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Guia del modulo: Hotel (DoliHotel)

Guía de uso no técnica: para qué sirve el módulo, cómo utilizarlo a diario y cómo se articula con Dolibarr.

Cuadro de mando en tiempo realLlegadas, salidas, habitaciones libres, limpieza, tasa a liquidar

Plano por plantaUn plano cargable por nivel, habitaciones situadas y estados

Oficio hoteleroPlanes tarifarios, fórmulas de pensión, seminarios

Facturación nativaPresupuesto, anticipo, saldo y Factur-X

1. Descripcion del modulo

DoliHotel convierte Dolibarr en un software de gestión hotelera completo para hoteles independientes, residencias turísticas, aparthoteles y casas de huéspedes. Todo lo que se factura (noches, pensiones, opciones, salas de seminario, servicios) sigue siendo un producto o un servicio nativo de Dolibarr: no hay ninguna pasarela que vigilar ni doble introducción de datos.

Un menú propio «Hotel» que reúne las reservas, el terreno (limpieza, incidencias, intervenciones, contadores, personal), los seminarios, el ocio y la configuración.
Un cuadro de mando en el que cada cifra se puede pulsar: llegadas y salidas del día, clientes alojados, habitaciones libres y por limpiar, incidencias, vencimientos de conformidad, tasa a liquidar.
Un embudo público de reserva opcional, que sus clientes utilizan sin cuenta de Dolibarr.
Cinco idiomas (francés, inglés, alemán, español, italiano) y ningún texto fijado en el código.

2. El cuadro de mando

La pantalla de inicio del módulo, pensada para la recepción.

Los contadores de la parte superior dan el estado del día: llegadas, salidas, clientes alojados esta noche, habitaciones libres sobre el total, reservas por confirmar, habitaciones por limpiar, tareas de limpieza, incidencias abiertas y tasa turística francesa a liquidar.
Cada contador es un enlace: al pulsar «Por limpiar» se abre la lista de limpieza ya filtrada; al pulsar «Llegadas» se abre la pantalla de las llegadas del día.
Dos tablas completan la vista: las próximas llegadas con su habitación, y la ocupación del día por estado con el porcentaje de ocupación.

3. Reservar en el mostrador y en línea

El motor de reservas en tres pasos.

Mostrador: se introducen las fechas, el tipo de habitación y la composición (adultos, niños, bebés); la búsqueda solo muestra las habitaciones realmente libres y un control anti doble reserva descarta cualquier solapamiento.
El precio se calcula en directo con las opciones, la fórmula de pensión y el plan tarifario elegidos; un bloqueo temporal protege la disponibilidad mientras se introducen los datos.
En línea: el embudo público presenta las habitaciones con sus fotos y sus equipamientos, verifica la identidad mediante un código de un solo uso con doble consentimiento y crea la ficha del cliente al validar.
Dos límites protegen el embudo: duración máxima de la estancia y antelación máxima, ambas configurables.

4. El plano de las plantas

La representación del establecimiento, nivel por nivel.

Usted carga una imagen de plano por planta desde la configuración y después sitúa cada habitación sobre ella con el editor integrado.
La barra de plantas permite pasar de un nivel a otro; cada habitación muestra su estado en la fecha consultada: libre, en opción, ocupada, bloqueada, por limpiar.
Una ventana emergente indica el tipo de habitación, las camas, los equipamientos y la estancia en curso. Los espacios comunes aparecen en el mismo plano.
La visualización es totalmente local, sin ninguna llamada a un servicio externo.

5. Habitaciones, tipos, camas y equipamientos

Describir lo que usted vende.

Los tipos de habitación (individual, doble, twin, familiar, suite…) llevan la tarifa, la capacidad y la categoría de la tasa turística francesa.
Las camas se describen una a una: doce tipos con sus dimensiones, de la cama individual a la cama extragrande, sofá cama, literas, cama supletoria y cuna. El total de plazas se calcula solo.
Un catálogo de 51 equipamientos repartidos en 7 grupos (vistas, baño, televisión, bebidas, confort…) describe cada tipo.
Las fotos de habitación se cargan en la ficha del tipo y alimentan la galería, la ventana emergente del plano y el embudo público.

6. Tarifas, temporadas y planes tarifarios

El precio de una noche y sus variantes comerciales.

La tarifa base se introduce directamente en la ficha del tipo de habitación; las temporadas y la tabla de tarifas la sustituyen en sus periodos.
Los precios se introducen y se muestran con impuestos incluidos, aunque se almacenan sin impuestos, como exige la contabilidad.
Los planes tarifarios derivan de la tarifa de referencia: flexible, no reembolsable, estancia larga, reserva anticipada y tarifa de distribuidor con su comisión indicada en el presupuesto.
Cada plan lleva sus condiciones de elegibilidad (duración mínima, antelación, canal); un plan no elegible se rechaza indicando el motivo, tanto en el mostrador como en línea.

7. Las fórmulas de pensión

Del desayuno al todo incluido.

