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Guia del modulo: Reserva (Booking)

Guía de uso no técnica: para qué sirve el módulo, cómo utilizarlo y cómo se articula con Dolibarr.

Reserva en líneaMinisitio público incluido

Canales sincronizadosGoogle, Airbnb, Booking.com, iCal, WooCommerce

Documentos DolibarrPresupuesto, pedido, factura

Unidades de reservaHora, día, noche, semana

1. Descripcion del modulo

El módulo Reserva (Booking) de KSIDol convierte Dolibarr en un auténtico motor de reservas. Permite gestionar las reservas de sus productos y servicios (alojamientos, habitaciones, salas, material, prestaciones, franjas horarias, etc.) por hora, por día, por noche o por semana, con un seguimiento completo de las disponibilidades, las tarifas y los documentos comerciales. Se apoya por completo en los objetos nativos de Dolibarr: clientes (terceros), productos y servicios del catálogo, presupuestos, pedidos y facturas. Más allá de la gestión interna, ofrece un minisitio público de reserva en línea y se sincroniza con los grandes canales de distribución (Google, Airbnb, Booking.com) así como con WooCommerce, con el fin de centralizar todas sus reservas en un mismo lugar y evitar las dobles reservas de franjas.

Reservar productos o servicios por hora, por día, por noche o por semana.
Generar automáticamente un presupuesto, un pedido y luego una factura en Dolibarr.
Visualizar la ocupación de los recursos en un planning claro.
Definir reglas de disponibilidad y de tarificación (incluidos el impuesto turístico y el desayuno).
Abrir un minisitio público para la reserva en línea, con los colores de la empresa.
Sincronizar las agendas con Google, Airbnb, Booking.com (iCal/ICS) y WooCommerce.

2. Panel de reservas

Una pantalla de inicio que ofrece una visión inmediata de la actividad y del estado de las reservas.

Resumen numérico de las reservas: las introducidas en el software, las procedentes de los canales externos y los periodos ocupados.
Historial de las últimas reservas con producto/servicio, tercero u origen, y estado.
Filtrado por estado: borrador, en espera, confirmada, finalizada, anulada o externa.
Acceso rápido a las fichas detalladas de las reservas.

3. Tomar una reserva

El asistente de introducción permite crear una reserva en unos pocos clics a partir de los productos configurados; después se materializa en un documento Dolibarr.

Elegir el cliente (tercero) afectado por la reserva.
Seleccionar la categoría de alquiler y el producto o servicio reservable.
Indicar la cantidad, la fecha de llegada y la fecha de salida, eventualmente con horas de inicio y de fin.
Introducir el número de personas según las reglas configuradas.
Añadir una nota pública (visible para el cliente) y una nota interna.
Aplicar automáticamente, si está configurado, el impuesto turístico y el desayuno (por noche y por persona).
Mostrar los totales sin IVA, con IVA y el importe de IVA, con posibilidad de introducir un precio manual.
Elegir generar un presupuesto o un pedido; la disponibilidad se comprueba antes de la validación.

4. Lista de reservas y ficha detallada

Todas las reservas se agrupan en una lista, con una ficha completa para cada una.

Lista filtrable por cliente o por producto, con referencia, producto, tercero, recurso, fechas y totales.
Estado de cada reserva (borrador, en espera, confirmada, finalizada, anulada, externa).
Ficha de reserva con el documento comercial de origen vinculado y pestañas dedicadas (ficha, documentos, notas, planning, prestaciones).
Botón «Crear una factura» para facturar directamente una reserva.
Consulta de las reservas de un cliente o de un producto desde su propia ficha.

5. Planning de ocupación

Un calendario visual para seguir la ocupación de los recursos y detectar las disponibilidades.

Vista de calendario de la ocupación por recurso.
Filtros por recurso y por periodo (año, mes, día).
Códigos de color por producto o recurso para una lectura rápida.
Detección de las franjas ocupadas y disponibles.

6. Productos y servicios reservables

Esta sección hace que un producto o un servicio del catálogo sea reservable y define con precisión sus reglas de reserva.

Modo de reserva: por hora, por día, por noche o por semana.
Duración mínima y máxima autorizada para una franja.
Gestión de las personas: efectivo mínimo y máximo.
Prestaciones opcionales y recursos necesarios asociados al producto.
Tiempo de margen antes y después de una reserva para preparar/reacondicionar el recurso.
Confirmación manual eventual, anticipo solicitado y tarifa base.
Color de visualización en el planning, capacidad, tipo de habitación y planta.

7. Recursos

Los recursos representan los elementos físicos o humanos movilizados por una reserva (habitaciones, salas, equipos, personal).

Crear y gestionar los recursos y vincularlos a un producto del catálogo.
Asociar una categoría del catálogo para facilitar los filtros.
Definir una capacidad máxima (número de personas simultáneas).
Elegir un color de visualización en el planning y activar/desactivar el recurso.

8. Prestaciones opcionales

Las prestaciones son opciones adicionales que se ofrecen con una reserva.

Crear prestaciones vinculadas a un servicio existente del catálogo.
Definir un precio sin IVA y una categoría asociada.
Añadir una descripción que se muestra al elegir la prestación.
Activar o desactivar la disponibilidad de cada prestación.

9. Tipos de personas

Los tipos de personas permiten afinar la tarificación según el perfil de los participantes (por ejemplo, adultos y niños).

Definir perfiles con etiqueta y descripción.
Fijar un mínimo, un máximo y un valor por defecto por reserva.
Aplicar una variación tarifaria por persona y/o por bloque/franja.
Indicar cuánto cuenta cada persona para la capacidad y multiplicar o no el precio base.

10. Reglas de disponibilidad y de tarificación

Las reglas orquestan cuándo son posibles las reservas y a qué precio.

