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Guida del modulo: Prenotazione (Booking)

Guida all'uso non tecnica: a cosa serve il modulo, come utilizzarlo e come si integra con Dolibarr.

Prenotazione onlineMini-sito pubblico incluso

Canali sincronizzatiGoogle, Airbnb, Booking.com, iCal, WooCommerce

Documenti DolibarrPreventivo, ordine, fattura

Unità di prenotazioneOra, giorno, notte, settimana

1. Panoramica del modulo

Il modulo Prenotazione (Booking) di KSIDol trasforma Dolibarr in un vero e proprio motore di prenotazione. Consente di gestire le prenotazioni dei vostri prodotti e servizi (alloggi, camere, sale, materiale, prestazioni, fasce orarie, ecc.) a ore, a giornata, a notte o a settimana, con un monitoraggio completo delle disponibilità, delle tariffe e dei documenti commerciali. Si basa interamente sugli oggetti nativi di Dolibarr: clienti (terzi), prodotti e servizi del catalogo, preventivi, ordini e fatture. Oltre alla gestione interna, propone un mini-sito pubblico di prenotazione online e si sincronizza con i grandi canali di distribuzione (Google, Airbnb, Booking.com) nonché con WooCommerce, al fine di centralizzare tutte le vostre prenotazioni in un unico luogo ed evitare le doppie prenotazioni delle fasce orarie.

Prenotare prodotti o servizi a ore, a giornata, a notte o a settimana.
Generare automaticamente un preventivo, un ordine e poi una fattura in Dolibarr.
Visualizzare l'occupazione delle risorse in un planning chiaro.
Definire regole di disponibilità e di tariffazione (inclusi la tassa di soggiorno e la colazione).
Aprire un mini-sito pubblico per la prenotazione online, con i colori dell'azienda.
Sincronizzare le agende con Google, Airbnb, Booking.com (iCal/ICS) e WooCommerce.

2. Cruscotto delle prenotazioni

Una schermata iniziale che offre una panoramica immediata dell'attività e dello stato delle prenotazioni.

Sintesi numerica delle prenotazioni: quelle inserite nel software, quelle provenienti dai canali esterni e i periodi occupati.
Storico delle ultime prenotazioni con prodotto/servizio, terzo o origine, e stato.
Filtraggio per stato: bozza, in attesa, confermata, terminata, annullata o esterna.
Accesso rapido alle schede dettagliate delle prenotazioni.

3. Prendere una prenotazione

L'assistente di inserimento consente di creare una prenotazione in pochi clic a partire dai prodotti configurati; essa si concretizza poi in un documento Dolibarr.

Scegliere il cliente (terzo) interessato dalla prenotazione.
Selezionare la categoria di locazione e il prodotto o servizio prenotabile.
Indicare la quantità, la data di arrivo e la data di partenza, eventualmente con orari di inizio e di fine.
Inserire il numero di persone secondo le regole configurate.
Aggiungere una nota pubblica (visibile al cliente) e una nota interna.
Applicare automaticamente, se configurato, la tassa di soggiorno e la colazione (per notte e per persona).
Visualizzare i totali imponibile, totale IVA inclusa e IVA, con la possibilità di inserire un prezzo manuale.
Scegliere di generare un preventivo o un ordine; la disponibilità viene verificata prima della convalida.

4. Elenco delle prenotazioni e scheda dettagliata

Tutte le prenotazioni sono raggruppate in un elenco, con una scheda completa per ciascuna.

Elenco filtrabile per cliente o per prodotto, con riferimento, prodotto, terzo, risorsa, date e totali.
Stato di ogni prenotazione (bozza, in attesa, confermata, terminata, annullata, esterna).
Scheda prenotazione con il documento commerciale di origine collegato e schede dedicate (scheda, documenti, note, planning, prestazioni).
Pulsante «Crea una fattura» per fatturare direttamente una prenotazione.
Consultazione delle prenotazioni di un cliente o di un prodotto dalla loro stessa scheda.

5. Planning di occupazione

Un calendario visivo per seguire l'occupazione delle risorse e individuare le disponibilità.

Vista calendario dell'occupazione per risorsa.
Filtri per risorsa e per periodo (anno, mese, giorno).
Codici colore per prodotto o risorsa per una lettura rapida.
Individuazione delle fasce occupate e disponibili.

