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Notice du module Reservation (Booking)

Guide d'utilisation non technique : à quoi sert le module, comment l'utiliser et comment il s'articule avec Dolibarr.

Réservation en ligneMini-site public inclus

Canaux synchronisésGoogle, Airbnb, Booking.com, iCal, WooCommerce

Documents DolibarrDevis, commande, facture

Unités de réservationHeure, jour, nuit, semaine

1. Presentation du module

Le module Réservation (Booking) de KSIDol transforme Dolibarr en véritable moteur de réservation. Il permet de gérer les réservations de vos produits et services (hébergements, chambres, salles, matériel, prestations, créneaux…) à l'heure, à la journée, à la nuitée ou à la semaine, avec un suivi complet des disponibilités, des tarifs et des documents commerciaux. Il s'appuie entièrement sur les objets natifs de Dolibarr : clients (tiers), produits et services du catalogue, devis, commandes et factures. Au-delà de la gestion interne, il propose un mini-site public de réservation en ligne et se synchronise avec les grands canaux de distribution (Google, Airbnb, Booking.com) ainsi qu'avec WooCommerce, afin de centraliser toutes vos réservations au même endroit et d'éviter les doublons de créneaux.

Réserver des produits ou services à l'heure, à la journée, à la nuitée ou à la semaine.
Générer automatiquement un devis, une commande puis une facture dans Dolibarr.
Visualiser l'occupation des ressources dans un planning clair.
Définir des règles de disponibilité et de tarification (dont taxe de séjour et petit déjeuner).
Ouvrir un mini-site public pour la réservation en ligne, aux couleurs de l'entreprise.
Synchroniser les agendas avec Google, Airbnb, Booking.com (iCal/ICS) et WooCommerce.

2. Tableau de bord des réservations

Un écran d'accueil qui donne un aperçu immédiat de l'activité et de l'état des réservations.

Synthèse chiffrée des réservations : celles saisies dans le logiciel, celles issues des canaux externes et les périodes occupées.
Historique des dernières réservations avec produit/service, tiers ou source, et statut.
Filtrage par statut : brouillon, en attente, confirmée, terminée, annulée ou externe.
Accès rapide aux fiches détaillées des réservations.

3. Prendre une réservation

L'assistant de saisie permet de créer une réservation en quelques clics à partir des produits configurés ; elle se matérialise ensuite par un document Dolibarr.

Choisir le client (tiers) concerné par la réservation.
Sélectionner la catégorie de location et le produit ou service réservable.
Indiquer la quantité, la date d'arrivée et la date de départ, avec éventuellement des heures de début et de fin.
Renseigner le nombre de personnes selon les règles configurées.
Ajouter une note publique (visible par le client) et une note interne.
Appliquer automatiquement, si configuré, la taxe de séjour et le petit déjeuner (par nuit et par personne).
Afficher les totaux HT, TTC et TVA, avec possibilité de saisir un prix manuel.
Choisir de générer un devis ou une commande ; la disponibilité est contrôlée avant validation.

4. Liste des réservations et fiche détaillée

Toutes les réservations sont regroupées dans une liste, avec une fiche complète pour chacune.

Liste filtrable par client ou par produit, avec référence, produit, tiers, ressource, dates et totaux.
Statut de chaque réservation (brouillon, en attente, confirmée, terminée, annulée, externe).
Fiche réservation avec le document commercial d'origine lié et des onglets dédiés (fiche, documents, notes, planning, prestations).
Bouton « Créer une facture » pour facturer directement une réservation.
Consultation des réservations d'un client ou d'un produit depuis leur propre fiche.

5. Planning d'occupation

Un calendrier visuel pour suivre l'occupation des ressources et repérer les disponibilités.

Vue calendrier de l'occupation par ressource.
Filtres par ressource et par période (année, mois, jour).
Codes couleur par produit ou ressource pour une lecture rapide.
Repérage des créneaux occupés et disponibles.

6. Produits et services réservables

Cette section rend un produit ou un service du catalogue réservable et définit précisément ses règles de réservation.

Mode de réservation : par heure, par jour, par nuit ou par semaine.
Durée minimale et maximale autorisée pour un créneau.
Gestion des personnes : effectif minimum et maximum.
Prestations optionnelles et ressources nécessaires associées au produit.
Temps tampon avant et après une réservation pour préparer/remettre en état la ressource.
Confirmation manuelle éventuelle, acompte demandé et tarif de base.
Couleur d'affichage au planning, capacité, type de chambre et étage.

7. Ressources

Les ressources représentent les éléments physiques ou humains mobilisés par une réservation (chambres, salles, équipements, équipes).

Créer et gérer les ressources et les rattacher à un produit du catalogue.
Associer une catégorie du catalogue pour faciliter les filtres.
Définir une capacité maximale (nombre de personnes simultanées).
Choisir une couleur d'affichage au planning et activer/désactiver la ressource.

8. Prestations optionnelles

Les prestations sont des options additionnelles proposées avec une réservation.

Créer des prestations reliées à un service existant du catalogue.
Définir un prix HT et une catégorie associée.
Ajouter une description affichée lors du choix de la prestation.
Activer ou désactiver la disponibilité de chaque prestation.

9. Types de personnes

Les types de personnes permettent d'affiner la tarification selon le profil des participants (par exemple adultes et enfants).

Définir des profils avec libellé et description.
Fixer un minimum, un maximum et une valeur par défaut par réservation.
Appliquer une variation tarifaire par personne et/ou par bloc/créneau.
Indiquer combien chaque personne compte pour la capacité et multiplier ou non le prix de base.

10. Règles de disponibilité et de tarification

Les règles orchestrent quand les réservations sont possibles et à quel prix.

