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Notice du module OTP par SMS

Guide d'utilisation non technique : a quoi sert le module, comment l'utiliser et comment il s'articule avec Dolibarr.

Signature en lignePar code SMS (OTP)

Documents concernesDevis, commandes, factures, contrats

CompatibiliteDolibarr 18 a 24

TracabiliteDossier de preuve + journal inalterable

1. Presentation du module

Le module OTP par SMS (Signature OTP) ajoute a Dolibarr une signature electronique renforcee : au moment de signer un document en ligne (devis, commande, facture, contrat), le signataire recoit un code a usage unique (OTP) par SMS sur son telephone. Il doit saisir ce code, puis confirmer explicitement son consentement, avant que la zone de signature n'apparaisse. La signature ne peut donc etre apposee que par une personne qui a bien recu le SMS sur le numero attendu, ce qui renforce la valeur juridique de l'accord recueilli a distance. A chaque signature, le module constitue automatiquement un dossier de preuve horodate (document reellement presente au signataire, empreinte SHA-256 pour verifier que le fichier n'a pas ete modifie, adresse IP, navigateur, numero mobile, mention de consentement) et enregistre chaque etape dans un journal inalterable. Le module s'appuie sur la signature en ligne native de Dolibarr et sur ses objets standard (tiers, devis, commandes, factures, contrats, documents), sans modifier le coeur de l'application : il se contente de rediriger le parcours de signature vers sa propre page securisee lorsque cela est active.

Envoie un code de verification (OTP) par SMS via la passerelle OVH SMS avant toute signature
Bloque la signature tant que le code SMS n'est pas valide et que le consentement n'est pas confirme
Constitue un dossier de preuve horodate avec controle d'integrite du document (empreinte SHA-256)
Conserve un journal de signature inalterable, consultable, filtrable et exportable en PDF
S'active document par document : chaque type peut rester en signature native Dolibarr ou passer en OTP
N'apporte aucune modification au coeur de Dolibarr : le parcours natif reste disponible a tout moment

2. Signature en ligne renforcee par code SMS

C'est la fonction centrale du module : transformer la signature en ligne de Dolibarr en une signature verifiee par SMS, sans rien changer au coeur de l'application.

Quand l'integration est activee, les liens de signature envoyes au client depuis une fiche Dolibarr pointent vers la page de signature securisee du module au lieu de la page native
Le signataire consulte d'abord le document qui sera reellement pris en compte, puis demande un code de verification par SMS
Le code recu par SMS doit etre saisi et valide avant que la suite du parcours ne se debloque
Si l'integration est laissee inactive, le lien reste sur la page de signature native de Dolibarr, sans aucune intervention du module
Aucun code n'est envoye automatiquement : c'est le signataire qui declenche l'envoi depuis le parcours public

3. Parcours de signature du signataire (page securisee)

Le module guide le signataire etape par etape sur une page publique dediee, avec plusieurs verrous de securite avant la signature.

Le signataire ouvre le document presente et confirme le numero de mobile qui recevra le code
Il saisit le code OTP recu par SMS ; un code expire ou errone est refuse et peut etre renvoye (dans la limite parametree)
Une fois le code valide, il doit confirmer explicitement son consentement (case a cocher et mention legale) avant que la zone de signature n'apparaisse
La signature est ensuite apposee, le document signe et le dossier de preuve sont enregistres
Une signature deja enregistree est verrouillee : le lien ne permet plus de re-signer le meme document (protection anti-rejeu)

4. Envoi des SMS et parametres OTP

Le module gere l'envoi des SMS via un compte OVH SMS et permet d'adapter finement le message et les regles du code.

Connexion a la passerelle OVH SMS (endpoint, cles d'application, cle consommateur, service), avec un assistant pour generer la cle aux bons droits
Modele de message OTP personnalisable (insertion automatique du code et du delai d'expiration)
Longueur du code (4 a 10 chiffres, 6 par defaut), duree de validite (1 a 60 minutes, 10 par defaut) et nombre maximal de renvois parametrables
Reglages d'envoi : expediteur par defaut, priorite, type de message (transactionnel/marketing), delai avant envoi, clause STOP
Gestion de l'indicatif pays (ajout automatique, forcage d'un indicatif par defaut ou aucune action) et mode test
Reprise des reglages existants du module d'envoi de SMS (conservation des parametres deja en place)

5. Quotas SMS et suivi de consommation

Le module permet de maitriser la depense en SMS en attribuant des quotas et en surveillant le stock disponible.