6. Prodotti e servizi prenotabili

Questa sezione rende prenotabile un prodotto o un servizio del catalogo e ne definisce con precisione le regole di prenotazione.

Modalità di prenotazione: a ore, a giornata, a notte o a settimana.
Durata minima e massima consentita per una fascia.
Gestione delle persone: numero minimo e massimo.
Prestazioni opzionali e risorse necessarie associate al prodotto.
Tempo cuscinetto prima e dopo una prenotazione per preparare/ripristinare la risorsa.
Eventuale conferma manuale, acconto richiesto e tariffa di base.
Colore di visualizzazione nel planning, capienza, tipo di camera e piano.

7. Risorse

Le risorse rappresentano gli elementi fisici o umani impiegati da una prenotazione (camere, sale, attrezzature, team).

Creare e gestire le risorse e collegarle a un prodotto del catalogo.
Associare una categoria del catalogo per facilitare i filtri.
Definire una capienza massima (numero di persone simultanee).
Scegliere un colore di visualizzazione nel planning e attivare/disattivare la risorsa.

8. Prestazioni opzionali

Le prestazioni sono opzioni aggiuntive proposte con una prenotazione.

Creare prestazioni collegate a un servizio esistente del catalogo.
Definire un prezzo imponibile e una categoria associata.
Aggiungere una descrizione visualizzata al momento della scelta della prestazione.
Attivare o disattivare la disponibilità di ogni prestazione.

9. Tipi di persone

I tipi di persone consentono di affinare la tariffazione in base al profilo dei partecipanti (ad esempio adulti e bambini).

Definire profili con etichetta e descrizione.
Fissare un minimo, un massimo e un valore predefinito per prenotazione.
Applicare una variazione tariffaria per persona e/o per blocco/fascia.
Indicare quanto conta ogni persona per la capienza e moltiplicare o meno il prezzo di base.

10. Regole di disponibilità e di tariffazione

Le regole orchestrano quando le prenotazioni sono possibili e a quale prezzo.

Regole di disponibilità: aprire o chiudere le prenotazioni su un periodo.
Regole di tariffazione: fissare un prezzo, aumentare o diminuire in percentuale o di un importo fisso, oppure definire un prezzo fisso IVA inclusa per prodotto.
Targeting preciso: periodi, giorni della settimana, fasce orarie, risorse, prestazioni, categorie e tipi di persone interessati.
Priorità per ordinare l'applicazione delle regole.
Tassa di soggiorno (importo imponibile e IVA) applicabile ai prodotti di una categoria.
Colazione per notte e per persona, con opzione «inclusa nella locazione».

11. Mini-sito pubblico di prenotazione online

Il modulo fornisce una vetrina pubblica che consente ai vostri clienti di prenotare direttamente online.

Ricerca di disponibilità per date di arrivo/partenza e numero di persone.
Pagine di presentazione dei prodotti e delle camere, con tariffa e descrizione.
Planning pubblico per prodotto e planning globale, senza esporre i dati dei clienti.
Modulo di richiesta di prenotazione protetto contro lo spam (captcha, honeypot, limitazione della frequenza).
Carrello, convalida con accettazione delle condizioni generali e pagina di ringraziamento personalizzabile.
Creazione automatica di un ordine Dolibarr e di un accesso al portale cliente, con e-mail di conferma al cliente e notifica agli amministratori.
Personalizzazione dei colori, del logo e del branding; integrazione tramite iframe nel modulo Siti web di Dolibarr o in un altro CMS.
Editor di pagine e di tema (CMS) per comporre il mini-sito.

12. Sincronizzazione delle agende e dei canali esterni (iCal / ICS)

Il modulo scambia le disponibilità con le piattaforme esterne per evitare la doppia prenotazione.

Importazione ed esportazione iCal (ICS) per prodotto, con URL e token/segreti sicuri.
Corrispondenze tra un prodotto prenotabile e un canale esterno (Google, Airbnb, Booking.com, sito web).
Importazione manuale di un file .ics, con modalità di simulazione (dry-run) prima dell'applicazione.
Attività pianificata automatica che sincronizza le agende esterne a intervalli regolari.
Registro di sincronizzazione per seguire le importazioni e gli eventuali errori.
Pannello di controllo iCal: bloccare o sbloccare la sincronizzazione per prodotto o per periodo, e strumento di riparazione dei duplicati.

