di conservazione delle prove configurabile (in anni)
Definizione di un perimetro di conformità (es. FR/UE) e di una dicitura legale presentata al firmatario
Attivazione o meno della raccolta dell'indirizzo IP e del browser del firmatario
Opzione di registro in sola aggiunta (append-only) per impedire qualsiasi alterazione delle registrazioni

8. Registro e cronologia delle firme

Una scheda Cronologia centralizza tutti gli eventi di firma in un registro consultabile e inalterabile.

Elenco con marca temporale di ogni fase: apertura del link, conferma del numero, invio e validazione del codice, consenso, firma acquisita, archiviazione o errore
Ricerca e filtri per data, firma, terzo, tipo di documento, evento, stato, riferimento, indirizzo IP o dettaglio
Ordinamento e impaginazione delle registrazioni
Download diretto del PDF di prova, del PDF firmato e dell'archivio probatorio dall'elenco
Concatenamento degli eventi (impronte successive) che garantisce l'inalterabilità del registro, senza modificare il cuore di Dolibarr

9. Scelta per tipo di documento e diagnostica

Il modulo si gestisce con precisione, tipo di documento per tipo di documento, con strumenti di verifica integrati.

Per ogni tipo (preventivo, contratto, scheda di intervento, ordine, fattura), scelta tra gestione tramite OTP SMS o firma nativa di Dolibarr
La scheda di intervento, ad esempio, è consigliata in modalità nativa per una firma sul posto
Pulsante di diagnostica che verifica l'endpoint, le credenziali, il servizio, l'accesso all'API OVH e la presenza delle tabelle necessarie
Strumento di reset del modulo (eliminazione dei dati e dei registri SMS) previa conferma
Attivazione globale dell'integrazione sulla firma online nativa, attivabile/disattivabile in qualsiasi momento

10. Collegamenti con Dolibarr

Il modulo non funziona in modo isolato: si integra con i blocchi nativi di Dolibarr.

Preventivi, ordini, fatture, contratti : Il modulo si innesta sulle schede di proposte commerciali (preventivi), ordini, fatture e contratti di Dolibarr. Il link di firma online generato per questi documenti viene reindirizzato al percorso OTP del modulo quando il tipo interessato è configurato per la gestione tramite OTP.
Firma online nativa di Dolibarr : Il modulo si basa sul meccanismo di firma online standard di Dolibarr e sulla sua chiave di sicurezza. Sostituisce unicamente l'indirizzo del link di firma (per sostituzione), senza modificare il cuore: se l'integrazione è disattivata, il percorso nativo resta pienamente funzionante.
Terzi e contatti : Il modulo riprende il nome del terzo e il numero di telefono del firmatario associati al documento per l'invio dell'SMS e la visualizzazione nel registro. Il numero di cellulare può essere confermato o corretto al momento del percorso di firma.
Documenti (file Dolibarr) : Il documento presentato, il documento firmato e l'archivio probatorio vengono registrati nello spazio documenti di Dolibarr, in una directory dedicata al modulo, e restano scaricabili dalla cronologia.
Utenti e diritti di accesso : Il modulo si basa sugli account utente di Dolibarr per le quote SMS e sui diritti (lettura, scrittura, amministrazione) per l'accesso alla configurazione e alla cronologia. L'accesso alla configurazione è riservato agli amministratori.
Eventi di validazione (trigger) : Il modulo reagisce agli eventi standard di Dolibarr sui documenti (validazione di un preventivo, di un ordine o di una fattura, firma di una proposta, modifica di un contratto) per mantenere la coerenza del percorso di firma.