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Guida del modulo: Hotel (DoliHotel)

Guida all'uso non tecnica: a cosa serve il modulo, come utilizzarlo ogni giorno e come si integra con Dolibarr.

Cruscotto in tempo realeArrivi, partenze, camere libere, pulizie, imposta da versare

Planimetria per pianoUna planimetria caricabile per livello, camere posizionate e stati

Funzioni alberghierePiani tariffari, formule di pensione, seminari

Fatturazione nativaPreventivo, acconto, saldo e Factur-X

1. Panoramica del modulo

DoliHotel trasforma Dolibarr in un software completo di gestione alberghiera per hotel indipendenti, residence turistici, aparthotel e bed and breakfast. Tutto ciò che si fattura — pernottamenti, pensioni, opzioni, sale per seminari, servizi — resta un prodotto o un servizio nativo di Dolibarr: non c'è alcun ponte da sorvegliare, né doppio inserimento dei dati.

Un menu dedicato «Hotel» che raggruppa le prenotazioni, l'operatività sul posto (pulizie, anomalie, interventi, contatori, personale), i seminari, le attività di svago e la configurazione.
Un cruscotto in cui ogni cifra è cliccabile: arrivi e partenze del giorno, clienti in soggiorno, camere libere e da pulire, anomalie, scadenze di conformità, imposta di soggiorno da versare.
Un percorso di prenotazione pubblico opzionale, che i vostri clienti usano senza un account Dolibarr.
Cinque lingue (francese, inglese, tedesco, spagnolo, italiano) e nessun testo fisso nel codice.

2. Il cruscotto

La schermata iniziale del modulo, pensata per la reception.

I contatori in alto mostrano la situazione del giorno: arrivi, partenze, clienti in soggiorno questa notte, camere libere sul totale, prenotazioni da confermare, camere da pulire, attività di pulizia, anomalie aperte e imposta di soggiorno francese da versare.
Ogni contatore è un collegamento: un clic su «Da pulire» apre l'elenco delle pulizie già filtrato, un clic su «Arrivi» apre la schermata degli arrivi del giorno.
Due tabelle completano la vista: i prossimi arrivi con la loro camera, e l'occupazione del giorno per stato con il tasso di occupazione.

3. Prenotare al banco e online

Il motore di prenotazione in tre passaggi.

Al banco: si inseriscono le date, la tipologia di camera e la composizione (adulti, bambini, neonati), poi la ricerca mostra solo le camere realmente libere; un controllo contro la doppia prenotazione esclude ogni sovrapposizione.
Il prezzo si calcola in tempo reale con le opzioni, la formula di pensione e il piano tariffario scelti; un blocco temporaneo protegge la disponibilità durante l'inserimento.
Online: il percorso pubblico presenta le camere con le foto e le dotazioni, verifica l'identità con un codice monouso a doppio consenso, e crea la scheda cliente alla conferma.
Due limiti proteggono il percorso: durata massima del soggiorno e anticipo massimo, entrambi configurabili.

4. La planimetria dei piani

La rappresentazione della struttura, livello per livello.

Caricate un'immagine di planimetria per ogni piano dalla configurazione, poi vi posizionate sopra ogni camera con l'editor integrato.
La barra dei piani permette di passare da un livello all'altro; ogni camera riporta il suo stato alla data consultata: libera, in opzione, occupata, bloccata, da pulire.
Un fumetto informativo indica la tipologia di camera, i letti, le dotazioni e il soggiorno in corso. Gli spazi comuni compaiono sulla stessa planimetria.
La visualizzazione è interamente locale, senza alcuna chiamata a un servizio esterno.

5. Camere, tipologie, letti e dotazioni

Descrivere ciò che vendete.

Le tipologie di camera (singola, doppia, twin, familiare, suite…) portano la tariffa, la capienza e la categoria ai fini dell'imposta di soggiorno francese.
I letti si descrivono uno per uno: dodici tipi con le loro dimensioni, dal letto singolo al letto matrimoniale king size, divano letto, letti a castello, letto aggiunto, culla. Il numero totale di posti letto si calcola da solo.
Un catalogo di 51 dotazioni suddivise in 7 gruppi (vista, bagno, televisione, bevande, comfort…) descrive ogni tipologia.
Le foto della camera si caricano sulla scheda della tipologia e alimentano la galleria, il fumetto della planimetria e il percorso pubblico.

6. Tariffe, stagioni e piani tariffari

Il prezzo di una notte, e le sue varianti commerciali.

La tariffa di base si inserisce direttamente sulla scheda della tipologia di camera; le stagioni e il listino la sostituiscono nei rispettivi periodi.
I prezzi si inseriscono e si mostrano con IVA inclusa, pur restando memorizzati al netto come richiede la contabilità.
I piani tariffari derivano dalla tariffa di riferimento: flessibile, non rimborsabile, soggiorno lungo, prenotazione anticipata, tariffa per intermediari con la relativa commissione indicata sul preventivo.
Ogni piano porta le sue condizioni di ammissibilità (durata minima, anticipo, canale); un piano non ammissibile viene rifiutato con il relativo motivo, sia al banco sia online.

7. Le formule di pensione

Dalla prima colazione al tutto compreso.

Sono fornite cinque formule: solo pernottamento, pernottamento e prima colazione, mezza pensione, pensione completa, tutto compreso.
La pensione si fattura per persona pagante e per notte, con una tariffa ridotta per i bambini espressa in percentuale.
Quando la formula comprende bevande alcoliche, la loro quota viene isolata su una riga distinta con l'aliquota del 20%, mentre il resto segue l'aliquota della ristorazione.
La pensione è esclusa dalla base di calcolo dell'imposta di soggiorno francese, come previsto dalla normativa.