Attribution d'un quota de SMS par utilisateur, avec suivi du nombre attribue, utilise et disponible
Affichage d'un badge indiquant le nombre de SMS restants pour l'utilisateur
Alerte de stock faible (badge en haut de l'ecran et carte d'alerte) lorsque le seuil est atteint
Lien de reapprovisionnement configurable pour commander de nouveaux SMS
Affichage du credit disponible sur le compte OVH

6. Dossier de preuve et controle d'integrite

Chaque signature genere automatiquement un ensemble de preuves destine a demontrer la validite de l'accord en cas de litige.

Enregistrement du document exact presente au signataire (fichier fige) et du document signe
Calcul d'une empreinte SHA-256 permettant de verifier que le document n'a pas ete modifie avant ou apres signature
Production d'un PDF de preuve (dossier de preuve horodate) reprenant les elements techniques de la signature
Constitution d'une archive de preuve telechargeable regroupant les documents, le manifeste et les preuves
Elements collectes selon la configuration : date et heure UTC, adresse IP, navigateur, numero mobile, cle de securite, empreinte du document et mention de consentement

7. Coffre-fort de preuve (parametrage de conservation)

Un onglet dedie permet d'adapter les regles d'archivage et de conservation des preuves a vos exigences de conformite.

Choix du mode de coffre-fort et de l'algorithme de hachage (SHA-256 par defaut)
Duree de conservation des preuves parametrable (en annees)
Definition d'un perimetre de conformite (ex. FR/UE) et d'une mention legale presentee au signataire
Activation ou non de la collecte de l'adresse IP et du navigateur du signataire
Option de journal en ajout seul (append-only) pour empecher toute alteration des enregistrements

8. Journal et historique de signature

Un onglet Historique centralise tous les evenements de signature dans un journal consultable et inalterable.

Liste horodatee de chaque etape : ouverture du lien, confirmation du numero, envoi et validation du code, consentement, signature capturee, archivage ou echec
Recherche et filtres par date, signature, tiers, type de document, evenement, statut, reference, adresse IP ou detail
Tri et pagination des enregistrements
Telechargement direct du PDF de preuve, du PDF signe et de l'archive de preuves depuis la liste
Chainage des evenements (empreintes successives) garantissant l'inalterabilite du journal, sans modification du coeur de Dolibarr

9. Choix par type de document et diagnostic

Le module se pilote finement, type de document par type de document, avec des outils de verification integres.

Pour chaque type (proposition commerciale, contrat, fiche d'intervention, commande, facture), choix entre prise en charge par l'OTP SMS ou signature native Dolibarr
La fiche d'intervention est par exemple recommandee en natif pour une signature sur place
Bouton de diagnostic verifiant l'endpoint, les identifiants, le service, l'acces a l'API OVH et la presence des tables necessaires
Outil de reinitialisation du module (suppression des donnees et journaux SMS) apres confirmation
Activation globale de l'integration sur la signature en ligne native, activable/desactivable a tout moment

10. Liaisons avec Dolibarr

Le module ne fonctionne pas en vase clos : il s'articule avec les briques natives de Dolibarr.

Devis, commandes, factures, contrats : Le module se greffe sur les fiches de propositions commerciales (devis), commandes, factures et contrats de Dolibarr. Le lien de signature en ligne genere pour ces documents est redirige vers le parcours OTP du module lorsque le type concerne est configure en prise en charge OTP.
Signature en ligne native Dolibarr : Le module s'appuie sur le mecanisme de signature en ligne standard de Dolibarr et sur sa cle de securite. Il remplace uniquement l'adresse du lien de signature (par substitution), sans modifier le coeur : si l'integration est desactivee, le parcours natif reste pleinement fonctionnel.
Tiers et contacts : Le module reprend le nom du tiers et le numero de telephone du signataire rattaches au document pour l'envoi du SMS et l'affichage dans le journal. Le numero de mobile peut etre confirme ou corrige au moment du parcours de signature.
Documents (fichiers Dolibarr) : Le document presente, le document signe et l'archive de preuve sont enregistres dans l'espace documents de Dolibarr, dans un repertoire dedie au module, et restent telechargeables depuis l'historique.
Utilisateurs et droits d'acces : Le module s'appuie sur les comptes utilisateurs de Dolibarr pour les quotas de SMS et sur les droits (lecture, ecriture, administration) pour l'acces a la configuration et a l'historique. L'acces a la configuration est reserve aux administrateurs.
Evenements de validation (declencheurs) : Le module reagit aux evenements standard de Dolibarr sur les documents (validation d'un devis, d'une commande ou d'une facture, signature d'une proposition, modification d'un contrat) pour maintenir la coherence du parcours de signature.