Règles de disponibilité : ouvrir ou fermer les réservations sur une période.
Règles de tarification : fixer un prix, augmenter ou diminuer en pourcentage ou d'un montant fixe, ou définir un prix fixe TTC par produit.
Ciblage fin : périodes, jours de la semaine, plages horaires, ressources, prestations, catégories et types de personnes concernés.
Priorité pour ordonner l'application des règles.
Taxe de séjour (montant HT et TVA) applicable aux produits d'une catégorie.
Petit déjeuner par nuit et par personne, avec option « inclus dans la location ».

11. Mini-site public de réservation en ligne

Le module fournit une vitrine publique permettant à vos clients de réserver directement en ligne.

Recherche de disponibilité par dates d'arrivée/départ et nombre de personnes.
Pages de présentation des produits et des chambres, avec tarif et description.
Planning public par produit et planning global, sans exposer les données clients.
Formulaire de demande de réservation protégé contre le spam (captcha, honeypot, limitation de fréquence).
Panier, validation avec acceptation des conditions générales et page de remerciement personnalisable.
Création automatique d'une commande Dolibarr et d'un accès au portail client, avec email de confirmation au client et notification aux administrateurs.
Personnalisation des couleurs, du logo et du branding ; intégration par iframe dans le module Sites web de Dolibarr ou un autre CMS.
Éditeur de pages et de thème (CMS) pour composer le mini-site.

12. Synchronisation des agendas et canaux externes (iCal / ICS)

Le module échange les disponibilités avec les plateformes externes pour éviter la double réservation.

Import et export iCal (ICS) par produit, avec URL et jetons/secrets sécurisés.
Correspondances entre un produit réservable et un canal externe (Google, Airbnb, Booking.com, site web).
Import manuel d'un fichier .ics, avec mode simulation (dry-run) avant application.
Tâche planifiée automatique qui synchronise les agendas externes à intervalle régulier.
Journal de synchronisation pour suivre les imports et les éventuelles erreurs.
Panneau de contrôle iCal : bloquer ou débloquer la synchronisation par produit ou par période, et outil de réparation des doublons.

13. Synchronisation WooCommerce

Pour les sites marchands, le module réceptionne de façon sécurisée les commandes issues de WooCommerce/WordPress.

Réception des réservations via un point d'entrée signé (signature HMAC) pour garantir l'authenticité.
Modes d'authentification WooBook ou WooCommerce natif.
Test de liaison (ping) pour vérifier la configuration.
Association des produits par référence (SKU) et synchronisation selon les statuts de commande.

14. Statistiques

Un tableau de bord d'analyse aide à piloter l'activité de réservation.

Taux d'occupation global et par produit.
Nuitées vendues et durée moyenne de séjour.
Nuitées par mois pour suivre la saisonnalité.
Chiffre d'affaires total, RevPAR et CA par période.
Liste des documents commerciaux liés (commandes et factures) avec le chiffre d'affaires associé.

15. Configuration et maintenance

Le paramétrage est organisé en onglets pour adapter le module à votre activité.

Général : type de document créé par défaut (devis ou commande), disponibilité par défaut (ouvert ou fermé sans règle), surréservation autorisée ou non, synchronisation à la validation.
Propositions : module de numérotation, modèle PDF, validation automatique ou brouillon, génération automatique du PDF, condition et mode de règlement par défaut.
Règles d'usage : fenêtre d'annulation tardive et autorisation (ou non) de modifier les dates après confirmation.
Onglets Synchronisation, WooCommerce, Pages publiques, Site internet et CMS pour la vitrine et les échanges.
Onglet Technique : mises à jour non destructives du schéma, des hooks/triggers et de la tâche planifiée.
Conservation des données à la désactivation du module et outils de nettoyage/réinitialisation de la configuration.

16. Liaisons avec Dolibarr

Le module ne fonctionne pas en vase clos : il s'articule avec les briques natives de Dolibarr.

Tiers (clients) : Chaque réservation est rattachée à un client Dolibarr. Les réservations d'un client sont consultables depuis sa fiche, et le formulaire public crée automatiquement le tiers avec un accès au portail client.
Produits et services (catalogue) : Les produits réservables, les ressources et les prestations s'appuient sur les produits et services du catalogue Dolibarr et sur leurs catégories, sans doublon de référentiel.
Propositions commerciales (devis) : La prise de réservation peut générer un devis Dolibarr, en utilisant la numérotation et le modèle PDF choisis, avec validation et génération de PDF automatiques si souhaité.
Commandes clients : Une réservation peut créer une commande (avec statut et entrepôt paramétrables), notamment de façon automatique après une réservation faite sur le mini-site public.
Factures : Un bouton « Créer une facture » permet de facturer une réservation. La TVA, la taxe de séjour et le petit déjeuner sont repris en lignes facturables.
Agenda / planning : L'occupation des ressources alimente un planning, et les disponibilités sont partagées avec les agendas externes via l'import/export iCal (ICS).
Banque et paiements : Le module s'appuie sur les modules de paiement Stripe et PayPal de Dolibarr et détecte automatiquement les paiements à partir des documents ; les conditions et modes de règlement par défaut sont paramétrables.
Documents et champs supplémentaires : Les PDF générés sont stockés dans les documents de Dolibarr, et les champs supplémentaires (extrafields) sont propagés sur les devis, commandes et factures par un déclencheur (trigger).
Module Sites web de Dolibarr : Le formulaire de réservation peut être intégré par iframe dans une page du module Sites web de Dolibarr ou dans un autre CMS.
Tâches planifiées (cron) : Le module installe une tâche planifiée Dolibarr qui synchronise automatiquement les flux iCal à intervalle régulier.