Se entregan cinco fórmulas: solo alojamiento, alojamiento y desayuno, media pensión, pensión completa y todo incluido.
La pensión se factura por persona de pago y por noche, con una tarifa reducida para los niños expresada en porcentaje.
Cuando la fórmula incluye bebidas alcohólicas, su parte se aísla en una línea aparte al tipo del 20 %, y el resto sigue el tipo de la restauración.
La pensión queda excluida de la base de cálculo de la tasa turística francesa, conforme a la normativa francesa.

8. Seminarios y salas de reuniones

Vender algo más que noches de alojamiento.

Cada sala lleva siete configuraciones de aforo (teatro, escuela, en U, cóctel…) y doce equipamientos.
Se alquila por horas, por media jornada o por jornada completa, o como paquete de jornada de trabajo facturado por participante, con un reparto automático entre la sala y la restauración.
Las reservas se colocan sobre una planificación semanal; un control impide dos reservas en la misma franja.
El presupuesto y la factura se generan de forma nativa, con los tipos de IVA propios de cada línea.

9. Llegadas, salidas y limpieza

La jornada de explotación.

La pantalla de llegadas y salidas encadena los check-in y los check-out del día.
La limpieza se planifica habitación por habitación y se sigue desde el lado de la gobernanta, con un estado de avance.
Las incidencias y las intervenciones técnicas se registran sobre la habitación afectada.
Los contadores de agua, de electricidad y de gas se leen para las estancias residenciales.

10. Tasa turística francesa

Calculada sola, según el baremo hotelero.

El baremo depende de la categoría: palace, de 5 a 1 estrella, o sin clasificar con un porcentaje limitado.
La parte departamental adicional se añade automáticamente.
Los menores están exentos; un ocupante sin edad indicada se cuenta como adulto.
Un estado recapitulativo indica en todo momento el importe a liquidar y el detalle por estancia.

11. Facturación: presupuesto, anticipo, saldo

La cadena comercial, enteramente nativa.

Desde la ficha de la estancia: un presupuesto para enviar y hacer firmar, un anticipo al validar y después una factura de saldo a la salida que descuenta el anticipo.
El porcentaje y el momento en que se activa el anticipo se ajustan en la configuración.
Todo lo que se factura es un producto o un servicio nativo de Dolibarr: noches, pensiones, opciones, salas y servicios.
Al ser nativa la factura, sigue la cadena habitual de su Dolibarr, incluida la emisión en formato Factur-X hacia una plataforma de desmaterialización francesa.

12. Fichas de policía

La obligación francesa de registro de los viajeros extranjeros.

La ficha se cumplimenta desde la llegada y queda vinculada a la estancia.
Se conserva durante el plazo que fija la normativa francesa, y cada consulta queda registrada.
Los menores acompañados figuran en la ficha de la persona que los acompaña.

13. Registro de conformidad

Treinta y una obligaciones seguidas, con sus vencimientos.

El registro cubre las obligaciones propias de la hotelería: establecimiento francés de pública concurrencia de tipo O, sistema de seguridad contra incendios, redes de agua caliente, higiene alimentaria, licencia francesa de venta de bebidas y permiso de explotación, desfibrilador y carteles obligatorios.
Cada línea lleva su periodicidad, su última realización y su próximo vencimiento; los retrasos suben al cuadro de mando.
La ficha del establecimiento registra la clasificación, su fecha de validez y los números de licencia.

14. Servicios del establecimiento

Lo que ofrece su hotel, descrito de una vez por todas.

Un catálogo de 98 servicios repartidos en 14 grupos: aparcamiento, bienestar, restauración, ocio, recepción, animales, transporte, negocios, acceso a internet, exteriores, edificio, seguridad y accesibilidad.
Cada servicio se activa o no, se declara gratuito, de pago o variable, y admite una precisión libre.
Los servicios activos se muestran en la página pública de reserva.

15. Bar, restaurante, piscina y personal

Las funciones anexas, activables cuando se necesiten.

El bar y el restaurante se apoyan en el punto de venta nativo de Dolibarr, con reserva de mesa.
La piscina dispone de un registro de lecturas y de cursos de natación con inscripciones.
El personal dispone de una planificación, de un control de fichajes y de un seguimiento de las habilitaciones.
Cada una de estas funciones solo se muestra si usted la activa: la interfaz enseña únicamente lo que usted utiliza.

16. Vinculos con Dolibarr

El modulo no funciona de forma aislada: se integra con los bloques nativos de Dolibarr.

Terceros (clientes) : Cada estancia está vinculada a un tercero de Dolibarr; el historial de las reservas sigue accesible desde la ficha del tercero.
Productos y servicios : Los tipos de habitación, las opciones, las fórmulas de pensión y las salas de seminario se apoyan en productos y servicios nativos: el catálogo, las tarifas y la contabilidad los ven como cualquier otra venta.
Presupuestos y facturas : El presupuesto, el anticipo y la factura de saldo son documentos nativos: siguen la numeración, las plantillas PDF y los circuitos de validación de su Dolibarr.
Factura electrónica : Al ser nativos los documentos, la emisión en formato Factur-X pasa por la cadena habitual, sin ningún tratamiento particular para la hotelería.
Agenda y usuarios : La planificación del personal y el control de fichajes se apoyan en los usuarios de Dolibarr y en sus permisos.
Documentos : Los planos de planta, las fotos de habitación y los archivos adjuntos de las estancias se guardan en el árbol documental de Dolibarr.