8. Seminari e sale riunioni

Vendere qualcosa di diverso dai pernottamenti.

Ogni sala dispone di sette configurazioni di capienza (platea, banchi, ferro di cavallo, cocktail…) e di dodici dotazioni.
Si affitta a ore, a mezza giornata o a giornata, oppure con un pacchetto giornata di studio fatturato per partecipante, con una ripartizione automatica tra la sala e la ristorazione.
Le prenotazioni si inseriscono su un planning settimanale; un controllo vieta due prenotazioni sulla stessa fascia oraria.
Preventivo e fattura sono generati in modo nativo, con le aliquote IVA proprie di ogni riga.

9. Arrivi, partenze e pulizie

La giornata di esercizio.

La schermata arrivi / partenze concatena i check-in e i check-out del giorno.
Le pulizie si pianificano camera per camera e si seguono dal lato della governante, con uno stato di avanzamento.
Le anomalie e gli interventi tecnici si registrano sulla camera interessata.
I contatori di acqua, elettricità e gas si leggono per i soggiorni residenziali.

10. L'imposta di soggiorno francese

Calcolata da sola, secondo le tariffe francesi previste per le strutture alberghiere.

L'importo dipende dalla categoria: palace, da 5 a 1 stella, oppure struttura non classificata con la percentuale soggetta a massimale.
La quota dipartimentale aggiuntiva si somma automaticamente.
I minori sono esentati; un occupante di cui non è indicata l'età viene conteggiato come adulto.
Un prospetto riepilogativo indica in ogni momento l'importo da versare, e il dettaglio per soggiorno.

11. Fatturazione: preventivo, acconto, saldo

La catena commerciale, interamente nativa.

Dalla scheda del soggiorno: un preventivo da inviare e far firmare, un acconto alla conferma, poi una fattura di saldo alla partenza che detrae l'acconto.
La percentuale e il momento di emissione dell'acconto si impostano nella configurazione.
Tutto ciò che è fatturabile è un prodotto o un servizio nativo di Dolibarr: pernottamenti, pensioni, opzioni, sale, servizi.
Essendo la fattura nativa, segue la catena abituale del vostro Dolibarr, compresa l'emissione in formato Factur-X verso una piattaforma di dematerializzazione francese.

12. Le schede di polizia

L'obbligo francese di registrazione dei viaggiatori stranieri.

La scheda si compila al momento dell'arrivo, collegata al soggiorno.
Viene conservata per la durata prevista dalla normativa francese, e ogni consultazione viene registrata.
I minori accompagnati figurano sulla scheda dell'accompagnatore.

13. Registro di conformità

Trentuno obblighi seguiti, con le relative scadenze.

Il registro copre gli obblighi propri del settore alberghiero in Francia: stabilimento aperto al pubblico di tipo O secondo la normativa francese, sistema di sicurezza antincendio, reti di acqua calda, igiene alimentare, licenza per la somministrazione di bevande e permesso di esercizio, defibrillatore, affissioni obbligatorie.
Ogni riga riporta la propria periodicità, l'ultima esecuzione e la scadenza successiva; i ritardi risalgono sul cruscotto.
La scheda della struttura registra la classificazione, la sua data di validità e i numeri di licenza.

14. I servizi della struttura

Ciò che il vostro hotel offre, descritto una volta per tutte.

Un catalogo di 98 servizi suddivisi in 14 gruppi: parcheggio, benessere, ristorazione, attività di svago, reception, animali, trasporti, lavoro, accesso a internet, spazi esterni, edificio, sicurezza, accessibilità.
Ogni servizio si attiva o meno, si dichiara gratuito, a pagamento o variabile, e accetta una precisazione libera.
I servizi attivi compaiono sulla pagina pubblica di prenotazione.

15. Bar, ristorante, piscina e personale

Le funzioni accessorie, attivabili a richiesta.

Il bar e il ristorante si appoggiano al punto vendita nativo di Dolibarr, con prenotazione dei tavoli.
La piscina dispone di un registro delle rilevazioni e di corsi di nuoto con le relative iscrizioni.
Il personale dispone di un planning, di una timbratura e di un monitoraggio delle abilitazioni.
Ognuna di queste funzioni compare solo se la attivate: l'interfaccia mostra soltanto ciò che usate.

16. Collegamenti con Dolibarr

Il modulo non funziona in modo isolato: si integra con i blocchi nativi di Dolibarr.

Terzi (clienti) : Ogni soggiorno è collegato a un terzo Dolibarr; lo storico delle prenotazioni resta accessibile dalla scheda del terzo.
Prodotti e servizi : Tipologie di camera, opzioni, formule di pensione e sale per seminari si appoggiano a prodotti e servizi nativi: il catalogo, le tariffe e la contabilità li vedono come qualsiasi altra vendita.
Preventivi e fatture : Preventivo, acconto e fattura di saldo sono documenti nativi: seguono la numerazione, i modelli PDF e i circuiti di convalida del vostro Dolibarr.
Fattura elettronica : Essendo i documenti nativi, l'emissione in formato Factur-X passa dalla catena abituale, senza trattamenti specifici per il settore alberghiero.
Agenda e utenti : Il planning del personale e la timbratura si appoggiano agli utenti Dolibarr e ai loro permessi.
Documenti : Planimetrie dei piani, foto delle camere e allegati dei soggiorni sono archiviati nell'albero documentale di Dolibarr.