Reglas de disponibilidad: abrir o cerrar las reservas durante un periodo.
Reglas de tarificación: fijar un precio, aumentar o disminuir en porcentaje o en un importe fijo, o definir un precio fijo con IVA por producto.
Segmentación precisa: periodos, días de la semana, franjas horarias, recursos, prestaciones, categorías y tipos de personas afectados.
Prioridad para ordenar la aplicación de las reglas.
Impuesto turístico (importe sin IVA e IVA) aplicable a los productos de una categoría.
Desayuno por noche y por persona, con opción «incluido en el alquiler».

11. Minisitio público de reserva en línea

El módulo proporciona un escaparate público que permite a sus clientes reservar directamente en línea.

Búsqueda de disponibilidad por fechas de llegada/salida y número de personas.
Páginas de presentación de los productos y las habitaciones, con tarifa y descripción.
Planning público por producto y planning global, sin exponer los datos de los clientes.
Formulario de solicitud de reserva protegido contra el spam (captcha, honeypot, limitación de frecuencia).
Cesta, validación con aceptación de las condiciones generales y página de agradecimiento personalizable.
Creación automática de un pedido Dolibarr y de un acceso al portal del cliente, con correo de confirmación al cliente y notificación a los administradores.
Personalización de los colores, el logotipo y el branding; integración mediante iframe en el módulo Sitios web de Dolibarr u otro CMS.
Editor de páginas y de tema (CMS) para componer el minisitio.

12. Sincronización de las agendas y canales externos (iCal / ICS)

El módulo intercambia las disponibilidades con las plataformas externas para evitar la doble reserva.

Importación y exportación iCal (ICS) por producto, con URL y tokens/secretos seguros.
Correspondencias entre un producto reservable y un canal externo (Google, Airbnb, Booking.com, sitio web).
Importación manual de un archivo .ics, con modo de simulación (dry-run) antes de aplicar.
Tarea programada automática que sincroniza las agendas externas a intervalos regulares.
Registro de sincronización para seguir las importaciones y los posibles errores.
Panel de control iCal: bloquear o desbloquear la sincronización por producto o por periodo, y herramienta de reparación de duplicados.

13. Sincronización WooCommerce

Para los sitios de comercio, el módulo recibe de forma segura los pedidos procedentes de WooCommerce/WordPress.

Recepción de las reservas a través de un punto de entrada firmado (firma HMAC) para garantizar la autenticidad.
Modos de autenticación WooBook o WooCommerce nativo.
Prueba de conexión (ping) para verificar la configuración.
Asociación de los productos por referencia (SKU) y sincronización según los estados del pedido.

14. Estadísticas

Un panel de análisis ayuda a dirigir la actividad de reservas.

Tasa de ocupación global y por producto.
Noches vendidas y duración media de la estancia.
Noches por mes para seguir la estacionalidad.
Facturación total, RevPAR y facturación por periodo.
Lista de los documentos comerciales vinculados (pedidos y facturas) con la facturación asociada.

15. Configuración y mantenimiento

La configuración está organizada en pestañas para adaptar el módulo a su actividad.

General: tipo de documento creado por defecto (presupuesto o pedido), disponibilidad por defecto (abierta o cerrada sin regla), sobrerreserva autorizada o no, sincronización en la validación.
Presupuestos: módulo de numeración, plantilla PDF, validación automática o borrador, generación automática del PDF, condición y modo de pago por defecto.
Reglas de uso: ventana de anulación tardía y autorización (o no) de modificar las fechas después de la confirmación.
Pestañas Sincronización, WooCommerce, Páginas públicas, Sitio web y CMS para el escaparate y los intercambios.
Pestaña Técnica: actualizaciones no destructivas del esquema, de los hooks/triggers y de la tarea programada.
Conservación de los datos al desactivar el módulo y herramientas de limpieza/reinicio de la configuración.

16. Vinculos con Dolibarr

El modulo no funciona de forma aislada: se integra con los bloques nativos de Dolibarr.

Terceros (clientes) : Cada reserva está vinculada a un cliente Dolibarr. Las reservas de un cliente pueden consultarse desde su ficha, y el formulario público crea automáticamente el tercero con un acceso al portal del cliente.
Productos y servicios (catálogo) : Los productos reservables, los recursos y las prestaciones se apoyan en los productos y servicios del catálogo Dolibarr y en sus categorías, sin duplicar el repositorio.
Propuestas comerciales (presupuestos) : La toma de reserva puede generar un presupuesto Dolibarr, utilizando la numeración y la plantilla PDF elegidas, con validación y generación de PDF automáticas si se desea.
Pedidos de clientes : Una reserva puede crear un pedido (con estado y almacén configurables), en particular de forma automática tras una reserva realizada en el minisitio público.
Facturas : Un botón «Crear una factura» permite facturar una reserva. El IVA, el impuesto turístico y el desayuno se incluyen como líneas facturables.
Agenda / planning : La ocupación de los recursos alimenta un planning, y las disponibilidades se comparten con las agendas externas mediante la importación/exportación iCal (ICS).
Banco y pagos : El módulo se apoya en los módulos de pago Stripe y PayPal de Dolibarr y detecta automáticamente los pagos a partir de los documentos; las condiciones y modos de pago por defecto son configurables.
Documentos y campos adicionales : Los PDF generados se almacenan en los documentos de Dolibarr, y los campos adicionales (extrafields) se propagan a los presupuestos, pedidos y facturas mediante un disparador (trigger).
Módulo Sitios web de Dolibarr : El formulario de reserva puede integrarse mediante iframe en una página del módulo Sitios web de Dolibarr o en otro CMS.
Tareas programadas (cron) : El módulo instala una tarea programada Dolibarr que sincroniza automáticamente los flujos iCal a intervalos regulares.