13. Sincronizzazione WooCommerce

Per i siti di commercio, il modulo riceve in modo sicuro gli ordini provenienti da WooCommerce/WordPress.

Ricezione delle prenotazioni tramite un punto di ingresso firmato (firma HMAC) per garantire l'autenticità.
Modalità di autenticazione WooBook o WooCommerce nativo.
Test di collegamento (ping) per verificare la configurazione.
Associazione dei prodotti per riferimento (SKU) e sincronizzazione in base agli stati dell'ordine.

14. Statistiche

Un cruscotto di analisi aiuta a gestire l'attività di prenotazione.

Tasso di occupazione globale e per prodotto.
Notti vendute e durata media del soggiorno.
Notti al mese per seguire la stagionalità.
Fatturato totale, RevPAR e fatturato per periodo.
Elenco dei documenti commerciali collegati (ordini e fatture) con il fatturato associato.

15. Configurazione e manutenzione

La configurazione è organizzata in schede per adattare il modulo alla vostra attività.

Generale: tipo di documento creato per impostazione predefinita (preventivo o ordine), disponibilità predefinita (aperta o chiusa senza regola), overbooking consentito o meno, sincronizzazione alla convalida.
Proposte: modulo di numerazione, modello PDF, convalida automatica o bozza, generazione automatica del PDF, condizione e modalità di pagamento predefinite.
Regole d'uso: finestra di annullamento tardivo e autorizzazione (o meno) a modificare le date dopo la conferma.
Schede Sincronizzazione, WooCommerce, Pagine pubbliche, Sito internet e CMS per la vetrina e gli scambi.
Scheda Tecnica: aggiornamenti non distruttivi dello schema, degli hook/trigger e dell'attività pianificata.
Conservazione dei dati alla disattivazione del modulo e strumenti di pulizia/reimpostazione della configurazione.

16. Collegamenti con Dolibarr

Il modulo non funziona in modo isolato: si integra con i blocchi nativi di Dolibarr.

Terzi (clienti) : Ogni prenotazione è collegata a un cliente Dolibarr. Le prenotazioni di un cliente sono consultabili dalla sua scheda, e il form pubblico crea automaticamente il terzo con un accesso al portale cliente.
Prodotti e servizi (catalogo) : I prodotti prenotabili, le risorse e le prestazioni si basano sui prodotti e servizi del catalogo Dolibarr e sulle loro categorie, senza duplicare l'anagrafica.
Proposte commerciali (preventivi) : La presa di prenotazione può generare un preventivo Dolibarr, utilizzando la numerazione e il modello PDF scelti, con convalida e generazione del PDF automatiche se desiderato.
Ordini clienti : Una prenotazione può creare un ordine (con stato e magazzino configurabili), in particolare in modo automatico dopo una prenotazione effettuata sul mini-sito pubblico.
Fatture : Un pulsante «Crea una fattura» consente di fatturare una prenotazione. L'IVA, la tassa di soggiorno e la colazione vengono riportate come righe fatturabili.
Agenda / planning : L'occupazione delle risorse alimenta un planning, e le disponibilità sono condivise con le agende esterne tramite l'importazione/esportazione iCal (ICS).
Banca e pagamenti : Il modulo si basa sui moduli di pagamento Stripe e PayPal di Dolibarr e rileva automaticamente i pagamenti a partire dai documenti; le condizioni e le modalità di pagamento predefinite sono configurabili.
Documenti e campi aggiuntivi : I PDF generati sono archiviati nei documenti di Dolibarr, e i campi aggiuntivi (extrafields) vengono propagati ai preventivi, agli ordini e alle fatture tramite un trigger.
Modulo Siti web di Dolibarr : Il form di prenotazione può essere integrato tramite iframe in una pagina del modulo Siti web di Dolibarr o in un altro CMS.
Attività pianificate (cron) : Il modulo installa un'attività pianificata Dolibarr che sincronizza automaticamente i flussi iCal a intervalli regolari.